德信诚公司行政印章管理制度样本.doc

德信诚企业行政印章管理制度第一章 总 则第一条 印章是企业管理活动中行使职权关键凭证、工具、法律依据。为加强行政印章管理，确保印章规范使用，特制订本措施。第二条 本措施适适用于企业及所属单位行政印章管理。第二章 印章种类第三条 企业印章包含企业及所属单位行政章和企业领导及相关业务人员名章和各类业务专用章。第三章 印章刻制第四条 企业行政及协议印章刻制、启用、废止，由XXX安排；其它多种行政印章刻制、启用、废止，一律由XXX负责，其它任何部门不得私自刻制、启用、废止印章。第五条 下列印章由总经理办公室直接刻制并发文启用或废止：（一）企业发文新成立部门（单位）行政章。 （二）企业发文变更名称部门（单位）行政章。 （三）上级部门发文任命企业领导名章。第六条 所属单位因工作或业务需要刻制单位领导名章或专用章时，应向总经理办公室提交刻制印章书面申请，并正确无误地标明印章字样、规格和数量。经办公室主任人核准后，指定专员联络刻制。第七条 财务所需多种业务专用章及业务人员名章由业务主管部门向总经理办公室提出书面申请，经总经理办公室主任核准后，指定专员联络刻制。第四章 印章保管第八条 印章管理按下列要求实施专员专管：（一）企业行政印章和企业领导名章、企业协议专用章由企业管理部指定专员负责管理。 （二）企业所属单位印章和单位责任人和相关业务人员名章，由各单位指定专员负责管理。（三）其它各类业务专用章由对口业务主管部门指定专员负责管理。第九条 非印章管理人员不得随意动用印章。不经领导同意，印章管理人员不得私自委托她人代管。第十条 印章管理人员要做好印章保养工作，确保印章清楚。第十一条 所属单位行政印章、多种业务专用章、单位领导和相关业务人员名章等，要严格管理，预防被盗或丢失。若发生印章被盗、丢失情况，必需立即报总经理办公室，并说明原因，经核实后由总经理办公室依法公告作废并指定专员重新刻制。第十二条 被废止所属单位各类印章必需交企业档案室封存或销毁。第五章 印章使用范围第十三条 印章管理单位应严格按下列使用范围用印：（一）企业行政印章用于以企业名义行文。 （二）所属单位行政印章用于以各单位名义行文。 （三）企业领导及直属单位领导名章用于以领导人职务名义行文。 （四）业务人员名章用于相关业务文件、资料及报表。（五）业务专用章用于财务报表、协议及其相关业务文件。第六章 用印程序及要求第十四条 印章使用按其权限分级管理，标准是使用哪一级印章，由哪一级领导签字同意。第十五条 日常业务材料由部门领导签字同意后方可使用企业印章，包含企业重大事项或可能对企业生产经营产生重大影响上报材料，需报企业领导同意。第十六条 除例行对上级部门报送相关报表、资料外，所属单位因工作需要加盖企业行政印章或企业领导名章时，必需要有单位领导签字。职员因个人事务需加盖企业行政印章时，必需由所在单位出具证实。第十七条 严禁在空白稿纸、介绍信、空白协议书上盖章，因业务或工作特殊要求需开具时，须经部门领导、企业分管领导同意，并签字立案。第十八条 外单位因业务需求，需盖企业印章时，必需出具单位介绍信，经综合部领导同意，并签字立案。第十九条 企业印章标准不得外借使用，特殊情况须经企业分管领导同意，并出具借条说明使用范围立即间后方可借用。外借期间，使用人员应妥善保管印章，严格遵守用印要求，归还时必需如实填写用印登记并注明使用时间。如有遗失或误用造成问题，由携印人全权负责。第二十条 印章管理人员应对用印范围和用印手续严格审查、查对无误后使用印章，对不符合手续给予拒绝。第二十一条 凡使用企业印章后，必需在企业用印记录表上进行具体登记。登记项目包含：用印日期、用印单位、用印原因、材料内容、用印次数、经办人、同意人等。第七章 附则第二十二条 企业职员必需严格依据本措施使用印章。第二十三条 对违反本制度要求给企业造成损失，由企业对违纪者给予行政处分，情节严重造成企业损失重大，移交相关司法机关处理。第二十四条 本措施由XX部制订并负责解释。注：XXX企业用印审批表附后XXX企业用印审批单时间： 年 月 日用印单位：用印事由：经办人：单位意见：综合部审核：企业领导签字：附件2： XXX企业公文管理措施第一章 总 则第一条 为规范公文管理，提升办文效率，依据国务院和省政府办公厅相关公文处理措施，结合企业实际，特制订本措施。第二条 本措施适适用于企业及所属单位公文处理。第三条 企业公文处理工作由办公室负责。第四条 公文由文书或其它指定人员统一收发、分办、传输、用印，并按企业档案管理要求和期限，定时做好公文归档工作。企业所属各单位根据职能和业务分工，具体负责和本部门相关公文处理工作。第五条 公文处理应做到立即、正确、安全、保密，企业各级人员在公文处理中必需严格遵守保密工作相关要求，确保国家和企业秘密安全。第二章 公文处理权限第六条 办公室权限：有权拆启署名企业收启文件；有权依据收文内容，按部门职责范围进行分办；有权依据企业领导对关键文电指示或文电内容要求，对承接部门承接情况进行催办、督办；有权对各类发文文稿进行审核，对不符合公文处理规范文稿有权提出纠正意见，并退原拟稿部门重新修改或拟写；对不符合公文处理规范要求，又拒不接收纠正意见文稿，有权拒绝印发。第七条 其它部门权限：在承接公文过程中，需要其它部门帮助办理，主办部门有权召集协办部门共同研究办理；依据工作需要，部门有权提出发文意见，并草拟公文；拟稿人依据拟文需要有权查阅相关文件、资料、了解领导意图；有权对公文处理工作提出改善意见。第三章 公文种类及格式第八条 企业公文种类关键包含：（一）决定：适适用于对关键事项或重大行动作出安排。（二）决议：适适用于会议讨论经过并要求落实实施关键事项。（三）要求：适适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理方法。（四）措施：适适用于对某项工作或活动制订具体作法和要求。（五）通知：适适用于公布规章；批转所属单位公文，转发上级和不相隶属单位公文；要求办理和需要相关部门单位周知或共同实施事项，任免和聘用或解聘管理人员。（六）通报：适适用于表彰优异，批评错误，传达关键精神或情况。（七）汇报：适适用于向上级单位汇报工作，反应情况，提出意见或提议，回复上级单位问询。（八）请示：适适用于向上级单位请求指示、同意。（九）批复：适适用于回复所属单位请示事项。（十）函：适适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、问询和回复问题，向其它业务主管部门请求同意等。（十一）会议纪要：适适用于记载和传达会议情况和议定事项。通常有三种方法：1.文种为会议纪要直接印发；2.会议纪要为附件以通知印发；3.会议纪要名称为文头能够不加盖公章。（十二）意见：适适用于对某项工作提出改善方法和建设性意见；回复对方征求对某项工作意见。第九条 公文格式：（一）公文通常由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、专题词、抄送单位等部分组成。（二）发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应该排列在前。（三）秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。（四）紧急文件应该分别标明“特急”、“急件”。（五）发文字号，通常包含：代字、年号、序号；联合行文，只标明主办单位发文字号。（六）上报公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人。（七）公文标题应正确、简明地概括公文关键内容，并正确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，通常不用标点符号。（八）公文如有附件，应在正文以后，成文时间之前注明附件次序和名称。（九）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头）外，一律加盖印章。联合上报文件，由主报单位加盖印章。联合下发公文，联合发文单位全部应加盖印章，盖章次序，应和文头单位排列次序相同。（十）成文时间，以领导人签发日期为准；联合行文，以最终签发单位领导人签发日期为准，传真以发出日期为准；会议经过文件，以经过日期为准。（十一）文件应该标注专题词。标注位置通常在文件末页下端、抄送上方，词汇之间空一格。（十二）文字从左至右横写、横排；用纸一律采取A4纸型，左侧装订。第四章 行文规则第十条 企业行文关系，应依据各自隶属关系和职权范围确定。第十一条 企业文件需经办公室核稿后，方可送企业领导签发；由职能部门负责拟稿企业文件，须经部门责任人签字认同后，方可交办公室办理；包含其它职能部门管理范围行文，相关职能部门应予会核。第十二条 属职能部门职权范围内内部文件，可由职能部门直接行文。需经企业审批事项，在办理审批手续后，亦可由部门发文，文中注明经企业同意即可。经企业同意，由职能部门公布生产经营管理规章、标准，应视同企业正式文件依据实施，企业不再另行发文。第十三条 属企业企业生产经营管理标准类文件，按企业标准化管理文件相关要求和格式，由职能部门起草后，送相关部门会核并经企业管理部审核后，按相关程序印发。第十四条 企业外报上行文（请示、汇报）及包含全局工作内部行文由总经理签发，企业外送平行文（通知、函）及其它日常管理类内部行文由企业分管领导签发。第十五条 部门文件由部门责任人签发，但事先须报经企业分管领导同意并送办公室立案。 属生产类部门文件由XXX部统一印发，其它部门文件按职能划分由各职能管理部门印发。各生产厂、车间不得签发部门文件。第十六条 各专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍等，应以职能部门或总经理办公室名义行文；企业领导讲话，视讲话内容，应以部经理办公室或党委工作部文件印发；总经理办公会和综合协调会、生产大调度、经济运行分析会应发专题纪要。第十七条 企业所属各单位通常不得对外行文。因特殊情况必需对外行文时，应报请企业同意，并抄送办公室。第十八条 职能部门间对相关问题未经协商一致，不得行文。如私自行文，办公室有权责令纠正或撤销。第十九条 请示应一事一文；通常只写一个主送单位，如需同时送其它单位，应该用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对可行性研究汇报、初步设计审核意见等业务性较强公文，在报请上级或业务主管部门审批同时，可抄送下级相关单位。除领导直接交办事项外，请示不得直接送领导个人。第二十条 汇报中不得夹带请示事项。第二十一条 企业下行普发文抬头一律称“企业所属各单位”，非普发文可直接写明抬头单位名称。第二十二条 企业所属单位上行文一律称“企业”。第五章 发文办理第二十三条 发文通常包含拟稿、审核、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发等程序。（一）拟稿企业发文，拟稿人应按“发文呈办单”上栏目要求填写清楚，并签署日期（包含年月日），草拟公文应做到：1.符合国家法律、法规和方针、政策及相关部门要求，符合化工行业实际情况。 2.情况确实，见解明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点正确，篇幅努力争取简短。 3.人名、地名、数字、引文正确。日期应写具体年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，通常先用全称，并注明简称。 4.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 5.必需使用国家法定计量单位。 6.公文中数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、常见语、缩略词等必需使用汉字外，应该使用阿拉伯数字。 （二）会核企业发文包含多个部门业务应事先会签；如包含企业协调事项，应先送分管领导审核；凡属包含其它职能部门业务文件，必需经相关部门会核，统一意见后再送综合管理部办理；职能部门联合下发公文，要将有分歧、协商未取得一致意见部分删掉，不得强行下发。（三）核稿企业发文在送领导签发之前，必需经总经理办公室核稿；各部门责任人要负责对本部门草拟文件进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求文件应立即退还经办部门修改或重办。核稿关键是：1.是否需要行文；2.相关部门部室、单位是否已协商、会核；3.提出要求、措施和方法是否明确具体、切实可行； 4.公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本措施相关部门要求。 （四）签发外报关键请示、汇报先送主管副总经理审核，再送总经理签发；通常发文按送分管副总经理签发。发文内容如包含两个以上企业领导分管内容，应送总经理签发。（五）登记、编号、打印经领导签发文稿，由总经理办公室文书负责登记、编号、打印。（六）校对公文付印前，总经理办公室对文件格式给予把关，并由拟稿人负责对文件内容进行校对，确定无误并签字认可后方可印刷。为确保发文严厉性、正确性，提升公文整体质量，达成标准化行文，行文部门要严厉认真，仔细校对，杜绝犯错。第六章 收文办理第二十四条 收文包含签收、登记、分办、传输、拟办、承接、催办、查办等程序。（一）签收凡署名企业收启信件，一律由办公室文书签收、拆封；如文书不在，由办公室主任指定人员签收、拆封；注明领导人亲启信件，由领导亲自签收、拆封或指定人员办理；个人或部门外出带回文件（会议材料）一律交总经理办公室处理；部门收文后，发觉有对企业文件，应在当日内交办公室处理。（二）登记凡属对企业文件，一律由办公室文书统一分类登记。登记要求立即、正确、一丝不苟，登记工作要在收文当日完成，登记正确率、正确率100%，要随到、随登、随传、不得延误。（三）分办收文登记后，经办公室主任（或秘书）填写送阅、拟办意见后，按文件轻重缓急和领导分工及部门职能划分，分呈企业领导阅批或业务部门承接。拟办意见要签署姓名和拟办日期。分办工作要遵照下列标准：1. 属全局性重大政策、决议文件，呈企业总经理、党委书记或主持工作企业领导阅批。2. 属某首先重大政策、决议和某首先关键业务工作文件，呈分管企业领导或总经理助理阅批。3. 属通常性业务工作文件，送业务部门承接；多个部门共同办理文件，分文时应确定主办部门，由主办部门商同相关部门会办。无特殊要求，通常第一个阅办单位为主办单位。（四）传阅公文传阅一律由总经理办公室文书负责，要做到立即正确。呈送企业领导阅批和部门传阅文件要分别轻重缓急。公文传输各个步骤要推行交接手续。（五）承接各部门收到关键或领导指示文电，全部要先经部门领导阅批，再交承接人办理或传阅。凡包含其它部门问题，主办单位应该主动和相关部门协调办理。职能部门承接文件要立即快速，文件在部门滞留不得超出两天。部门办完文件要立即送交办公室，不得横传或积压。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理，应快速退回总经理办公室并说明理由。（六）催办对关键和有时限要求文电，办公室文秘人员要根据企业督办管理措施要求，严格进行催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，关键公文关键催办、查办，通常公文定时催办、查办，做好催办统计，并将办理情况向企业分管领导反馈。第七章 公文管理第二十五条 办理完成文件一律交办公室文书保管，其它部门和个人不得长久保留文件，如因工作需要，确需长久保留，须经总经理办公室主任同意留存复印件，并视同正式文件进行管理。第二十六条 文书人员要立即将办理完成收文进行整理分类保管，于第二年6月交档案室立卷归档。第八章 附 则第二十七条 本措施由办公室负责解释，并适时补充完善。第二十八条 本措施自2XXX年X月X日起施行。原XXXXXX企业公文管理措施同时废止。 注：XXXXXXX企业发文呈办单附后 XXX企业发文呈办单签发：文件编号：审核：会核：核稿：拟稿 日期文件名： 附件：主送：抄报：抄送：专题词：打字校对日期