新时期如何做好高校档案管理工作_王丽英.pdf

|兰台纵横|2023.2 下兰台内外69摘要：随着现代高等教育事业的快速发展，高校档案管理工作开始进入新时期，这对档案管理工作模式、方法与策略等提出了更高要求，对传统档案管理路径构成了挑战。基于此，本文首先介绍了高校档案管理工作的重要性，多角度论述了高校档案的性质特点。在该基础上，分析探讨了高校档案管理工作现状及存在问题，最后从明确高校档案管理工作的指导思想和原则等方面，提出了做好高校档案管理工作的方法对策。关键词：高校档案管理；价值分析；现状问题；方法对策高校档案是高等院校建设与发展进程中形成的宝贵资料，是体现与反映高等教育事业发展脉络的关键支撑。在高等教育事业发展不断开辟新局面的趋势下，高校理应立足自身实际，创新档案管理工作模式，拓展丰富档案管理价值内涵，为档案管理工作赋予新的时代色彩。1 高校档案管理工作的重要性高校档案客观、真实、全面记录与反映了高等院校教学、科研和管理等活动的整体过程，是整个国家档案资源体系的关键构成内容。在现代高等教育事业突飞猛进的背景下，全面有效做好高校档案管理工作，既是严格执行档案管理法律法规，深入落实档案管理职责任务的内在要求，也是推动高校档案管理工作规范化、标准化、现代化的必由之路。长期以来，各类高等院校高度重视档案管理工作模式的创新，在细化完善档案收集、整合、分类与检索流程等方面进行了诸多有价值探索，逐步建立了符合现代档案管理理念的方法体系，厘清了档案管理工作的关键控制点，成就突出。依托于完善可行的档案管理工作规范，高校可深入挖掘档案资料的内在价值，将档案资料转换为辅助教学、科研和管理等活动高质量实施的重要参考，进而实现其应有价值，实现与高等教育事业发展之间的“同频共振1”。2 高校档案的性质特点分析2.1档案来源的社会性高校档案的形成与来源渠道相对多元化，也正是这种多元化的客观现状决定了高校档案的社会性特点。近年来，我国高等教育事业发展势头迅猛，反映和记录高校教育活动的档案资料种类愈发丰富，教学管理、科学研究与基础设施建设等方面所形成的档案资料更具时代价值，不仅能够服务于高校自身建设与发展，而且还可作为整个社会档案体系的重要内容，服务于整个社会。2.2档案形成的多元性高校档案形成的多元性主要表现在如下两个方面：一是档案形成者的多元性方面，由于高校档案管理涵盖了档案信息收集、整理、保管和开发利用等多个环节，为强化突出档案资料的客观价值，其形成与获得过程均需以特定管理方式为载体。二是档案形式的多元性方面，不同类型的高等院校在办学规模、学科优势与专业建设等方面存在显著差异，其所形成的档案资料千差万别，这直接决定了其客观存在状态的多元性。2.3档案管理的效益性档案资料自身所独有的内在价值是其效益性的重要体现。高校档案管理工作不仅需要将各类型的档案资料进行及时、全面、客观收集，更需要依托于完善的分类管理模式，强化对档案资料内在价值的挖掘，满足高等院校自身发展的客观现实需求。上述过程即实现档案材料本质属性的过程。为提升档案管理效益性，高校应遵循大价值、高效能和低成本的管理策略，注重档案管理体系的宏观约束性，优化统筹安排，为高校管理决策等提供有效信息参考服务2。2.4档案管理的动态性档案资料具有信息资源属性，其形成、管理与利用过程均具有连续化的动态性特征，尤其在高校建设与发展新环境下，更需准确把握其动态性的核心要求，不断补充完善新的档案内容。在档案管理的动态性要求下，高校应结合国家相关政策策略，不断调整完善相关方法举措，有所侧重地组织开展档案管理工作。3 高校档案管理工作现状及存在问题分析3.1档案管理工作思想模糊，认知不足高校档案管理工作需要以清晰明确的工作思想做基础，并建立健全完善可行的档案管理规范体系，为档案管理的每个环节与步骤提供基础依据与参照。纵观当前高校档案管理工作实际，普遍存在着工作思想模糊，工作原则和方法路径不清晰的共性问题，部分高校对档案管理的时代价值认知不清，片面地认为档案管理可有可无，处于所有内部管理活动的末端。追求“大而全”，新时期如何做好高校档案管理工作文/王丽英|兰台纵横|2023.2 下兰台内外70集中管理、统一保存的档案管理良性局面尚未形成。3.2档案管理工作模式单一，效率低下在高等教育事业发展新形势下，档案管理工作同样应与时俱进。实践表明，部分高校档案管理工作的整体水平不一而足，更多情况下停留在档案收集、整理和归档等层面上。且档案管理工作的阶段性与片面性较强，割裂了档案管理各项工作步骤之间的关联，工作被动，整体效率相对低下。在基于价值化的档案信息服务方面，尽管能够提供档案调阅、阅览和外借等服务，但档案利用程序相对复杂，且缺乏对档案价值的深层次挖掘和研究，重藏轻用，多类别档案资源分布不均，档案资料的应有价值无法得到全面实现3。3.3档案管理的现代信息化技术应用不足现代信息化技术的快速发展与实践运用，使传统技术条件下难以达成的档案管理工作目标更具可行性。但部分高校在档案管理工作中的数字化、信息化、智能化程度较低，未能全面有效引入大数据技术等在内的现代科学技术方法，档案资料的保存形式依然以纸质载体为主，电子化处理远远不足。由于信息化技术应用滞后，档案数据资源的交互共享水平远远不足。3.4档案管理人员结构欠合理，专业水平低档案管理人员是执行档案管理政策规定，落实档案管理目标责任要求的直接实施者，其专业素养的高低与档案管理综合实效密切相关。从现状来看，高校在档案管理人员配置方面的不足相对明显，人员结构欠合理。熟练掌握档案管理基础理论，精通档案管理信息技术的复合型人才匮乏，专业化水平较低。部分档案管理人员接受新知识和新技能的主动性不足，责任意识、创新意识与质量意识淡化，跟不上时代发展潮流，难以编研档案文化产品，束缚着档案管理内在活力的释放。此外，人员稳定性差，流动频繁，无法充分保证档案管理工作的持续性。4 新时期做好高校档案管理工作的方法对策探讨4.1明确高校档案管理工作的指导思想和原则全面把握做好档案管理工作对高等院校建设与发展的现实意义，宏观审视档案管理工作在现代高等教育事业中的关键地位，突破僵化固化档案管理机制的束缚与桎梏，以清晰明确的工作指导思想和原则为档案管理工作提供基础支撑。树立与时俱进的档案管理工作理念，用发展的眼光看待档案管理工作的未来发展趋向，激发档案管理工作的原生动力，拓宽视野，开放思路，迎合新时期高等教育事业发展带来的挑战。围绕档案管理的实用性、时效性和服务性等原则要求，多维度挖掘与整合潜在的档案信息资源，以开发促利用，以利用助开发，为高校教育教学、科学研究及基础设施建设等创造有利条件。注重对含金量高、应用性强的档案资料的重点管理，在海量的档案信息中提取有价值信息，深度衔接档案资源的收集、鉴定、归类、开发、统计和编研等。4.2丰富档案管理工作方式，提升管理效率在高等教育深化改革、教育结构持续优化的背景下，高校档案管理工作同样应不断总结与创新，以丰富化、多元化、创新化的工作方式，满足高标准、高要求的档案管理工作需求。首先，应推动档案实体管理向人力资本管理方向转变，构建行之有效的闭环工作机制，不断激发与释放档案管理中的内在潜力，将硬性管理与软性管理予以有机结合，实现档案管理优化创新的发展效果。其次，应推动档案管理从局部管理向全面管理转变，将档案管理纳入高校内部战略体系之中，将单一化的档案管理资源要素进行统筹整合，并探索实现与教学活动管理、新闻宣传活动、科研活动之间的无缝衔接，构造形成全面化的管理网络。再次，应推动单一化服务向多元化服务方向转变，为高校师生提供高效的档案咨询服务、展示服务、主动服务和定向服务等，为档案服务对象创设良好环境4。4.3引入信息化技术，推进档案资源数字化建设搭建基于信息化技术的档案管理信息系统平台，将相对分散的档案信息资源进行集中统一管理，利用图像扫描等技术方法，有序促进纸质载体档案向电子载体档案转换，降低档案资料的保存难度。加快推进档案资源数字化建设进程，将大数据技术、软件技术与智能化技术等引入档案管理实践之中，利用科学技术手段整合档案资源，在档案管理模式、方法、工具等方面实现优化和升级。以信息化技术为依托，在档案管理信息系统和高校办公系统之间进行端口关联，密切衔接各功能模块关系，为拓展提升档案信息资源的应用路径创造良好基础条件，按照既定规则，在特定范围内实现档案信息资源互联共享。做好以电子文件为主的数字化档案收集，建立数字化档案数据库，增加信息化管理深度，实现档案资料的智慧化管理。4.4加强人力资源投入，提升专业化水平定期组织档案管理人员参加专项培训与学习，由|兰台纵横|2023.2 下兰台内外71业内专业人士为其讲解新形势下高校档案管理所承担的新任务与新要求，引导其拓展丰富档案管理行业的专业理论知识，以全面适应新形势下档案管理工作新要求。配置专职档案管理人员，明确档案管理工作岗位职责，提升档案管理人员实操技能，锻造其更加鲜明的档案意识，促其以更加娴熟的工作技能收集、整合与管理档案资料。按照规范化、科学化的档案管理要求，强化对档案管理岗位人员的绩效考核，深入挖掘其潜能，真正打造一支政治素养合格、业务技术精良、作风过硬的专业化档案管理人才队伍。完善档案管理队伍治理结构，通过按需设岗、轮岗换岗、双向择优等方式，优化人员配置，完善人才结构，激发其工作激情，对工作突出、表现优异的档案管理人员予以褒奖。4.5完善档案编研，拓宽档案价值利用渠道一方面，应紧扣高等院校发展需求，制定详细可行的档案编研长远规划，将部分编研与整体编研相结合、将单一编研与多元编研相结合、将短期编研与长期编研相结合，并注重编研成本与效益，实现高校档案材料经济效益与社会效益的互动衔接。另一方面，应注重凸显高校自身特色，以成果化与精品化的导向要求，通过信息图录、信息手册、媒体视频等形式展现高校档案编研成果，提升高校自身知名度和社会影响力。深化与主流宣传媒体单位之间的衔接合作，面向社会广泛宣传档案编研成果，将时代主旋律融入其中，实现档案资料的现实价值。提升编研质量，丰富编研形式，加强对二、三次文献的重点编研，保障高校信息情报获取的需要。4.6以协同治理视角衔接档案管理流程，唤起“学校记忆”在现代高校档案管理中，协同治理理论的价值极为突出，其可通过细化分解工作职责等方式，构建形成强大的档案管理工作合力，推动档案管理工作高质量发展。对此，应明确高校内部各部门、各院系的档案管理职责，从整体角度优化档案收集流程，将更多具有深刻发展价值和历史留存意义的档案进行优化归档，有效跨越档案管理在时间和空间等层面的限制。与档案形成者保持协同，将高校内部活动中形成的重要文件、重要事项资料、教学科研档案等进行动态化收集，建立优化进馆程序，做到应收尽收；与档案整理者保持协同，优化比对分析档案资料价值，按照科学化的档案信息资源分类整理方法，做到主动获取档案资源，及时查缺补漏；与档案利用者保持协同，以信息化的方式为档案利用者精准推送档案资源。4.7优化检验改进，做好档案管理质量评价与提升质量检验是改进提升高校档案管理工作水平的重要方式，是检验档案管理制度设计、过程控制与效果状态的必然过程。对此，应选择具有代表性的评价指标，对档案管理的阶段性成效进行分类评价，以此查找档案管理中的短板与缺陷，进而对后续档案管理方法举措进行改进。针对高校档案文件种类繁杂的客观特点，搭建档案管理质量评价体系，设立档案管理质量评价专责机构，确保档案管理质量评价的权威性。细化档案管理质量评价评分标准，将领导重视、归档文件整理、归档文件质量、档案移交等作为评分依据，全面客观体现档案管理工作的阶段性成效。细化档案管理质量评价维度，注重对一级评价指标的分解，拓展二级评价指标的覆盖范围，充分关注用户利用需求，形成动态化、持续化的档案管理质量控制体系5。综上所述，受档案管理模式、机制与方法等要素影响，当前高校档案管理工作实践中依然存在诸多短板，束缚着高校档案整体价值的优化提升。因此，高校应立足自身实际，摒弃传统陈旧档案管理模式的制约，建立健全完善而系统的档案管理工作规范体系，积极有效引入现代化的档案管理载体工具，优化整合档案管理各步骤与各环节的衔接关系，为全面优化提升档案管理工作实效性奠定基础，为辅助现代高等教育事业高质量发展贡献力量。参考文献1李春强.智慧校园建设背景下高校档案管理数字化的路径J.兰台内外,2022(18):47-49.2梁作华,赵志杰.基于“三全育人”视域下高校档案管理育人路径研究J.科教导刊-电子版（上旬）,2022(1):96-97.3杨晓晶.浅议电子档案管理在高校档案管理中的创新应用J.办公室业务,2021(9):136-137.4李贝.区块链技术在高校档案管理中的应用优势与路径J.信息记录材料,2022,23(4):139-141.5岳蓓.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化J.中国新通信,2022,24(14):37-39.作者简介：王丽英，莆田学院档案室副研究馆员，研究方向：档案管理。