质量信息管理数字化系统的建设及应用.pdf

42http:/电 力 勘 测 设 计增刊1DOI：10.13500/j.dlkcsj.issn1671-9913.2023.S1.009质量信息管理数字化系统的建设及应用邱 艳，姚 枫(中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司，四川 成都 610056)摘要：提出质量信息管理数字化系统的构建方案，对系统平台的建设开发、建成后的应用成果、运行维护等方面进行分析和介绍，以期为质量信息管理数字化系统的建设及应用提供参考。关键词：质量信息；管理系统；数字化 中图分类号：F406 文献标志码：A 文章编号：1671-9913(2023)增刊1-42-06Construction and Application of Digital Quality Information Management SystemQIU Yan,YAO Feng(Southwest Electric Power Design Institute Co.,Ltd.of China Power Engineer Consulting Group,Chengdu 610056,China)Abstract:This paper puts forward the construction plan of the digital system for quality information management,it analyzes and introduces the application and results as well as the operation maintenance after completion of the construction and development of the system platform.It is expected to provide reference for the construction and application of digital quality information management system.Keywords:quality information;management system;digitization*收稿日期：2023-05-11 第一作者简介：邱艳(1979)，女，高级工程师，从事质量管理工作。0 引言质量信息是企业对以往工程的一些经验教训的总结，对之后开展的工程有着重要的指导和借鉴意义。随着管理创新和数字化转型的要求越来越高，加快推进质量管理工作的数字化转型势在必行。通过建设开发质量信息管理数字化系统，可以实现几个目的：质量信息管理方式的创新和数字化转型；提高信息管理工作的效率；保证相关人员能及时、全面、便捷查阅和获取信息；加强对质量信息的综合利用。本文以笔者所在公司质量信息管理为例，梳理了质量信息管理的流程及作业内容，分析了质量信息线下管理方式存在的问题，提出了质量信息管理数字化系统的构建方案，并对系统平台的建设开发、建成后的应用成果、运行维护情况进行了全面介绍。1 质量信息管理流程及作业内容质量信息管理的流程主要包括质量信息搜集、信息分析及鉴定、信息汇编及发布、信息的利用及信息的归档，质量信息管理作业流程如图 1 所示。43质量信息管理数字化系统的建设及应用http:/ 质量管理 增刊1?图1 质量信息管理作业流程图针对质量信息管理流程中的各作业阶段，结合实际工作情况，对质量信息管理具体的作业内容进行了梳理，各阶段作业内容见表 1 所列。表1 质量信息管理作业内容序号作业阶段作业内容1质量信息搜集渠道1)校审发现的质量信息，顾客及上级审查勘测设计文件发现的质量信息 2)了解顾客及相关方对勘测设计产品和服务的意见，发现产品和服务质量问题3)了解顾客及相关方对工程总承包/项目管理产品和服务的意见，发现产品和服务质量问题4)搜集运行中反映的产品质量信息5)通过标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方搜集的外部质量信息 6)通过上级单位发的事故通报、质量信息报道等收集质量信息 2质量信息分析、鉴定由各专业先行归纳、分类，对有使用价值的信息，经专业主任工程师批准后形成质量信息卡，并送交质量管理部门 3质量信息汇编、发布1)各专业对每年度所收集的信息进行整理、鉴定、分类，汇编形成专业质量信息汇编并发布 2)各专业主任工程师在历年收集的信息中，对本专业当前适用的质量信息进行识别并汇总，形成年度质量信息汇编，每年动态更新发布 4质量信息的利用1)各部门、项目部、专业组织相关人员学习、传递质量信息，应对产品和服务质量影响较大的质量问题和质量事故进行剖析，防止风险的发生 2)项目经理、设计经理、各专业主设人在编制项目策划文件时，应明确本项目、本专业需采用的质量信息，作为设计输入 5质量信息的归档质量管理部门每年度将收集的质量信息卡和年度质量信息汇编进行整理和归档，档案管理部门按照规定进行归档验收 2 质量信息线下管理方式存在的问题分析公司在未建立质量信息管理数字化系统之前，对质量信息的管理采用线下方式，质量信息卡及质量信息汇编记录均为纸质文件。质量信息卡的填报及审批通过人工记录整理签署完成；质量信息的汇编通过人工整理、分类完成；质量信息的传递及发布通过人工流转进行；质量信息的归档通过人工整编、归档。这种管理方式落后、效率低且容易出错。通过对质量信息线下管理各阶段实际工作情况进行调查和分析，总结出线下管理方式存在的主要问题：1)质量信息的填报及审批流程效率低、耗时较长，平均完成一份质量信息卡的流程要耗时数小时；另外，填报记录时编号漏、重号现象时有发生。2)质量信息的数量多、范围广、动态性强，人工整理、分类汇编工作量较大，耗时较长，平均完成一次专业质量信息汇编要耗时数天。3)质量信息的人工流转速度慢，造成信息的传递及发布不及时。4)质量信息的传递及发布范围局限，不能全专业全人员全覆盖。5)质量信息纸版历史记录归档后，查阅、获取不便捷；在对当前适用的质量信息进行年度汇编时需要人工翻阅大量历年的信息，汇编难度大，平均完成一次年度质量信息汇编要耗时数天。6)质量信息涉及多专业时，相关专业间未及时进行沟通传递，不同部门间的质量信息未进行交流传递，年轻同志对入职前的质量信息获取困难，导致质量信息资源不能实现充分 共享。7)质量信息的收集整编不全面，历史记录存在遗失的风险。3 质量信息管理数字化系统的建设与开发基于质量信息线下管理方式的诸多问题，公司围绕“数智赋能管理创新”的思路，推动了质量信息管理数字化系统的建设，这是一个逐步推进的过程，主要包括系统构建方案的提44http:/电 力 勘 测 设 计增刊1提出了系统构建的方案。质量信息管理数字化系统构建方案见表 2 所列。?图2 质量信息管理数字化系统构成规划图出和系统平台的建设开发两个阶段。3.1 质量信息管理数字化系统构建方案的提出根据公司的质量信息管理的作业流程及相关工作内容，如图 2 所示，质量信息管理数字化系统规划考虑由质量信息卡、质量信息卡台账(库)、质量信息汇编表及年度质量信息汇编四个基本功能模块构成。根据质量信息管理数字化系统的构成，并结合线下管理方式需要解决的问题，对系统各部分功能模块的流程及具体需求进行了梳理，表2 质量信息管理数字化系统构建方案系统名称基本功能模块流程具体需求质量信息管理系统质量信息卡的填写、审批及发布启动流程填卡人填写主任工程师审批交质量管理部门流程结束发布1)质量信息卡内容包括：编号、填卡日期、提出专业编号、部门、专业、填卡人、审批人、工程名称、工程检索号、信息名称、信息来源、信息类别、沟通专业、信息简介、处理意见对今后工程的提示和指导意见 2)各级审批有驳回权限 3)信息记录由系统自动编号 4)质量信息卡在流程结束后即发布，系统发布的质量信息卡全公司员工均有查阅权限 形成质量信息卡台账(库)系统自动生成1)质量信息卡发布的同时自动归入质量信息卡台账(库)2)将以往年度线下收集的质量信息历史记录集结导入台账(库)3)通过在系统查询框中输入条件后即可自动查找到所需的质量信息 形成质量信息汇编表系统自动汇编1)质量信息汇编表内容包括：年份、年度信息编号、提出专业编号、专业、信息来源、信息类别、信息简介、处理意见对今后工程的提示和指导意见 2)质量信息卡发布的同时自动归入质量信息汇编表 3)质量信息汇编表可在查询框中输入范围条件后即可自动筛选分类，生成所需的各类汇编表 年度质量信息汇编启动流程填写基本信息主任工程师在质量信息卡台账(库)中查阅选取需要汇编的信息卡形成年度质量信息汇编1)填写基本信息包括：年份、部门、专业、填写人、填写日期 2)由主任工程师在质量信息卡台账(库)进行查阅选取需要汇编的信息卡，对选取信息确认后即自动汇总形成年度质量信息汇编 3.2 质量信息管理数字化系统平台的建设开发根据质量信息管理数字化系统的构建方案及实际需求分析，开发团队综合考虑系统的功能需求、性能要求、安全性、可扩展性等因素，以便为用户提供高效、安全、可靠的服务。同时，合理规划组件的职责和交互方式，以确保系统的高效、稳定和可维护性，公司质量信息管理数字化系统总体架构见图 3，质量信息卡填写界面见图 4。资源层：资源层是平台的基础设施层，包括计算资源、网络资源、存储资源等。该层的主要作用是提供支持平台运行所需的基础设施，确保平台的高可用、高可靠和高性能。基础层：基础层是平台的技术基础层，包括操作系统、数据库等。该层的主要作用是提供平台所需的基础技术支持，为上层业务应用层提供服务和数据支持。数据层：数据层是平台的数据管理层，包括数据存储、数据传输、数据共享、数据处理、45质量信息管理数字化系统的建设及应用http:/ 质量管理 增刊1数据分析等。该层的主要作用是提供数据管理和分析服务，支持平台的数据管理、数据挖掘、数据分析等需求。业务应用层：业务应用层是平台的核心业务处理层，包括质量信息的填报、审批、传递、汇编及发布等。该层的主要作用是实现平台的业务功能需求，提供质量信息管理的各项功能和服务。用户层：用户层是平台的用户交互层，包括用户界面、API 接口等。该层的主要作用是提供用户界面和 API 接口，为用户提供操作平台的途径。以上各层次之间相互配合、协同工作，构成了质量信息管理数字化系统的完整架构。资源层和基础层提供了平台所需的基础设施和技术支持；数据层和业务应用层提供了平台所需的数据管理、分析和业务功能支持；用户层则是用户与平台的接口，提供用户界面和 API 接口。所有这些层次的协同工作，才能让质量信息管理数字化系统得以稳定高效地运行。?图3 质量信息管理数字化系统总体架构图图4 质量信息卡填写界面46http:/电 力 勘 测 设 计增刊14 质量信息管理数字化系统的应用成果与运行维护4.1 质量信息管理数字化系统的应用成果质量信息管理数字化系统平台建设开发完成后，在公司质量环境管理系统中启动应用，实现了对质量信息的数字化管理，解决了线下管理方式所存在的一系列问题：1)质量信息的填报及审批全部在线上系统中完成，平均完成一份质量信息卡的流程耗时可由原来的数小时缩短至十几分钟，提高了工作效率；另外，由于实现了信息记录的自动编号，避免了记录编号漏、重号现象的发生。2)系统中形成的质量信息卡自动归入质量信息汇编表，通过在系统查询框中输入范围条件后即可自动筛选分类，生成所需的各类汇编表，减小了工作量，平均完成一次专业质量信息汇编耗时可由原来的数天缩短至几分钟，极大提高了工作效率。3)质量信息卡在流程结束后即发布，并同时自动归入质量信息卡台账(库)，实现了质量信息的实时发布及台账(库)的实时更新，使质量信息的传递及发布更加及时。4)系统发布的质量信息卡全公司员工均有查阅权限，质量信息传递、发布实现了全专业全人员全覆盖。5)通过在质量信息卡台账(库)系统查询框中输入条件后即可自动查找到所需的质量信息，质量信息的查阅、获取十分便捷；另外，在对当前适用的质量信息进行年度汇编时不再需要人工翻阅大量历年的信息，可在系统中快速查阅、识别选取所需信息后完成自动汇编，减小了工作难度，平均完成一次年度质量信息汇编耗时可由原来的数天缩短至十几分钟，提高了工作效率。6)质量信息卡在填报时已明确了沟通专业，公司不同部门、不同专业间的质量信息均可通过系统查阅、获取，打破了质量信息跨部门、跨专业的壁垒，促进了相关专业间的及时沟通和交流，也促进了部门间的相互学习、交流和提升；另外，将以往年度线下收集的质量信息历史记录集结导入台账(库)，解决了质量信息的获取受信息发布时间影响的问题，特别是为年轻同志对入职前的质量信息获取提供了途径，实现了质量信息资源的充分共享。7)质量信息台账(库)的建立、对历史信息的集结和对新信息的实时更新，保证了质量信息的收集整编的全面性，也使得质量信息的历史记录资料保存更加安全，有效避免了记录的遗失。截至目前，公司质量信息管理数字化系统共收集了质量信息卡 2 388 份，仅 2022 年就收集了质量信息卡 238 份；另外，系统中共形成各专业年度质量信息汇编67 份。这些质量信息包括了设计改进、与厂家沟通配合的问题、与专业沟通配合的问题、过程管理问题、规程规范及相关文件学习问题、合同文本问题及外来信息收集等，将被后续的工程项目广泛采用和借鉴，促进产品和服务质量的不断提升。4.2 质量信息管理数字化系统的运行维护质量信息管理是质量管理工作的一个重要方面，对于质量信息管理数字化系统的运行维护非常关键，因此系统运维团队采取了以下的维护策略：1)定期检查和更新系统软件和硬件：系统需要运行在稳定的软硬件环境中，定期检查和更新系统软件和硬件是保证系统稳定运行的重要措施。2)数据备份和恢复：系统中存储着大量的数据，为了防止数据丢失，进行定期的数据备份，并在需要时进行数据恢复。3)安全管理：限制系统访问权限，定期更新系统密码等。4)性能优化：为了确保系统的高效运行，需要对系统进行性能优化。例如，清理数据库垃圾数据、优化数据库查询等。5)用户培训和支持：系统的用户需要定期接受培训和支持，以确保他们能够正确地使用系统，并且能够熟练地运用系统进行质量信息管理工作。6)定期审查和改进：定期审查和改进质量信息管理数字化系统，以确保适应业务需求的变化。47质量信息管理数字化系统的建设及应用http:/ 质量管理 增刊15 结语质量信息管理数字化系统的建设及应用，是对传统的管理方式的一种突破和创新，实现了对质量信息的数字化管理，提高了信息管理工作的效率，为相关人员能及时、全面、便捷查阅和获取信息提供了平台，也为信息的有效利用创造了条件。质量信息台账(库)的建立、对历史信息的集结和对新信息的实时更新，解决了信息传递、发布的时间及覆盖面的问题，实现了质量信息资源的充分共享，在促进学习、交流和提升的同时，也促进了对质量信息中所包含的以往工程经验的传承。随着数字时代的到来，利用数字技术赋能推动质量管理工作效能提升，实现质量管理工作的数字化转型，已成为发展的必然要求。质量管理的经验需要传承，质量管理的方式需要创新，在传承的同时坚持创新，通过管理的创新推动产品和服务质量的不断提升，是新时期质量管理工作需要积极思考和探索的问题。(编辑 陈荣荣)