公司文书处理制度样本.doc

八、企业文书处理制度
（一）总则
第一条 范围
本企业文书处理均按本制度实施。在特殊情况下应急处理，事后也须按本制度补齐相关手续。
第二条 定义
本制度所指文书，包含以下内容：
1．高层决议文书和基层下达文件。
2．部门会议文书和转阅文件。
3．协议书、证券、证书和劳动协议书。
4．志愿书、违约收文、往来公文、专利证实和注册登记文书。
5．收支预算和决算书、账本票据、凭证、多种明细表、多种要求和计划书。
6．往来书信、电报、任命书、意见书。
7．多种汇报、多种统计表。
其中“1”和“2”项文书处理，标准上按会议决定处理。
第三条 类别划分
上述文书按机密程度、可划分为以下几类：
1．机密文书
（1）绝密。
（2）秘密。
（3）保密。
2．一般文书，即机密文书以外文书。
3．其它文书，如公开发行书籍、杂志、报纸，和调查资料类印刷品或复印誊写物品。
第四条 适用标准

（二）文书收发
第五条 收发
抵达本企业文书，标准上由总务部或另行要求其它部门接收。全部文书按下列标准处理或送发：
1．一般文书全部由接收部门开启或开封。启封时，编上文书收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接收部门主管，或由指定文书保管员送交相关部门相关人员；文书当事人必需署名盖章领取文书。不过不包含尤其事项文书，能够简化登记手续。
2．绝密文书或亲启文书，必需直接送交当事者，由文书当事者开封和处理。
第六条 制度时间外处理
1．值班人员能够判定为是紧急关键文书，或直接写给企业高层领导文书，应立即通知秘书室主任；其它次关键文书，只需通知收发室主任，并按其指示处理。
2．全部抵达文书，值班人员全部必需一一作好登记，于以后第一个工作日早晨转交收发室。
第七条 收发决定
全部文书接收、转交、登记和领取事宜，全部必需由收发室主任做出决定和指示。
第八条 设置信使
在文书接收和处理过程中，各部门间常常需要相互传输文书；所以，在文书档案室设一名信使，往返传输各类文书。

（三）文书处理
第九条 处理标准
文书处理基础标准是“正确”和“立即”，而且明确文书处理责任者。
第十条 成文标准
凡关键往来交涉，全部必需形成“文书”或形成统计，即使情况特殊，也必需事后追忆，形成“备忘录”。
第十一条 特例
对那些并不关键事项，或经过电话、见面等简单形式处理事项，只需要事后将处理结果关键点统计下来即可。
第十二条 处理手续
领取文书部门，按下列要求立即给予处理。
1．凡关键事项，或异常事项，应立即向所在部门主管做出汇报，并逐层向上请示，必需情况下必需和其它部门取得联络，等候并根据上级指示，处理文书中包含相关事项。
2．假如文书中包含事项，和其它部门相关，必需在和其它部门取得联络后达成一致意见再行事。
3．在具体处理时，假如认为有必需请其它部门做出配合，而且其它部门提供配合需要一定时间，在这种情况下，应事先取得对方意见。
4．假如事情包含两个以上部门，而且难以判定由何部门出面主持时，应听取其它部门处理意见。
第十三条 预防拖延
文书档案部门有责任督促相关部门处理文书指定事项，以预防文书处理延迟或停顿，如发生延迟或停顿现象，应立即交文书档案部门处理。
第十四条 关键文书保管
机要或绝密文书和其它关键文件，必需存放在带锁档案文件柜中，给予严格保管。
文件柜存放，必需选择在发生意外时，能够安全、快速转移出去，放在轻易发觉醒目位置。

（四）文书制作
第十五条 用纸规格
制作文书用纸，除特殊情况外，标准上采取规格。
第十六条 字句
文书应以简单明了文体记述，采取标准简体汉字，避免使用艰涩词句。
第十七条 文体
全部文书一律采取书面文体。
第十八条 复印
绝密文书未经主管认可不得私自制作或复印副本，在尤其有必需情况下，必需注明包含正本在内共复印多少份，送往何部门等等。
第十九条 署名
在文书发送和转交时必需按下列要求署名，特殊情况或有专题指示情况除外。
1．代表企业名义缔结协议书、往来公文、企业公告及向政府机构提交汇报，全布署名“董事会代表”。
2．对外广告及宣传，采取企业名称。
3．除此之外文书，署上相关业务部门名称，和部门经理职务和姓名。
不关键文书，只需署上经办人姓名。

（五）文书整理
第二十条 编写符号
多种文书全部必需按整理要求编写符号，表示文书类别，再按符号编辑数字符号，给各文书排序，方便于检索。
第二十一条 文书符号和编号按下列要求使用：
1．表示部门名称符号，用部门名称第一个汉字，如制造部门、工艺室，用“制、工”表示。
2．文书类别直接用“绝密”、“密”等字样表示。
3．多种文书，按前后次序用自然数排序编号。
4．同一文书或同一名称文书，追加一组自然数，用“-”隔开，如“制、工、密0015-001”。编号按年度更新。
第二十二条 填写文书登记簿
全部文书符号和编号全部必需填写在“文书登记簿”上。
第二十三条 整理
文书处理完结以后，按文书符号和编号进行编辑整理。将大部分没有必需查询和翻阅归为一类进行；另一类需要常常查阅文书，尽管文书处理已经结束，但文书效用还没有终止，仍需要单独整理。
第二十四条 保管
文书整理后，大量不关键文件直接送总务部门保管，其它少许关键文书，在一定期限内由责任部门妥善保管。

（六）文书送发和交接
第二十五条 主管部门
全部文书发送和交接，由总务部负责。在特殊情况下，企业内文书送发和交接，由对应部门负责。
第二十六条 绝密和亲启文书
绝密和亲启文书必需加封，并在封面上加盖“转交”、“邮寄”和“面呈”
字样印章。
第二十七条 转交邮寄予面呈
送交关键文书，必需在封面上加盖“转交”、“邮寄”和“面呈”字样印章，分别表示“能够由专职传输员以外人员转交，或在书信接收者不在情况下留下文书，叮嘱由指定传输者当面呈交文书”；“能够经过邮寄传输文书”；“必需由指定传输者当面呈交文书”。
第二十八条 填写送发登记簿
全部送发文书，按“转交”、“邮寄”和“面呈”，分别填写送发登记簿。
对于“面呈”文书，还必需在对应备注栏目注明送交过程关键点，和领取文书当事人署名盖章。

（七）文书存档和废除
第二十九条 存档
由本企业总部行政室，按文书整理符号和编号进行编辑归档。
第三十条 编辑
行政室按年度把关键、经各部门整理编号文书，进行汇总，分编装订成册，存入档案。会计文书则按会计年度编辑成册。部分不太关键文书，无须按文书类别编辑，只需按年度聚集成册。
第三十一条 分编标准
存档文书按部门，以文书符号独立分编成册。
第三十二条 保留期限
保留期限按下列要求确定：
1．永久保留。凡属于规则、指令、决议、诉讼、关键契约、证书、统计及会计文书，和职员人事劳资文书，全部归为“永久保留”文书。
2．保留十年，类似永久保留文件性质。没有必需永久保留文书，合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、汇报书和关键往来信函等等，能够保留十年。
3．保留五年。保留期从编辑日起算，次关键且没必需保留十年文书，可保留五年。
第三十三条 废除
保留期满或在保留期内没必需继续保留文书，应立即给予废除或销毁。废除必需经相关部门合议，报总裁认可，由文秘室实施。
假如对废除没有疑义，应立即给予废除或销毁。