采购作业流程管理细则模板.doc

编 号FNJ02共 9 页第 1 页采 购 作 业 管 理 细 则一、请 购第一条 请购部门划分各项材料请购部门以下： （一） 常备材料： 生产管理部门。（二） 预备材料： 物料管理部门。（三） 很备材料 、 订货生产用料： 生产管理部门。 、 其它用料： 使用部门或物料管理部门。第二条 请购单开立、递送（一） 请购经办人员应依数量管理基准、用料预算、参酌库存情况开立请购单，并注明材料品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”（附表、）附“请购案件寄送清单”送采购部门。（二） 需用日期相同属同一供给厂商供给统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方法，提出请购。（三） 紧急请购时，由请购部门于“请购单”、“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。（四） 材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。（五） 庶务用具由物料管理部门按月依耗用情况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。第三条 免开请购单部分（一） 下列总务性物品免开请购单,并得以“总务用具申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订之，其列举以下 ： 、 贺奠用物品 ： 花圈、花篮、礼品等。 、 招待用具：饮料、香烟等。 、 书报（含技术性书籍及定时刊物）、名片、文具等。 、 打字、刻印、报表等。（二） 零星采购及小额零星采购材料项目。第四条 请购核决权限（一） 内购： 、 原物料： 编 号FNJ02共 9 页第 2 页采 购 作 业 管 理 细 则（） 请购金额预估在万元以下者，由科长核决。（） 请购金额预估在万元至万元者，由经理核决。（） 请购金额预估在万元以上者，由总经理核决。 、 财产支出： （） 请购金额预估在元以下者，由科长核决。（） 请购金额预估在元至万元者，由经理核决。（） 请购金额预估在万元以上者，由总经理核决。 、 总务性用具 ： （） 请购金额预估在元以下者，由科长核决。（） 请购金额预估在元至万元者，由经理核决。（） 请购金额预估在万元以上者，由总经理核决。 附注： 凡列入固定资产管理请购项目应以“财产支出”核准权限呈核。（二） 外购 ： 、 请购金额预估在万（含）元以下者，由经理核决。 、 请购金额预估在万元以上者，由总经理核决。第五条 请购案件撤销（一） 请购案件撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”戮记及注明撤销原因。（二） 采购部门办妥撤销后，依下列要求办理： 、 采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。 、 原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。、 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。二、采 购第六条 采购部门划分（一） 内购： 由中国采购部门负责办理。（二） 外购： 由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。（三） 总经理或经理对于关键材料采购，可直接和供给商或代理商议价。专编 号FNJ02共 9 页第 3 页采 购 作 业 管 理 细 则案用料，必需时由或总经理指派专员或指定部门帮助办理采购作业。第七条 采购作业方法除通常采购作业方法外，采购部门可依材料使用及采购特征，选择下列一个最有利方法进行采购： （一） 集中计划采购： 凡含有共同性材料，须以集中计划办理采购。较为有利，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定时集中办理采购。（二） 长久报价采购： 凡常常性使用，且耗量较大材料，采购部门应事先选定厂商议定长久供货价格，呈准后由请购部门按实提出请购。第八条 采购作业处理期限采购部门应依采购地域、材料特征及市场供需，分类制订材料采购作业处理期限，通知各相关部门方便参考，遇有变更时，应立即修正。第九条 询价、比价、议价（中国采购作业处理）（一） 采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件缓急，并参考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料，除经核准得以电话询价之外另需精选三家以上供给商办理比价或经分析后议价。（二） 若厂商报价规格和请购材料规格略有不一样或属代用具者，采购经办人员应出具证实资料并于“请购单”上给予证实，经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后再呈核。（三） 属于买卖通例超交者（如最高采购量超地请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价统计栏”中注明，经主管签认后呈核。（四） 对于厂商报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方法向厂商议价。（五） 采购部门接到请购部门以电话联络紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按通常采购程序优先办理。（六） “试车检验”采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明和厂商议定付款条件后呈核。第十条 呈核及核决（一） 采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”和“报价使用期限”经主管审核，并依请购核决权编 号FNJ02共 9 页第 4 页采 购 作 业 管 理 细 则 限呈核。（二） 采购核决权限：采 购 别核决限额采购核决权限列属统购项目标原料、物料(包含燃料)不管金额多寡经理-总经理非属统购项目标原料、物料(包含燃料)不管金额多寡经理-总经理财产支出(包含什项购置)非生产器材3000元以下3001元至100000元100000元以下采购主管经理直接核决经理-总经理庶务用具3000元以下3001元至50000元50001元以上采购主管经理直接核决经理-总经理 附注： 凡列入固定资产管理采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。第十一条 订购（一） 采购经办人员接到经核决之“请购单”后应以“订购单”向厂商订购并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供给商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方法”。（二） 若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。（三） 采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购章，以资识别。第十二条 进度控制及事务联络（一） 中国采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度.（二） 采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。编 号FNJ02共 9 页第 5 页采 购 作 业 管 理 细 则第十三条 整理付款（一） 物料管理部门应根据已办妥收料“请购单”连同“材料检验汇报表”(其免填“材料检验汇报表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验汇报表”章)送采购部门，经和发票查对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购）”会计联须于第一批收料后送会计部门。（二） 内购材料须待试车检验者，其签订协议部分，依协议要求办理付款，未订协议部分，依采购部门呈准付款条件整理付款。（三） 短交应补足者，请购部门应依据实收数量，进行整理付款。（四） 超交应经主管核示始得依据实收数量进行整理付款，不然仅依订货数付款。第十四条 询价、比价、议价国外采购作业处理(含进口事务、关务)（一） 外购部门依“请购单（外购）”需求日及急缓件加以整理，并依据供给厂商资料，并参考市场行情及过去询价统计，以电话或传真方法进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，标准上应向供给厂商询价、比价或经分析后议价。（二） 请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料关键规范并签注意见后，会请采购部门确定。第十五条 呈核及核决（一） 比价、议价完成后,外购部分应填制“请购单（外购）”，拟订“预定厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料、送请购部门依采购核准权限核决。（二） 核决权限 、 采购金额以美元总价折合在_ 元（含）以下者由经理核决。 、 采购金额以美元总价折合超出_元以上者由总经理核决。（三） 采购案件经核决后，如发生采购数量、金额变更时，请购部门应依更改后采购金额所需核决权限重新呈核；但若更改后核决权限低于原核准权限时仍应由原核决主管核决。第十六条 订购和协议（一） “请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。（二） 需和供给厂商签署长久协议者，外购部门应以签呈及拟妥长久协议书，依采购核决权限呈核后办理。编 号FNJ02共 9 页第 6 页采 购 作 业 管 理 细 则第十七条 进度控制及异常处理（一） 外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。（二） 外购部门于每一作业进度延迟时,应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。（三） 外购部门于外购案件“装船日期”有延误时,应主动和供给厂商联络催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。第十八条 进口签证前（“请购单外购”核准后）专案申请（一） 专案进口机器设备申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“进口许可证”。（二） 进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“进口许可证”之前准备“报价单”及其它相关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第十九条 进口签证外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及相关申请文件，以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向国贸局办理签证，并于“进口许可证”核按时通知外购部门。第二十条 进口保险（一） 、条件进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”在外购部门指示保险范围办理进口保险。（二） 进口单位应将承保企业指定公证行在“请购单（外购）”上所表示，方便货物进口必需公证时，进口单位凭以联络该指定公证行办理公证。第二十一条 进口船务（一） 、之进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”，并参考航运资料，标准上选定三家以上船运企业，方便进口货物可机动选择船只装运。（二） 进口单位（船务经办人员）应将所选定之船运企业或承揽商品名称，提供给进口结汇经办人员，于“信用状开出申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。（三） 如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外购）”上注明，避免在信用状上指定船企业，而应委由发货人代为安排装船。编 号FNJ02共 9 页第 7 页采 购 作 业 管 理 细 则第二十二条 进口结汇进口单位应依“请购单(外购)”标示之“间发信用状日期”办理结汇，并于信用状（）开出后以“开发快报”通知外购部门联络供给厂商。第二十三条 税务（一） 免货物税及“工业用证实”申请：进口货物可申请免货物税者，外购部门应于“进口许可证”核准后，检具必需文件，向相关部门申请，经取得核准后向海关申请免货物税。（二） 专案进口税则预估及分期缴税申请办理：外购部门应于进口前检含有文关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及确保手续。第二十四条 进口许可证、信用状修改供给商成本企业要求修改“进口许可证”或“信用状”时,外购部门应开立“信用状、进口许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五条 装船通知及提货文件提供（一） 外购部门接到供给商通知相关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”，分别通知请购部门、物料管理部门及相关部门。（二） 外购部门收到供给商装船及提货文件时，应检具“进口许可证”及相关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。（三） 提货背书办妥后，外购部门应检具“进口许可证”及提货等相关文件以“装运文件处理单”办理报关提货。（四） 管理进口物品放行证申请 ： 进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，方便据此报关提货。第二十六条 进口报关（一） 关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外购收料单）送材料库办理收料。（二） 不结汇进口物品，进口单位应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确定需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单（含外购收料单）通知收货部门办理收料，而属其它编 号FNJ02共 9 页第 8 页采 购 作 业 管 理 细 则 材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。（三） 关税缴纳前进口单位应确实查对税则、税率后申请暂借款缴纳。（四） 海关估税税率如和进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供相关资料，于海关核税后十四天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货案件，进口单位应于“进口报关追踪表”统计，方便督促销案。（五） 税捐记帐进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入“税捐记帐额度统计表”及“税捐记帐额度控制表”。（六） 船边提货进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续方便船只抵港时，即时办理提货。第二十七条 报关进度控制 关务部门应分报关、验关、估税、缴部、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。第二十八条 公证（一） 各企业事业部应依材料进口索赔统计及材料特征等原因，研判材料项目（如外购散装材料），通知进口单位材料进港时，会同公证行前往公证。（二） 外购材料于验关或到厂后发觉短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理办证。（三） 进口货物办理公证，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证汇报分送相关部门。第二十九条 退汇（一） 外购部门依进口材料装运情况，判定信用状剩下金额已无装船可能性，应于提供报关文件时提醒进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用状退汇通知单”连同“进口许可证”送进口事务科办理退汇； （二） 退汇金额较大，但信用状未逾使用期限者，外购部门应向供给厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。第三十条 索赔（一） 外购部门接到收货异常汇报(“材料检验汇报表”或“公证汇报”等) 时，应立即填制“索赔统计单”连同索赔资料交索赔经办部门办理；编 号FNJ02共 9 页第 9 页采 购 作 业 管 理 细 则（二） 以船企业或保险企业为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供给厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。（三） 索赔案件办妥后，“索赔统计单”应依原采购核决权限呈核后归档。第三十一 条 退货或退换（一） 外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府要求期限向海关申请。（二） 复运出、进口相关事务，外购部门应负责办理，其出进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。（三） 退换材料进口时依本节相关规则办理。第三十二条 价格复核和市场行情资料提供（一） 采购部门应调查关键材料市场和行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核参考。（二） 采购部门应就企业内各企业事业部所提关键材料项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格参考。第三十三条 质量复核采购单位应就企业内所使用材料质量给予复核（如材料选择、质量检验)等。第三十四条 异常处理审查作业中，若发觉异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”（或附汇报资料），通知相关部门处理。三、附 则第三十五条 本措施呈总经理核准后实施，增设修订亦同。