公司档案管理制度样板样本.doc

房地产地产档案管理制度

为了企业档案管理统一性、完整性、规范性和安全性，充足发挥档案有效作用，维护企业正当权益，预防档案丢失、损坏、被盗、受潮、蛀蚀等，特制订本制度。
一、编制依据：
（一）《中国档案法》
（二）《国营企业档案管理暂行要求》
（三）《XX工业企业档案分类计划》
（四）《XX企业网、机关档案归档范围及保管期限》
二、总则
（一）企业档案是指各职能部门及个人在房地产开发建设中所形成，对企业有保留、查考价值文字、图表、声像等多种形式文件材料。
（二）企业档案是企业在各项工作中形成全部档案总和，包含行政管理、营销策划、工程开发建设、财务审计、人事劳资、设备等。
（三）档案是企业宝贵财富，必需坚持集中统一管理，根据《档案法》要求，任何部门和个人不得以任何形式和手段将应归档文件、资料据为己有。
（四）企业档案由企业总工程师分管，行政隶属总经办。
（五）企业开发建设工程项目各施工、监理单位应遵照本制度相关条款实施。
二、归档范围：
（一） 行政管理，归口单位总经部。
1、本级组织所形成多种会议统计、总结、汇报、文件资料及上级组织下发文件资料等；
2、本企业总经理工作会、司务会、专题会、工程协调会会议统计、纪要、决定；
3、本企业中长远计划、工作计划、总结及制订规章制度等；
4、本企业资质证书、工商、税务登记、营业执照等各项证书；
5、本企业形成各类行政性经济协议、民事案件等；
6、本企业向上级及相关部门呈送请示、汇报及汇报资料及其上级指示等；
7、本企业《简报》、机构沿革、大事记等；
8、上级及本企业法律事务等工作资料；
9、企业《章程》法人治理结构廉价，议事规则，董事会、监事会预案、议案、决议等。
（二）财务审计，归口单位财务部
1、财务工作计划、总结、上级及本企业相关财务管理方面制度、要求、措施、通知；
2、相关财务、税费检验文件资料；
3、各类财务报表、凭证、帐簿、工资表等；
4、固定资产新增、调拨、报废、核资请示、批复等文件资料；
5、上级及本单位相关审计工作决定、要求、请示、批复等；
（三）人事劳资，归口单位：人力资源部
1、相关本企业机构设置、撤消、合并、更名和改变关系决定、通知等文件；
2、相关本企业定员、定编文件资料；
3、相关本企业干部任免、聘用文件资料；
4、本企业人员相关专业技术职务聘用资料；
5、本企业临时短聘人员聘用计划、考评及聘用工资待遇、解聘等；
6、相关本企业人员退职、退休、调动、奖惩等资料；
7、本企业工资计划、报表、奖金、津贴、福利等方面文件资料。
（四）新征，归口单位：行政部
1、新征受让土地选点、评定、洽谈、科研汇报、董事会（董事长）批复等原始资料；
2、新征受让土地协议、法律文书等原始资料；
3、新征受让土地计划、国土进窗报批等全部原始资料；
4、计划许可证、国土证、红线图等全部原始资料；
5、拆迁公告、差遣赔偿等资料。
（五）住宅营销分配，归口单位：总经部、财务部
1、入园人员资格界定资料；
2、购房人员购房申请、户型选定、交纳认购确保金等资料；
3、《购房须知》、《楼书》；
4、住宅预售汇报、批复及证书；
5、首付款相关资料；
6、住宅分配到户及个人银行按揭等资料；
7、住宅房价结算等资料；
8、办理产权证书等形成全部资料。
（六）工程技术部分，归口单位：工程部、行政部
1、征地受让土地手续办妥后，工程开启初步可行性研究汇报和批复；
2、计划设计任务书、设计、图纸文件、汇报、审查和批复；
3、工程可研、环评汇报和批复；
4、初勘任务书及出勘资料；
5、初设任务书及初设图纸文件（含概算）初设审查和批复；
6、施工详勘及详勘资料；
7、施工设计任务书及施设图纸、文件（含预算）、资料审查和批复；
8、工程进窗报建报批过程中，所形成全部资料、文件、证书；
9、工程建设各阶段验收汇报；
10、工程完工图、完工验收汇报；
11、工程设计、监理、施工、设备、物资材料等招标全过程形成全部请示、汇报、批复、纪要等资料；
12、在项目委托过程中所形成方案、工程量计算、确定签证等资料；
13、全部设计修改、变更中形成全部资料；
14、设备、材料、产品出产证书、技术参数指标、开箱验收等资料；
15、工程各类款项支付审批手续等资料；
16、工程审计、决算等全部资料。
（七）电力土木建筑分会
1、分会章程、组织机构沿革、分会组成领导组员名单等；
2、分会工作规则、各会议工程汇报等；
3、分会年度工作计划总结；
4、各类专业会议形成全部资料；
5、各类课题论文及评审意见；
6、土建分会评审教授库全部资料。
四、归档要求
（一）档案资料形成是全过程产物，而不是事后追索。所以，必需确保其正确性、完整性、系统性，任何工作人员不得因工作贻误而造成资料档案遗失或流失。
（二）全部归档图纸文件资料必需符合永久保留条件，凡圆珠笔、铅笔填写或复印资料均不能作为永久保留条件归档。
（三）工程技术档案按工程技术档案管理措施实施。
（四）设计单位提供图纸、计算书、说明书及设计文件必需先交档案室签收，然后再按相关要求分发。任何个人不得中间截留。
（五）设备物资开箱资料必需由物资部和档案室工作人员共同签收后归档。
五、档案机构及其职责、档案管理方法
1）档案工作实施统一领导，分级保管、分级查阅标准，进行网络化管理。
2）企业人力资源档案由人力资源部统一管理，在没有些人力资源部授权情况下，各部门、经办人不许可保留应该归档资料。
3）财务档案管理由财务部负责，营销用户档案及业务经营文件资料管理由所在业务部门负责，管理方法应和企业其它档案保持一致，行政部定时检验各业务部归档管理情况。
4）档案一律存放在档案盒或档案袋里，然后放在专门档案柜里。档案柜应有门锁，未使用时必需上锁。
5）企业及各部门、职员有保护档案义务。
6) 企业各部门指定专员负责档案管理工作（即资料员）。
7) 档案工作由企业行政经理统一领导，行政部负责接收，搜集、整理、立卷、保管由指定由行政部保管档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子企业、各参股企业、各合资合作企业档案工作。
8) 行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采取科学手段，逐步实现档案管理现代化。
六、档案管理
1） 整理措施：
① 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
② 步骤：
A. 搜集
① 文书档案：当年立前十二个月卷，并预立当年卷。
② 企业科技档案类：立完工工程卷，未完工工程资料整理成册。
B. 整理 依据分类和成立时间整理。
C. 分类 依据下述分类方法分类
D. 立卷 区分不一样价值确定保管期限：永久、长久、短期。
2）过程管理：
① 属于企业保管档案：企业及各下属企业各部门资料员做好平时文件预立卷工作，并在事件结束后或在每季头30天五日前将上季需归档预立卷文件整理成册移交行政部保管，任何人不得据为己有。
② 部门保管档案：在每季头30天五日前汇编成册上报行政部，各分级保管者在每十二个月二月十日前将档案总目录、预立卷材料目录交行政部。
3）在业务中对外签署多种经济协议按《协议管理要求》处理。
七、归档要求或条件
1、 代表企业发展历史
2、 有参考、存查价值
3、 对未来工作有延续性
4、 有保密等级要求
5、 劳感人力资源档案
6、过去和现在企业各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成对企业有办存价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式历史统计。
归档时，各部门或经办人应立即将相关材料整理立卷，通常在某事项完成后30天内，办理移交手续。通常情况下，归档文件为原件，相关部门或人员能够保留复制件。有多份原件时，相关部门或人员能够持有原件，但“绝密”、“机密”级文件除外。
多个部门联合办理文件，由牵头部门立卷归档。
八、 档案分类及编号
企业档案分类及编号：指定资料员经人力资源行政部培训后，按相关档案分类及编号要求操作：
1）企业档案临时分为政策法规批文类、企业文件类、工程类、协议类、人力资源类、行政类、信息类和其它类。档案分类可在1~2年调整一次。
2）档案编号：“档案”二字拼音第一个大写字母+类别+日期，即DA-类别-×××-××。日期以年月日表示。例7月1日能够写成.07.01。
人力资源档案：为企业所属职员人力资源档案，在编号前以“G”（企业）；具体为“档案”二字拼音第一个大写
字母+人力资源两字第一个大写字母+G编号，即DA+RS+G×××。
3）查阅档案时以档案目录和档案编号对照一致即可。
九、保密等级划分及保留期限
企业档案分绝密、机密、秘密三个密级，其它为一般级。绝密、机密文件应标明份数和序号。密级确实定由文件起草人或经办人提出，由核签收人或签收人审定。
档案保留期分永久保留、十年保留、五年保留、十二个月保留期。
需要永久保留有：企业章程、股东名簿、组织规程及办事细则、规章制度、董事会及股东会统计、财务报表、政府机关核准文件、不动产全部权情况及其它债权凭证、工程设计图、关键技术，其它经核定需永久保留资料。
十年保留期有：预决算书类、会计凭证、计划资料；企业发展计划、其它经核定需十年保留资料。
五年保留期有：期满或解除合约及其它经核定需五年保留资料。
三年保留期有：生产统计、销售统计、计划报建资料。
十二个月保留期有：工作事项完成后，确定无长久保留必需。
十、档案查、借阅和复制
1）因企业需要借阅文档，应填好档案查阅单，职员不得随意外带相关企业关键文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经所属副总经理或总经理核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必需妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
2）具体要求以下：
① 企业“秘密”级、一般级档案，企业任何职员全部能够在行政部登记后，进行查阅；查阅时，通常不许可将档案带出，若要带出时，需经所在部门责任人或行政部责任人同意。
② 查阅企业“绝密级”、“机密”级档案，必需经所属副总经理和总经理同意。通常不许可带出档案室。
③ 借阅企业秘密级、一般级档案，需经所在部门责任人或行政部责任人同意并登记。借阅时间不超出一周，需继续借阅，应办理续借手续。
④ 借阅企业绝密级、机密级档案，需经所在部门责任人、行政部责任人同意并登记。借阅时间不超出一天。若续借，应办理续借手续。
⑤ 企业绝密级、机密级档案，非经总经理特批，不许可复制，其它档案经部门责任人、行政部责任人同意，能够复制并登记。
⑥ 人力资源档案不许可自己查阅、借阅和复制。
⑦ 分级查阅：具体查阅分档，企业拥有绝正确制订权。
十一、档案备份制度
1）企业全部有价值文件、报表、业务统计等必需备份。
2）各部门应尽可能采取电脑管理和工作，便于业务资料数字化处理和保留。对存入电脑资料、档案，按《计算机管理措施》管理。
3）备份盘和源盘应分开存放，企业备份盘应在企业外保留。
十二、监督：行政部依据各部门和各部门上报档案总目录、预立卷材料目录，进行定时或不定时检验，来监督各部门及各部门档案管理工作。
十三、档案安全管理
1、防虫蛀，每十二个月一次药品处理。
2、查、借、复制时，防丢失、损坏，应做到可追踪。
3、保密要求按企业《安全保密制度》实施。
十四、销毁
依据归档要求，经核定不需要归档，已无存查价值档案，每十二个月年底进行一次整理，按下列要求处理：
1）、不归档、无存查价值且无密级要求，经登记后，由行政部直接销毁。销毁时，能够采取碎纸法、焚烧法，不许可当垃圾丢弃或卖和其它人。
2）、有密级要求文件，已无存档价值需要销毁时，应登记造册，经所属副总经理和总经理审批、签字后，在1至2名监销人监督下进行销毁、并在清单上签字。
十五、处理条例
有下列行为之一，据情节轻重，给100~1000元处理，若组成犯罪依法追究刑事责任：
1. 毁损、丢失或私自销毁企业档案
2. 私自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未立即上报归档或管理不善档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
十六、 责任
本制度监督责任部门为企业行政部，第一责任人为各部门指定资料员；第二责任人为资料员所在部门部门经理。

本制度由行政部制订，并监督实施。