综合办公室秘书岗位职责样本.doc

岗位说明书
岗位名称
秘书岗
岗位编号

所在部门
综合办公室
岗位定员
1
直接上级
综合办公室主任
岗位工资

直接下级

分析人

所辖人员

分析日期

本职： 负责综合办公室文字、领导时间管理及企业法务工作
职责和工作任务：
职
责
一
职责表述：负责起草、审核企业相关文件
工作时间百分比：25 %
工作
任务
负责起草企业相关文件、材料
频次：1次/周
用时：1小时
负责审核企业相关文件、材料
频次：2次/周
用时：1小时
负责上级来文拟办
频次：2次/日
用时：30分钟
负责督办上级来文及企业办公会会议决定
频次：1次/年
用时：二十四小时
职
责
二
职责表述：负责企业领导时间管理
工作时间百分比：10 %
工作
任务
帮助企业领导做好时间安排
频次：1次/日
用时：30分钟
负责客人预约企业领导
频次：2次/日
用时：30分钟
职
责
三
职责表述：负责统计总经理办公会、董事会及其它对应会议内容
工作时间百分比：10 %
工作
任务
帮助召开经理办公会，制作会议统计
频次：1次/周
用时：二十四小时
帮助董事会召开并作会议统计
频次：2次/年
用时：12小时
组织其它非固定临时性会议
频次：2次/月
用时：8小时
职
责
四
职责表述：负责企业印鉴、介绍信保管及使用
工作时间百分比：10%
工作
任务
负责企业印鉴保管及登记使用
频次：2次/天
用时：12小时
负责出具企业介绍信
频次：2次/月
用时：8小时
职
责
五
职责表述：负责企业法律事务工作
工作时间百分比：20 %
工作
任务
负责起草企业法律文书
频次：3次/月
用时：4小时
负责审查协议正当性，提出法律意见
频次：4次/月
用时：4小时
负责企业营业执照、同意证书、机构代码年检
频次：1次/年
用时：30日
组织企业法律事务联席会议召开、制作会议统计
频次：1次/月
用时：2小时
负责处理其它法律事务
频次：2次/月
用时：3小时
职
责
六
职责表述：负责办理企业出入境手续
工作时间百分比：10 %
工作
任务
负责准备对应资料、办理企业人员出境手续
频次：2次/年
用时：10日
负责办理外方驻在人员入境、续延手续
频次：2次/年
用时：5日
职
责
七
职责表述： 完成领导交办其它工作
工作时间百分比：15 %
权力：
权力一：对企业收文拟办权、督办权，
权力二：对企业发文及对外报送材料审核权，
权力三：对印、信使用审核权、管理权，
权力四：对经理办公会决议实施监督、检验权
权力五：对企业协议、协议及其它法律事务法律审核权
考评指标：
文件拟办在收文手续做好后1小时内完成，
文件督办在文件办理期限内前5日内催办，
依据企业要求期限按时上报本部门年度工作计划、经费预算方案，可行性90%
上报或下发文件在文件递到本部门1日内审核完成，
总经理办公会、董事会会议按要求时间通知参会人员，会议统计正确
对企业法律事务提出法律意见，正当性达95%
年检工作在每十二个月4月30日递交材料，差错返回率3%
出入境手续材料准备齐全，按时向外事办递交材料，差错返回率2%
印信按企业要求使用，差错率0
对领导交办其它工作在要求时间内完成，差错率3%
工作协作关系：
内部协调关系
高级职员、财务部、审计部、管理本部、生产本部、营销本部、一厂、二厂等
外部协调关系
烟台市政府、烟台市经贸委、烟台市工商局、烟台市外经贸局、烟台市技术监督局、烟台市外办、芝罘区司法局、鑫士铭律师事务所
任职资格：
教育水平
本科
专业
企业管理、文秘、法律等相关学科
工作经验
5年以上相关工作经验
能力要求
组织领导能力、文字表示能力、人际交往能力、协调能力、应变能力
个性特征
稳重、责任心强、理性思维
生理特征
无尤其要求
所需培训
组织管理培训，10天、法律知识培训，20天、企业相关知识培训，10天
工作特点：
工作场所
办公室
工作方法
有2个月时间常外出办理事务，
工作时间特征
通常只需白天工作时间、应急性
工作环境
通常
体力精力消耗
工作压力适中、工作担心度中等
劳动保护
通常
使用工具/设备
计算机、电话、IT网、传真机、碎纸机、文件柜、储藏室
所需统计文档
总经理办公会议纪要、董事会会议记要
备注：