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虚拟零库存管理方案

―――这是本人2007年写的一篇小材料，今天为了获取百度财富，下载房地产方面的资料，就献丑了。 2011年 孔令学

“零库存”就是出库多少结算多少，放在仓库里的采购件属于供应商所有。在实施零库存管理的企业，一般都会采用单独库房、专人管理的办法，而本方案以计算机管理为核心，通过虚拟库房实现零库存物资与正常库存物资的混合管理，从而实现降低管理成本的目的，因此本方案称之为“虚拟零库存”管理。
一、数据分析：
截止到2007年1月25日，仓库入库未结算的材料合计3025项，计划金额5415549.61元，2006年12月31日前入库未结算的材料合计2373项，金额为3742566.89元，占未结算金额的69％。
2007年1月份仓库入库材料计划金额2684756.27元，结算金额902015.10元，占入库总金额的34％。从结算品种看，常用材料结算比例更低，主要是大宗物资和非常用材料。
通过以上数据分析，我矿当月入库材料结算比例较低，大部分材料至少要一个月后结算。如果实施零库存，对客户资金不会产生较大影响。
二、实施虚拟零库存的目的：
一是降低库存资金，规避物资积压闲置的风险。通过统计数据看，我矿目前各类库存新物资价值在900万元左右（材料＋设备＋加工件产成品＋随机配件＋虚出库材料），资金占用量较大，且容易产生积压闲置。
二是解决计划与生产的矛盾。集团公司对计划的严格控制与矿生产的不可预测性形成矛盾，造成常用材料经常缺货，分供方应急供货频繁，运输成本增加。
三、虚拟零库存业务流程：
1、供应环节：
供应科对实行零库存管理的材料与客户签订零库存管理合同，合同规定供货方式、退货方式、付款方式、质量保证等条款。需要注意以下问题：
一是零库存物资要按矿下达的采购计划供货，必须保证矿最低储备定额要求。
二是物资结算必须按上月出库数量结算，未出库物资不办理结算手续。
三是在质量方面要求一但出现质量问题，必须按矿要求退换货。
2、计划管理：
实行零库存管理的物资一律实行储备定额管理，储备定额下限为一个月的平均用量，上限为三个月的平均用量。
当物资储备低于库存下限时，计算机系统自定生成缺货信息；当生产情况变动，需求量增加，库存不能满足需求时，由使用单位提出申请；由计划管理人员收集平衡后制定采购计划，由供应科下达给供货商。
3、库房管理：零库存物资不单设库房，同一物资尽量一家供货，当多家供货时，不同厂家的物资摆放在同一货位的不同位置，并挂牌标示。
4、出库管理：零库存物资按正常手续办理审批，工区可以自主选择不同厂家的货物，发货时保管员必须在领料单上标注厂家代码。
5、结算：月底将出库的零库存物资办理正式入库手续，已办理入库手续的零库存物资可以随时办理结算手续（具体时间根据供应、仓库的安排）。
四、虚拟零库存计算机账务业务流程：
1、客户代码：零库存供货商必须编制唯一的客户代码，无特殊情况不能更改代码。
2、零库存物资编码：零库存物资编码实行组合编码方式，即：物资编码＋客户代码。
3、零库存标记：实行零库存管理的物资必须进行标记，标记输入计算机管理系统，由计算机系统自动判断识别。
4、入库验收单：物资到货后办理验收单，办理验收单时计算机系统自动识别零库存物资，并生成零库存物资编码。
4、入库单：按验收单办理入库单，计算机系统自动调整总库存（零库存物资的库存金额不算矿库存金额）、客户库存。
5、出库单：出库时输入客户代码，计算机系统自动修改总库存、客户库存。
6、结算：月结时计算机系统按出库数量、物资所属客户自动汇总，生成各客户的入库单（报财务的入库单），客户结算时根据入库单提取生成结算单。
五、零库存管理的第二个重点：
虚拟零库存解决了部分常用材料的资金占用和保障供给问题，但要真正降低库存资金还要大力压缩二级仓库库存和产成品库存。
1、二级仓库库存：如果条件许可，矿仓库适当增加保管员，实行二十四小时服务（目前主要是白天发料），这样原则上禁止工区仓库库存新材料，或对工区仓库实行库存资金限额制度，严格控制二级库存。
2、产成品库存：机修厂和服务工区的产成品数量较大，尤其是在金属网、锚杆等大宗材料的加工上，往往出现加工型号与生产需求不一致的问题，造成不需要的产成品有库存，而生产需要的型号没有原材料的情况。建议将服务工区的木材、金属网、炮泥等产成品纳入矿生产计划的管理范畴。
六、准备工作：
根据管理的需要，企管科对虚拟零库存的管理模式进行了业务研究，对计算机管理软件进行了设计，目前试验性质软件基本设计完成。
通过软件的运行情况来看，虚拟零库存完全可以实现。

虚拟专业库管理方案

我矿采用炮采、综采两种采煤工艺，客观上造成设备及其相应的配件种类繁多，使各类库存物资达到一万余种。在库房面积小，品种多的情况下，解决物资精确分类管理的问题，建立面向使用对象的专业库管理模式，对物资储备、计划、领用、库存控制具有重要的意义。
虚拟专业库就是在传统的管理模式基础上，嫁接计算机技术，在计算机系统上建立专业库，供各级管理部门按需使用。具体而言是在按物资属性分类的基础上，对各类专用物资按使用对象、用途进行精确分类，并将分类输入计算机系统，利用计算机技术生成各级、各个专业库（例如综采专业库、采掘专业库、机电专业库、通防专业库、办公用品库、低值易耗品库、医疗器械及药品库、通用物资库等）。例如：综采队要查询割煤机配件，先选择综采专业、再选择割煤机这个关键词，就可将割煤机专用配件的计划、订货、存储等情况按部位显示出来。
虚拟专业库主要特点：
１、根据使用对象及用途进行多级、多层次分类，可以建立各类专业库。
２、各级单位可以根据自身的需求通过条件组合快速寻找自己需要的信息，如果实现网络化管理后，配备计算机的单位可以方便的查寻自己需要的物资信息。
３、现有库房不需要改造。
４、现有人员不需要专门培训。
５、除计算机软件投入外，不需要其他投入。
虚拟专业库建立的基础业务
１、分类：建立虚拟专业库的核心是对物资分类，首先按使用对象分类，既按使用单位分类，将各单位的专用物资进行区分识别；其次是按设备及其部位对配件分类；对通用物资的基本用途进行分类。
2、四号定位的计算机控制管理：
“四号定位”，即“库房号、货架号、层号、货位号”。对所有库存物资按照四号定位统一进行位置编号，编号在材料卡片上注明的同时，要输入计算机系统。通过计算机系统在查询到该物资的时候，就可以锁定它在库存的准确位置。
3、计算机管理软件：
计算机管理软件是建立虚拟专业库的基础，要求该模块具备对物资分类的功能、按固定分类及组合分类生成专业库的功能（实质是可以按类查询并输出查询结果），同时确定某一物资后，计算机系统能够提供库存、计划、订货、库存位置等方面的信息。
4、虚拟专业库示意图：
仓库
炮采专业库
通防专业库
综采专业库
办公用品库
通用物资库
转载机
破碎机
割煤机
刮板运输机

基础业务的应用

库存的功能主要是防止断档，保证适当的库存量以节约库存费用，降低物流成本。库存控制的主要目的是在仓储成本、采购成本及保障成本中找到临界点，将各项费用降低到最低水平。
一、储备定额：
储备定额的建立主要是保证合适的储备，既能满足安全生产的需求，又能减少资金的占压，同时也是提报计划的参考依据。物资储备定额的处理分为两个层面：
一是通用材料，根据万吨消耗率、领用频率、采购难易程度、库存费用等计算出合理库存量，再根据工作经验制定储备上限、下限。
二是专用物资及重点配件：此类物资除参照通用材料的计算方式外，重点时根据安全生产的需求储备，不过分强调库存费用。
目前企管科已经收集了2001年11月－2006年11月各月的出库数据，编制完成了数据统计分析程序，在常用材料储备定额的制定上有了可靠的数据资料。
2、ABC分类管理：
实行物资ABC分类管理的优点是能够对重点物资实行重点管理，保证将重点物资控制在合理储备范围内。分类标准是：
A类：事关生产安全而必须储备的物资；占用资金量比较大，必须严格控制库存的物资
B类：必须储备的常用生产性物资（缺料将影响生产但不影响安全）。
C类：即不影响生产又不影响安全的物资；不常用又不影响安全的物资。
分类输入计算机系统，作为计划提报、库存管理的参考数据。
3、物资编码：
在我矿除正常采购的物资外，还有外委维修物资、自行复新物资、加工件、设备随机配件等物资，这些物资可能是同一种物资，如果对每一种概念都赋于一个编码，将造成管理混乱。因此，对不同概念的物资统一编码，对于管理这些物资就显得非常重要。尤其在库存管理、审批管理、计划管理过程中，通过一个物资编码就能调出某种物资不同概念的库存，具有重要的库存控制意义。
需要计算机编码管理的物资：材料、配件、设备、加工件、复新件、外委维修物资、办公用品、总务低值易耗品等。
我矿物资编码是2001年年底进行整理规范的，随着物资品种的增加，编码需要重新整理。另外，在最近几年中，我矿陆续将“设备、新料加工件、复新件、旧料加工件、来料委托加工件、外委维修物资、办公用品、总务低值易耗品”等物资纳入计算机管理体系、工区核算体系，由于是陆续增加，整体规划差，这一块也需要进一步规范。
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