电子化采购方案.doc

目 錄壹、前言1貳、企業間採購現況2一、現況描述2二、現況分析3參、電子採購解決方案3一、電子化採購方案優勢3二、以電子化方式進行採購相關的規劃面與作業面的活動3三、企業導入電子化採購方案的重要性4四、電子化採購方案之市場商機5五、電子化採購之營運策略與管理模式6六、電子化採購方案現況缺失8肆、autoBuy v2.0 電子化採購方案 8一、autoBuy v2.0 系統定位 8二、autoBuy v2.0 功能介紹 8三、autoBuy v2.0 系統架構 10四、autoBuy v2.0 流程分析 12五、autoBuy v2.0 單據資料規格16六、autoBuy v2.0 XML DTDs22七、autoBuy v2.0 資料庫規格29八、autoBuy v2.0系統導入方案 42伍、autoBuy v2.0競爭力分析 44一、競爭者比較44二、SWOT 分析 46三、預估市場效益47陸、autoBuy v2.0 競爭策略 47柒、附錄47一、參考資料 47壹、前言隨著全球化競爭的演變以及CTO模式的加劇，企業與貿易夥伴的整合限度已成為企業營運績效的重要領先指標。隨著企業資訊應用平台的增长與多元化，如何运用散佈在不同資料庫或系統平台的資訊，並進行傳輸轉換，已成為企業最迫切的需求。此專題針對電子採購系統，由整個產業的市場狀況與市場規劃切入，探討分析autoBuy的系統與市場價值所在，並進而將之實作出來。貳、企業間採購現況一、現況描述1. 傳統詢報價流程2. 傳統採購流程3. 傳統對帳流程二、現況分析1. 傳統詢報價流程傳統的詢報價程序可說是費時又費人力，因為所有傳統的聯絡方式不外乎是以電話、傳真的方式聯絡，第一是人為溝通沒有一個標準的程序，第二必須要有人專門負責詢報價的聯絡工作，而傳真的方式又容易導致資料的遺失、損毀，也沒有辦法即時的被對方處理，而詢報價又是一個企業经常在做的工作，所以是一個非常有改善空間的部分。2. 傳統採購流程傳統採購流程是銜接著之前的詢報價流程，除了碰到雙方聯絡的問題以外，再來就是傳統上因為沒有網際網路，資訊流跟物流無法統合在一起，所以往往採購方不知道供應商現在的出貨狀態，檢驗和退貨的情形供應商也不清楚，一來一往经常會發生很多延誤和人為錯誤，所以比較好的方法是把資訊流跟物流整合起來。3. 傳統對帳流程傳統的對帳方式就是雙方的會計人員抱著一堆單據一起開會，然後開始把收料單、發票、支票拿出來對照，必須用人力一張張的對照和翻閱整理，對會計人員是十分痛苦的一件事，另一方面在結帳時也是一個困擾，因為假如不是用電腦整理資料，必然要耗費許多人力及時間，而减少公司的效率和耽誤其他工作。參、電子採購解決方案一、 電子化採購方案優勢1. 契約式的採購行為：减少採購成本、即時交貨、簡化採購作業。2. 增強企業競爭力：透過網際網路資訊透明化，蒐集不同採購成本。3. 减少成本：減少人事費用、加強作業效率。.Compaq eProcurement採購方向：所有物料成本需求取得優勢。物料的供應要等於顧客的需求。最佳等級的產品品質。優化間接材料、產品與服務。二、以電子化方式進行採購相關的規劃面與作業面的活動1. 採購規劃：依據生產製造的結果，配合存貨政策和採購策略與供應商進行原物料交貨期及送貨方式的協調。目的減少原物料管理費用及資金的積壓。2. 採購作業：包含請購、請購審核、產品與供應商資訊的搜尋、比價、議價、交易到付款。目的減低採購行政成本與繁瑣複雜度。3. 採購策略：風險值供應商數直接物料間接物料商品化產品a. 直接物料風險高，選取最佳的廠商結盟，維持良好關係。b. 間接物料風險值較低，與少數廠商合作，保持正常供貨。c. 商品化的產品經由競標方式，低風險下，選擇性多。4. 採購基礎建設管理：如供應商評估、採購運輸管理、品質管理、合約管理、付款條件管理、採購零件組的規格制度管理等。三、企業導入電子化採購方案的重要性1. KSF：若企業比他家廠商早运用科技，成為企業的核心競爭力，則它即為企業的Key Success Factor；若大家都已經引用，則它僅為Key Survival Factor，未導入之企業必將面臨被淘汰的命運。.大多數企業中，原料或服務的採購金額約佔其營業額的一半左右，相較於改善其他方面，如增长銷售，在採購上的成本節省可直接轉換成企業利潤，增长投資報酬率（ROI）。.在高盛Goldman Sachs 於2023年年中的調查發現，近一半的大型企業在已進行某種限度的線上採購，且另有27%的公司會在一年內進行線上採購。2. 成本節省：a. 採購品項：80/20定律，即為維持企業運作的物料，採購量往往佔總採購單量的八成，而採購金額卻只佔兩成，可見非製造相關的採購行政管理成本相對較高。.由Gartner Group調查發現，傳統式採購作業中，每張採購單的行政費用約為100250美元，但完毕eProcument計劃後，每張採購單的費用可降至10美元。.American Express發現，中型企業在線上採購上花費最多的種類，根據多寡依序為文具及辦公用品(佔21%，其中不涉及未加工材料及工業設備)、辦公設備(佔18%)及軟體(佔5%)。b. 製造材料：高採購效率達成縮短採購作業，掌握交貨期，進而减少存貨成本，改善投資報酬率，對材料成本佔總投資比重高的企業來說，獲益良多。.IDC研究指出，網路上的採購應用軟體市場，將從1998年1億8700萬美元，成長到2023年85億美元。四、電子化採購方案之市場商機1. 電子化採購方案的需求變化探討需求量月 份製造商接單變化銷售商下單變化消費者需求變化據研究統計，銷售商針對特定產品向製造商下單數量的變化，往往比市場中消費者對該產品需求的變化來的大。 其因素：a. 需求預測：供應鏈中每一層需求預測的誤差累積。b. 虛假訂單：銷售商銷貨庫存用减少訂單數量以消化庫存，因此製造商無法對某些產品作需求預測。c. 大批訂貨：考慮到庫存和運輸成本，导致某時段對某商品需求暴增，而在其他時段則無需求。d. 前置時間：前置時間越長的產品，需求預測越不準確。e. 價格變動：對價格變動大的產品，低價買多高價買少。2. 電子化採購方案的市場商機在於電子採購環境上突顯a. 交易平台的建構： (1) 網路基礎架構、安全機制、中介軟體、資料庫、付款機制配送流程。 (2) 數位型錄突顯內部外部資料一致性，並將許多來源的數位內容匯集成單一格式。.根據American Express的最新研究報告”E-Procurement Trends at Mid-Sized Companies”顯示，企業應用線上採購的效益排名高低分別為加速訂購時間(佔42%)、方便性(佔36%)及成本的節省(佔15%)b. 交易平台的經營： (1) 數位型錄內容的取得與更新都是永無止境的執行成本。 (2) 所帶來的市場價值由企業間交易金額、企業對企業電子商務的交易金額、電子市場經營者掌握的市場。.Gartner Group預估，全球企業間交易額在2023年為105兆美元，其中7%（7.29兆美元）以電子商務方式呈現，而7.29兆美元中的37%（2.71兆美元）由電子市場經營者所掌控。五、電子化採購之營運策略與管理模式1. 支配軟體轉換到支配交易模式：不同虛擬市場競爭下採購軟體免費的結果。.Commerce One策略即一例。2. 營運模式：a. 買賣方為主的eProcurement： (1) 難題：兩方的設計理念、型錄管理策略有極大差異。 (2) 趨勢：以買方為主的eProcurement，交易平台管理與維護由第三者進行，不侷限買方或賣方。b. 電子層級與電子市場的eProcurement：Eprocurement電 子 層 級電 子 市 場用途個別企業的原有供應體系中個別企業的採購活動中重要目的加強原有供應體系的供應效率節省成本次要目的節省成本提昇效率交易平台經營者一個供應體系或多個獨立體系加盟店入口網站，多家供應商的商品目錄網路化經營者電子採購軟體商傳統EDI業者ERP廠商傳統ERP大廠搶攻Commerce One台塑集團OracleOracle、SAP c. 水平市場與垂直市場的eProcurement：eProcurement水 平 市 場垂 直 市 場對象所有企業特定產業中的企業服務每家所需材料及服務，通常為間接材料。該產業所需的產品或資訊交易平台經營者Ariba、Commence OneChemdex、E-Steel、SAP3.依負責組織不同可將數位型錄內容的取得與管理策略區分a. 內容聚集策略以買方為中心：(1) 系統：買方維護與管理。(2) 理念：滿足買方需求，輔助其進行採購。如支援跨供應商與產品的搜尋、相似產品的價錢和特徵比較、決策支援資訊的傳輸（如零組件替代建議）、詳盡的交易與供應商績效分析。(3) 缺點：內部整合耗組織資源，需建立極細的產品類別架構或Metadata Layer作組織。外部蒐集供應商眾多的買方而言，要連上多家供應商的網站取得資料費時費事。.根據研究顯示，為實現成本縮減和其他eProcurement相關效益，透過內容仲介或第三者，依買方特定的主型錄將型錄內容作彙整、先行模組、顧客化，可減輕負擔。b. 供應商管理內容以賣方為中心： (1) 系統：賣方維護與管理。 (2) 理念：此一家的商品販售。 (3) 缺點：i. 買方：無比價功能。需瀏覽多家供應商的網頁。ii. 賣方依買方不同資料需求提供不同格式的沉重工作。c. 第三者管理內容 (1) 系統：買賣方之外的第三者負責提供服務。 (2) 理念：資料品質、Metadata Layer支援跨型錄搜尋。 (3) 優點：內容聚集，節省大量成本與勞力。 (4) 缺點：取得特定產業內容和多個垂直產業領域專家能力。i. 單一標準基礎社群限制了社群成員與潛在貿易對象互動的能力，减少虛擬社群的效果，承擔eProcurement成效很差的風險，因而難吸引各種MRO供應商的加入。ii. 供應商被迫加入為了維持現有的貿易關係得加入多個社群所致。.ActivMedia Research調查研究報告“Real Numbers E-Commerce Study Series”顯示：在B2B企業中，過半數(54%)的業者都已經將其採購活動轉為線上進行，推究此一因素，係因為大型企業目前都開始规定其供應商必須具備線上即時監控品質與存貨控制等方面的规定，使得這些B2B業者積極轉往進行線上採購活動。六、電子化採購方案現況缺失缺失問題結果交易安全性企業上網採購或開出一份投標规定(request-for-bid)。實際上已透露了公司的供給需求與生產時間表的危險性。法規不周尚未有完整法規制度增长網路交易安全疑慮。普遍性的也许相關技術問題及電子採購系統廠商對於物料供應商上網的支援局限性。增长企業電子採購執行的阻礙。支援局限性已使用的電子採購系統對於複雜的採購流程支援局限性。合約管理及議價、點對點的供應鍊管理是應用將無法達到企業需求。維護困難間接性物料與服務的最新價格與成本資訊的更新。資源時效性局限性導致使用與正確度局限性。電子採購系統限制避免有些好的物料供應商無法上網。限制了企業的購買力。只有1/3企業向線上的供應商訂購策略性物品電子採購系統執行的情形如何完全毫無所知。沒有實際計算應用電子採購系統所得的效益（替公司節省50%以上的成本）。間接性物料比重低66%的公司上網訂購的效用不高。線上採購的成本效益局限性。肆、autoBuy v2.0 電子化採購方案一、autoBuy v2.0 系統定位autoBuy 系統的定位，乃是採購方原有 ERP 系統連接上網際網路的橋樑，使ERP的能力從Intranet延伸至Internet，只要使用者連得上網際網路，都能夠進行快速穩定的採購作業。二、autoBuy v2.0 功能特色1. 通用性：透過XML轉換，可將ERP產生的XML檔案轉進autobuy資料庫，只要撰寫好ERP與autoBuy資料交換的中介程式，autobuy能夠適用於任何ERP系統。2. 即時性：autoBuy可設定任意的時間週期，定時將ERP所產生的資料，如訂單等，轉入autobuy系統呈現在網路上。3. 網路化：autobuy系統將ERP的範圍延伸至Internet，供應商只要連上網路，即可輕易連上autobuy系統，並可直接透過瀏覽器作報價單的填寫、查詢乃至於對帳作業。4. 自動化：採購方的ERP和供應商ERP採購資料的傳遞，皆透過autobuy系統，使用XML作為溝通媒介，因此在訂定好XML之DTD及資料結構的Mapping後，ERP系統便可不需透過人工，自動完毕ERP間的資料交換工作。5. 透通化：透過autobuy系統，使用者可以在權限範圍內，查詢任何訂單資料、庫存狀態等，也可即時追蹤貨品狀態、執行對帳作業等。6. 統一化：透過autobuy可以促使中衛體系之資料格式標準化，三、autoBuy v2.0 系統架構1. autoBuy v2.0 整體系統架構示意圖2. autoBuy v2.0 Cross-system Connector 示意圖a. 採購方 ERP 與 autoBuy v2.0 連結示意圖b. 供應商 ERP 與 autoBuy v2.0 連結示意圖四、autoBuy v2.0 流程分析1. 新零件發估流程圖2. 一般副料採購流程圖3. 合約訂定流程圖五、autoBuy v2.0 單據資料規格1. 供應商庫存查詢2. 供應商庫存查詢結果3. 供應商基本資料4. 供應商貨品狀態查詢5. 供應商貨品狀態填寫6. 訂購單7. 訂購單查詢8. 訂購單查詢列表9. 買方貨品狀態顯示10. 可供報價單列表11. 報價單12. 採購方出貨狀態查詢13. 供應商出貨告知14. 買方報價單處理115. 買方報價單處理216. 買方報價單處理317. 買方報價單處理418. 對帳資料查詢19. 對帳支票查詢20. 對帳支票發票對照表21. 收料單查詢22. 對帳發票收料單對照23. 對帳發票查詢24. 對帳開立發票六、autoBuy v2.0 XML DTDs1. pr.dtd2. po.dtd3. pre_po.dtd4. quotation.dtd5. receipt.dtd6. invoice_receipt.dtd7. check_invoice.dtd8. part_status.dtd七、autoBuy v2.0 資料庫規格admin_id_pass 管理者ID和密碼FieldTypeAttributesNullDefault中文aidchar(8)No管理者IDapasswordchar(8)No管理者密碼admin_log 管理者登入記錄FieldTypeAttributesNullDefault中文aidchar(8)No管理者IDipchar(15)No來源處login_timedatetimeNo0000-00-00 00:00:00登入時間logout_timedatetimeYes登出時間buyer_id_pass 採購員ID和密碼FieldTypeAttributesNullDefault中文pidchar(8)No採購員IDppasswordchar(8)No採購員密碼buyer_log 採購員登入記錄FieldTypeAttributesNullDefault中文pidchar(8)No採購員IDipchar(15)No來源處login_timedatetimeNo0000-00-00 00:00:00登入時間logout_timedatetimeYes登出時間check_invoice