工厂采购部管理制度与工作流程.doc

工厂采购部管理制度与工作流程
    一 总则
    为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作.
    二 采购部人员职责及管理制度
    1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
    2。廉洁奉公,不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
    3。负责公司生产所需材料的采购工作。
    4。负责供应商的开发、管理及维护工作。
    5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
    6.大项材料必须做招标工作,其他材料询价必须三家供应商以上参与。
    7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理.
    8。及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款.
    9。做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
    10。完成领导交办的其他工作。
    三 采购工作流程
    采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任,采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率,较低成本最有效的方法.在项目实施的过程中，采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划,来提升工作效率,减少工作失误,为项目的顺利实施做出各自的贡献。
    具体的工作流程如下图所示：
    1。在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部、投标部的具体要求,配合进行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的,更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。
    2。项目正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对采购部下达《材料申购单》(附表1）此单由申请人填写，生产或者项目负责人签字后生效,一试三份,一份申请人留存,一份发往采购部,一份发往工厂或者生产基地。
    3。采购部接到《材料申购单》后，根据所需材料的规格,质量要求,数量,生产地址等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的3家—5家发出《材料询价单》（附表2）。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字,盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购单》(附表3）,同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。
    4。供应商根据《材料订购单》安排生产运输，各项具体要求以与我司签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书.
    5.工厂和生产基地在所需材料到场后,应由专人负责材料的质量、数量检查，检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照,质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材料到货单》（附表4），相关责任人签字后回传采购部.
    6。工厂或者生产基地完成生产任务后,及时通知采购部，由采购部根据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输.建议物流公司相对固定,便于统一定价，统一结算，节约运输成本。
    7.项目完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》，同时向财务部递交此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》，如有需要，采购部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供应商签字盖章的《材料询价单》.由财务部根据实际情况安排付款额度.
    8。供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款.