文档综合管理信息系统简介.doc

E-Archive文档综合管理信息系统简介一、 概述 我们具有通用多媒体E-Archive文档综合管理信息系统，由独立权限设置、主程序和公开档案信息自动向网上公布等构成。C/S构造(客户端/服务服器构造，单机版本) 软件 。B/S构造(浏览器/服务器构造) 具有asp和新开发jsp版本软件(可独立使用，功能更完善，操作简朴，使用以便灵活，处理了异种数据导入，具有批量修改，批量上传，原文实现了提取全文和双p模式批量上传，无缝挂接，全文检索，自动校验等功能)。C/S构造与B/S构造混合模式软件（通用版本、事业专用版本、企业版本、学校版本、医疗版本、电力部版本等）。C/S端面向档案部门使用，处理业务功能和逻辑功能比较复杂档案部门业务，B/S端面向各个归档单位兼专职档案员使用。吸取了全国同类软件长处，揉进了收发文及档案管理实际经验，历经二十余年研制开发而成。该系统具有C/S、B/S和C/S+B/S三种构造。有许多关键技术和功能是超过其他同类软件。该软件(即我国非物质文化遗产档案管理理论与实践)于获国档案局优秀科技成果二等奖。欢迎您们使用或销售。本软件研究开发经历了多次改善和版本更新。1984年初，在广泛调研基础上，即着手开发研制综合档案计算机管理信息系统。第一套软件于1986年投入使用，第二套软件于1991年投入使用，持续五次版本升级。在此期间同步形成了档案著录细则和档案计算机管理规范，1993年7月经省级查新部门检索查新，由中国人民大学档案学院邓绍兴专家、国家档案局来长治研究馆员、国家教委档案到处长荣文珂研究馆员等9位专家、专家鉴定，专家们一致认为两项成果属“首创”，“弥补国内空白”。湖北省教委、电力部、中国高校档案协会等分别以教办（1993）019号、电力文档（1994）12号 、中高档（95）06号等文献推广实行综合档案计算机管理信息系统。经国家档案局测试，被评为“优秀软件”（最高级别）。国家档案局在文中强调：“软件测评到达优秀和良好等级属推荐应用范围，优秀软件重点推荐”。并由湖北省教委、电力部、中国高校档案协会等单位组织举行综合档案计算机管理信息系统培训班共12期，参与人员300余人。第三套软件于投入使用。该系统由省部组织鉴定，“达全国领先水平”，获部科技进步三等奖，获中国高校档案工作协会优秀科技成果一等奖。此套软件重要处理机关、学校及企事业单位通用问题，经多种类型单位使用，充足证明通用问题得到了圆满处理，深受顾客欢迎。本软件合用于大型、中型、小型单位文书处理部门和档案部门收发文管理及档案计算机管理。该系统具有网络版本和单机版本，分别适合于各类档案分散管理或集中管理不一样应用场所。目前已经有1000余家客户使用，如：武汉大学（档案馆内网120万多条数据及部分原文，外网401，403条数据及少许原文，单机版中保密数据1.5万余条）、湖北省部份市、地、县档案局馆、湖北省教育厅、一冶档案馆、西津电厂、武汉软件工程职业学院、华中科技大学、武汉理工大学、湖北工大、湖北工大商学院、湖北大学、湖北大学知行学院、华中科技大学武昌分校、武汉职业技术学院、第二炮兵指挥学院、湖工大商学院、武汉科技职业院、湖北科技职业学院、武汉软件工程职业学院、湖北音乐学院、武汉民族大学、吉林医药学院，长春理工大学、盐城工学院、塔里木大学、新疆广播电视大学、湖北广播电视大学、武汉大学口腔医院、武汉体院、电院、华中科技大学武昌分校、第二炮兵指挥学院、沧州电业局、各类档案局馆、蕲春县档案局馆各部委各局各部门（组织部、人事局、人才交流中心、科委、建委、计委、纪委、妇联、图书馆等）；武汉纺织工学院、湖北教育学院、武汉工业大学、武汉汽车工业大学、湖北广播电视大学、江汉石油学院、湖北农学院、湖北中医学院、湖北商专、长春光机学院、长春邮电学院、荆州师专、武汉无线电学校、广东中山市中山大学、武汉科技大学、大连理工大学、大连师范大学、大连轻工业学院、大连大学、大连电力经济管理学校、邯郸科技学院、湖北省考试院、湖北省省委宣传部、湖北省农委、湖北省民政厅、广西右江民族学院、吉林省电力职工大学、吉林省电力学校、吉林省长春电力技校、中国农业银行长春管理干部学院、水果湖附小、河南省电力职工大学、长沙电院、长沙交通学院、株洲中南林业学院、吉林省水利学校、黑龙江省电力职工大学、哈尔滨电力学校、专利事务所等。顾客普遍反应当系统具有画面美观、操作简朴、通用性强、使用灵活以便等特点，具有很好推广和使用价值。二、系统构造本软件具两种版本，一种是局域网版本；另一种是单机版本。现分别简介如下：1 用于局部网环境系统功能构造发文登删改系统服务器借阅管理打印服务党群档案行政档案教学档案科学研究档案基本建设档案仪器设备档案经营档案外事档案财会档案产品档案技术档案职工档案公文收发系统管理平常管理初始化读者查阅系统读者查阅系统辅助立卷收文登删改原文一览发文审稿纸收文处理笺发文登记簿收文登记簿一览表登记簿审处单登删改卷内目录窗口发文一览表收文一览表发文组卷收文组卷综合组卷系统设置窗口平铺窗口层叠窗口级联工具条设置打印机设置口令设定操作员设置系统权限设置权限任务数据备份与恢复档号编制档号编制档号编制自动转档自动转档自动转档系统退出归档文献目录实物档案 此构造合适于较大规模文档管理企事业单位，不一样类型档案可以在不一样办公室管理（或者不一样楼、层），其计算机通过网络线连接，读者较多时，可多设几种读者工作站供同步查借使用。视详细工作状况不一样，也可以某几类档案集中在一台机器上管理。2用于单机系统构造适于数据量小且各类文档临时都集中于一处管理状况，所有各方面管理软件都装在一台机器上，对某一类或数类档案集中一台微机管理，通过主菜单项选择中进入。系统管理功能构造基本与局域网版本功能构造相似。对于使用网络版顾客，单机版本可用于保密档案管理。三、系统应用覆盖范围从管理档案种类看，该系统覆盖了文档所有范围，包括：党群工作档案、行政工作档案、学生类档案、经营管理、技术管理、教学工作档案、科研工作档案、基本建设工作档案、仪器设备工作档案、产品生产与科技开发工作档案、出版工作档案、外事工作档案、财会工作档案、职工档案、声像档案、实物档案、人物档案、医疗档案、平常管理等，此外，还具有库房温湿度及除湿管理、专利管理、获奖管理、收发文管理、原文存取（包括多媒体）、文献页数和卷总件数计算、批量生成、批量修改、修改档号、修改盒号、修改全宗号、修改密级期限、案卷题名打印、档号打印和经费管理等。从档案管理全过程看，设计了供文书处理人员使用收发文献登录、原文存取、修改、打印发文审稿纸、收文处理笺、发文登记簿、收文登记簿、辅助立卷、自动转档、编目、借阅管理等。还提供有档案管理人员使用各类档案及库房管理登录、修改、编目、借阅、记录、打印卡片、鉴定销毁、信息开发、数据管理、接受移交等管理，又有读者各类查询、检索、打印提卷单等功能。还可以接受软盘和光盘文档；全文查询、光盘存储等功能。四、档案和收发文管理重要功能对前述各大类档案管理均实现如下各管理功能：1、档案移交，接受管理对已在各大类中登录数据可直接打印移交清单；对移交、接受档案在档案移交接受窗口进行登录，可自动打印移交清单、案卷封面、记录等项处理；对暂无档号案卷，可打印卷内目录,自动转档。2、数据维护2.1 数据登删改按国家著录规则，结合各类档案档案著录细则和各类档案机读目录著录卡特点，输入各类著录卡片（档案），输入时充足运用数据字典辅助、提醒代码化。还具有修改、查询、复制、删除、打印校对清单等功能。2.2 文献页数输文献级时不输页数，程序处理了文献页数计算。2.3 备考表具有老式和改革后两种备考表。2.4 原文查看原文查看，原文批量上传等功能。B/S中还具有原文管理。2.5 多媒体管理具有查询播放等功能。3、 检索查询具有多种措施，所有浏览（无条件检索）、单记录浏览、多记录查询、任意条件组合查询、精确检索、模糊联想检索、任意组合条件模糊（联想）检索等，所有检索查询均与借阅联络，查到后可自动读写“借阅登记卡”，打印提卷单；4、 多层次目录管理能自动生成归档文献目录、卷内目录、照片档案卷内目录(输出打印每一张照片和页号两种形式)、全引目录、案卷目录索引（卷内目录和全引目录）、案卷目录（通用、移交和专用三种）、移交目录和案卷文献目录（通用和专用两种，其中专用可打印出案卷目录目次、案卷目录索引和案卷文献目录）、归档文献目录(根据中华人民共和国档案行业原则归档文献整顿规则da/t 22-)，同步提供以上目录及文号索引、收发文登记簿、多种封面、多种脊背等打印功能。5、编目及汇编系统可根据不一样档案规定进行多种专题汇编、组合汇编、深层信息开发等。实物档案根据多种不一样类别名称，汇编出多种目录及登记表。科研项目、基建项目、地籍、处分、税务、出版物状况及多种论文等数十种专题目录汇编及信息开发得出资料。尚有毕业生基本状况汇编、学籍成绩册目录、专利基本状况汇编和专利实行状况汇编（条目式和表格式）、外事事由分类汇编、外事外出状况（事由）汇编、按主题词等进行汇编。多种类型汇编均可采用两种汇编形式，即条目式汇编和书本式汇编。6、借阅管理包括借阅登记、查询借阅状况、直接借阅、预约登记、自动打印到期预约催还告知单、偿还自动注销、定期自动催还（自动打印催还单）、案卷及文献运用率分析记录、打印借阅单、预约自动管理、违章处理登记等；7、档案记录对单类档案记录，可选可不选全宗、类目，记录不一样步期不一样全宗、不一样类目档案库藏状况等，还可进行授奖类别、专利类别、科技成果、专利费用记录、催还、单项交纳年费、单项交纳维持费、案卷文献、设备来源、论文类别、除湿量、基建面积和经费使用、授予证书状况记录、运用状况等数十种记录；也可以任意条件组合记录；8、打印卡片可按不一样排序措施打印符合国标多种类型案卷级、案卷文献级检索卡片，具有自由式和表格式两种型式，还能打印作者卡；9、档案鉴定销毁管理先记录到期档案近几年运用状况，打印出到期档案运用分析登记表，修改保管期限，对无用则自动打印销毁清册、履行销毁手续，机内按予以归档到期时间自动删除、进行销毁状况记录；10、系统设置具有设置口令、设定操作员、设置系统权限、设置权限任务、对计算机内数据备份与恢复、系统使用日志等功能；11、初始化具有对数据字典增长、修改、删除、全文存取口令注册、全文存取指纹注册、全文存取口令/指纹选择、数据库清零、数据转换、数据备份/恢复等功能；12、综合管理对多类档案可进行如下各类记录：按照国家档案事业记录年报规定进行记录，各类档案库藏基本状况记录，全宗档案目录、文本标识状况记录，载体类型状况记录，作者卡打印，档案交接文据，获奖记录，获奖汇编，运用分析，运用者分类，运用目分析，运用效果记录，预约告知，借还动态记录，档案库房温湿度管理和除湿管理，系统日志等。并输出报表及多种记录图形。特殊载体档案打印，移交目录打印，档案数量自动计算校验，档号打印，案卷题名打印，自动修改档号，自动修改盒号，自动修改全宗号，自动修改密级权限等；13、除了以上记录外，B/S中还具有卷盒号记录，运用目记录，大类运用记录，载体类型记录，历时期记录打印等；14、预立卷，材料登删改，组卷审核，审核归档，材料删除等功能；15、外挂数据（即异种数据导入），数据定义，查询定义，顾客查询，数据导入等功能；16、异种数据库数据可导入在Excel中或在Excel中形成数据可自动导入到本系统；17、文献共享，文献上传，文献下载等功能；18、学生档案管理子系统中除具有以上功能外，还具有批量生成；批量修改；档案数量效验；自动生成毕业生档案机要转档（递）登记表等10种专题目录；学生毕业去向等6种登记表；学生毕业流向查询。19、具有多媒体、数字化、批量上传、自动校验、全文检索等管理功能。视频、图片、文档等多种媒介电子文献都可集中到系统中进行管理，实现了多媒体档案批量上传、自动挂接、自动校验及上传文献多条件、多层次检索功能。五、系统突出特色1、系统合用于立卷与立卷改革后收发文管理和档案管理，遵照原有原则和规范，又满足了DA/T22-归档文献整顿规则规定。并按照中华人民共和国行业原则档案管理软件测评措施中规定进行研制，完全满足国标和规范。并具有改善完善本项改革功能。2、实用于多种分类模式档案管理，档号编制灵活，实用性强。在此只简介类目中大类设定，下位设定字符型或数字型均可。例如：（1）大类采用汉语拼音进行分类党群（DQ） 行政（XZ） 教学（JX） 科研（KY） 基建（JJ） 设备（SB） 设备（SB） 产品与科技开发（CP） 出版（CB） 外事（WS） 财会（CK）声像（SX） 人档（GB） 实物（SW） 学生类档案（XS）（2）大类采用阿拉伯数字进行分类（大类代码数字可任意设定）党群（01） 行政（02） 教学（03） 科研（04） 基建（05） 设备（06） 产品与科技开发（07） 出版（08） 外事（09） 财会（10） 声像（11） 人档（12） 实物（13） 学生类档案（14）（3）通用型 如企业型大类号如党群A、0、00、01、1等（大类代码可任意设定符号）A 党群（0） 行政（1） 生产技术（3） 产品（工程项目）（4） 经营管理类（2） 科学技术研究类（5） 基本建设类（6）设备仪器类（7） 会计档案类（8）职工档案类（9）等 B 党群（A） 行政（B） 生产技术（D） 产品（工程项目）（E） 经营管理类（C） 科学技术研究类（F） 基本建设类（G） 设备仪器类（H） 会计档案类（I） 职工档案类（J）等（4）其他分类法 档案业务分为文书、科技、会计、声像、电子、实物及其他专业分类。以湖北省机关档案工作业务建设规范为例： 文书档案（W）；科技档案（K）；基建档案（KJ）；科研档案（KY）、设备档案（KS）；专业档案（Z）；声像档案（S）；电子档案（D）；实物档案（SW）。 档号采用国际通例和具有中国特色措施，巧妙地处理了档号实用性、通用性、灵活性，满足了各级各类文书处理部门、档案部门规定；满足老式档案组卷管理方式同步，巧妙地处理了以件为保管单位档案（归档文献）管理；文献页数不用输入，能自动计算文献页数。3、著录规范，包容信息量大 系统数据组织及输入输出格式遵照国家有关档案著录规则，采用了两项弥补国内空白成果，即档案著录细则和档案应用计算机管理规范（如获奖、惩处、专利、论文、学籍、毕业生基本状况、土地、税务、外事等有关信息数据管理），完全符合档案信息管理规定，满足了文书处理、档案部门管理档案及管理部门对文秘档案信息需求，充足发挥了计算机管理档案信息作用。4、排错能力强，具有防注入功能。数据输入时即有校验、查错、排错等功能，也到达了使用输入数据规范目。权限设置到位，采用了设置口令、设定操作员，设置系统权限、全文存取囗令注册、全文存取指纹注册等措施，数据备份以便。5、数据高度共享，源头唯一，流程清晰数据初始化，收发文辅助立卷档案和移交接受档案自动转档，分别进入各大类数据库。一次输入，只要库中有数据，不需要作任何反复输入，可以自动形成检索、编目、借阅管理、记录、检索卡、鉴定销毁等工作。6、借阅、催还、预约自动化程度高，连贯性好查询借阅，假如查询到所需借阅档案，单击“插入”按钮，将借阅档案中有关内容自动带入借阅窗口。系统自动处理功能强，从检索、判断密级、填写借阅登记、打印提卷单，偿还注销、催还；预约登记，预约到期告知单；记录档案运用状况，记录条件能任意组合，记录成果可画出记录图，并给出详细数值进行定量定性分析等，全过程不必人工干预。B/S中还具有自动显示偿还日期提醒。7、检索方式多，自动形成多种编目、汇编、记录与分析、鉴定、销毁等工作可实现多条件复杂组合检索，模糊（联想）检索等。检索速度快系统综合采用文本匹配措施，多类索引措施等，使查询速度很快，合用档案部门档案数据量大特点。系统自动输出功能强能多条件任意组合编制各类多种目录、深层开发档案信息汇编多种资料，定期记录档案库存多种数据，打印记录报表（如年报表等），进行各类专题汇编；按照国家有关规范打印出多种检索卡自由格式和表格式及作者卡等，可自动排列项目先后次序打印，多种打印能自动分页、分行、容许中断并保护断点。移交接受中无档号可打印卷内目录。8、存取多种类型原文,保密性强如多媒体、WPS、WORD、TXT等文献，可修改，可按档号、题名、文献号、单位、日期等进行检索、打印等。具有指纹认证功能，保密性强。9、可变长数据类型，支持多种类型数据库系统，同步可上网(动态连接)公布。支持ORACLE、SYBASE、DBASE、FOXPRO、SQL SERVER等多种数据库。10、适应多种机型打印，具有调整打印边距、边框、纸张放大缩小和按比例放大缩小等功能。11、档案业务接口，我们具有OA接口程序，可以将办公自动化系统数据库中形成文献数据信息转到E-Archive综合档案管理信息系统数据库中，通过Excel导入模板或OA接口程序或外挂数据，减少了顾客工作量，到达了数据资源共享使用。12、外挂数据。可将异种数据库中有关内容导入到本统系统中。13、在Excel中数据（文献）可自动导入到本系统中。14、C/S+B/S构造数据库共享。C/S重要供档案部门使用，B/S重要供各立档部门使用。我们本着顾客至上原则，共同合作，增进文档工作。 荣 誉 证 我国非物质文化遗产档案管理理论与实践于获国家档案局优秀科技成果二等奖。现名为多媒体E-Archive文档综合管理信息系统。手机号: (027)- 电子邮件： 致礼! 武汉大学档案馆技术室、武汉大学计算机学院、人通科技数字中心 罗绍军、李石君、陈涛