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行政后勤管理制度

编制: 标准化管理委员会
审核:
批准:

10月

目录

1 目标 3
2 适用范围 3
3 内容 3
4 相关文件与表单 9

行政后勤管理制度
1 目标
1.1 为规范公司的行政后勤管理体系, 特拟定本管理制度。
2 适用范围
2.1 本制度适用于全公司所有员工。
3 内容
3.1 作息时间管理
3.1.1 公司作息时间详见下表:
项目
时间
备注
上午班
8: 30－12: 00

午餐
12: 00－13: 30

下午班
13: 30－17: 30

3.1.2 公司作息时间根据季节变化会做出相应调整, 调整以后由行政部通知全体伙伴, 望各位伙伴严格遵守。
3.2 考勤管理
3.2.1 职员上班和下班时须各签到一次。因故未能正常签到的, 须申明原因并经部门负责人确认后报行政部备案, 否则, 按旷工处理。
3.2.2 请假、 外出培训、 考察或出差, 必须提前填写《请假审批表》或《出差审批表》, 按规定程序报批并办妥工作交接手续, 同时交行政部备案后方可离岗。
3.2.3 职员不得要求她人代为签到, 或替她人签到。每发现一次, 对替人签到者和要求她人代为签到者, 各罚款50元, 通报批评。
3.2.4 公司级会议、 培训、 集体活动考勤罚则: 迟到或早退依照公司员工手册进行处罚。
3.2.5 公司关于视为旷工行为的规定依照员工手册标准。
3.2.6 公司对于旷工的处理: 参照公司员工手册进行处罚。
3.3 假期管理
3.3.1 休假及相关待遇
3.3.1.1 休假的一般程序如下:
3.3.1.1.1 休假出示请假条, 需部门负责人、 公司行政部批准, 报总经理办公室后方可休假。
3.3.1.1.2 一次休假三个工作日以下的, 需提前两天申报。一次休假在3个工作日( 含) 以上的, 需提前五天申报。
3.3.1.2 正式休假、 出差、 外出考察、 外出培训前须知会全体员工。
3.3.2 婚假以及相关待遇
3.3.2.1 依法履行正式结婚登记手续的职员, 可一次性享受婚假7天。如符合男25周岁、 女23周岁以上初婚的晚婚条件, 另加3天假期, 一共10天。婚假应在结婚登记之日起5个月内取完假。办理休假手续时, 需向总经理办公室出示结婚证登记备案。
3.3.3 丧假以及相关待遇
3.3.3.1 直系亲属( 包括父母、 配偶、 子女、 配偶之父母) 死亡的职员, 可取丧假3天, 如职员家在外地者, 觉3天时间不能返回, 须向公司另外请假。
3.3.4 职员按本章规定申请假期的, 应按本章规定填写《请假审批表》。
3.3.5 除请假以外, 出差、 婚假及丧假均为带薪休假。
3.4 职员个人通讯管理
3.4.1 职员入职后, 应将个人通讯号码及紧急联络家庭或宿舍电话号码行政部备案。
3.4.2 申报报销手机通讯费的职员, 必须及时公布手机号码, 并保证每天( 包括节假日) 8: 00-22: 00处于开机状态。
3.4.3 职员在执行公司特别任务期间, 须保证每天24小时处于开机状态。
3.4.4 行政部办公室负责每月抽查职员开机状况。如发现职员在一个月内有三次或三次以上联系不上者, 取消该职员当月通讯费报销资格。
3.5 图书管理
3.5.1 图书的购买
3.5.1.1 购买前将图书类型、 数量、 价格报行政部负责人批准后方可购买。
3.5.1.2 购买图书后必须到公司行政部登记, 然后交申购部门使用, 使用完毕后必须归还行政部。
3.5.1.3 未经公司行政部登记的图书, 财务部不予报销购书费用。
3.5.2 图书的登记
3.5.2.1 建立公司书库, 由行政部担任公司图书管理员, 负责图书登记。
3.5.2.2 图书登记内容应包括购买日期、 书名、 编号、 价格、 保管部门、 保管人等六项。
3.5.3 图书的借阅
3.5.3.1 借阅图书者必须向行政部办理借阅手续后才能借书。
3.5.3.2 借书者须妥善保管图书, 如有污损或丢失, 按原价赔偿。
3.6 办公管理
3.6.1 职员上班时间应佩带好工作牌。
3.6.2 办公时间内应保持饱满的精神状态, 微笑面对同事及任何来访者, 使用敬语, 维护良好的公司形象。
3.6.3 保持办公台面整洁, 办公文具、 纸张等用品应摆放整齐。工作位隔板上不得张贴, 离开办公位应及时将座椅归位。
3.6.4 接电话时先说”您好”, 再报出公司名称。接听电话应简单明了, 尽量小声, 以免影响其它同事办公。
3.6.5 如部门同事不在办公位, 应及时接听其电话, 待同事返回时告之。
3.6.6 接待来访、 业务洽谈应在指定区域或会议室, 避免影响她人办公。来宾一般不得进入办公区, 如确因工作需要, 应由相关部门人员带入。
3.6.7 办公时间应坚守工作岗位, 暂时离开时应知会同事或上级领导。
3.6.8 办公区域内不准大声喧哗、 聊天, 禁止吸烟、 就餐、 吃零食。
3.6.9 上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的网站、 书籍。
3.6.10 职员下班离开公司前应关闭电脑主机和显示屏电源。
3.6.11 行政部将每月定期进行全面检查与不定期的抽查, 任何形式的批评都将会影响到部门负责人和其本人的绩效考核成绩。
3.7 会议管理
3.7.1 公司规定每周一上午9: 30分为公司每周例会; 每月月初召开公司上月总结及本月规划会议。
3.7.2 会议组织者应在会议前准备好会议相关资料。
3.7.3 参加会议应准时, 因故不能按时到达应事先向会议组织者请假, 参加公司级会议未请假迟到者将被处以罚款。
3.8 办公用品管理
3.8.1 所有办公用品及设备( 含电脑、 复印机、 打印机耗材等) 均由行政部统一采购。
3.8.2 办公用品领用程序
3.8.2.1 各部门需指定一人负责本部门办公用品领用, 领用时填写《办公用品请购单》;
3.8.2.2 开大型会议或举办活动需申请办公用品, 由会议或活动负责人填写《办公用品请购单》, 并提前一天通知办公用品管理员进行准备;
3.8.2.3 如有新职员加入, 待新职员到公司报到后, 在行政部领取统一标准的办公用品, 并在《新职员办公用品领用表》中签字确认。
3.8.3 办公用品的保管: 办公用品领用后, 由领用人妥善保管。计算器、 订书机、 笔筒等耐用品, 原则上遗失不补。如领用人因工作调动或辞职等原因离开公司, 须归还办公用品管理员处。
3.8.4 申购电脑、 打印机、 复印机、 扫描仪、 数码相机、 文件柜等固定资产填写《固定资产购置申请表》。
3.8.5 办公用品的申领, 应结合实际需要, 慎重申领, 节约使用。
3.9 资产管理
3.9.1 固定资产的管理
3.9.1.1 行政部办公室负责对公司及项目部资产的实物管理, 负责对公司电脑类资产进行专项管理, 须对电脑类资产的购进、 配置、 使用、 维修及报废等进行全面的登记和管理。
3.9.2 资产登记的要求:
3.9.2.1 分别做好固定资产、 低值易耗品的登记, 登记的格式可参考《固定资产盘点表》。
3.9.2.2 为方便公司资产的统计, 各部门统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记。
3.9.3 资产管理指引:
3.9.3.1 资产的购置、 调拨、 转让、 报废等均须按程序审批, 未经批准, 不能办理相关手续。
3.9.3.2 资产管理需统一, 并在资产上粘贴标识, 确定资产责任人, 确保资产的合理使用及管理。
3.9.3.3 未经公司同意, 不得将资产外借和供无关人员使用。
3.9.3.4 资产的使用部门和使用人须合理使用设备, 严格按规程操作, 并注意设备维护、 保养。由于使用、 保管不善造成的遗失和损毁, 责任人按资产价格或资产管理部门的评估价值赔偿公司损失。
3.9.4 资产购置、 调拔、 转让、 报废的审批权限和审批程序:
3.9.4.1 资产购置: 有关部门提出申请, 填制《固定资产购置申请表》并按规定申报流程和审批权限获批后, 方可进行资产的购置。
3.9.4.2 资产转让、 报废: 有关部门提出申请, 填制《固定资产报废申请表》, 并按规定申报流程和审批权限获批后, 方可进行资产转让和资产残骸的处理。报废资产有残值的, 经资产主管部门估价、 处理后, 回收的资金应及时上缴公司财务管理部。
3.10 印章证照管理
3.10.1 印章管理
3.10.1.1 各类公章必须指定专人负责和保管。公章不得随意存放, 任意使用。
3.10.1.2 需盖公章的部门或个人须说明盖章的目的、 用途、 范围, 填写《发文审批表》, 经领导批准后, 方可盖章并填写《公章使用登记表》。
3.10.1.3 各部门新刻或改制印章, 须报公司总经理批准后方可办理, 并由行政部登记备案。
3.10.1.4 印章如遇丢失、 损坏或被盗时, 应及时向公司总经理汇报并予以备案, 并及时办理补刻手续。
3.10.2 公司公章
3.10.2.1 因工作需要以公司名义对外发文、 上报材料或有关资料需盖公司公章的, 须说明用途、 范围, 经有关用章审批人批准后方能加盖公司公章;
3.10.2.2 凡因特殊原因需借公章外出公干, 须书面申请说明用途和特殊原因, 并经用章批准人同意方可借出; 归还公章时, 须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查; 凡发现借用公章加盖其它文件或空白纸张或因此而发生问题, 将严肃追究借用人的责任;
3.10.2.3 公章保管人外出时, 应将公章交给行政部指定的临时代管人保管, 不得擅自交给她人代管代用。
3.10.3 公司公章、 部门印章使用审批规定
3.10.3.1 以公司名义张贴、 外发( 公司以外) 的各类文件需加盖公司印章。
3.10.3.2 以部门名义张贴、 外发( 公司以外) 的各类文件需加盖部门印章。
3.10.3.3 各部门应指定专人对部门印章进行保管。
3.10.4 各类证照的管理
3.10.4.1 各部门在取得各类证照时, 应同意交行政部进行存档管理, 并登记在《证照登记表》上。
3.10.4.2 如需使用各类证照, 使用人需经总经理办公室负责人同意后, 方可使用。
3.10.5 印章使用审批规定
3.10.5.1 印章的审批使用应由总经理签字后方可使用。任何个人和负责人严禁私自使用印章, 一经发现公司将从严从重处理。因私自使用公章为公司造成重大损失的, 公司将追究其法律责任和损失赔偿, 并给予辞退处理。
3.11 名片管理
3.11.1 新职员入职后即可申请印制名片, 逐项按名片标准格式填写后发至人事部门, 人事部门批准后发至行政部, 即可办理。
3.11.2 职员名片标准: 公司统一模板+部门+公司号+手机+邮箱地址; 主管以上人员名片标准: 公司统一模板+部门+职位+公司号+手机+邮箱地址。
3.11.3 未经公司任命的职位不得印制在名片上, 所有申请了手机报销的必须将手机号印制在名片了。
3.11.4 学位、 职称等若因工作需要在名片上印制, 须经总经理办公室验证同意后方可印制。
4 相关文件与表单
4.1 《请假审批表》;
4.2 《出差审批表》;
4.3 《办公用品请购单》;
4.4 《新职员办公用品领用表》;
4.5 《固定资产购置申请表》;
4.6 《固定资产盘点表》;
4.7 《固定资产报废申请表》;
4.8 《公章使用登记表》;
4.9 《发文审批表》;
4.10 《证照登记表》。