PPP项目建设期协调委员会议事规则.doc

xxx市轨道交通3号线一期工程PPP项目之PPP合同 附件8 建设期协调委员会议事规则
附件8
建设期协调委员会议事规则
一、 建设协调期委员会的召集
1． 建设期协调委员会主席召集委员会会议
（1） 建设期协调委员会主席（“主席”）应在建设期协调委员会收到轨道公司或项目公司提交的未能解决争议的书面报告后两(2)个工作日内，召开建设期协调委员会全体会议。
（2） 主席应在每次建设期协调委员会会议召开之前向每一名建设期协调委员会委员发出书面通知，说明召开此等会议的时间和地点。主席向任何委员发出的会议通知均应载明拟召开会议的议程，且应随附轨道公司或项目公司呈报的未能解决争议的书面报告。任何委员均可以书面方式放弃要求取得上述通知的权利。
2． 委员会召开地点
除非建设期协调委员会全体委员另行同意，所有建设期协调委员会会议均应在项目公司的法定地址举行。
3． 召开方式
建设期协调委员会会议可以通过电话或出席者能够始终相互听见的其他电子视听方式举行；委员以上述方式亲自或委托代表代其出席会议应构成该委员或其代表亲自出席该会议。
4． 委员参会
（1） 除下述第（2）款所述情况外，建设期协调委员会全体委员亲自或委托代表代其出席建设期协调委员会会议构成建设期协调委员会会议的法定人数。如果亲自或委托代表代其出席任何正当召开的建设期协调委员会会议的委员的人数不足法定人数，主席应在三（3）日后的同一时间及地点再次召开建设期协调委员会会议，且提前书面通知各委员再次召集该建设期协调委员会。
（2） 如果任何委员不能出席建设期协调委员会会议，该委员可出具委托书，委托其他委员或非委员代其出席此等会议。上述被委托的代表应享有委托该代表的委员所拥有的同等权利。一个人可代表一名以上的委员。根据前述第（1）条规定再次召集的建设期协调委员会会议，出席该再次召集的委员会会议的委员人数应视为构成建设期协调委员会会议法定人数，且对于未出席该再次召集的建设期协调委员会会议的委员，视其同意此次会议的任何决议。
（3） 如主席不能履行本规则的任一职责，均应出具委托书，委托其他委员代其履行职责；如主席不履行本规则的任一职责，则由半数以上委员共同推举一名委员履行。
5． 会议记录
每次建设期协调委员会会议均应有详细的会议记录，并应由出席该会议的所有委员及代表签字。会议记录应由所有亲自出席、或通过电话或代理人出席会议的委员签名。为便于顺利开展建设期协调委员会工作，由主席指定的，或当主席缺席由全体参会委员共同选定的一名委员，担任任何一次建设期协调委员会会议的秘书。建设期协调委员会秘书的职责应包括：进行会议记录、将与会议有关的文件送达给委员。建设期协调委员会会议记录应用中文书写。在轨道公司存续期间，建设期协调委员会会议记录由轨道公司和项目公司各保存一份，建设期协调委员会委员或政府有关部门可随时查阅。
二、 建设期协调委员会的决定
1． 建设期协调委员会的任何决定应得到全体委员过半数成员同意后方可通过。
2． 建设期协调委员会会议按照前述第一条规定的方式举行时，所有书面决议应交由全体委员审阅及签字。
3． 任何建设期协调委员会会议的决议，如经全体委员书面同意，可无需召开建设期协调委员会会议而予以实施，但上述书面同意应在会议记录册中备案。为避免任何歧义，前述第一条第4款第（2）项之规定，不适用本条规定。
三、 费用
委员及其代表因出席建设期协调委员会会议而发生的费用，包括差旅费、住宿费，由各自的提名方承担。项目公司承办建设期协调委员会的费用由项目公司承担，轨道公司和项目公司保存建设期协调委员会会议记录的费用由轨道公司和项目公司各自承担。
四、 保密
委员应对建设期协调委员会会议上讨论之所有信息进行保密，且除非法律要求，未经项目公司及轨道公司事先书面同意，任何上述信息均不得被透露给任何第三方。
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