内部控制视角下事业单位政府采购管理改进策略探析.pdf

改革实践Apr 4 2024CHINA GLOBAL BUSINESS APR.2024 CHINA GLOBAL BUSINESS 111 内部控制视角下事业单位政府采购内部控制视角下事业单位政府采购管理改进策略探析管理改进策略探析 文/文/王玫王玫事业单位在履行社会服务职能时，需启动采购程序获取所需的货物、工程和服务，政府作为购买者，通过相应手段获取商品和服务，旨在提高资源配置效率，保障公共利益。文章首先阐述了内控视角下事业单位强化政府采购管理的重要性，如可提升事业单位财政资金的使用效率，整顿秩序，有助于单位廉政建设；其次对采购管理中的常见问题进行了分析，包括单位内部控制制度有待完善、政府采购的预算管理机制不足、单位对于供应商的管理有待优化、单位采购的合同管理不到位等；最后对政府采购策略进行了探讨，包括健全内部控制制度、完善政府采购预算管理机制、积极做好供应商的管理工作、优化采购的合同管理工作，以为事业单位政府采购管理的改进提供理论支持和实践指导，促进公共资源的有效利用和管理的规范化。事业单位政府采购不仅仅是一项经济活动，更是公共资源的配置和社会责任的体现。政府采购是事业单位日常运作中不可或缺的一环，其规范与高效运作直接关系到事业单位公共服务的质量和效益，事业单位政府采购管理在当前阶段面临着日益复杂的内外部挑战，如果不对其引起足够的重视，将会引发资源浪费和效益降低等问题，损害公众对事业单位的信任。由此可见，下文从内部控制视角出发，深入研究事业单位政府采购管理，并提出有效的改进策略，对于事业单位加强内部管理、提高采购效率、降低风险具有重要意义。内控视角下事业单位强化政府采购管理的重要性提升事业单位财政资金的使用效率强化事业单位政府采购管理可有效提升财政资金的使用效率。首先，通过建立健全的内部控制体系，事业单位可加强对政府采购活动的全面监督和管理，内部控制机制将确保采购流程的透明度和规范性，防范不当行为和滥用资金等风险，有助于消除采购中的非理性行为，确保财政资金用于实现事业单位的战略目标，提升资源利用效率。其次，内部控制视角下，政府采购管理强调合规性和透明度，降低腐败风险，通过规范采购程序、建立明确的责任体系和审计机制，可有效减少财政资金被滥用和挥霍的可能性，提高公共资源的配置效率。最后，优化政府采购决策过程，确保每一项采购都基于充分的需求分析和成本效益考虑，避免因不合理的决策而浪费财政资金，提高从业人员的专业素养，加强对法规的遵守和内部流程的规范执行，降低因人为因素而引起的资源浪费和资中国经贸CHINA GLOBAL BUSINESS112 中国经贸 2024年4月下金损失，确保财政资金得到有效使用，提高公共服务质量，实现财政资源的最大化利用。整顿秩序，有助于单位廉政建设内控机制作为一种管理手段，其目的在于规范组织内部行为，提高运作效率，并防范内部不当行为，其在事业单位政府采购管理中的应用尤为重要。首先，事业单位能够更好地监督和管理政府采购活动，内部控制的核心在于明确责任、建立合理的流程和程序，并通过内部审计等手段来实时监测采购过程，有助于消除信息不对称，降低内部腐败的可能性，提高决策的透明度和公正性，在政府采购中，有效地规范采购人员的行为，杜绝违规操作，从而维护了整个采购环节的廉洁。其次，提高事业单位对采购流程的全面监管，减少潜在的违规风险，建立清晰的流程，事业单位可更好地追踪资金使用情况、核查供应商资质，降低合同履行风险，在内控框架下，有效地制定采购计划，提高采购效率，减少浪费和滥用资源的可能性，达到事业单位的廉政建设目标。最后，有助于提高从业人员的专业素养，培养廉政文化，通过内部培训和教育，使从业人员更好地理解廉政的重要性，在实际操作中增强诚信意识，为从业人员提供明确的行为规范和职业操守，强调廉政从业，进一步提升事业单位的廉政形象。内控视角下事业单位政府采购管理中的常见问题单位的内部控制制度有待完善虽然多数事业单位已建立了相应的内控制度，但由于单位本身的管理体系较为复杂，导致内控制度难以全面、精细地贯彻执行；部门的分散与繁杂使信息流通受到了阻碍，监督和协调难以到位，进而对政府采购的管理实效造成了不利影响。一方面，由于事业单位具有非营利性质和公共服务属性，在工作实践中部分事业单位的管理层更关注如何提升公共服务水平，对内部控制制度建设的重视程度和资源投入相对不足，导致内控制度的实施与推进受到了不利影响。另一方面，事业单位的人员体制相对固定，内部职工在实际工作中容易产生惰性情绪，同时缺乏足够的创新意识，导致内部控制制度的优化与改进不够及时。由此可见，采购作为事业单位内部控制中的重要内容，如果内控制度建设不足，将会导致采购管理中出现漏洞或风险隐患。政府采购的预算管理机制不足事业单位受财政拨款限制，预算相对固定，但实际工作中的采购需求难免会受到项目变化、市场波动等方面的影响，导致现有预算管理机制难以灵活应对采购方面的变化。首先，政府采购涉及专业领域和复杂项目，相关人员对市场行情缺乏深刻了解，难以准确评估采购成本，预算在设定时存在较大的不确定性和误差。其次，事业单位政府采购预算管理机制存在信息不对称和缺乏透明度的问题，采购活动中的各环节缺乏及时、准确的信息反馈，导致预算控制难以精准进行。最后，管理层对采购预算的监管不严格，对预算执行过程缺乏有效监控，导致采购行为容易偏离预定的预算路径。单位对于供应商的管理有待优化部分事业单位的供应商准入标准和审核机制相对较为宽松，导致供应商的素质参差不齐，有一些供应商缺乏必要的资质和实力，但由于准入门槛不明确或执行不力，其仍能参与采购活动，增加了采购风险。与此同时，事业单位在供应商的选取中过于偏重价格因素，而忽视了供应商的综合实力和服务能力，虽然采购成本可能降低，但也容易导致服务质量不稳定，出现供应链中断等风险。此外，部分事业单位在供应商管理过程中缺乏系统化的评估和监管机制，对供应商的评价和风险管理不够全面和及时，导致一些不良供应商长期存在而未被发现，为事业单位的运营带来了不必要的风险。单位采购的合同管理不到位事业单位政府采购涉及复杂项目和专业领域，合同涵盖内容较多，然而部分从业人员缺乏足够的法律和合同管理知识，导致合同在制定和管理上面临一定难题。首先，事业单位合同管理的组织结构和人员配置不足，缺乏专业的合同管理团队或专职人员，在合同履行过程中遇到问题时难以迅速地响应和解决，合同管理的及时性和效率性受到了影响。其次，事业单位预算有限和资源分配差，合同管理系统的建设和信息化水平滞后，影响了合同履行情况的实时监控和评估，存在信息不对称和透明度不足等问题，在合同履行过程中容易出现关键信息的缺失，难以实现全面、准确的合同管理。最后，事业单位在合同管理的培训和教育方面投入不足，从业人员对合同管理的重要性认识不足，缺乏合同意识和法律风险防范意识。内部控制视角下的事业单位政府采购策略树立风险防控意识，健全内部控制制度一方面，事业单位要树立风险防控意识、健全内部控制制度，建立全员参与的风险管理文化，通过改革实践Apr 4 2024CHINA GLOBAL BUSINESS APR.2024 CHINA GLOBAL BUSINESS 113 培训、宣贯等手段，加强单位内部对风险的正确认知，让全体职工都能深刻理解和敢于承担风险防控的职责，建立完善的内部控制制度，包括规范的流程和明确的权限体系，确保资源分配和使用的透明度和合理性，充分应用科技手段，借助信息系统实现对流程的实时监控和数据的及时分析，提高对潜在风险的感知和预警能力。另一方面，建立定期的内部审计机制，通过独立的审计程序来评估内部控制的有效性，及时发现和纠正潜在问题，强化对关键岗位人员的培训，提高其对风险的识别和应对能力，确保内部控制的全面性和持续性，设立风险管理委员会或专职人员，负责协调和推动整个风险管理工作，确保风险防控工作在单位战略和运营层面得到有效融入，形成一体化的风险管理体系，使事业单位在面对外部和内部变化时能从容稳健地应对各类风险挑战，并为政府采购活动提供有力的内控管理支撑。完善政府采购预算管理机制事业单位要确保采购预算的科学性、规范性。首先，建立规范的政府采购预算编制流程，确保采购计划在预算编制中得到充分考虑，制定明确的政府采购预算标准和指南，以便各部门能够根据具体需求进行合理的采购预算安排，将政府采购的预算计划与年度预算编制过程相衔接，确保采购计划与整体的财政预算相协调，建立政府采购计划与年度预算联动机制，使采购计划在早期便纳入预算编制过程，确保资源的有效配置，建立定期的政府采购支出评估机制，对采购支出的实际执行情况进行定期的监测和评估，及时发现偏差并调整采购计划，保障支出的合理性和计划性。其次，在实际工作中确保采购预算管理的各环节都经过了严格的审批和核准，包括确定编制周期、相关部门的协同工作，加强预算草案的审核和审批流程，规范责任主体，明确各个部门在预算编制中的职责和权限，确保责任的明确性和透明度，建立责任主体清单，明确各级管理人员在预算编制中的具体职责，避免信息不对称和责任不明确等问题，明确预算项目的划分标准和方法，确保每个项目都有清晰的界定和分类，建立统一的预算科目和编码体系，规范会计核算规则。积极做好供应商管理工作一方面，事业单位要制定全面、规范的供应商评估标准和指标，包括质量、交付能力及社会责任等多个方面，同时建立统一的评估模型，通过量化方法对供应商的综合实力进行评估，建立供应商档案，详细记录每个供应商的基本信息、业绩、证照等相关资料，以便定期进行评估和分类，还应确保评估工作的及时性和连续性，定期对供应商进行评估，根据评估结果对其进行分类，分别确定合格供应商和潜在改进供应商，并针对性地进行管理。另一方面，明确社会责任标准，将其纳入供应商评估体系，使其成为供应商合作的重要考量因素，包括环保、劳工权益、道德商业实践等方面，确保供应商在经营中充分考虑社会和环境的可持续性，设立社会责任审核机制，对供应商进行定期的社会责任审查，确保其业务活动符合相关的法规和伦理标准，建立合作方自查和第三方社会责任审核相结合的方式，提高审核的客观性和可信度，在合同中明确社会责任要求，与供应商签订诚信经营协议，承诺遵守相关法规和履行社会责任，规范供应商行为。优化采购合同管理工作事业单位在政府采购管理中，要建立健全的合同管理体系，包括明确的合同管理流程、责任主体，规范的合同模板和标准条款，确保合同的一致性和合法性，制定明确的合同管理政策，明确合同管理的目标和原则，统一合同管理的标准和流程，提高管理的规范性和效率。与此同时，事业单位可根据实际情况采用信息化手段来强化合同管理工作，建立电子合同管理系统，实现对合同的全生命周期管理，包括合同的起草、审批、签订、履行和结算等环节，以提高合同管理的透明度和操作性，在合同履行方面强化对供应商的监督与评估，建立履约评价机制，对供应商的履约情况进行定期评估，形成履约记录，以为今后的供应商选择提供参考。此外，要积极做好合同变更和风险管理工作，确保在合同履行过程中及时应对各类风险和变更需求，保障采购项目的顺利完成，加强对采购人员和相关工作人员的培训，提高合同管理的专业水平和风险防范意识，使其能够应对合同管理中的各类挑战，实现事业单位采购合同管理工作的优化，提高采购项目的合规性和效率，为单位的可持续发展提供有力支持。事业单位的政府采购是一项复杂且重要的任务，事业单位要不断加强内部控制，以此提高政府采购管理水平。在实际工作中，事业单位要全面查找、精准定位、及时发现政府采购管理中存在的问题或不足，并根据现实情况采用科学有效的优化与应对方式，首先要树立良好的风险防控意识，通过健全内控制度来为政府采购提供支持和保障，同时要不断完善政府采购预算管理机制，并且积极做好供应商管理和采购合同管理等工作。此外，事业单位要结合自身实际，吸收和学习同类型工作的先进经验，以此不断提升政府采购管理的效率及质量。（作者单位：项城市城市管理局项城市城市管理执法大队）