国有公司实物档案管理规则-模版.docx

公司实物档案管理规则

第一章 总 则

第一条 为加强公司(以下简称公司)实物档案的管理，更好地开发利用档案信息资源，充分发挥实物档案在企业各项工作中重要的作用，根据《中国中铁股份公司档案管理办法》，制定本规则(以下简称《规则》)。
第二条 实物档案是各单位在生产、经营和各项重大活动中获得的荣誉奖励（如奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书、赠品等）、能以实物反映本单位历史的客观记录。实物档案是反映企业业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体，是企业无形资产的重要组成部分。
第三条 各单位对已归档的实物档案，应按保管条件的要求，建立专用库房或设实物档案分室管理，其分室的档案业务工作由档案部门进行监督、指导。
第四条 实物档案是各单位构成档案全宗不可缺少的组成部分，必须遵循集中统一管理的原则。为保证实物档案完整准确和有效利用，必须将实物档案的形成、积累、收集、整理和归档工作，纳入有关人员的职责范围及岗位责任制。

第二章 实物档案的收集与归档

第五条 凡是形成实物档案的部门，都应按归档要求，在实物档案形成之后，立即收集齐全，向档案部门移交归档。任何单位和个人不得据为己有或拒绝向档案部门移交。
第六条 实物档案归档范围，凡是上级单位颁发的奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书以及领导人题字、字画、赠品等均属归档范围，归档的实物制品应是原件。
第七条 实物档案应在取得实物后一个月，由主办单位或个人编写说明向档案部门移交。
第八条 凡是归档的实物，都必须附具文字说明。
第九条 实物档案归档时应履行归档手续，移交单位要编制移交目录一式二份，交接双方签字，作为档案存档以备查考。

第三章 实物档案的编号

第十条 实物档案的代字为“SW”。
第十一条 实物档案具体分类编号由种类代号、分类代号、属类内容代号和案卷流水号四部分组成，编号方法是：种类代号、分类代号均采用汉语拼音字母标识（见附件1）。本规则只规定种类和分类汉语拼音代号。属类内容代号和案卷（件）流水号各单位可自行规定。
第十二条 实物档案分类后，按实物档案的内容编写文字说明。一组
内容联系密切的声像材料，除标明项目名称外，还应编写总说明和分说明。

第四章 实物档案的利用和统计

第十三条 档案部门应编制实物档案总目录、分类目录和各种必要的检索工具，为利用者提供方便。
第十四条 各单位档案部门要建立实物档案利用效果登记制度，随时收集利用中的信息反馈，不断改进实物档案的管理，更好地为企业各项工作服务。
第十五条 重要的实物档案，特别是原版、原件，一般不外借。如有
特殊需要，须经有关部门和主管领导批准。
第十六条 要建立实物档案统计制度，做好收进、移出、现存和利用情况的统计工作。

第五章 实物档案的保管、鉴定和销毁

第十七条 实物档案以件为保管单位，保持原封装和面貌。珍品应装入防护罩内保管。
第十八条 实物档案应粘贴编号卡，编号卡要贴在实物的背部或底部，以不影响美观为原则。
第十九条 实物档案库房的适宜温度为18--24℃，相对湿度为60—
65％，昼夜温度变化不应大于±5℃，相对湿度不应大于5％。
第二十条 对已归档的实物档案，要定期组织鉴定。对确已失去保存价值的实物档案，要造册登记，报请有关领导审批后销毁。

第六章 附 则

第二十一条 本规则由公司档案部门负责解释。
第二十二条 本规则自印发之日起实施。附件：1.实物档案种类、分类代号表式样
2.实物档案的登记（台帐）编号卡式样
3.实物档案案件移交目录式样

附件1：实物档案种类、分类代号表

公司实物档案种类、分类代号表
种类名称
代号
分类名称
代号
备注
实
物

sw
奖杯
JB

奖状
JZ

奖牌
JP

奖旗
JQ

证书
ZS

字画
ZH

赠品
ZP

X
003
种类名称（实物）
属类代号、内容
案卷流水号
SW ﹒ JB ﹒
分类各级代号（杯）

附件2：实物档案的登记（台帐）、编号卡式样
公司实物档案登记台帐

编 号
名 称
授奖单位
日 期
移交单位 或个人
接收人

公司实物档案编号卡

编 号
名 称
时 间
说 明

编号卡尺寸各单位自定

183

附件3：实物档案案件移交目录式样

公 司 实 物 档 案 案 件 移 交 目 录

数 量
顺
号
项 目
奖杯 奖状 奖牌 奖旗 证书 字画 赠品
备 注

交接日期 年 月 日

移交单位： 公章 接 收 单 位：
公章

移交单位负责人： 签字 接收单位负责人
： 签字

移交经手人： 签字 接收经手人：
签字