集团公司档案管理业务流程--内控.docx

档案管理业务流程

一、 业务目标

l 确保档案管理符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求；
l 保证档案管理规范有序，实现标准化管理。

二、 业务风险

l 违反国家有关法律、法规，可能使企业遭受外部处罚或法律风险；
l 档案管理混乱无序，无法满足运营中的档案需求，可能影响企业生产经营的有序进行。

三、 业务范围

该子流程主要描述了xx股份有限公司（以下简称“股份公司”）档案管理的相关业务流程，主要包括日常档案管理、信用档案管理、重大工程项目档案管理以及对直属单位档案管理的监督指导等内容。

四、 业务流程描述

1 日常档案管理
1.1 股份公司总经理办公室档案室制订股份公司档案管理工作的相关制度和办法，经总经理办公室主任审核确认后以正式文件印发（具体制度、办法详见“五 相关制度目录”）。
1.2 每年年初股份公司总经理办公室提出本年档案管理工作目标，经总经理办公室主任审核后正式签发《关于加强档案管理工作相关问题的通知》至各直属单位。
1.3 各直属单位贯彻股份公司印发的相关制度，并制订本单位具体的实施办法，按照股份公司档案管理目标采取有效措施加强重点工作。
1.4 股份公司日常档案管理
1.4.1 总经理办公室根据《xx股份有限公司总部<归档文件整理规则>实施
细则》等制度要求，对各部门移交的档案进行检查验收，要求收集齐全、归档完整、装订合格。
1.4.2 总经理办公室将移交档案整理保管，控制档案库房的温度、湿度，采取措施做好“八防”工作。对特殊载体（软盘、光盘、磁带、照片）档案要及时检查、复制。
1.4.3 总经理办公室对档案利用服务严格控制审批程序，借用档案人员填写《档案借用申请单》，其中，一般档案及重大工程档案目录由总经理办公室副主任签字审批，会计档案、人事档案、审计档案、机要档案等保密文档必须由档案产生部门领导签字审核后，经总经理办公室副主任签字审批才可借阅。档案管理人员记录档案借阅情况，且档案管理人员与借阅人员共同签字确认。机要档案不提供原件借阅，要求严格保密。

2 信用档案管理
2.1 信用档案是指企业在经营活动中形成的由企业信用信息系统公布的企业信用信息，以及政府、金融机构、社会团体、认证机构颁发的企业获得的各种资质、信誉等级、认证证书、荣誉证书以及申请、申报资信时所产生的相关资料的总和。
2.2 股份公司总经理办公室档案室制定《信用档案管理办法》及相关制度，经总经理办公室主任审批后正式印发各直属单位遵照执行。
2.3 各直属单位按照管理办法收集信用档案，整理形成文件及目录，每年将目录报送股份公司总经理办公室。
2.4 各直属单位严格控制信用档案的利用审批，对于在投标等活动中需利用系
统内其他单位信用档案的情况，由总经理办公室进行协调控制。
2.5 各直属单位编制详实的《信用档案利用记录》，每年报送股份公司总经理办公室备存。

3 重大工程项目档案管理
3.1 以股份公司名义签约的项目档案
3.1.1 项目部负责做好工程施工文件、经营文件和声像、荣誉实物等日常管理。竣工后将所有文件整理归档，移交城建档案馆、建设单位、股份公司档案室。
3.1.2 由总经理办公室、市场与项目管理部及事业部负责对项目档案工作进行监督指导及竣工后的验收工作。负责施工的二级企业档案部门协助指导项目部的具体档案管理工作。
3.1.3 股份公司总经理办公室、市场与项目管理部、事业部负责对项目档案工作不定期抽查，形成《XX项目档案抽查记录》，参加抽查人员在记录上签字确认。
3.2 以股份公司名义联合投标项目档案目录
3.2.1 由股份公司总经理办公室和联合体成员单位共同组成档案管理小组，并划分具体监督管理范围和责任。
3.2.2 各联合体成员单位按分工具体实行监督管理职能，股份公司总经理办公室按阶段检查项目档案工作，形成《XX项目档案抽查记录》，参加抽查人员在记录上签字确认。对存在问题的项目，要求及时整改。
3.2.3 工程竣工时由档案管理小组共同制定《档案移交方案》，总经理办公室主任签字审批后，各联合体成员单位检查接受项目档案，并形成目录，将工程总包合同等档案和目录副本报送股份公司总经理办公室备存。

4 对直属单位档案工作监督指导
4.1 股份公司总经理办公室不定期进行调研和检查。根据各直属单位提交的
《自查报告》和相关资料，再抽查部分单位实际情况，后形成调研报告或检查报告。
4.2 股份公司总经理办公室下发通知，通报档案工作检查情况，提出整改意见。
4.3 各直属单位根据通报进行整改。

五、 相关制度目录

1 国家档案局《国有企业文件材料归档办法》
2 《xx股份有限公司总部<归档文件整理规则>实施细则》
3 《xx总公司总部及经营机构档案管理办法》
4 《xx总公司系统项目经理部档案管理暂行办法》
5 《xx总公司信用档案管理办法》
6 《xx总公司会计档案管理办法》

六、 主要控制点

1 档案管理办法的制订、审批和发布
2 各直属单位档案收集范围和目录的检查
3 项目档案移交方案的审核
4 移交档案及目录的检查 5 档案利用审批表的审核
6 档案利用记录的编制与审核

七、 检查资料

1 直属单位档案工作具体实施办法
2 总部和直属单位的档案及目录
3 项目档案移交方案
4 总部档案利用审批表
5 总部和直属单位档案利用记录
6 《XX项目档案抽查记录》
7 直属单位档案工作自查情况报告
8 对直属单位档案工作调研报告或检查报告