海外业务子体系马来西亚公司工作指导书.pdf

中国水利水电建设股份有限公司海外业务 海外事业部/国际公司部门工作指导书 Q/SHL.3Z01-021-2010 马来西亚公司 编写：倪庆久 审核：车伟力 批准：盛玉明 中国水利水电建设股份有限公司马来西亚公司工作指导书 4-1 目录 部门人员会签表 岗位设置图 1 部门目标、指标 1.1 质量目标 1.2 安全目标 1.3 职业健康/环境目标 1.4 其他目标 2 职责综述 2.1 工程信息搜集 2.2 马公司所辖范围内的国际工程的资格预审/后审 2.3 马公司所辖范围内的国际工程（含信贷项目）投/议标 2.4 按照“投管一致”的原则，负责在建项目的管理工作 3 岗位设置、职责和接口 3.1 岗位设置 3.2 职能和权限 3.3 任职要求 3.4 直接领导、对外部门、对内各部门的接口岗位 4 工作程序 4.1 项目信息搜集工作程序 4.2 国际工程的资格预审/后审工作程序 4.3 国际项目竞争性投标工作程序 4.4 国际工程信贷项目投（议）标工作程序 4.5 设计、开发控制程序 4.6 项目实施控制程序 4.7 签证、居住证、离境签证办理控制程序 4.8 设备物资清关程序 4.9 记录 5 受控文件清单 5.1 质量、环境和职业健康安全管理体系文件 5.2 公司内部支持性管理文件 马来西亚公司工作指导书 4-2 5.3 外来文件 6 记录清单 6.1 文件控制 6.2 记录控制 马来西亚公司工作指导书 4-3 部门人员会签表 注：请各部门人员阅读、了解、应用公司海外业务三标管理体系文件，并在各自相关岗位职责处签字认可。序号 现职人员 姓名 与本部门岗位设置对应的 岗位名称 本人对本岗位职责确认签字 备注 1 车伟力 董事、总经理 2 于来新 总会计师兼财务部经理 3 倪庆久 总经理助理兼合同部经理 4 谷宏亮 合同部副经理 5 William Mok 青 合同部副经理 6 林筱鸿 合同部工程师 7 马丽君 合同部工程师 8 陈晓 财务部副经理 9 Dolind Wong 财务部主管 10 Tay Joo Bee 财务部会计助理 11 Jessica Tay 财务部会计助理 12 黄跃隆 行政经理 13 成志杰 行政人事经理 14 Mow Ai Ching 行政人事部书记员 15 Jessie Yew 行政人事部书记员 16 17 18 19 20 马来西亚公司工作指导书 4-4 本部门岗位设置图 国际公司分管领导：盛玉明 国际公司区域业务管理部 马来西亚有限公司总经理：车伟力 总会计师：于来新 总经理助理：倪庆久 行政人事部 黄跃隆、成志杰 财务部 陈晓 合同部 谷宏亮、William Mok 马来西亚公司工作指导书 4-5 马来西亚公司工作指导书 Q/SHL.3Z01-021-2010 1 公司目标、指标 1.1 质量目标 a)标书和合同评审率 100%；b)重大工程施工方案备案率 100%；c)设计及供货方评价率 100%；d)关键设计开发阶段评审率 100%；e)在建项目一次交验合格率 85%；f)合格率 100%；g)如期完成率 80%；h)进行年度满意度调查；i)调查率 100%；j)顾客满意率 80%。1.2 安全目标 a)马来西亚有限公司（后文均称“马公司”）执行集团国际公司的安全目标和指标里与本公司有关的条款；b)马公司所辖的项目部根据项目所在地的法律法规及合同文件来制定项目部的安全目标和指标。1.3 职业健康/环境目标 a)马公司执行集团国际公司的职业健康/环境目标和指标里与本公司有关的条款；b)所辖的项目部根据项目所在地的法律法规及合同文件来制定项目部的职业健康/环境目标和指标。1.4 其他目标 马公司上交集团国际公司的利润、新签合同额、成本控制指标、营业收入等指标详见马公司与国际公司签订的“经营责任书”。收集、跟踪有效项目信息 5 个以上。2 职责综述 2.1 工程信息搜集:通过各种媒介和途径获得工程招标或开发信息；市场调研；搜集和处理相关项目信息，筛选适合的工程信息进行跟踪，填报中国水电建设集团公司项目备案表，寻找合作伙伴或代理，开发新项目。马来西亚公司工作指导书 4-6 2.2 马公司所辖范围内的国际工程的资格预审/后审：取得参与投标项目的资格预审/后审材料；填写资格预审/后审表格和有关支持性文件，根据资格预审/招标文件时间要求，递交资格预审/后审材料并跟踪结果。2.3 马公司所辖范围内的国际工程（含信贷项目）投/议标：购买招标文件；从有关组织得到相关批准/许可（如需要）；参加业主举办的现场考察和标前会；研究招标文件并对招标文件存在的疑问向业主质询；确定投标方式和合作单位；收集竞争对手情况，确定主要竞争对手，结合公司的能力，制定投标策略；组织编制投标书；评审投标文件；办理投标保函和授权书；向业主递交投标文件，参加现场开标会议；向业主澄清投标文件；洽谈、签订项目承包合同。2.4 按照“投管一致”的原则，负责在建项目的管理工作：组织项目经理部组建策划和各项前期准备工作。组织开展公司工程质量管理工作。组织开展公司项目安全和文明施工工作。对在建项目实施过程进行动态管理，对项目实施过程进行协调、管理和控制。组织公司质量管理体系在工程项目上的贯彻与实施。3 岗位设置、职责和接口 3.1 岗位设置 见“马来西亚有限公司岗位设置及管理流程图”。3.2 职能和权限 3.2.1 总经理 a)全面负责马公司工作；b)负责制定马公司的管理办法；c)根据收集到的国外工程信息，确定参加资格预审/后审的项目，报国际公司分管领导和部门同意后负责监督执行；d)对通过资格预审/后审的项目，对投标策略和方式策划后，报国际公司分管领导和部门同意后负责组织实施；e)在公司的授权下，代表公司与投标的各个合作伙伴开展有关合作事宜；f)负责马来西亚在建项目管理和协调工作；g)负责马公司与国际公司经营工作的管理和协调；h)负责贯彻执行马公司一体化体系文件和实现公司管理方针、目标，制定工程创优计划，对部门经营管理、环境和安全生产负全面责任；i)负责为马公司所涉及的公司一体化管理策划的实施调配必要的资源；j)负责组织马公司的质量、环境和职业健康安全状况改进活动，推进一体化管理体系马来西亚公司工作指导书 4-7 的持续改进；k)参加马公司管理评审；l)完成国际公司领导交给的其他工作。3.2.2 总会计师 a)协助公司总经理做好公司的日常管理工作；b)按照分工，做好分管的工作。3.2.3 总经理助理 a)协助公司总经理、总会计师做好公司的日常管理工作；b)按照分工，做好分管的工作。3.2.4 部门经理 a)全面负责本部门工作；b)负责制定本部门管理办法；c)负责在建项目对口部门的管理和协调工作；d)负责贯彻执行公司一体化体系文件和实现公司管理方针、目标，制定工程创优计划，对本部门经营管理、环境和安全生产负全面责任；e)负责为本部门所涉及的公司一体化管理策划的实施调配必要的资源；f)负责组织部门的质量、环境和职业健康安全状况改进活动，推进一体化管理体系的持续改进；g)参加公司管理评审；h)完成领导交给的其他工作。3.2.5 部门副经理 a)协助部门经理开展本部门的工作；b)完成领导交给的其他工作。3.3 任职要求 3.3.1 总经理 具有大学本科及其以上学历和适用专业结构，具有十五年及以上从事国际经营管理的经历和经验、高级专业技术职称、担任过两年以上国际公司部门副总经理（副主任）或相应级别职务，在国际经营活动中成绩显著，具有较强的组织管理能力。3.3.2 副总经理 具有大学本科及其以上学历和适用专业结构，具有十年及以上从事国际经营管理的经历和经验、中级及其以上专业技术职称，在国际经营活动中具有一定的组织管理能力。马来西亚公司工作指导书 4-8 3.3.3 总经理助理 具有大学本科及其以上学历和适用的专业结构，具有八年及以上从事国际经营或某一方面管理工作的经历和经验，中级及其以上专业技术职称。3.3.4 部门经理 具有大学专科及其以上学历和适用的专业结构，具有五年及以上从事国际经营或某一方面管理工作的经历和经验。3.3.5 部门副经理 应届博士生、见习期满的硕士研究生、或其他具有大学专科及以上学历和适用专业知识的人员。3.4 直接领导、对外部门、对内各部门的接口岗位 a)马公司直接受国际公司分管领导直接管理。b)对外部门的接口岗位为部门经理。c)配合马公司内各部门对外报文岗位为部门副经理，安全工作为安全联络员，ISO 审计工作为内审员。4 工作程序 4.1 项目信息搜集工作程序 a)合同部的部门负责人应按照马来西亚公司的总体安排，组织本部门有关人员对项目信息作经常性的跟踪和调研；b)负责项目信息搜集的工作人员对所负责的地区进行项目信息搜集工作；同时与区域业务管理部保持联系，交换信息；c)部门主管组织市场信息分析会议，召集本部门有关人员对搜集到的项目信息整理、分析和研究，授权专人（项目主管）对有价值的信息进一步跟踪和联系；d)涉及规模较大或合作关系比较复杂的项目信息要及时向国际公司主管领导汇报；e)对拟定参加资格预审或投标（资格后审）的项目，由项目主管按照马公司统一安排，向业主索取/购买项目的资格预审文件或购买招标文件（如该项目为资格后审）；f)在得到资格预审/后审文件后，信息跟踪过程的有关记录和信息要及时移交给资格预审/后审阶段的项目主管，并办理文件移交记录。4.2 国际工程的资格预审/后审工作程序 a)负责资格预审/后审的项目主管在得到资格预审/后审文件后，应对所有文件进行初步整理、归纳，将有关要求及其重点、难点做出记录并向本部门领导汇报，并由马公司完成评审，评审通过后，由合同部经理主持进行下一步工作；马来西亚公司工作指导书 4-9 b)项目主管负责对可能或将要在本项目中联合/配合完成资格预审/后审文件的合作伙伴（联营体其它成员，主要分包商等）进行资格审查、标准的交底和统一安排，提出格式、文件质量、提交时间等要求；c)项目主管负责组织有关人员完成资格预审/后审表格、准备/获取所有资质文件的复印件及其公证/认证件（有要求时）、取得有关的证明材料等，汇总全部资格预审/后审文件，编制成册；d)资格预审/后审文件由合同部经理或合同部经理指定的人员进行审核；e)项目主管负责将经审核后的资格预审文件复印、装订并按照规定的方式、按时递交（邮寄）给业主；资格后审文件需移交投标阶段项目主管汇编入投标文件；f)项目主管负责跟踪资格预审进展和结果，并及时向合同部经理汇报有关情况；g)合同部对资格预审的过程进行记录，并将有关信息和资料分类/或按项目保存，供进一步的投标工作使用和查阅。马来西亚公司工作指导书 4-10 4.3 国际项目竞争性投标工作程序 a)收到资审通过通知或投标邀请函后，由马公司合同部负责购买招标文件，组织相关人员或工程局编制投标文件；b)马公司合同部根据有关规定要求向中国驻马来西亚使馆经参处申请批准并取得相应批准函，并及时将批准函传真或扫描给区域业务管理部；中国对外承包商会“投标协调意见函”、商务部“对外承包工程项目投（议）标许可证”的申请和报批由区域业务管理部负责，如区域业务管理部需要相关的项目信息等资料，则由合同部负责提供；c)如需区域业务管理部负责办理投标保函，马公司应准备相应申办材料，及时向区域业务管理部提出申请，同时提供取保函人员姓名全拼和护照号码；购买标书 马来西亚公司 填写项目备案表 取得经参处同意取得商会协调函 取得商务部投标马来西亚公司 马来西亚公司 区域业务管理部 区域业务管理部 寻求合作方和施工单位 现场考察及各方联合编制标书 标书评审 开具投标保函和授信证明 开具授权书 递交标书 合同谈判 马来西亚公司 马来西亚公司 区域业务管理部 区域业务管理部 投标评审委员会 马来西亚公司 马来西亚公司 马来西亚公司工作指导书 4-11 d)马公司合同部负责组织参加投标文件编制的相关人员到马来西亚参加业主举行的标前会及其它标前活动，考察项目所在国的市场情况及施工现场，并对搜集到的所有资料进行归纳整理，供参加投标文件编制的工作人员使用；e)马公司合同部负责在整个投标过程中与业主、投标文件编制人员/单位之间的信息沟通和工作协调，负责将编标人员的问题反馈给业主，并将业主的答疑和澄清及时提供给编标人员；f)标书制作完成后，马公司合同部负责组织有关人员配合公司的授权代表，到马来西亚现场投标，并参加投标文件的答疑和澄清；g)马公司合同部负责追踪投标后的评标过程、评标结果等信息，负责组织外事活动。4.4 国际工程信贷项目投（议）标工作程序 a)购买标书后，由项目主管负责准备和整理，收集必要的文件和资料，编制项目可行性研究报告，向中国进出口信用保险公司及中国进出口银行递交申请，取得保险意向书和信贷意向书；b)项目主管负责向业主递交项目建议书，执行第 3.3 条“国际项目竞争性投标工作程序”第 3.3.3 至 3.3.14 条规定；c)项目主管负责组织合同谈判，签订开口合同；d)项目主管负责向中国进出口信用保险公司及中国进出口银行递交申请，并组织签订保险协议和信贷协议；e)项目主管督促业主办理还款担保并开出还款信用证；f)合同生效。4.5 设计、开发控制程序 中标项目若包含设计，需参照程序文件 16设计和开发控制程序开展对工程项目的设计和开发的所有活动。马来西亚公司工作指导书 4-12 4.6 项目实施控制程序 4.6.1 工程项目实施策划 a)以集团国际公司名义单独或联合签约的国外工程项目，均由国际公司对其进行统一规范管理；b)马来西亚公司对马来西亚境内工程项目按自营项目、联营（联合）项目及委托实施项目三种不同的形式分别进行统一规范化的总体管理和项目支持；c)对于委托施工的国外项目，集团国际公司与受托单位正式签订委托协议，由相关业务部门负责组织协调工作，委托协议中应载明：工程概况；承包方式、工程量及合同价格；合同文件的组成及优先解释顺序；工程技术、进度、质量、环保、职业健康安全要求；工程质量验收标准；材料和设备要求；双方的义务和责任；工程结算与支付；争议、违约、索赔的解决以及保险等内容；d)委托施工协议签订后，对项目实施策划，安排委托施工方编制项目实施建议（策划）书；e)项目策划要依据项目特征和合同条件统筹考虑，构思经营方案，明确执行主体和权责，风险的承担，流动资金的需求和担保条件等重大议题；f)项目策划的主要内容：对项目的战略目标（整体目标）；项目管理（实施）的组织模式；与业主签约与施工委托方签约编制项目实施建议建立项目经理部项目经理部编制施工组织方案，报业主审批施工前期准备工作采购，分包等合同签订项目实施竣工决算项目审计，考核项目解体，善后项目中标马来西亚公司工作指导书 4-13 主要实施和分包方案；项目总进度计划；将项目班子的推荐人选及分工报公司，由公司确定项目经理并授权；设备物资采购、资金、保函、保险安排意见；安全和应急事项管理等。g)委托施工实施方建立项目经理部，立即着手编制项目施工组织方案，由项目部负责人审核后报业主，最终获得业主的批准。重大项目的施工组织方案电子版由马公司发回总部备案。4.6.2 施工项目管理 a)施工项目管理的三个层次 马公司管理层，即马来西亚有限公司，马来西亚有限公司领导层和公司相应负责管理部门；项目管理层，即项目部；它具有三个“一次性”特点：企业法人一次性授权管理机构、一次性临时组织、一次性成本中心；施工作业层，即项目内部作业层，外部的分承包商或劳务队伍。b)三个层次之间的关系 项目管理层服从于马公司管理层，马公司管理层服务于项目管理层，施工作业层与项目管理层是经济合同(或内部协议)关系；马公司管理层与项目管理层是授权委托关系，项目经理是国际公司法定代表人在工程项目上的委托代理人，与分承包商和供应商之间是经济合同关系；项目部受马公司直接领导，业务上接受马公司各专业职能部门的指导、监督管理和考核；施工作业层必须服从于项目部的统一指挥、协调。c)三个层次的职能 马来西亚有限公司：主要负责马公司项目管理政策的制定，负责项目的宏观管理。制定和健全施工项目管理制度，规范项目管理；加强计划管理，保持资源的合理分布和有序流动，并为项目生产要素的优化配置和动态管理服务；对项目管理层的工作进行全过程指导、监督和检查；项目部：负责履行施工合同，是马公司为业主提供服务的直接责任层，执行和服从马公司管理层对项目管理工作的监督检查和宏观调控；施工作业层：与项目管理层共同履行工程分包合同或内部协议。马来西亚公司工作指导书 4-14 d)施工项目管理实行项目经理负责制。项目部是在马公司的领导下，由项目经理实施项目管理的组织机构；e)项目部是在项目经理领导下，对施工项目进行管理的临时性管理机构，随着合同的签订而成立、项目的终结而解体；负责所承担的工程项目从开工到竣工全过程的施工管理；f)项目部运行程序 工程项目中标后，公司确定项目经理并授权，之后由项目经理组建项目部。自营项目部与马公司法定代表人签订经营目标责任书；进行开工前的施工准备工作；组织工程分包、材料采购、施工机械租赁，选择或批准分包商、租赁商，签订工程分包、机械租赁合同；组织项目实施、交工、工程资料移交工作；组织竣工结算、分包结算工作，清理各种债权债务；写出项目管理工作总结和项目审计申请报告，接受项目审计、考核；项目部解体和善后工作。4.6.3 项目实施中的管理和支持工作 a)制订项目实施方案（实施建议书），组织和审订项目经理部编制的实施计划；b)办理只有项目合同签约方才有权进行的与项目实施有关的手续和文件；c)颁布统一的规章制度和报表要求，及时报告执行项目的重大问题和处理；d)监督和稽核现场资金使用情况和财务会计报表；e)遴选或审核项目经理及派往项目现场的主要管理人员；f)对项目实施中的重大合同事项、项目实施风险、安全生产、工程技术问题进行监管，必要时提供协助和支持；g)对项目进行全过程的跟踪、检查及考核，对于在建的每个马来西亚境内工程项目，原则上每年均对其进行一次全面检查和考核，检查和考核的内容主要包括：工期进度；施工质量；项目成本控制；职业健康安全；环境保护；国际公司下达的各项经营计划指标的完成情况；马来西亚公司工作指导书 4-15 国际公司相关制度的贯彻和市场信息；业主满意度调查。4.6.4 项目部解体 a)项目部解体应具备的条件：工程已经竣工验收，竣工证书上交国际公司有关部门备案；与业主（总包方）和各分包商、租赁商已经结算完毕，债权债务清楚；已完成项目管理工作总结和工程资料移交工作；经营目标责任书已经履行完成；已签订“工程质量保修书”；施工现场清理完毕。b)施工结算后的债权处理工作移交国际公司财务部，若有需要项目部有关人员必须配合工作。并参与工程保修期内的保修工作；c)项目部解体后本项目所发生的经济诉讼和质量投诉案件，项目经理为应诉人。4.7 签证、工作准证办理控制程序 4.7.1 马来西亚入境签证申请 a)由各工程局或个人持超过 6 个月的护照，一寸或二寸个人近期证件照 1 张（黑白/彩色不限），在马来西亚驻中国大使馆（北京）或总领馆（上海、广州和昆明）签证处柜台领取签证申请表及申请登记表各一张，现场或统一填写并粘贴照片后交给大使馆或总领馆办理，于第三个工作日下午即可领取；b)工作准证办理：人员进入马来西亚以后要办理工作准证，具体又分为工程师和劳工工作准证；以工程师身份办理工作准证需要提供以下材料：护照首页及入境记录复印件两份、简历中英文各两份、毕业证书复印件及翻译件各两份、工程师证书复印件及翻译件各两份。工程师工作准证有效期为一年，在到期之前三个月以内都可以办理延期；如果已经超过有效期，必须重新办理工作准证。请注意：根据马来西亚的相关规定，办理工程师工作准证的人员的年龄必须满 27 周岁。以劳工身份进入马来西亚办理工作准证，需要先拿到马来西亚当地的批准证书才能办理。同时，在办理工作准证前，必须交纳一定的费用，作为劳工意外伤害及特殊情况下回国的费用；以上也可由银行进行担保。以劳工身份办理工作准证需要提供以下资料：护照首页及入境记录复印件两份、简历中英文各两份。劳工工作准证有效期为一年，在到期之前三个月以内都可以办理延期；如果已马来西亚公司工作指导书 4-16 经超过有效期，必须重新办理工作准证。c)其他类的准证还有顾问工作准证（年龄超过 55 岁的人员）和塔吊工人工作准证，以上的办理需要提供：护照首页及入境记录复印件两份、简历中英文各两份，以及能够证明某方面技能的证书等。有效期为一年，在到期之前三个月以内都可以办理延期；如果已经超过有效期，必须重新办理工作准证；d)办理好工作准证以后，必须要将以上护照送到当地的警察局进行备案和核查；e)各项目部或工程局可向马公司提出申请办理工作准证或延期，对于以上资料及办理好工作准证后的工作准证，马公司都会进行复印存档并录入数据库；f)对于在工作准证延期之前护照快要到期，各项目部或工程局可提前向马公司提出申请，并填写护照换发申请表，提供合格的照片，由中国驻马来西亚大使馆或总领馆进行办理；因公护照必须于换发之前取得外交部的明传电文；g)各项目部或工程局要统一管理护照，同时要对以上的资料进行存档，并建立数据库。4.8 设备物资清关及运输控制程序 4.8.1 国内设备物资发运 本部分工作由国际公司保障部负责，并随时与马公司合同部沟通。a)货物发运明细的提交 在货物装箱或者装船之后，国内保障部必须在两周之内将此批货物发运的详细装箱发运明细、货物详单通过电子邮件的形式发至马公司合同部。货物详单应尽量落实到每一个自然件，此详单应在货物起运后两周内提交，以便提前做好运输车辆组织安排等相关事宜。同时，港口现场监督装箱人员应将现场货物照片发至马公司。b)海运单据的寄送 海运单据主要包括：海运提单、商业发票、装箱清单、马来西亚驻华使馆认证过的原产地证明。货运代理将装箱清单和商业发票制作完成之后，应首先将装箱清单和商业发票的电子版发到马来西亚马公司合同部校核，核对无误后马公司将通知国内保障部正式寄送。国内保障部拿到海运单据时，应检查单据的完整性和准确性，并在船到目的港之前提前三周将海运单据寄送至马公司。海运提单应包括两份正本和两份副本。c)船舶动态 为了同步跟踪货物运输进度，掌握到港时间，做好相关清关及运输准备工作，国内保障部应随时向货运代理了解跟踪船舶行程及航行时间，每个星期定时将船舶动态反馈至马公司。马来西亚公司工作指导书 4-17 d)承运货物船东在马来西亚主要港口的船运代理信息 在第一批货物发运时，国内保障部应及时将承运货物船东在马来西亚主要港口的船运代理信息告知马公司，便于马公司提前与船运代理取得联系，了解和船代相关的具体信息，船运代理信息应包括其在马来西亚公司的名称、通讯地址、联系人、联系电话及传真号码。4.8.2 清关 本部分工作由马公司合同部负责。a)换单 马公司收到国内寄送过来的海运单据，联系船东在马来西亚港口的船运代理，用 B/L签换 D/O，作好提货准备。b)与清关代理进行单据交接 合同部负责将 D/O、商业发票、装箱清单、马来西亚驻华使馆认证的原产地证明交付清关公司，清关公司负责具体办理清关的相应手续。c)货物核对清点 清关代理办理清关手续的同时，合同部将根据国内发送的货物发运明细资料进行货物的大致清点和核对工作。检查集装箱箱封是否完好，清点散货件数是否与清单一致，散货是否存在破损或残缺情况。如有，及时进行现场取证，通知查勘代理查勘定损。d)清关完成，准备运输 清关工作完成后，支付清关公司相关费用。清关完成之后马公司提前通知相关运输公司，准备运输车辆进场装车。并将此批货物发运明细表、详细装箱清单、运输信息、预计到货时间通知工地现场，做好接货及仓储准备。4.8.3 现场接收 本部分工作由各项目部完成，马公司合同部沟通并监管。a)接收信息 项目部收到合同部通知的货物详细装箱清单以及内陆发运信息之后，应做好相关工作准备，选派专人负责货物的卸车，清点及仓储工作。并视工作量情况，应马公司要求或自行确定是否增派人员协助办理港口清关及运输工作。b)物资抵达工地，工地进行验收、卸货、清点、仓储 货物到达工地之后，工地应该立即组织相关人员和设备进行卸车，并且检查集装箱箱封有无损坏，散货设备有无在运输途中出现丢失和破损情况，同时比照来自马公司的此批货物的详细清单对货物进行清点。检查如工地在验收期间发现物资丢失、破损等情况，应拍照取证并在接收报告单中详细注明，且由验收人和承运人签字，便于与承运公司交涉时提供证据。马来西亚公司工作指导书 4-18 c)项目部出具物资接收报告 货物完整接收之后，项目部应立即给合同部发送物资接收报告，作为此批货物顺利完成运输工作的依据。4.9 记录 a)水电集团公司项目备案表；b)报工程承包商会：对外承包工程项目投（议）标申请登记表；c)报机电商会：成套设备和大型单机出口及境外工业项目投（议）标项目申请表；d)报商务部：1.申请报告；2.项目许可审批表；e)发改委：投资项目备案申请表；f)报中国银行：1.要求出具授信证明申请书；2.要求开具保函申请书；g)授权书审批表；h)授权书；i)投资保险申请保单；j)投资项目的融资意向申请表；k)法律法规及其他要求清单；l)环境、职业健康安全管理制度和应急预案；m)满意度调查表；n)重要环境因素清单；o)环境因素识别表；p)危险源综合表；q)重大危险源清单；r)劳务分包商名录；s)合格设计供方名单。5 受控文件清单 5.1 质量、环境和职业健康安全管理体系文件 a)Q/SHL.101-2010中国水电建设股份有限公司海外业务质量、环境和职业健康安全管理体系手册；b)程序文件 Q/SHL.201-2010文件控制程序；Q/SHL.202-2010记录控制程序；Q/SHL.203-2010项目投（议）标控制程序；马来西亚公司工作指导书 4-19 Q/SHL.204-2010目标、指标和管理方案控制程序；Q/SHL.205-2010人力资源管理和培训控制程序；Q/SHL.206-2010设备物资采购控制程序；Q/SHL.207-2010物资管理程序；Q/SHL.208-2010设备管理程序；Q/SHL.209-2010顾客财产控制程序；Q/SHL.210-2010标识和可追溯性控制程序；Q/SHL.211-2010产品的监视和测量控制程序；Q/SHL.212-2010监视和测量设备控制程序；Q/SHL.213-2010工程施工合同管理程序；Q/SHL.214-2010分包管理程序；Q/SHL.215-2010设计和开发控制程序；Q/SHL.216-2010产品实现过程控制程序；Q/SHL.217-2010环境因素识别、评价和控制程序；Q/SHL.218-2010危险源辨识、风险评价和控制程序；Q/SHL.219-2010环境和职业健康安全运行控制程序；Q/SHL.220-2010环境和职业健康安全绩效监测控制程序；Q/SHL.221-2010法律法规和其他要求及合规性评价控制程序；Q/SHL.222-2010应急准备和响应控制程序；Q/SHL.223-2010不合格控制程序；Q/SHL.224-2010信息沟通控制程序；Q/SHL.225-2010顾客满意度测量控制程序；Q/SHL.226-2010数据分析控制程序；Q/SHL.227-2010内部审核控制程序；Q/SHL.228-2010管理评审控制程序；Q/SHL.229-2010纠正和预防措施控制程序；Q/SHL.230-2010海外业务安全生产责任制管理程序。5.2 公司内部支持性管理文件 公司的规章制度、管理办法、公司下发重要文件、主管部门和行业管理部门对公司工作有指导和约束的来往函件：a)中水电（2005）12 号 中国水利水电建设集团国际工程有限公司工作规则；马来西亚公司工作指导书 4-20 b)中水电（2006）4 号 中国水利水电建设国际公司投资项目评审暂行办法；c)中水电国际投（2007）1 号 中国水电建设集团国际工程有限公司国际投资项目评审暂行办法；d)中水电国际人（2007）16 号 中国水电建设集团国际工程有限公司基础工资管理办法；e)中水电外（2007）47 号 中国水利水电建设集团公司国际经营工作管理办法；f)中水电外（2007）49 号 中国水利水电建设集团公司国外在建工程项目管理办法（暂行）；g)中国水电国际财（2007）8 号 中国水电建设集团国际工程有限公司费用报销管理暂行规定；h)中国水电国际经（2007）7 号 关于任命季晓勇同志为国际公司管理者代表等相关事宜的通知；i)中水电（2009）151 号 关于印发 中国水利水电建设集团公司国外工程项目投标标前协议管理办法的通知；j)中水电（2009）152 号 关于印发 中国水利水电建设集团公司国外工程内部委托施工协议管理办法的通知；k)中水电（2010）2 号 关于印发 中国水利水电建设集团公司境外企业及工程项目审计办法的通知；l)中水电（2010）3 号 关于印发中国水利水电建设集团公司国外非投资项目投(议)标方案评审实施细则的通知；m)中水电（2010）4 号 关于印发 中国水利水电建设集团公司国际业务会计核算办法的通知；n)中水电（2010）5 号 关于印发 中国水利水电建设集团公司国际业务资金管理办法的通知；o)中水电（2010）6 号 关于印发 中国水利水电建设集团公司国际业务财务管理办法的通知；p)中水电（2010）12 号 关于印发 中国水利水电建设集团公司境外机构负责人回国述职管理办法的通知；q)中水电（2010）14 号 关于印发 中国水利水电建设集团公司国外项目统计管理规定的通知；r)中水电外（2010）1 号 关于进一步明确各子公司从事其他中资企业境外投资项目马来西亚公司工作指导书 4-21 工程承包业务统筹协调事项的通知；s)中国水电国际总(2010)1 号 关于转发 中国水利水电建设集团公司开展工程建设领域突出问题专项治理工作方案的通知；t)中国水电国际总(2010)8 号 关于转发 中国水利水电建设股份有限公司印章管理办法的通知；u)中国水电国际经(2010)7 号 关于印发 海外区域业务总部经营业绩考核管理暂行办法的通知。5.3 外来文件 国际法律、法规、部委的规范、标准和必要参考资料及顾客提供的技术文件 a)招标文件；b)工程设计资质标准；c)工程建设设计企业质量管理规范；d)工程建设勘察企业质量管理规范；e)建设工程项目管理规范；f)水利水电工程地质勘测规范；g)法国 NF 标准；h)英国 BS 标准；i)美国 ANS 标准；j)马来西亚雇佣法令；k)马来西亚房屋设计规范（英文版）；l)马来西亚市政规范；m)马来西亚人口密度规范。6 记录清单 6.1 文件控制 a)Q/SHL(M).201001 文件阅处单；b)Q/SHL(M).201002 受控文件清单；c)Q/SHL(M).201003 公司文件清单。6.2 记录控制 a)Q/SHL(M).202001 数据库（所有中方驻马来西亚人员详细身份信息）；b)Q/SHL(M).202002 劳务数据库；c)Q/SHL(M).202003 马公司发文登记表；马来西亚公司工作指导书 4-22 d)Q/SHL(M).202004 马公司用印申请单；e)Q/SHL(M).202005 护照取用入库单；f)Q/SHL(M).202006 护照取用出库单；g)Q/SHL(M).202007 公共财产使用登记表；h)Q/SHL(M).202008 台账（工作签办理登记表）；i)Q/SHL(M).202009 商务签办理登记表；j)Q/SHL(M).202010 离境人员登记表；k)Q/SHL(M).202011 入境人员工作准证跟踪记录表；l)Q/SHL(M).202012 工作准证办理批次表；m)Q/SHL(M).202013 工作准证办理批次表；n)Q/SHL(M).202014 入境、离境、工作准证办理费用记录明晰；o)Q/SHL(M).202015 工作准证更新跟踪记录表；p)Q/SHL(M).202016 工作准证延期跟踪记录表；q)Q/SHL(M).202017 各工程局高工资职员分配记录表；r)Q/SHL(M).202018 各工程局劳务合同整理记录单；s)Q/SHL(M).202019 马公司外籍雇员考勤记录表；t)Q/SHL(M).202020 马公司用车记录清单。