事业单位干部人事档案管理工作研究_何佳雯.pdf

3022023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE事业单位干部人事档案管理工作研究何佳雯（黑河市爱辉区干部档案中心，黑龙江 黑河 164300）摘要：干部人事档案管理工作是事业单位深化管理改革的重要内容，要发挥人事档案在事业单位人才建设中的基础性作用。但事业单位干部人事档案管理工作暴露了一些问题，需要进一步转变工作理念，以新型工作方式提高干部人事档案管理效率。关键词：事业单位；干部人事档案；档案管理干部人事档案管理工作应当按照党和国家政策进行，进一步采用规范化和精细化的档案管理工作方式，通过档案全面记录干部个人经历、政治思想和工作表现等内容。为了有效提高干部人事档案管理工作水平，本文在梳理事业单位干部人事档案管理工作漏洞的基础上，基于档案管理事业发展方向，指出干部人事档案管理改革的路径，从而提高干部人事档案管理效率，服务事业单位发展改革。一、加强干部人事档案管理工作的重要意义（一）有利于科学选拔任用人才干部人事档案主要记录事业单位人才配备情况，是组织用来记录人才流动情况、掌握人才表现和科学进行人才配置的重要依据。人事档案管理工作相对复杂，不仅涉及到干部人事信息的收集整理工作，还与事业单位的绩效考核、人才晋升、奖励惩罚都有紧密的联系。加强干部人事档案管理，可以优化人事管理体系，支持人事工作改革的顺利进行，有利于引导基层干部做好事业规划，推动干部进行自我提升。（二）有利于人事工作规范化随着新时代干部人事流转体系的日益完善，干部人事工作复杂度不断增加，干部人事工作的规范化、专业化和标准化要求日渐提高，需要以制度化方式推动干部人事管理工作有序进行。干部人事档案是实现人事管理制度化的基础，是执行人事工作纪律和保障人事工作严肃性的基本依据。例如，加强干部人事信息的全面收集工作，可以为德、能、勤、绩、廉的考核提供依据，提高了事业单位职称评聘公平性，有利于科学拟定人才招聘计划和全面强化职工的日常管理。加强人事档案管理还能充分梳理人事工作得失，进一步做好人事工作规划，调动和激发全体员工作的积极性。（三）有利于服务基层干部职工随着人事管理体系的日渐完善，人事档案信息的用途更加多样，人事档案不记录了职工的日常表现，服务于事业单位选拔任用人才，而且与职工个人利益紧密联系。例如，事业单位干部的工资调整，办理退休手续，缴纳医疗保险、申请独生子女补助等，都需要人事部门出具证明，这些工作都与干部人事档案有着紧密联系。随着事业单位职工流动性的不断提高，事业单位需要全面提高人事档案管理效率，从而服务事业单位干部职工个性化的人事档案使用需求，促进干部个人参与到个人的人事档案建设中，这对于优化人事档案的流转，体现人事档案的实用价值具有重要的现实意义。二、新时代干部人事档案管理应遵循的原则（一）提高政治站位基层事业单位应当履行好为党管档的责任，要认识到干部人事档案关系到新时代能否选拔合格的人才，更关系到能否有效考察事业单位干部的政治素养和综合素质。可以说，干部档案记录着事业单位干部职工的日常表现，是梳理干部情况的重要依据，要求事业单位组织人事部门和相关人员加强干部人事档案管理工作，提高相关工作政治站位，以正确态度从事和开展好干部人事档案的管理。（二）全面从严管理干部人事档案的重要性决定了相关工作要从严进行。干部人事档案管理工作不仅要履行规范的程序，还要遵循统一的标准，进一步在日常工作中解决干部人事档案材料不齐全、标准不统一、内容不一致的问题。新时代不仅要提高干部人事档案管理效率，更要全面加强内容的审核工作，遵循从严管3032023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE理的基本原则。为此，事业单位要细化干部人事档案审核主体，科学使用新型的审核技术工具，积极梳理干部人事档案的漏洞，提高干部人事档案管理的使命感和责任感，构建完善的监督管理体系，科学配置干部人事档案管理工作力量，确保干部人事档案管理依法进行。（三）扩展工作范围干部人事档案管理日益具有信息化的特征，电子化人事档案建设已经提上日程，这就要求加快建成干部人事档案的收集管理中心，充分体现人事部门的核心地位，同时保持与各方面的紧密联系，切实强化干部人事信息的收集整理工作力度。目前，很多干部人事档案管理与使用由个人发起，或由上级部门通过 OA 系统发起，日益具有自助化办理的特征，在很大程度上简化了人事档案管理的流程。为此，事业单位干部人事档案管理应当把握好利用与管理之间的平衡关系，提高档案管理工作的预见性，进一步加强干部人事档案的标准化建设工作，以此支持扩大档案管理工作的范围，从而满足各方面的档案使用需求。（四）保证档案安全安全是档案管理和共享的前提，只有保证档案信息安全，才能体现档案的实用价值。近年来，随着信息化档案管理体系的日渐成熟，档案管理由纸质时代向电子时代快速过渡，使得档案管理的流程、方式、制度、内容都发生了显著的变化。人事档案管理信息化使得人事信息汇集到互联网，人事档案面临来自电子信息环境的新威胁，这就要求提高档案安全意识，规范网络环境下档案使用行为，进一步加强风险隐患的排查，从而消除来自互联网的各种不安全因素。为此，还要优化网络端档案管理程序，科学界定档案电子化使用行为，以安全为基础进行信息化档案的整理，提高互联网环境下档案安全性。三、干部人事档案管理工作存在的主要问题（一）干部人事档案信息失真干部人事档案是人事管理的重要依据，具有一定的法律效力，对于组织和个人都有至关重要的影响。但受事业单位人事部门力量相对薄弱，档案管理专业性不强等因素的影响，有些事业单位干部人事档案管理水平还有待提高。例如，有些事业单位干部人事档案中存在着关键信息被篡改，记录情况与真实情况不符，档案流转过程中容易出现材料缺失的问题。尤其在事业单位改革加速进行，事业单位合并转改频繁的情况下，有些档案已经无从考证，个人经历或学历存在空档，这些问题严重影响事业单位干部人事档案的质量。（二）干部人事档案信息化建设不足新时代干部人事档案管理日益具有信息化、智能化和现代化特征，强调依托信息技术进行干部人事档案的管控，从而代替手工干部人事档案管理方式，既缓解档案管理的日常工作压力，又保证档案信息处置的高效性与真实性。但有些事业单位干部人事档案信息化建设的速度较慢，缺乏专业的软件信息系统支持。还有的事业单位人事部门不熟悉信息化档案管理工作的业务流程，致使信息化人事档案面临着新的风险隐患。目前，软硬件设备配置不足，纸质档案与电子档案对应性低，信息化人事档案共享性低，制约了信息化人事档案价值的呈现。（三）干部人事档案管理体系固化目前，事业单位干部人事档案管理体系的线性特征明显，往往由基层职工向人事部门提供档案信息资源，人事部门负责档案整理入库，档案挖掘使用不够充分，基层职工和上级领导未能充分调用人事档案。首先，事业单位干部人事档案管理存在重管轻用的问题，重视前期档案信息收集整理，不重视档案数据信息的挖掘整合，未能通过档案把握人才特征，不能发挥其在人力资源配置中的基础性作用。其次，事业单位人事部门往往缺乏对基层干部职工的人事档案服务，不能把人事档案与绩效考评、职称聘任、职业规划引导等联系起来，致使基层职工对自己的档案不够了解，不能通过档案激发职工的自我成长意识。第三，事业单位各部门未能起到对干部人事档案监督审核作用，干部人事档案管理表现出一些简单化和粗放化的现象，存在着档案管理风险。目前，事业单位人事档案处于单向流动，各方面参与性与配合性不高，人事档案的实用性未能充分体现出来，严重影响了人事管理体系的进一步优化。（四）干部人事档案管理队伍整体素质较低在事业单位干部人事档案管理信息化发展趋势下，要求事业单位人事部门具有较强的专业性，熟悉信息化的档案管理工作方式，能够支持干部人事档案管理的可持续发展。但受到传统观念的影响，部分事业单位缺乏对人事档案管理重要性的认识，档案管理人员信息技术水平不强，专业素养较差，不熟悉信息化环境下的人事档案管理方法。而且事业单位缺乏对干部人事档案管理人员的培训，对干部人事档案管理工作的理解不透彻，严重影响了干部人事档案的使用。四、事业单位干部人事档案管理的优化路径3042023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE（一）强化干部人事档案管理意识为了更好地顺应时代对干部人事档案管理提出的要求，满足新时代各方面对档案的使用需要，要加强干部人事档案管理工作的诚信教育，全面提高各方面对干部人事档案管理的认知度。首先，事业单位党组织应当全面加强干部人事档案管理的领导，把握好干部人事档案管理工作的方向，定期通过干部培训会和专题学习等传达上级有关干部人事档案管理工作精神，让干部人事档案管理的重要性入脑入心，从根源上提升对档案工作的认识。人事部门应当加强相关条例的学习，科学进行干部人事档案管理政策解读，同时加强干部人事档案管理工作的宣传，及时通报典型案例和违规情况，促进全员给予此项工作高度重视。第三，建立干部人事档案管理工作制度，完善相关工作流程，细化各部门的责任分工，进一步促进各部门配合完成干部基础人事信息、诚信档案、廉政档案的建设工作，从而将干部人事档案管理工作落在实处。当前，还要提高干部人事档案管理人员服务意识，着力满足基层干部职工的档案使用需求，辅助相关方查阅和梳理档案，以发挥其在服务事业单位职工中的重要作用，让全员认识到干部人事档案的意义，以推动相关工作的有序进行。（二）建立健全人事档案问责机制为了消除干部人事档案中的风险隐患，促进事业单位干部人事档案的规范化运转，要建立健全档案管理的问责机制，实现对干部人事档案管理的全面监督。首先，完善日常研判机制，加强干部人事档案督导检查，采用分级分析的方式，重点做好干部人事档案的前瞻性和计划性监督，事业单位党委每年应不少于2次开展干部人事档案专项监督工作，并及时向上级报送干部人事档案的审核情况。每年组织 2 次专项研判，及时发现干部人事档案管理工作中的难题，并完善常态化的监督机制。其次，建立健全干部人事档案管理中有关造假违规行为的问责纠错机制，明确责任主体，并按照相关法规给予必要的处罚。第三，全面提升日常监督审核水平，明确人事档案审核重点，例如，做好新转入人员的“三龄二历一身份”的审核工作，采用分级审核的工作办法，发现问题要及时调查取证。第四，完善审核保障机制，由干部个人、专兼职档案员和组织部门共同参与，以保证人事档案信息真实性和无遗漏。人事部门还要针对不同岗位干部确定个性化审核要点，以提高人事档案审核质量，发挥审核机制为人才档案共享服务的支持作用，为人事档案高效使用奠定基础。（三）加强人事档案信息化建设随着智能化干部人事档案管理环境的进一步建成，干部人事档案管理应当向信息化的方向看齐。一方面，大力构建数字化干部人事档案库，积极加强特色档案资源的收集整理，除了保存好文字和数据档案以外，还要发挥影音资源的重要作用，真正以“轻量化”为基础，为人事档案的调取和流转做好准备。另一方面，基于大数据与云存储技术环境，建立具有先进性特征的干部人事档案信息共享平台，加强档案的数据信息挖掘工作，以满足各方面对人事档案的共享需求。这一过程中还要加强安全管理，合理划分干部人事档案信息平台的使用权限，做好人事档案备份工作，以满足各方面的线上使用需求。（四）组建专业档案管理团队事业单位要加强干部人事档案管理人才的引进工作，重视提高现有干部人事档案管理人员的专业素养，经常性的进行人事档案管理技术培训，促进相关从业人员研究人事档案管理课题，以满足干部人事档案管理工作需要。事业单位还要在开发专业干部人事档案管理平台的同时，获得第三方的技术支持，由相关方提供必要的技术服务，以辅助干部人事档案管理人员提高相关工作的效能。未来，应全面加强档案管理技术人才的培养，促进其掌握先进的档案管理方式，从而满足干部人事档案管理工作的需要，消除干部人事档案管理风险隐患，实现干部人事档案管理的高质量运行。为了提高事业单位干部人事档案管理水平，进一步解决好干部人事档案管理工作存在的制度、体系、效率、安全性方面的问题，要全面优化干部人事档案管理工作理念，发挥专业技术团队的作用，积极完善干部人事档案管理工作流程，合理细化相关工作责任分工，以满足干部人事档案管理工作的需要，从而为发挥事业单位人才的价值，推动公共事业的改革发展贡献力量。参考文献 1 中央办公厅.干部人事档案工作条例 M.北京:中国法制出版社,2018.2 李欣.基于对标信息化建设的医院档案管理工作创新探究 J.科技资讯,2022(08).3 王振华.事业单位干部人事档案规范化管理探讨 J.办公室业务,2022(01).4 周子健.浅谈干部人事档案管理与利用的创新 J.科技创新导报,2021(34).责编：陈頔