公立医院科研经费财务管理升...索——基于H医院的案例分析_周左磊.pdf

FRIENDS OF ACCOUNTING一、政策背景党的二十大报告不仅总结了国家改革发展过程中取得的重大成就，还擎画了国家未来发展的宏伟蓝图。报告提出，人民健康是民族昌盛和国家强盛的重要标志，要把保障人民健康放在优先发展的战略位置，完善人民健康促进政策；要加快推进科技自立自强，不断加强基础研究和原始创新。此外，报告强调高质量发展是全面建设社会主义现代化国家的首要任务，没有坚实的物质技术基础，就不可能全面建成社会主义现代化强国。结合公立医院管理工作，从以上报告内容中感悟到以下三点：一是“建成健康中国”是国家 2035 年重要目标任务，对未来 5 年推进健康中国建设进行了全面部署。党的二十大报告为推进卫生健康事业高质量发展提供了指导思想，明确了战略导向。二是国家对科学技术发展的重视程度，报告体现了在研发经费投入、人员保障方面给予的支持力度。三是科技研发对社会发展的决定性意义，报告凸显了基础研究对高质量发展的支撑作用，进一步鼓励技术创新和自由探索。公立医院是我国医疗服务体系的主体，满足广大人民看病就医的日常需求；既是党和政府对人民的郑重承诺，也是公立医院践行医院社会责任的集中体现。公立医院应进一步推进医院综合改革和高质量发展，提高医疗水平，优化就医流程，提升看病体验，为切实保障人民健康发挥重要作用。这其中最为核心的无疑是医疗技术，狭义来说是衡量某家医院强弱的标尺，广义来说是考量整体医疗水平的关键。公立医院作为集临床、科研、教学于一体的综合性研究单位，是展现医院科研人员的研究能力与能动性的平台。现有的文献主要集中于医院科研经费管理的某个环节，从实践角度作全面、深入、具象的研究较少。本文以 H 医院为例，详细阐述了公立医院推动科研经费财务管理升级的意义，对经费管理过程中的痛点、难点进行逐个分析，并提出相应优化建议，以期为公立医院科研经费财务管理升级工作提供借鉴。二、医院科研经费财务管理升级的意义医院科研经费管理改革是将中央精神、国家政策落实落细的一项重要工作，势在必行。成功取决于天时、地利、人和，时下恰逢三者兼得的好契机。天时即政策，近十年来，为了最大程度激发科研人员的主观能动性，同时又实现科研经费的效益最大化，国家除了在人力上给予保障、财力上予以支持，在政策制度上也是不断“推陈出新”。党的十八大以来，中央不断深化科研经费管理改革，陆续出台了一系列有关科研经费管理的政策制度和指导意见，目标人群充分聚焦一线科研人员。通过推行改革举措，让经费管理“瘦身”，让科研人员“减负”。2021 年 8 月，国务院办公厅印发了 关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见（国办发 2021 32 号），赋予科研人员更多自主权，激发科研人员创新活力。32 号文的出台凸显了国家为人才助力、为创新加速的坚定决心1。可以说，32 号文是对先前文件的“深化”及“创新”。“深化”体现在项目预算编制进一步简化、间接经费比例进一步提【摘要】近年来，中央财政科研经费管理改革持续深化。随着公立医院获批的科研项目不断增加，科研经费体量呈逐年增长趋势，如何落实科研政策、发挥监管作用、减轻管理负担，进而调动科研人员创新积极性，促进医疗技术持续提升，是医院科研经费管理工作者不断思考和探索的课题。文章以 H 医院科研经费管理为实际案例，着重阐述了以政策与信息化为抓手，推动科研经费管理模式革新的目标；详细分析了 H 医院当下的经费管理模式、跨部门系统对接进度、系统智能化程度、相关财务制度、财务培训机制等现状、痛点难点及思考展望，探索针对痛点难点的优化路径及方式，以期为公立医院科研经费财务管理升级提供思路与借鉴，真正做到“政策信息多跑路、科研人员少跑腿”。【关键词】公立医院；科研经费；财务管理；会计信息化【中图分类号】R197.322；F234.3【文献标识码】A【文章编号】1004-5937（2023）16-0129-05复旦大学附属华山医院周左磊公立医院科研经费财务管理升级探索基于 H 医院的案例分析【作者简介】周左磊（1988），男，广东潮阳人，复旦大学附属华山医院财务资产管理部，研究方向：财务管理、项目管理、会计信息化等医 院 财 务129FRIENDS OF ACCOUNTING会 计 之 友 2023 年 第 16 期高、设备采购流程进一步优化、预算调整权限进一步下放、结余资金期限进一步延长。“创新”体现在试点经费预算包干制、扩大经费使用自主权（支持实行“预算+负面清单”管理模式）。地利即技术，随着数字技术的快速发展，数字化、网络化、智能化正在逐渐影响我们的工作方式。在数字技术浪潮下，传统的财务管理模式已经无法应对当下的经费管理工作，向智能财务的转型升级是财务管理工作的必然选择。OCR、RPA 等数字技术的问世与应用，不仅能将财务人员从低贡献值的工作中解放出来，还能减少科研人员的事务性工作，提升彼此的工作效率2。人和即需求，国家十分重视对医疗研究的投入，获得经费资助有助于科研人员在相关领域做深入研究，有利于形成科研成果；但令其烦恼的是要分心于科研经费管理，影响研究进度与效率3。经费报销、各种填表、项目审计等环节，时常让科研人员感叹“要做科学家得先做财务专家”，经费管理部门的专业指导以及经费管理系统的便捷操作无疑是眼下科研人员的刚性需求。科研经费管理是医院经费管理的重要内容，鉴于政策落地、技术支持、需求满足，财务管理已不能再局限于基础的会计核算功能，由传统核算向智能管理转型的思维架构应贯穿于预算管理、资金管理、绩效管理、内部控制等经费全流程管理中4。立足于公立医院科研经费财务管理升级的迫切需求，基于政策与信息化的应用构想，如何提高资金使用效益，为科研人员减轻负担，为财务部门提升效率，为科研部门分享数据，实现“多角色共赢”，是值得医院财务部门认真思考的问题。三、H 医院科研经费管理现状H 医院创建于 1907 年，现为国家卫健委、教育部、上海市三方共建共管的委属医院，是国内公益性突出、综合实力强、国际化特征明显的医教研中心。H 医院现有 4 个院区，临床医技科室齐全，拥有临床医技科室 40 余个，拥有国家神经疾病医学中心、国家传染病医学中心、国家老年疾病临床医学研究中心。目前，医院有在研科研项目近千项，经费资金来源主要有以下 3种：一是政府部门拨款，主要包括科技部项目、国家卫健委项目、国家自科基金项目等；二是公司企业出资，即横向合作项目；三是医院自筹经费，主要包括科研启动基金项目、各类专项配套项目等。依据医院财务数据为统计口径，20192021 年各年度科研经费收入分别为 1.52 亿元、0.98 亿元、2.38 亿元；2021 年较上年增长了 143%，经费收入体量总体呈上升趋势。H 医院科研经费管理事项办理流程如图 1 所示。为缓解科研经费“报销繁”问题，减轻科研人员事务性负担，H 医院经过几年的研讨、设计、测试，于 2018 年正式上线科研信息管理平台。新立项的科研项目借助系统实行电子化管理。该管理平台包含伦理审核、项目立项、资金上账、费用报销、预算调整等功能模块，对比纸质经费本，给科研人员带来便利的同时也提高了管理部门的效率。对科研人员来说，能清晰看到本人名下所有的科研项目及状态更新情况；能及时了解项目的预算执行情况及项目余额；能根据提示正确填报费用报销单；能跟踪查看报销单据的审核状态；能快速查询费用报销及预算调整的申请记录；能授予权限至项目管理员并进行线上操作等。对管理部门来说，项目查询更便捷、项目管理更高效、项目统计更精确。虽然 H 医院科研经费管理采用电子化技术取得了不错的成效，但深入剖析后仍发现一些不足之处：（一）经费管理模式未完全电子化H 医院对已立项的科研项目仍实行传统化管理，即通过纸质经费本进行经费入账、报销及核算。纸质经费本相较“电子经费本”存在诸多管理难点：第一，保管隐患。医院科研人员非专业财务人员，保管纸质经费本时较难如同财务对待原始凭证一般谨慎；另外部分项目组在使用经费本时由多人经手，容易组成本子的损毁或丢失。第二，审核困扰。使用经费本报销时须相应填写纸质报销单，部分纸质单据因字迹潦草或圈画涂改而难以辨认，给科研及财务审核人员带来一定困扰。第三，核算差异。由于纸质经费本是手工记账，登记每一笔经费收入、支出时容易造成手工差错，导致与财务明细账收支不符，须与经费本图 1科研经费管理事项简要流程图医 院 财 务130FRIENDS OF ACCOUNTING逐笔进行核对找出差错处。（二）科研与财务部门系统未融通时下，H 医院科研部门系统与财务部门系统均独立运行，无法进行数据信息共享，因此会带来项目信息不对称的情况。以科研经费到账立项为例，医院科研人员凭财务到账单据在科研部门办理经费立项，待此项目通过伦理审查后，即可在科研部门系统中添加项目相关信息，供项目负责人管理使用；同时，科研部门管理人员将新添加的项目信息生产入账单据，由经办人交至财务部门在财务系统中进行信息创建。因此，项目信息须分别在两个系统中予以同步维护，才可保证两个系统信息完全匹配，一旦某个环节出现纰漏，就会因信息不对称增加额外的核对工作量。（三）系统智能化程度不足自 2018 年起，电子票据作为财税信息化的重要载体，助力单位迈向数字化转型的有效工具，已在逐步推广和有序应用。电子票据相比纸质票据，易于保存且成本较低，但给票据管理提出了新要求。电子票据因其性质，存在重复报销、伪造变造的管理隐患；如通过人工甄别不仅效率低下且效果欠佳，必须依赖系统进行查真查重。H 医院系统尚无法对电子票据查验提供有力支持，也给此类票据的后续管理增加了工作难度。H 医院科研项目到款查询及汇款记录查询仍沿袭着传统模式。受限于系统功能，财务部门无法将银行到款信息、银行汇款信息推送至项目负责人或科研部门，导致以上人员仍须在财务人员的协助下进行手工查阅或人工查询，降低了各方的工作效率。（四）相关财务制度不够健全“报销烦琐”，一直都是各单位科研人员在科研经费管理过程中的痛点。32 号文的出台，目标直击痛点，要进一步减轻科研人员的经费报销负担。目前，H 医院相关财务制度不够健全，主要体现在以下两个方面：一是财务部门未对各类费用报销标准所依据的中央、市级有关文件进行收集整理；二是财务部门未对各类费用报销所需提供附件材料进行归纳阐述，导致项目组在费用报销时没有可以直接查阅的财务制度，只能通过电话或当面咨询进行确认，无形中增加了各方的沟通成本。（五）财务培训机制不够完善医院科研项目负责人大多为医务人员，除了要面对病人，还要在临床、教学、科研等多条“战线”忙碌奔波，个人精力较为有限。H 医院的财务培训机制不够完善，未做到定期向科研人员传达新政策并做相应解读，导致其在各种任务压力下很难有精力把相关政策制度“吃透”，进而影响科研项目的资金使用效益。此外，科研项目历经项目申报、经费认领、费用报销、预算调整、中期考核、课题结项、审计检查等多个环节。项目负责人非专业管理或财务人员，在缺少专业指导的情况下，历经递交材料、整理票据、线上申报、表格填写、数据汇总、提供凭证等手续，不仅占用大量时间，有时还会感到手足无措。四、H 医院科研经费管理的优化建议（一）实现“全电”经费管理模式“全电”经费管理模式即从经费到账起至项目结题终，科研经费的每个环节都通过线上进行管理，进一步降低资金风险，提升管理效率。1.经费到账科研经费到达医院账户后，通过网银系统生成经费到款查询记录，由财务部门定期将记录推送至科研部门；科研部门通知科研人员在线上进行认领，认领后提交相关材料办理立项手续。通过以上优化，科研人员及科研部门无需再去财务部门翻阅银行到账单，增加了查询便捷性、及时性，又减少了彼此的沟通成本。2.项目立项科研部门在收到立项材料后为科研人员办理项目立项，将立项相关信息结合到款认领情况一并推送至财务部门，财务系统抓取上述信息后进行相应账务处理。对于遗留的“经费本”项目，可由财务部门协同科研人员进行对账，核对无误后将项目相关数据录入系统转为线上管理。通过以上优化，免去了科研人员将立项通知单交至财务部门的步骤，同时规避了“经费本”带来的保管风险。3.费用报销财务部门根据财务系统数据，与现有的纸质经费本逐一核对，确认无误后将对应项目的收入、支出、余额等数据反馈至科研部门；由信息部门完成数据对接，实行经费本电子化。在此基础上，同步取消纸质报销单，费用报销均通过系统线上填报，减少科研人员的手工错误及涂改风险。为提高报销审批效率，借助电子签名形式，可逐步推行经费电脑端、移动端线上审批功能5。科研人员通过系统提交报销申请，待审批信息随报销节点相应推送至项目负责人、科研部门、财务部门、医院分管领导，完成审批后直接交由财务部门付款入账。此外，为着力减轻科研人员报销负担，可在报销申请界面设置附件及要点提示，囊括业务流程、报销红线、配套附件、执行标准等重点关注信息，科研人员无需再像“无头苍蝇”一样咨询以上信息。通过政策为主、技术为辅，进一步提升科研人员的报销体验感。医 院 财 务131FRIENDS OF ACCOUNTING会 计 之 友 2023 年 第 16 期4.预算调整根据 32 号文，科研经费预算调整可由项目负责人在线上提出申请，除设备费外其他费用的调整留科研部门备案，设备费调整报科研部门审批，备案或批复完成后将信息推送至财务部门，更新经费预算数据，确保费用预算内支出。这样既能在系统中保留一条预算调整的痕迹，也避免了预算调整申请（纸质版）的保存风险。5.项目结题/经费审计运用技术手段让科研部门与财务部门系统实现对接，提供数据共享，根据经费支出情况自动生成项目决算表6。这样，有效解决了信息不对称带来的系统间数据差异，大幅降低了科研人员与各管理部门间的沟通成本，便于科研人员专注于科学研究。2020 年，国家档案局、财政部出台了 关于规范电子会计凭证报销入账档案的通知（财会 2020 6 号），实行电子会计档案管理是大势所趋。医院财务部门应先行先动进行顶层设计，依据政策办法，明确纸质票据、电子票据上传、保存要求，切实做好源头管理。待形成规范的电子会计档案后，财务部门可向项目负责人开设借阅、下载权限，用于项目结题提交原始凭证材料；可向审计人员开设查阅权限，用于翻看审计相关的原始凭证。通过以上优化，既能减少财务部门装订、管理会计档案的人力成本，又能提高科研人员提交结题材料的效率。（二）完成各部门系统融通医院科研经费管理主要涉及三个院内部门，由科研部门与财务部门负责共同管理，信息部门负责技术支持。要充分利用信息技术，把试剂耗材管理、科研信息管理、财务管理等独立系统整合起来，打破“数据孤岛”，实现数据共享。平台在科研经费的申请阶段即介入管理，由法务、财务等部门通过电子化审批对科研合同进行审核；在项目实施阶段，各管理部门利用平台分工合作，保持信息流畅，科研部门通过信息平台向财务部门提交项目申报、预算、完成情况等信息，财务部门通过对预算执行率和实际支出情况进行实时数据分析，提出整改意见，并反馈给科研部门；在经费报销阶段，通过计算机程序设置风险提醒，当超标准、超预算使用经费时，系统能自动预警，杜绝违规行为；在项目结项阶段，系统从后台抓取财务数据，自动生成决算报表，减少人工出错概率；科研人员也能在平台上实时查询立项、结项进度，以及经费余额等信息，并将科研成果上传到平台归档。管理平台的建立能切实减少各方工作量，提高工作效率，使各个管理环节都能留下痕迹，促进整个科研管理过程公开、透明，减少暗箱操作空间，一举多得。科研经费报销平台的基础是互联网建设的安全性。科研经费报销的票据传输、审批流转主要依赖于医院各个系统与网络，极易受到外部病毒的攻击。为保证科研报销平台的安全性，科研管理部门需要联合医院信息中心做好医院系统与网络安全工作。一方面，加强用户账号密码等信息的安全性，增加用户信息身份验证功能，实行用户权限管理，针对不同用户授权不同的角色，使其在系统中只能够执行特定的功能和操作；另一方面，做好医院信息网络安全性能建设，增强互联网病毒防范和网页防篡改等工作，有效提升系统安全性7。（三）提升系统智能化程度1.引入财务票据识别与甄别技术在费用报销时填报供应商账户信息是科研人员吐槽较多的环节之一，通过对纸质票据或电子票据进行识别，提取供应商账户信息及票据金额，能够大大减轻科研人员的填报压力。同时，通过对电子票据的查真查验，也能够杜绝电子票据潜在的重复报销风险。2.引入费用报销流转跟踪功能费用报销流转跟踪功能即科研人员可对费用报销申请、科研部门审核、财务部门审核、生成财务凭证、网银系统付款、费用报销完成等各流程进行跟踪查询，掌握单据报销进度。通过此功能优化，科研人员无需再向财务部门询问报销进度，面对供应商催款时，也能及时反馈相应信息。3.引入经济合同智能审查工具智能 AI 在数据记忆、信息检索、文字提取、逻辑判断等方面具有很强功能，而经济合同的文本模板化程度较高，利用该工具能够大幅提升审查效率。将各类经济业务合同模板录入系统形成合同数据库，AI 基于数据库快速定位至合同重要信息位置，识别、提取重要信息并作相关逻辑判断；后续审查人员只需对 AI 提取的信息以及判断的结果进行复核，即可形式最终审查结果。4.引入个性化费用报销模块在科研人员申请费用报销时，按报销费用的特性设置不同的填报模块，指引科研人员快速、便捷完成申请。例如：市内交通费报销模块，可依据发票日期判断是否为周末或节假日予以提示。材料费、测试费报销模块，可依据开票单位、发票号码判断是否为同一经济业务予以提示。国内差旅费报销模块，可根据报销人级别、出差目的地、出差期间等自动判断城际间交通工具等级、住宿费用上限。（四）健全相关财务制度医院财务部门应结合院内科研经费管理制度，从资金医 院 财 务132FRIENDS OF ACCOUNTING规范、报销标准、票据管理等层面，出台相关财务制度，帮助科研人员正确解读、准确执行。通过健全财务制度，使经费报销有文可依，有据可查，有助于减轻科研人员的报销负担。另外，财务部门也应根据政策及时修订相关制度，防止出现当年还在执行旧政策的尴尬现象。（五）完善财务培训机制目前，由于医院科研人员与管理人员本职工作都较为忙碌，相互间缺乏充分的沟通交流，应通过以下几种形式予以加强：一是通过开设讲座形式，向科研人员传递新政策、阐述报销要点、解答疑难问题。二是通过网络媒介形式，探索以财务信息门户的形式定期推送各类文件及通知；同时在门户中设置邮箱或留言栏，收集汇总提问信息，由财务部门指定专人反馈。（六）试点经费报销负面清单经费报销负面清单是指在使用科研经费申请报销时，除了清单上所列示明令禁止的违规报销行为，其他的经济业务、相应票据均予以报销。试点负面清单的目的是为进一步激发医院科研人员的研究积极性，同时确保合规、合理使用科研经费。根据对有关违规报销行为的梳理，主要体现在以下五方面：1.虚假报销行为虚假报销行为是指通过虚假经济业务、虚假报销票据、虚假报销事由等转移、套取项目经费。比较典型的是编造虚假合同，预存项目经费，递交连号打车发票，虚抬测试化验标准，虚构会议事项、天数、人数，虚报劳务费事由等。2.预算外报销行为预算外报销行为是指报销项目经费预算以外的相关费用。比较典型的是向未经批准的预算外单位转拨项目经费。3.无关报销行为无关报销行为是指列支与该科研项目没有关联的相关费用。比较典型的是购置、租赁与项目无关的专用或通用设备，购置与科研项目无关的试剂或耗材，报销因私或与项目无关的城际间交通费、住宿费，报销与项目无关的印刷费、版面费、专利费、论文润色费等。4.超标报销行为超标报销行为是指超越国家标准或预算标准报销相关费用。比较典型的是超国家标准报销国内旅费、会议费、国际旅费，超国家标准发放专家咨询费，超预算标准发放项目受试者补贴或人员劳务费等。5.其他违规行为比较典型的是拆分经济业务（将单笔大额经济业务拆分为多笔进行报销，以此规避内控监管），项目突击花钱（为提高项目执行），列支应由个人负担的有关费用和支付各种罚款、捐款、赞助、投资、偿还债务等。（七）充分发挥科研助理作用医院应鼓励科研人员落实科研财务助理制度，聘请具备财务专业知识的人员协助经费管理，让专业人干专业事。由此，项目负责人角色从事无巨细转变为宏观把控，将经费立项、预算编制、费用报销、项目结题等具体事项交由科研财务助理，把自身从繁杂的经管管理工作中解放出来，专注于相关课题研究。五、结语综上所述，对医院财务部门来说，科研经费“减负放权”不代表能够“放松管理”，更应立足“科”“研”两字上下功夫。“研”即研究政策，政策是依据也是抓手，吃透政策才能做好管理与服务。“科”即科学管理，横向层面是与科研人员、科研部门、信息部门的通力合作；纵向层面是财务的管理升级。后续工作聚焦以下六字政策、系统、沟通，宗旨是让政策信息多跑路，科研人员少跑腿。H 医院除了科研经费，还有国拨经费、医疗经费、教学经费、临床试验经费、其他专项经费等。财务管理升级是医院科研经费管理的“一大步”，也是医院经费管理的“一小步”，探索过程中的应用与实践可以作为后续可借鉴、可复制的经验，逐步推广至医院其他各类经费，真正实现经费全电子化管理。【参考文献】1张爱民，郭长水.中央财政科研经费管理政策变化态势、差异分析及思考国办发 2021 32 号文创新变化解读 J.新会计，2022（1）：20-27.2张婷婷.浅谈新形势下医院科研经费管理 J.纳税，2020，14（3）：291，295.3陆曦岚.浅谈医院科研经费报销难点及对策 J.中国乡镇企业会计，2020（7）：149-150.4汪薇.数字时代公立医院财务智能化系统建设实践研究 J.会计之友，2022（5）：13-18.5袁姣，马鸣，雷枢，等.钉钉平台在武汉市某医院科研经费报销中的应用 J.医学与社会，2019，32（5）：56-58.6张豪，高军.公立医院科研经费信息化管理平台构建探讨 J.财务与会计，2021（2）：64-67.7金廷君，丁麟超，薛亚东.信息化助力医院科研经费报销“最多跑一次”的实践探究J.现代医院管理，2021，19（5）：88-90.医 院 财 务133