新建医院采购管理存在的问题及对策.pdf

改革实践Mar 3 2024CHINA GLOBAL BUSINESS MAR.2024 CHINA GLOBAL BUSINESS 155 医院采购是医院经营管理活动中重要的环节之一，合法、公平、高效的采购管理能够助力医院高质量发展，在很大程度上提高医院运行效率，为医院创造更大的经济效益。医院采购管理也是一项繁杂、量大的工作，主要涉及医疗设备、医用卫生材料、信息化设备硬件与软件、后勤物资材料、基础建设工程等的采购与管理。可见，采购管理关系到医院的运营、发展，是医院提供医疗卫生服务的基础之一，改善采购管理活动对医院具有重要意义。新建医院采购管理存在的新建医院采购管理存在的问题及对策问题及对策 文/李哲民采购管理作为医院管理活动的重要职能之一，其是一项系统而长期的经营管理活动，对新建医院运营和高质量发展产生重要影响。本文通过对新建医院采购管理的现状进行分析，发现新建医院采购管理存在采购人员专业水平低、采购调研论证不充分、采购管理信息化程度较低等问题，针对性地提出加强采购管理人才队伍建设、规范采购程序、构建采购管理信息化系统、创建部门与岗位间沟通交流机制等方面的对策，以完善新建医院采购管理，提高采购管理水平，降低采购风险，助力医院高质量发展。中国经贸CHINA GLOBAL BUSINESS156 中国经贸 2024年3月上新建医院采购管理存在的问题采购人员专业技术水平低，采购工作效率和效益有待提高新建医院经办采购的工作人员大多是刚毕业的新进工作人员，大部分是工程类、财会类专业的毕业生，专业契合度不高，实际采购工作经验较少，采购专业水平与经历不足，普遍存在职称水平较低、专业知识储备不足、工作创新能力不强、多部门多专业工作经验不完整的特点，尤其是面对采购需求宽泛、技术参数复杂的项目，如医用卫生耗材类、后勤维保服务类的采购项目，这些项目的采购经验不足，导致采购信息不明确，供应商质疑情况较多，采购过程中出现返工现象和采购的物资设备等不满足临床使用科室的需求须重新采购的次数较多，导致采购工作效率不高，采购效率的提速后劲不足。采购项目论证不完整，调研不充分对于采购全流程管理来说，项目招标采购前对采购项目需求、采购参数、采购预算等进行全面而细致的市场调查研究至关重要，也只有在调查研究之后才能对采购项目可行性、采购项目招标文件等进行严谨而充分的论证。采购项目需求、采购参数、采购预算的准确与否是全流程采购管理活动中的关键因素，其是决定采购项目招标采购、验收付款、医院业务开展的重要内容。然而，对于新建医院来说，采购管理职能部门往往只重视采购效率，一味盲目地推动采购项目的招标采购，忽视对采购项目的市场调查研究和采购项目可行性、采购项目招标文件等的论证或采购项目论证不完整，调研不充分。最终，可能因预算不准确或者参数有明显的倾向性、排他性而重新进行市场调查研究和论证，进而再次招标采购；也可能因招标采购的结果不能满足使用科室的需求，而产生采购的物质、设备资源闲置、浪费。这些都导致采购单位采购工作效率降低，增加采购管理风险和新建医院支出成本，浪费了人力物力财力。采购管理信息化程度较低采购管理过程涉及采购项目立项审批、招标采购、合同验收付款、采购项目效益分析、采购项目经验的再利用等过程，其是一个全流程的闭环管理。这个全流程管理是以信息化手段为基础的多部门联合的动态管理，即公立医院要实现项目立项、招标采购、合同签订、履约验收的全流程闭环管理和全过程动态监管，必须借助信息化手段将招采系统与预算系统、合同系统有效衔接，实现数据互联互通。然而，由于新建医院管理的不完善，信息化建设的相对滞后性以及采购管理人员专业性不足、成本管控等因素的制约，新建医院甚至省级知名医院普遍没有建立从立项审批到招标采购，再到效益分析的采购全流程管理的信息化系统，采购全流程管理各环节、各部门“各自为政”，没有将组织内部的采购管理数据信息化、全盘化，也难以进行采购数据资源的有效整合、共享、开发。这种情况容易产生采购信息“不对称”问题，增加采购预算标准的制定和采购谈判的难度，进而增加采购单位采购成本，降低招标采购效益和数据资源利用率。同时，由于采购管理的非电子化，会降低采购档案管理便利度，增加档案管理难度。新建医院强化采购管理的对策加强采购管理人才队伍建设，多途径、多方式提高采购管理人员专业技能一是引进采购管理专业人员。新建医院要加大力度引进熟悉采购全过程管理、医用电子设备、医用卫生材料、法律等的专业人才，在人才配置、人才服务保障上给予多方面的支持与关怀，在新引进人员入职前及时开展采购全流程管理培训，争取高素质专业人员及时适应新建医院管理要求。二是加强对采购管理人员的专业培训。对采购管理人员培训可以通过不定期的岗位培训方式开展，不定期地对采购管理人员进行采购管理法律、程序、专业知识，医疗设备参数、技术指标等方面的培训，鼓励采购管理人员主动分享已掌握的专业技能；还可以开展单位间的交流、学习，积极推动采购管理人员向采购管理能力优秀的同类型单位交流，学习先进经验。最终目的是通过培训提高工作人员的思想政治水平，招标采购业务能力和综合素质，提高工作效率，规范招标采购，从而使招标采购工作人员从思想上高度重视招标采购工作，在工作中恪尽职守，遵规守纪，避免腐败现象的发生。三是通过物质层面和精神层面的鼓励，使采购管理人员结合自身工作开展科学研究，提高学历学位和职称水平，积极申报课题和发表文章，以此来提高采购管理人员的专业素养。规范采购程序，严格进行调研、论证新建医院要加强采购项目立项、审批流程的管理，采购项目立项、审批部门要在事前对拟施行采购的项目进行市场调研和考察，对采购项目的必要性、重要性、可行性、效益性等进行严格的论证、把关、审核，明确采购项目需求，尤其是项目预算、资金来源、技术改革实践Mar 3 2024CHINA GLOBAL BUSINESS MAR.2024 CHINA GLOBAL BUSINESS 157 要求、参数后提请审批，对于“三重一大”项目或者技术难度大的项目，要组织行业专家进行把关、审核。在采购项目审批立项后，招标采购管理部门在同意招标采购申请前要严格审核立项审批材料，重点关注是否有立项审批部门、行业专家、财务部门等专业人员的审核。在招标采购流程发起前，招标采购管理部门要对采购项目招标文件进行论证，合法选择招标采购方式，合理采用适用的评分办法，严格按照采购法律进行全流程管理。新建医院要建立健全招标采购全流程管理制度，根据采购项目特点制定采购管理各环节的工作流程和标准，通过管理制度化、制度流程化、流程岗位化、岗位职责化、职责表单化、表单信息化形成 SOP标准规范工作流程，使得采购管理工作按照既定的标准化流程，有序高效地进行，降低采购管理廉政风险，提高采购效率。构建采购管理信息化系统，共享采购信息数据资源新建医院要建立专门针对招标采购管理信息化平台建设的资金支持机制，确保投入的持续性，加大招标采购信息化平台建设力度。积极构建包含采购项目立项审批、招标采购、合同验收付款、采购项目效益分析、采购项目经验的再利用等过程的全流程的闭环管理信息系统。采购管理信息化系统还要包含预算管理、参数需求管理、供应商“黑白名单”库、评标专家库、数据分析库等模块，通过这些模块提高采购管理的科学性、全面性，完善信息管理“一张网”的要求，实现采购信息管理的动态性、实时性。新建医院要采购管理信息化系统的共享和利用，采购管理各环节、各部门授权单位、授权人均可查看管理流程，并能够充分、全面地利用采购计划与采购结果的对比数据和供应商评价数据，为同类采购项目的管理提供参考依据，形成与其他信息系统互联互通，采购闭环管理的良好局面。新建医院构建采购管理信息化系统时要结合智能电子设备的利用，开发管理系统 APP，实现随时随地的审批、查看、分析、运用；还要建设管理预警系统，实时监控审批权、工作流，对违规审批、未审批工作流及时发出预警，利用访问数据对泄密人员、泄密信息、违规操作进行技术分析预警，及时发现风险，实现全流程监管。创建部门、岗位间沟通、交流机制，不定期进行部门、岗位间轮岗新建医院要构建管理层与采购管理人员、采购全流程各部门、不同岗位之间的沟通、交流机制，加强其的对话，让采购全流程管理各人员均参与其中，发挥各自的角色作用。具体来看，采购项目立项审批环节，立项主管部门可以邀请招标采购主管部门参与采购项目可行性的论证过程，参与医用电子信息设备采购参数的论证过程；在招标过程环节，招标采购主管部门邀请采购项目归口管理部门列席招标投标过程，参与采购评标管理，适当、客观、公正地发表采购意见。事后监管方面，在医院层面成立由医院纪检监察、审计、财务等多部门组成的督查小组，每个季度末召开规范招标采购工作推进会，会上对招标采购项目进行督查，重点是重大项目和涉及金额较大的项目，检查审签流程、招标采购流程、合同审签流程、项目执行情况等。另外，新建医院要明确采购全流程管理各部门、各环节的职责。招标采购管理部门牵头负责采购项目招标文件制定、招标采购管理过程，各归口管理部门负责采购项目的可行性论证、审批过程和采购项目参数、采购需求的编制、项目验收和合同执行的管理过程，财务部门负责合同付款及固定资产管理、效益分析过程，审计部门负责监督采购管理过程的合法性和效益性。通过明确采购管理职责，实现不相容岗位的交叉与相互监督，提高采购管理能力。新建医院各项管理处于不断完善阶段，新建医院的采购管理涉及的范围广、项目复杂、难度大，无形中给医院经营管理带来了较大的压力，因此加强新建医院采购管理十分重要。对于新建医院来说，采购管理职能的发挥和效果的优劣，决定因素在于流程的规范。而规范流程的执行，最终的“管理人”来实现的，因此提高采购管理人员专业素养至关重要，采购管理人员可以通过采购管理信息化系统实现采购的闭环管理，最终降低采购风险，提供医院采购效益。（作者单位：安徽医科大学附属阜阳医院，安徽医科大学）基金项目：1.安徽医科大学校基金资助项目“基于内部采购项目统计库的医院采购风险管理研究（项目编号：2021xkj298）”；2.2022 年度安徽省科研编制计划项目“安徽省级公立医院采购廉政思想文化建设研究（项目编号：2022AH050637）”；3.2022年度安徽省社会科学创新发展研究课题“安徽省级公立医院采购风险管理研究（项目编号：2022CX528）”。