声像档案长期保存中的风险识别与评估_李冰.pdf

理 论 探 讨48档案管理2/2023总第261期1 引言随着信息时代的到来，声像档案数量级呈指数级增长。而大量早期的声像档案受到特殊载体和恶劣保存环境的影响，正在加速地老化。与此同时，由于缺乏读取设备、技术过时和载体老化等，使很多档案信息不能及时得到复制和迁移，从而最终导致声像档案面临着无法获取并永久遗失珍贵数据的风险。杨立社1结合某音乐院校馆藏实际，从馆藏环境、载体材质、人为损坏、播放设备、版本和数量限制等方面概括了音像文献在馆藏中面临的风险问题，但涵盖范围不够全面；张美芳、刘江霞2从载体、读取设备、信息质量堪忧等方面定性地分析了声像档案在数字化抢救过程中可能面临的问题，但缺乏定量分析。因此，基于调查研究与定量的风险评估方法对声像档案长期保存中的风险进行全面、细致分析，在正确认识各类风险的基础上，尽量避免声像档案风险事故的发生，减小损失，为解决当前声像档案保管工作中的实际问题提供参考。2 声像档案的风险识别本文对档案馆、图书馆、音像资料馆等22家单位进行了问卷调查，已涵盖调查对象的不同种类和范围，并结合相关风险评估方法对其进行分类识别。2.1 声像档案抢救与保护风险识别的方法。加拿大学者Robert Waller提出的“文化遗产风险分析模型”（Cultural Property Risk Analysis Model，简称CPRAM），对声像档案长期保存中的风险进行识别。该模型中将文化遗产面临的风险归类为以下十种：“物理外力、水、罪犯、害虫、污染物、光和辐射、温度和相对湿度不适宜、火、管理疏忽”。3声像档案作为一类具有特殊载体的文化遗产，一定范围上适用于以上风险分类方式。同时，针对声像档案特性，在进行风险识别时基于CPRAM进行一定调整。2.2 声像档案抢救性保护风险类型的确定。借助CPRAM模型，基于图书馆、声像档案馆等声像档案抢救性保护的实际情况，将风险类型进行划分，结果见表1。表1 声像档案抢救与保护中的风险类型2.2.1 突发事件。“地震、火灾、泥石流、盗窃等”对应“文化遗产风险分析模型”中的“物理外力”“水”“火”“罪犯”等风险。地震、火灾、泥石流、盗窃等具有非常强大的破坏力，突发事件发生，往往会造成库房建筑、装具垮塌、损坏，以及信息丢失等，可能极大改变声像档案保存环境，导致多种风险协同作用，声像档案损坏严重，这类突发事件造成的信息损毁是毁灭性的。2.2.2 保管条件。“外界磁场、电场影响”“温度、湿度、光、有害气体”“霉菌”主要对应“文化遗产风险分析模型”中的“害虫”“污染物”“光和辐射”“温度和相对湿度”等风险。声像档案与纸质文献的载体不同，所需要的保声像档案长期保存中的风险识别与评估*李 冰摘 要：为了解声像档案保存过程中存在的主要困境，借助调查研究与文化遗产风险分析模型（CPRAM），对声像档案在抢救与保护过程中的风险因子进行识别和定量评估，确定各类风险的严重等级，其中“读取设备”“档案数字化”“检查和备份”等三类因子给声像档案长期保存带来的风险属于非常严重程度，今后应有针对性地对上述风险进行规避，尽量延长声像档案的保存寿命。关键词：声像档案；风险识别；风险评估；档案数字化；抢救性保护Abstract:In order to understand the main difficulties in the preservation of audio and visual archives,with the help of research investigation and Cultural Property Risk Analysis Model(CPRAM),we identified and quantitatively assessed the risk factors in the process of rescue and preservation of the audio and visual archives,and determined the severity level of each type of risk,among which three types of factors,such as“reading equipment”,“archival digitization”and“inspection and backup”,bring very serious risks to the long-term preservation of the audio and visual archives,which should be targeted to avoid the above risks in the future,so as to extend the preservation life of the archives as much as possible.Keywords:Audio and video archives;Risk identification;Risk assessment;Archives digitization;Rescue conservationDOI:10.15950/ki.1005-9458.2023.02.010档案管理投稿信箱： 理 论 探 讨49档案管理2/2023总第261期管环境条件也不同，其中尤其要考虑到外界磁场、电场对声像档案的影响，当外界电场、磁场较强时，磁带易出现叠状皱纹、退磁、磁化及磁粉脱落，导致信号失落或信噪比降低，磁性载体档案无法读出。4因此，声像档案应具有独立保存空间，且保证库房的温湿度恒定、防尘、防止有害气体、霉菌对声像档案的侵蚀。2.2.3 管理措施。“检查、备份”“数字化”对应“文化遗产风险分析模型”中的“管理疏忽”风险。在管理层面，声像档案与纸质文献也有所区别，由于声像档案载体材料本身的寿命远小于纸张，且其信息类型多样，因此日常对声像档案的检查、抽查、备份、数字化，是保证声像档案信息能够长久保存的重要条件，如若其中某一环节没有做好将直接导致信息损毁，声像档案无法利用。2.2.4 设备。该风险并未直接对应“文化遗产风险分析模型”中的某些风险类型，因为在划分声像档案长期保存中的风险时声像档案与纸质文献的信息读取不同之处在于，对于大多数声像档案，人们无法用肉眼直接观察，必须借助一定的设备。每一种类每一规格的声像档案都需要配备相应的读取设备。5设备对于声像档案来讲是必不可少的，甚至于与其本身几乎同样重要，因为一旦设备老化过时，无法读取信息，也就意味着声像档案本身的信息内容及价值消失了，因此对于声像档案来讲有必要对读取设备风险进行单独分析。3 声像档案长期保存中的风险评估风险评估是根据某一标准将影响各种风险严重程度的因素统一分解为若干风险因子，根据统计数据或工作经验判断某个风险事故危害大小，并根据风险发生的频率和可能造成的后果进行分级赋值，以确定风险的严重程度。风险评估的重要意义在于根据风险等级制定合理的抢救性保护计划，并优先处理易控制且发生频率较高的风险。3.1 声像档案长期保存中风险大小的确定。应用文化遗产风险分析模型CPRAM对声像档案保护过程中的风险进行评估，风险的大小（MR）由下式估计6：MR=FSLVPE （1）其中，MR=风险大小；FS=敏感程度；P=概率；LV=价值损失；E=损毁程度。概率（P）是预计一段时间内该风险发生的概率。理想情况下，对于给定的风险因子，都有与之对应的发生概率和风险严重程度的量的范围。根据调研数据将发生概率分为15个级别，并分别赋值P=0.1，0.3，0.5，0.7，0.9。损毁程度（E）定义了风险的发生对声像档案造成损坏的程度区间。损坏发生的程度是可以根据声像档案收集管理人员的经验加以估计的因素，这对确定风险的大小是最有用的。本文在评估风险发生后对声像档案本身造成的损毁程度时，根据实际风险发生情况以及咨询专家，得出数据，分为15个级别分别赋值E=1，2，3，4，5，加以计算。敏感程度（FS）定义了一个集合中被认为易受特定风险影响的程度。任何风险因子的变化对不同类型或不同保存条件的声像档案造成的影响是不同的。例如，外界磁场、电场对磁性载体的影响大于胶片；而温度、湿度、光的变化相对来说对胶片影响较大。声像档案涉及多种载体类型，此处不进行具体划分，该参数统一赋值为FS=1。价值损失（LV）定义为声像档案预期价值减少的值。可以根据载体形态、形成时间、存世数量、来源、信息内容等指标对声像档案进行划分，以判定其重要程度。声像档案的价值在很大程度上取决于所记录信息的内容，因此在实际评估中需要具体问题具体分析。因研究中未涉及对特定的声像档案内容分析与鉴定，因此将该参数统一赋值为LV=1。本文对声像档案抢救性保护中的风险计算公式简化为：MR=PE （2）其中，P=概率；E=损毁程度。根据简化结果，本文在对声像档案长期保存中的风险大小进行评估时，主要考虑风险发生频率（P）和损毁程度（E）两个因素，结合调研数据的客观评价以及声像档案保护专家长期的经验评分，对各类风险的损毁程度和发生频率进行赋值，并根据公式计算风险大小。结果见表2。表2 声像档案风险发生概率、损毁程度及风险大小3.2 声像档案长期保存中的风险等级。各个风险类型根据风险大小的数值进行递减排列，并划分为三类，分别对应“非常严重”“比较严重”“一般严重”三个等级，最终确定声像档案长期保存与抢救过程中面临具体风险的严重等级。需要注意的是，在计算声像档案保存中的风险时，对于某些风险类别，风险的大小将是两个或多个单独风险的总和，一类风险的总大小为组成风险的简单和。表3 声像档案长期保存中的风险等级分类 理 论 探 讨50档案管理2/2023总第261期3.3 声像档案长期保存中的风险分析3.3.1 读取设备缺失、数字化障碍等风险严重影响声像档案信息再现。声像档案载体种类多样，比如磁带、唱片、胶片、磁盘、光盘等，其信息以模拟化、数字化的形式存在，不同载体种类的声像档案对于读取设备具有专一性，但读取设备的缺失造成了声像档案信息无法再现的严重后果，“我国现保存钢丝录音约1万盘，由于缺少钢丝录音播放设备，大部分单位从未听过录音内容，一半以上的单位从未开展过质量检查、抢救修复、数字化再现等活动”，7这些钢丝录音带有可能面临信息彻底无法读取，最终失去其价值的结果。而即使有播放设备，也会由于设备老化失修，例如电源线路板松动或脱落，功能按键变形，或其他功能失灵等故障而无法使用。声像档案的读取设备缺失、老化、缺乏相应的技术支撑和人员维护给声像档案的长期保存带来了极大的挑战，成为声像档案抢救性保护面临的首要风险。声像档案数字化是当前保护声像档案的最主要途径。同时，相对于普通声像档案载体而言，经过数字化的信息，能够更为方便、快捷地进行信息的开发和利用，实现声像档案的独特价值和最大效益。但目前我国声像档案数字化情况并不乐观，部分声像档案原件在保存中出现串音、噪音、失真、视频信息无法读取等问题，如无开展数字修复，严重影响信息长期保存和利用。此外，数字化后的音视频资料著录不规范、不全面，其信息内容依然无法精准检索和利用，更加无法将声像档案的内容变成真正的资源去开发而获取社会效益，严重影响声像档案信息再现，可见声像档案的数字化进程还有待进一步加强和提升。声像档案在长期保存和利用中，“外界磁场、电场”风险主要分为两种，一种是稳定的、持续的风险，即地球内部存在的天然磁性现象以及大气层中的各种电流体系在地球内部所产生的感应电场是一直存在的，这种相对稳定作用力在长时间持续的作用下会使磁性载体发生磁化、退磁；另一种是波动的、突发的风险，即由于在日常保管和利用过程中环境的突然改变或放置接近磁场、电场源，外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层剩磁退磁或磁化，破坏记录信息，影响读出效果，易产生磁化、消磁现象，最终导致信号失落或信噪比降低，信息质量严重下降。无论哪一种风险，对声像档案的质量的影响都是巨大的，因此，应确保声像档案在移动和利用时的环境控制，防磁、防光以及防止剧烈震动等外力对其损坏。完善并严格按照声像档案检查、备份制度执行，及时发现问题才能避免出现声像档案不能读取的后果。3.3.2 检查、备份工作不及时极大地加速了声像档案的信息丢失。未进行定期检查或检查工作不到位，导致很多声像档案出现问题，如载体变形、粘连、复印效应等、原件在利用时反复磨损，信号失真，粘连、磁粉脱落现象，造成部分信息无法读取，甚至信息内容全部丢失，属于比较严重的风险。但这些现象在外观上很不容易发现，长此以往，很多问题就被忽视，随后问题会不断扩大到无法利用，也无法抢救，甚至会失去其保存价值。如果声像档案能够实现定期检查、不定期抽查，就有机会及时发现上述问题，并对这些风险在影响最小时及时采取措施进行修复和控制，并增加声像档案寿命延长的可能。此外，没有及时进行信息迁移、备份和没有异质异地保存等风险也使声像档案面临非常严重的后果，对于声像档案的保护应该确保至少有一个副本，即使声像档案遇到直接风险时也不会威胁到备份副本，这是实现声像档案价值的重要保障。因此对于声像档案的长期保存而言，管理制度的完善、全面、细致是保障其寿命的重要条件。3.3.3 温、湿度和地震、火灾等风险对声像档案的长久保存造成影响。“温度、湿度、光、有害气体”“霉菌”属于保管环境类型风险，感光材料、化学磁性材料很容易受光、热、潮等因素的影响而发生劣变，此类风险包括黏合剂降解，醋酸综合征和霉菌生长等，8使声像档案出现消磁、串音、复印效应等情况，从而会严重影响到保存声像档案的寿命和质量。应当将声像档案存储在气候受控的环境中，降低长期损坏的风险，从而大大提高介质的预期寿命。“地震、火灾、泥石流、盗窃等”突发事件虽然发生频率相对较小，风险等级评定为一般严重，但是情况一旦发生，也是具有强大破坏力的，甚至可能是毁灭性的。当突发事件发生时，若声像档案保护良好，仅部分信息受损，则通过适当的备份和地理隔离，从异地副本中恢复数字数据将是一个相对可操作的过程。相比之下，如果洪水或大火直接损坏声像档案物理原件，则恢复将是非常困难的，并且损失程度几乎非常严重。因此，在面对这种突发事件风险时，我们首先必须做好库房建设，以期在突发事件发生之时，库房有足够的容灾能力，并且注重库房与声像档案本身的日常管理和维护，完善风险预案，有能力应对各类突发事件，防止进一步损坏声像档案，才能最大程度地保障声像档案安全。4 结语通过对声像档案的风险类型及严重等级进行划分得出“读取设备”“档案数字化”“检查和备份”这三类属于非常严重的风险类型。首先，对读取设备的集中管理、相关维护技术的进一步研究与学习需要引起重视，应当借助当前数字化背景，将设备管理纳入声像档案抢救性保护工作中，更好地保障声像档案的信息再现；其次，声像档案正面临着日渐损毁的严峻局面，如不尽快开展数字化抢救工作，过去收集保管的大量宝贵声像档案最终将会永久消失。此外，在识别声像档案各类风险的基础上，还应加快推动声像档案的抢救性保护与数字化工作，并对各类风险以及数字化进程进行优先处置，合理规划，有序开展抢救工作，从而最大程度地保障声像档案的价值实现。*本文系国家社会科学基金“声像档案抢救复杂性障碍及信息保护机制与对策研究”（项目编号：16BTQ094）的研究成果之一。参考文献：1杨立社.图书馆馆藏音像文献的保护与风险防范J.图书档案管理投稿信箱： 理 论 探 讨51档案管理2/2023总第261期馆界,2011(04):64-66.2张美芳,刘江霞.模拟声像档案抢救与保护主要障碍研究J.档案学通讯,2017(03):67-71.3Waller R.Conservation Risk Assessment:A Strategy of Managing Resources for Preventive ConservationJ.Studies in Conservation,1994(Supp 2):12-16.4刘江霞.模拟音视频档案数字化质量控制研究J.档案学研究,2018(01):101-106.5王新菲.我国声像档案抢救性保护研究D.中国人民大学,2014.（上接47页）au/sites/default/files/2019-09/Digital-Continuity-2020-Policy.43National Archives of Australia.Data and Digital Strategic Direction 2022-2025EB/OL.(2022)2022-04-24.https:/www.naa.gov.au/sites/default/files/2021-12/data-and-digital-strategic-direction-2022-2025.pdf.44肖鹏,赵庆香,卢心怡,张衍.国外国家级档案事业战略规划及其对我国“十四五”时期档案事业高质量发展的启示J.档案与建设,2021(10):10-14.45广州市人民代表大会常务委员会.广州市第十六届人民代表大会常务委员会公告(第1号)EB/OL.(2022-04-06)2022-04-24.https:/ 21-10-18)2022-04-27.http:/ 全面推进上海档案事业数字化转型N.中国档案报,2021-05-3(03)54林秋燕.数位时代下档案管理的挑战与机会EB/OL.2022-04-24.https:/www.Archives.gov.tw/UserFiles/file/%E5%B0%88%E9%A1%8C%E6%BC%94%E8%AC%9B-%E6%95%B8%E4%BD%8D%E6%99%82%E4%BB%A3%E4%B8%8B%E6%AA%94%E6%A1%88%E7%AE%A1%E7%90%86%E7%9A%84%E6%8C%91%E6%88%B0%E8%88%87%E6%A9%9F%E6%9C%83.pdf.55丁德胜.奋进“十四五”:机关档案工作的十大重点任务J.中国档案,2021(08):32-33.56寇京.英国档案数字化战略的形成及其特点分析J.北京档案,2018(06):44-47.57邢变变,李欣钰.强基赋能助力:“十四五”时期档案工作数字转型的实现路径研究J.档案管理,2022(02):33-36.58邱永芳.浙江长兴:全方位打造档案工作服务基层治理新模式N.中国档案报,2021-11-01(01)59国家档案局.东港瑞云数据技术有限公司通过企业电子文件归档和电子档案管理试点验收EB/OL.(2021-02-07)2022-04-27.https:/ 谢鹏鑫，档案学硕士研究生；2.山东大学历史文化学院 谭必勇，博士，教授，博士生导师 来稿日期：2022-12-20)6Pinheiro A C,Macedo M F.Risk assessment:A comparative study of archive storage roomsJ.Journal of Cultural Heritage,2009,10(03):428-434.7张美芳.音像档案抢救与保护的研究J.档案学研究,2015(03):96-100.8刘季晨,张宏.数字化在传统声像档案中的应用J.档案管理,2012(03):90.(作者单位：中国人民大学信息资源管理学院 李冰，博士，讲师 来稿日期：2022-12-05)