重要合同纸质文档管理作业指导书-上传版.doc

上海XXXX有限公司
重要合同纸质文档管理作业指导书

名称
重要合同纸质文档管理作业指导书
编号

创建人
CX
创建日期
2012-03-14
审批人

1. 目的
严格规范公司的纸质合同的管理及使用。
2. 范围
公司纸质合同
3. 定义
合同：本文中的合同仅指我司在日常活动与非日常活动中与其他主体之间设立、变更、终止民事关系的重要协议（不包括建立、变更、解除劳动关系的各类协议）。主要包括业务合同及非业务合同。
重要合同：公司业务合同及涉及金额巨大的非业务合同。
机密合同：涉及公司商业秘密的重要合同。
4. 职责
合同纸质文档管理：法务专员作为合同管理员
5. 工作程序
5.1 合同纸质文档管理规定
5.1.1 所有重要合同由合同管理员统一管理。
5.1.2 重要合同必须存放于密码锁的保险柜中，不得放置于他人可以直接取得的位置，如桌面等。
5.1.3 保险柜密码只能由合同管理员一人持有，密码放入密封的信封作为备份，交行政经理统一保管。
5.1.4 除了借阅情况外，所有合同只有管理员才能进行查找、翻阅、整理、取用、归档、销毁等操作。
5.1.5 所有合同的借阅必须在OA中提交借阅申请，经审批后方可借阅。
5.1.6 重要合同的复印过程需要合同管理员在场监督，不得随意放置在复印机上。
5.1.7 重要及机密合同的销毁必须由两人以上同时在场，用碎纸机销毁，销毁过程防止外泄。
5.1.8 机密合同需加盖机密章。
5.1.9 一般合同及重要合同保存10年，机密合同保存15年。
5.2 合同保管必备记录
5.2.1 合同保管负责人建立《合同存放表单》 ，列清所有存放文件。
5.2.2 新增合同必须及时更新到清单中。
5.2.3 如有合同需要销毁，首先在OA中提出销毁申请，得到批准后方可销毁，然后及时更新《合同销毁清单》。
5.2.4 OA系统中自动记录借阅人、借阅内容、借阅理由、借阅时间、归还时间信息，合同管理员可以随时调阅、检查等。
5.3 合同保管检查
5.3.1 TQM每月抽查一次合同保管状况。

6. 相关文件
无
7. 记录
《合同存放表单》

修改记录
流程名称
版本
创建人
审批人
修改内容
重要合同纸质文档管理作业指导书
A/0
CX

新建

代理记帐业务约定书
甲方: (以下简称甲方)
乙方：
报表、国税申报、地税申报(含网上申报)。甲方如有其他服务要求，需在约定书中注明，口头商定无效。
二、甲方在每月25日至次月15日前，按时将本单位所发生合法的经济业务票据传给乙方(乙方可上门取送票据，每月壹次)并提供纳税申报所需要的各种印章(公章、财务章、人名章等)。因甲方票据传递、提供各种印章及税务机关要求的其他资料不及时，造成乙方延误各种纳税申报的，责任由甲方自负。
三、在甲方按时传递经济业务票据及按时提供各种印章的情况下，乙方应按时为甲方代理纳税申报，造成延误各税种申报的, 责任由乙方负责。
四、乙方丢失票据，书写、计算错误而引起的税务罚款及滞纳金，责任由乙方负责；甲方账外逃税、提供的虚假票据、提供原始凭证不符合规定引起的税务责任，由甲方负责。
五、甲方的出纳每月应主动与乙方会计核对银行账及现金账余额。
六、甲方在签订业务约定书的同时付款，否则无效，到期后乙方接受甲方付款的视为约定延续，若到期后未续约付款的，约定终止，双方不再相互承担责任。
七、甲方在业务约定期间内如有地址、电话、开户银行及账号、税务登记、工商登记等发生变化应在非报税期内三天、报税期内(每月25日至次月15日)当天通知乙方，不能及时通知乙方由此而产生的后果，由甲方自负。
八、业务约定到期或终止时，如果甲方聘用乙方工作人员，乙方对业务约定期间的凭证、账目、税务出现的问题概不负责。
九、甲方为：1.纯地税户 2.国地税户3.一般纳税人，每月凭证不超过一本，无特殊核算要求(超出要求范围的，服务费另行协商)。
十、约定期限： 年 月至 年 月，付款方式：每 ，另每会计年度账本及报表资料费贰佰元，工商年检代理费贰佰元，残保金代理费贰佰元； 年 月 日合计收取 元。
十一、本业务约定书一式两份，双方各持一份，经双方签字盖章付款后生效。本约定书未尽事宜，甲乙双方应本着友好协商的态度进行协商解决。
十二、会计每月25日至次月1日联系取票据，以下列举部分单据：
1、企业本月开具的发票及与之相对应的收款凭证(进账单、现金送款单、现金收入凭单、出库单、发票领用存情况等)；
2、企业取得的购货发票及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单、入库单等)；
3、企业取得的费用发票(交通费、差旅费、通讯费、广告费、业务宣传费、房租、水电费、办公费、运费、汽油费、保险单据等)及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单等)；
4、银行缴税税票，利息单，进账单，支票存根，电汇单及其它各种银行票据；
5、企业自制原始凭单：工资单，折旧单等；
6、一般纳税人发票汇总表(一套)，作废发票(联次齐全)，抵扣票认证清单，金税卡；
7、其它需要的资料_____________________________________
8、凭证报表由乙方暂存，待工作完成后，年度终了时返还客户。
注意：月末取票后企业如开具收入发票须立即通知乙方。
甲方： 乙方：
联系人： 联系人：
联系电话： 联系电话：
电子邮件/ QQ: 地址：

4