文控中心管理制度.doc

文控中心管理制度第一章 总则一、目的为规范公司技术文件和质量文件的资料管理,加强产品资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际,制定本管理制度。二、资料范围文控中心的资料范围确定为:a)公司的质量手册（质量管理体系）b）公司的程序文件; c)产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件及产品在过程开发各阶段所形成的相应的技术文件；d)外来产品图样和设计文件；e）产品工艺文件（过程流程图、FMEA(产品或过程）、控制计划、作业指导书、零件入口检测单、产品更改通知单等）；f)产品生产过程中的各类质量记录（生产过程报告、检验报告等)g)公司制定和购买的各类标准;三、义务公司内部各部门和个人应当遵守本管理制度，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制由文控中心负责文件的管理,并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管，由质量管理部部长直接领导.文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、职责文控中心既是公司产品及质量文件永久保存和保护的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责： 1负责规划、收集、整理公司的技术、质量文件，并对各部门的技术、质量文件进行监督、指导和检查。 2制订和组织实施公司关于质量、技术文件和资料工作的规章制度。 3负责公司技术、质量文件及有关资料和标准的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作. 4严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5开展文件、资料查阅、下发活动,做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。 6做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章 文件资料的管理工作六、文件资料的收集1建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。 2对遗缺不全的文件资料,采取不同措施，积极收集齐全; 3及时催促办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。 七、文件资料的归档、立卷与管理1区分全宗,确定立档单位. 2分类：依据供应商和产品的项目代号将资料分类。分类除按大类外，同时按是否保密、保密程度来分。2。1 大类分为:质量文件:A质量手册；B程序文件；C质量记录技术文件：D产品资料;E工艺资料；标准类文件:F公司标准；G国家标准;H企业标准2。2保密用Y表示，非密级则用N表示.2.3密级：绝密：AS;机密:CS；秘密:PS；无：OP3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4。资料排列：资料按技术文件和质量文件依次放在一起,有左右件区分的左件在前，右件在后。并编制资料目录。5。对所有公司质量文件和技术文件系统排列,确定保管期限,编制文件资料目录（卡片)，并按一定次序排列和存放。6.每年年末对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的资料进行修补和复制。7。对文件资料的收进和移出、数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。技术部产品工程师及质管部检验员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员；文控专员将报送的资料原件保存,并建立台账。8.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种.介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。9.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密.八、文件资料的保管1防止文件资料的损坏,延长资料的寿命,维护资料的安全； 2公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料； 3做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。九、文件资料借阅、利用工作1。资料一般仅供在文控中心保存，公司工作人员如需借阅时，须登记后方能调阅。 2。公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批,跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。3。借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续. 4。借阅文件资料者应爱护资料,确保资料的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失.借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导. 6。外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅,且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。 7。公司内文件资料利用的方式有:1）提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件;3）根据各部门需要下发资料复印件。第四章文件资料的发放1。产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件，由文控中心文控员按以下要求统一发放。1。1产品图样和设计文件的发放范围规定如下：公司内部一套，加盖原件受控章后放入原始文件档案柜；供方由制造采购部发放加工零（部）件产品图样一份。 1。2由供方提供的产品图样和设计文件由制造采购部填写复印申请单（），并在文件和资料发放清单(）上签字后，从文控中心文控员处领取。采购部填写资料发放清单，将该清单和资料一同发给供方，并要求供方在接到资料后，将该发放清单签字后返回,以确认资料是否发放到位。2.外来产品图样和设计文件外单位发来或各单位待会的外来产品图样和设计文件（包括顾客提供的资料），应及时到文控中心文控员处归档,由文控员统一建立台账。3。工艺文件3.1过程流程图、FMEA（产品或过程)、控制计划、作业指导书、入厂检测报告等在文控中心文控员处归档，供相关单位查阅。3。2作业指导书由产品工程师发放到各车间使用，出厂和入厂检验报告由检验员统一保存后定期交给文控中心处归档.3。3产品更改通知单由技术专责发放到技术部、质管部、生产采购部等单位，试制与更改的图纸签字盖章后交文控中心文控员处复印，原件存档，复印件由技术专责随更改通知单发放到入口检验和制造采购部。技术专责需把更改通知单及图纸发放到相关单位的技术员处，再由技术员发放至本单位相关人员.接收人需在设计更改发放清单()上签字。4标准资料公司制定和购买的标准及其他企业标准、国家标准由文控中心文控员建账发放.5其他更换或增加的技术文件随更改通知单一起发放，不在单独建立发放台账,作废的技术文件由技术专责在发放更改通知单及新图时收回，送交文控中心文控员，由文控员加盖“作废保留”印章予以标识,并建立台账.第五章 文件资料的鉴定和销毁1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文控专员填写公司文件资料销毁审批表交部门主管人员审核,经总经理批准后执行.凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁;一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。 2销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字. 3对已失效的、经批准销毁的公司文件资料,文控中心管理员须认真核对,编制销毁清单（附件3），将批准的公司文件资料销毁审批表和销毁的文件清单一起归档,并永久保存。第六章 附则1文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。2本办法由质管部解释、补充。自颁布之日起生效.