综合办公室岗位职责.docx

一、行政办公室（一）主任：张 建 1、负责日常行政事务管理工作，编制、完善行政管理各项制度及作业流程， 明确责任分工、落实岗位职责;2、负责办公室所属员工绩效考核标准的制定，参与公司的绩效考核工作；3、负责公司全面预算中的行政管理经费编制工作；4、负责与政府部门及协作单位的工作联系与协调沟通工作;5、负责各类会议活动的筹备、组织、安排及保障工作，收集、整理会议资料并归档；6、负责组织起草公司的重要文件材料、总结报告、领导讲稿及发文的审核把关等工作；7、负责督办会议决议及有关重要事项的落实工作；8、负责组织总经理办公会和有关会务,做好会议记录和整理工作；9、负责商务活动的来宾接待工作,做到热情服务，细致周到；10、加强对分子公司综合办公室的指导、检查及考核工作，发现问题、及时纠正；11、负责机要文档、公司档案、印章及证照的管理工作；12、负责公务车辆及驾驶员队伍的管理，做到合理调配，安全运行;13、负责收集整理企业发展历程重要原始资料，组织各类文化活动,编制节假日福利方案，做好企业文化建设工作；14、负责公司授权范围内办公经费、礼品等的控制和审批工作；15、负责与下属企业积极配合，做好党团、工会建设工作；16、负责本部门岗位培训和对员工的绩效考核工作；17、完成上级领导临时交办的各项工作任务。(二）李冬妮：行政文员1、负责公司公文的处理，主要包括公文的草拟、编号、文字编辑、排版、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、收发、登记、归档等工作。 2、负责公司内外部文件的收发、整理、登记、会签、传阅、审批、保管、统计、汇总、利用等工作，并及时将领导批示反馈给有关单位。3、负责公司普通公文（函、介绍信、证明等）的开具、整理、归档等工作.4、负责14家公司所有档案、资料的接收、整理、登记、归档、检索、借阅、移交、销毁等工作。负责制定和完善公司档案管理办法。F：李冬妮表格办公室常用表格文件管理类表格收文登记。doc5、负责将公司重要的档案、资料、证件原件扫描保存电子档案备份,并按公司要求按时将有关电子档案上传至公司档案管理软件。档案管理办法、F：李冬妮企业电子文件 6、负责将具有保存价值的视频、音频及其他电子文件的收集、积累、整理工作，并及时将其刻录为光盘存储归档。7、负责档案的分类、目录的编写和更新工作，做到科学分类，档案摆放整齐，宜于查阅，确保档案的完整性和规范性。8、负责档案的查/借阅、归档工作，做好档案借/查阅时的申请、登记、检查、归档、注销工作,确保档案的安全性和保密性。F：李冬妮表格办公室常用表格文件管理类表格文件借阅登记表 。xlsx9、熟悉掌握档案柜内各类档案的数量、存放位置及保管期限,做好“七防”工作（防尘、防光、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠），确保档案资料的完整性安全性.10、协助其他部门、分子公司档案管理建设工作，对部门及分子公司兼职档案员进行业务指导，同时对分子公司档案管理管理工作进行不定期的（2次/年)指导、检查，确保公司历史档案的完整性和延续性.11、负责公司证照的接收、保管、领用、登记、归档管理工作，按照证件、文件所属公司进行分类、整理、登记、归档、并及时编制、更新目录清单。F:李冬妮表格文件管理上市 文件清单文件清单 金泉。xlsx12、负责13家公司行政印鉴的保管、申请、登记、归还和检查工作，专人专柜保管,认真做好用印申请、用印登记等相关手续。13、负责公司车辆资料保管、收集、登记、归档、更新、目录编制等工作,负责车辆保险到期提醒、购买、报销等工作。F：李冬妮表格车辆车辆资料登记表车辆资料登记清单。xlsx14、负责公司车辆每月油卡账单的下载、登记、录入，行驶里程数的登记、统计；各项费用的整理、统计、录入、核算情况，并将相关数字报办公室主任和分管副总。F：李冬妮表格车辆车辆费用及相关表格车辆月度费用统计核算2015年月度车辆费用核算表.xlsx15、负责公司福利房资料(合同、私章）的收集、整理、查阅、归档、更新等相关工作;16、负责公司福利用品的采购、发放、统计以及有关资料的归档工作； 17、负责每月按时缴纳公司5部固定电话费用的缴纳，负责每季度公司花卉租赁预付款,负责公司水票采购、饮用水预定工作；负责公司外务联系（出入境管理处、秦宇派出所)等;18、负责公司办公用品的采购、入库、台账录入、保管、领用、盘点等相关工作；负责公司6F房卡的采购、制作等工作;负责公司部分办公设施的维修、保养监督工作；19、及时高效完成领导交办的其他工作任务，配合其他部门开展相关工作。(三）张璐娜：投资者关系管理专员兼行政专员董事会秘书工作：1、协助董事会秘书做好对外披露信息及接收信息的中英文翻译工作；2、检查和核对委托给翻译机构所翻译的资料，如招股书、年报、中报、独立技术报告及会计师报告等，并更正缺陷内容；3、负责日常邮件翻译工作,准确传达邮件内容给相关人员；4、对中介机构及投资人发来的尽调资料清单进行制表和责任人分工并及时通知各相关责任人。及时跟进、整理、检查所发来的文件资料，对遗漏内容和问题项进行确认、更改，并上报领导审核；5、负责对所有尽调资料进行分类、汇总和整理；6、负责分类整理及保管各中介机构、投资人、集团境内公司及境外公司及与上市有关的档案资料，并编制文件目录；7、协助董事会秘书协调与安排上市项目、上市前融资等工作，维护与各中介机构与各投资人的关系，及时回复中介机构提出的问题；8、负责集团介绍资料PPT的制作并协助部门主管领导负责企业宣传片的制作，并对上述资料及时更新；9、协助相关部门做好网络、报刊等媒介对本企业的报道等进行收集，并及时反馈给部门领导；10、协助董事会秘书通知各部门及分、子公司完成对内及对外业务中所需配合完成的工作，并进行后期跟踪和协调；11、根据企业与各中介机构签订的合同付款要求，账单核对无误后及时上报领导，安排相关付款；12、境外公司（潼关项目和北东项目）的会计、税务、审计及公司秘书(主要负责公司成立、变更、工商、年检等事宜）等工作.13、负责会议通知、会议所需资料、物品的准备及会议期间的服务工作；14、负责公司库存物品的保管、领用登记和盘点；15、负责办理、登记董事会秘书及综合办公室相关费用(包括办公费、差旅费、招待、车辆）的签字报销; 16、负责董事会秘书及综合办公室资金计划,汇总上月计划完成率；17、负责航班、酒店及领导高铁票的预定，按照要求对机票、住宿费、招待费等进行分类、制表、开票和报销。协助办公室主任安排客人来访的接送及6楼住宿;18、客人来访接待。（四)司机班班长：崔 兵1、督促检查所属驾驶员保持车辆装备的完好，按办公室主任要求，及时安排司机出车；2、车辆装备资料信息统计整理；单车（人）月里程、费用统计；3、根据车载GPS及时监控出行车辆信息,并对司机的违章行为和违反公司制度规定的行为进行记录并处理；4、按照中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，每月组织驾驶员进行一次学习；5、对归来车辆及时进行检查,发现外观或机器运行问题及时查明原因并进行处理;6、合理安排司机调休，并监督其做好值班工作；7、每月对司机进行业务及接待礼仪的相关培训，要求有培训记录；8、每月底前汇总上月车辆加油、修理、司机差旅费信息,报领导审核；9、发现车辆有故障时应立即报告办公室主任，及时审核车辆维修申报单，经核准后，将车送定点修理厂进行维修,并对维修好的车辆进行认定；10、按时办理所有车辆相关证照的申办及年审工作。11、负责管理所有车辆行驶证、钥匙等物品；12、车辆发生事故，负责与保险公司接洽修理及赔付事宜；13、加强对安全生产的学习,每季度参加一次安全生产培训,严格执行集团安全生产管理制度，确保部门及个人不发生安全责任事故;14、及时高效完成领导交办的其他工作任务。配合其他部门开展相关工作;