批发企业商品管理制度.doc

*商贸有限公司存货管理办法为加强公司存货的监管，规范存货的入库、出库管理及单据传递程序，保证公司存货的安全、完整，提高工作效率，结合公司情况,制定本办法：第一条 一般性规定一、本办法所称存货包括正常商品、赠品、促销品等。二、本办法涉及单据包括外来单据,自制单据,各种报表，汇总表等.三、出入库单据及报表需由制单人、收（发）货人、复核人、部门主管等相关人员审核,签字确认。信息管理员应严格执行价格及政策调整方案，原则上不接受口头及电话通知。四、物流中心人员按存货的性质、品类、规格型号、生产日期及码放要求等分区码放，根据出库频率合理安排商品摆放位置.依据商品品类制作进销存卡片，理货员根据入出库顺序逐笔序时登记。出库遵循“先进先出的原则，避免造成商品临期甚至过期。第二条订单管理订单分采购订单和销售订单两种。1. 采购订单管理采购部依据销售订单结合存货库存量编制采购订单，采购订单必须明确包括商品名称、编码、规格型号、级别、质量要求、单位、数量、价格等内容。采购订单根据要求编制完毕经采购部经理审核，提交采购副总审批，订单确定后不得随意变更.采购人员凭审批手续齐全的采购订单，与相关供应商进行采购交易谈判，将相关条款明确后签订购销合同，购销合同应按照合同法的规定将主要条款如：品名、规格、质量标准、数量、单价、总金额、交付地点、验收依据、违约责任、付款账期、运费结算等内容填写齐全.合同留存两份，一份存采购部、一份存财务部。2.销售订单:区域经理或业务员根据客户要货计划汇总销售订单,物流配送中心依据销售订单制作销售单，实物负责人按销售单发出商品。第三条 存货入库管理 货物到达后首先由质检员检验货物质量，检验合格后接收人员根据发票、对方出库单（或销售清单）等单据与采购合同或采购订单及实物进行核对,检查接收商品的品种、数量、规格等是否相符，核对时作好记录。核对无误后,由信息管理员填制商品入库单，打印后由相关人员签字。入库单一式三联，第一联连同发票、对方出库单、验收记录等交财务入帐；第二联交供货商,第三联收货人留存用于登记进销存卡和商品明细帐。验收过程中,如有数量、质量、型号规格不符及毁损等情况要查明原因。数量、规格、型号等不符的，由采购部及时与供货商联系，根据情况决定退货或接收;属产品质量问题的，由采购部与供货商协商解决.第四条 存货出库管理根据公司业务性质，存货出库分三种情况：一是按订单出库，业务员将客户要货计划整理后按订单出库。信息管理员依据客户（或业务员)要货计划开据销售单.二是无订单出库,根据业务员预估销量从物流中心借货,营业终了业务员当天将商品销售单据整理完毕,按销售情况与信息管理员和财务对帐,核对无误后打印销售单冲减借货，出现问题及时查找原因。三是团购出库,信息管理员根据与团购方达成的协议开据销售单。销售单一式三联，第一联交客户核对商品；第二联连同要货计划交财务部入账；第三联发货人留存用于登记进销存卡和商品明细帐.物流中心发出货物时要认真核对发出产品的品名、规格、型号、包装、数量、赠品、奖品等是否与“销售单”相符。第五条 退货管理因商品质量或其他原因向供应商退货的，依据退货计划制作“采购退货单，工作人员依据“采购退货单装车,“采购退货单与实物核对无误后第一联随货同行,第二联交财务，第三联物流中心留存记帐.客户退货的，由信息管理员制作“销售退货单”，随货赠品、奖品等需在同一退货单上退回。能分清退货批次的，按该批商品销售价退货;不能分清批次的,按最低销售价或最后一次销售价退货。客户退回的货物原则上不能出现过期、拆零或包装破损等影响销售的情况。第六条 赠品、奖品、促销品等管理供应商提供的赠品、奖品、品尝品、陈列品、促销品等,按正常商品程序单独打单办理入库手续，由制单人在入库单摘要栏上注明存货属性。赠送赠品时信息管理员按销售政策制作“其他出库单”附在相应的“出库单后面,随正常商品一起出库，无“其他出库单”不准单独出库赠品.奖品发放时,由主管区域业务员提出申请,销售经理审核,总经理审批后发放。促销品、陈列品出库由销售经理提出促销计划，总经理审批后出库.赠品、奖品、促销品等一律使用“其他出库单”出库。第七条 盘存管理公司的商品按永续盘存制进行盘点,物流中心至少每月盘点一次。盘点前先做好商品归类,制作盘点地图，标示各类货物位置。盘点结束由仓库填制盘点表，反映盘点货物的名称(编码）、规格、数量等内容，由质量使用保证期的应注明质量使用保证期是否过期.盘点人员、复核人员及物流负责人应在盘点表上签字，以示负责，并及时将盘点表与计算机数据、财务部明细账核对，以反映货物的实际库存数及盘点差异。公司组织人员对物流中心的货物进行不定期抽查盘点，抽查比例不小于总品项的30,以检查货物的真实性，确保账实相符。出现盘盈(盘亏）要认真查找原因，划清责任。无法查清原因的，盘盈按单品进行处罚，盘亏商品由实物负责人负责赔偿,部门负责人负连带赔偿责任。属于正常损耗的，部门负责人填制盘亏或损耗报告单,由实物负责人、部门负责人、监盘人签字，报总经理审批。盘盈（盘亏)或损耗报告单一式二联，第一联交财务部调账；第二联部门记帐。第八条 价格及销售政策管理商品定价、调价、销售政策制定等由采购部主管。新品定价、商品调价、销售政策变动等均需通过书面形式通知物流中心及有关部门.销售政策有赠品的不准按折算后的价格作为销售单价.第九条单据传递管理信息管理员负责有关票据的传递工作。物流中心购销存单据每七天整理移交一次，制作票据移交表,及时报送财务部，双方核对无误后签字确认，月底将当月全部单据整理移交.发生录入单据错误时应在错误单据上注明错误原因,经主管会计批准后制作红冲单（或反方向单据）冲消错误单据，同时制作正确单据将错误单据与红冲单全部联次作为正确单据的附件存档备查.第十条客户信息管理业务员要详细登记客户公司或门店全称，营业执照、税务登记证、组织机构代码证、食品流通许可证等证件号码，办公、营业、仓库等相关地址，法定代表人名称，开户银行及开户银行帐号或银行卡帐号等信息.客户名称确定后不得随意变动，单据上不准出现容易混淆的简称或一户多名，同名的前缀行政区名称、街道或门牌号加以区分。第十一条系统信息管理软件管理系统是会计核算的重要依据，信息管理员是信息管理的第一负责人，货物入库、出库、退货及商品价格调整、新品建档等需由主管领导签字同意后录入计算机，并严格按照规定程序，依据有关流程进行操作。所有单据只能打印一次,单据丢失应及时通过书面形式说明原因，按主管领导审批意见处理。信息管理员是掌握公司商品信息的重要岗位，要做好管理系统的数据维护,不允许私自授权或超越授权操作管理系统。使用管理系统结束后,必须退出操作系统，不得将操作界面停留在计算机上.在计算机上制作的相关采购、销售统计、分析报表等应设置打开密码，确保数据运行的安全，防止信息外泄。各种统计分析数据除财务统计人员、总经理外不得对外提供,其他人员需要数据，需请示财务部门同意，方可查询。第十二条 本制度从二零一四年三月一日开始试行，由财务部负责解释。6