商品购销存管理综合流程.doc

商品购销存步骤管理措施（试行）第一章 总则第一条 为了加强企业商品购销存管理，依据质量管理手册，结合企业日常业务活动，特制订本管理措施。第二条 本措施适适用于企业全部经营业态，并由财务部门纳入“物资采购”、“库存商品”或“委托加工商品”科目核实商品购销业务。第三条 全部购销业务运作前均需提供销售利润测算表，以利于监控业务资金、费用、利润进展情况。第四条 根据企业协议管理制度，各项业务均需签署协议，保障企业正当权益。第五条 各项业务均需理顺步骤，完善入库出库等业务步骤，降低经营风险。第二章 采购管理第六条 商品购进前需要由经营部门提供供给商资质，由质量部根据GSP及ISO9001相关要求审核经过后，方可进行采购。第七条 经营部门确定采购协议，根据协议管理制度要求，经审批后和供给商签署协议。如协议未立即推行相关手续，须提供供方单位盖章协议传真件，方能开展后续业务，正式协议须在收到协议传真件后10个工作日内交协议管理部门存档。第八条 商品到货后，由质量部门负责质量验收，如商品质量验收不合格，由质量部门根据GSP相关要求处理。合格商品由保管员验收商品数量并填写商品入库单（供货单位、品名、规格、数量等，包含存根联、验收联、业务联、记帐联、结算联），质量部门在各联次加盖“质量验收”章，将业务联、记帐联、结算联转交经营部门，由经营部门填写入库商品单价、金额，并将记帐联转交财务部入商品帐。同时经营部门在企业业务系统中录入采购入库单，由财务部审核。以上工作在商品入库后2个工作日内完成。商品入库单各联次情况以下：存根联：仓库留存；验收联：质量部门留存；业务联：经营部门留存；财务联：经营部门填写入库商品单价、金额后交财务部入帐；结算联：经营部门填写入库商品单价、金额，取得供货单位发票，附在发票后交财务部；收购业务凭此联开具农产品收购发票。第九条 货款支付根据商品采购资金支付管理措施实施。第十条 委托代购业务和直调业务由用户确定商品质量，或以用户回款为依据，由经营部门根据上述要求办理入库手续。第十一条 收购农产品尤其要求：（一）收购区域：限于本省（二）收购对象：直接从事中药材种植、养殖、采集个人（以下简称“药农” ）。（三）收购标准：1、收购品种必需符合地道、优质药材产区标准； 2、收购数量应该符合药农种植规模；3、收购单价和当地市场行情相适应。（四）收购条件：满足最低毛利率要求1、占用资金在90天以上（含90天），毛利率不低于10；2、占用资金在30-90天以内（含30天），毛利率不低于7；3、占用资金在30天以内，经营毛利率不低于4；（五）办理中药材收购业务必需提供资料：1、药农身份证复印件；2、产地乡镇、村级或农场等相关管理部门出具农业生产者生产经营情况证实（简称“地产证实”），内容应包含药农姓名、身份证号、种养场地面积、中药材商品名称、销售数量、销售金额等。3、药农收到货款收据（加盖手印）。要求：身份证复印件、地产证实药农姓名必需一致；4、碰到收购数量较大时（50万元以上），需有专员现场拍摄资料以立案。（六）开具收购发票：商品入库和货款支付手续办理完成后，财务部对入库单、地产证实、药农身份证复印件等相关资料一致性进行审核后，通知经营部门填开成城市农产品专用收购凭证，以下简称“收购发票”。经营部门经办人需对收购发票进行复核，并在“发票联”上签字备查。发票开具人员应将已由经营部门经办人在后面签字后药农身份证复印件和“地产证实”，粘贴在发票联后面以备税务机关核查。第三章 销售管理第十二条 商品销售前需要由经营部门提供用户资质，由质量部根据GSP及ISO9001相关要求审核经过后，方可进行销售。第十三条 经营部门提供销售协议，根据协议管理制度要求，经审批后和用户签署协议。第十四条 经营部门依据“销售协议”在业务系统中录入“销售订单”，依据“销售订单”录入并打印“销售单”（共5联），储运部门安排发货（发货数量不得高于经营部门通知数量），依据实际发货情况填写“实发数”，在仓库联、随货同行联加盖储运部章，依据用户确定开票数量在业务系统中录入“销售出库单”，损耗部分在业务系统中做损耗出库处理。存根联：交经营部门留存；发货联：仓库留存；用户联：随货同行交用户；结算联：经营部门留存，作为申请销售发票依据；财务联：发货后即交财务部留存；“销售单”各联分发工作在发货后2个工作日内完成。第十五条 开具销售发票时由经营部门填写“发票申请单”，并附销售单结算联，经审核后由财务部开具发票，员工领取发票“抵扣联”和“发票联”，并在“记帐联”上签字。尤其要求：现款业务假如发货数量和用户确定收货数量一致，免填“发票申请单”，直接在“销售单”结算联上注明用户税务、银行相关资料即可。发票申请单审批权限：1、部门经理：金额5万元（含）以内开票业务。2、分管领导：特殊情况急需先开票后补手续开票业务；金额5万元以上开票业务。第十六条 开具销售发票后，财务部门将“销售单”财务联和结算联作为发票附件入帐。第十七条 销售退货和换票业务票据处理步骤要求：一、销售发票开具后发生退货业务（一）退货业务发生在开票当月（公历月份），财务部门开票员在收回发票联（增值税专用发票还包含抵扣联和记账联）上加盖“作废”章，同时作废销售单即可。（二）退货业务发生在开票次月（含）以后（但属增值税专用发票认证期内，即自开票之日起90天以内）时，经营部门需提供下列单据交财务部门开具红字销售发票：1、红字销售单结算联（注明原增值税发票号）；2、企业退货证实单，并由质量部门注明“已验收”字样；3、原发票联（交用户原销售发票全部联次）和用户主管税务机关开具开具红字增值税专用发票通知单。对于医疗用户，如无法收回原发票联，业务部门必需取得经退货单位签字认可红字销售单存根联，并由本部门指定专员负责保管和整理归档，以备税务机关检验之用。尤其要求：依据现行税法要求，不得依据收回已超出认证期专用发票联和抵扣联，开具红字发票以扣减销项税额，故一律拒收用户退回已超出认证期专用发票联和抵扣联。二、销售发票开具前发生退货业务（一）退货业务发生在当月（公历月份），财务部门和经营部门同时作废销售清单即可。（二）退货业务发生在发货次月（含）以后，经营部门需提供下列单据交财务部门做扣减当期销项税额账务处理：1、红字销售单记账联；2、退货单位盖章认可企业退货证实单（附表）原件或显示传真日期和对方电话号码传真件，并有质量部门注明“已验收”字样。三、换票业务财务部依据经营部门提供下列资料，重新开具红字和蓝字销售发票：（一）发票申请单，并注明“换票”字样；（二）原发票联（交用户原销售发票全部联次）和用户主管税务机关开具开具红字增值税专用发票通知单。退货单位将原发票及其它联次同时交回时，红字发票联不交给退货单位；退货单位无法将原发票退回时，红字发票联交给退货单位。四、其它要求财务部门必需在单据齐全时方可开具红字发票，如遇特殊情况急需先开票后补手续时，需经相关责任人签字同意后办理，所缺单据必需在发票开出后3日内补齐，不然将暂停办理该部门下一笔业务开票事宜。第十八条 应收帐款管理要求：（一） 业务经手人负责应收帐款清收，并纳入个人绩效考评。（二） 用户回款后，经营部门提供销售回款核销单，财务部门复核后进行帐务处理。（三） 每个月底财务部门提供给收帐龄分析表，督促经营部门清收应收帐款。第四章 库存管理第十九条 仓库管理部门严格根据企业质量管理手册和ISO相关管理制度对仓库进行管理。第二十条 仓库应立即办理实物出入库，做好出入库单据传输工作。第二十一条 按经营需求，仓库负责组织商品加工整理，并立即向财务部门提供相关商品加工整理情况说明和出入库单据。第二十二条 每个月结帐后财务提供商品帐面库存，由业务部门和仓库负责查对，并签字由财务存档。第二十三条 每三个月由仓库组织实物盘点工作，经营部门配合，财务部门监督，确保帐实一致。第二十四条 仓库管理部门每个月最少一次向主管领导书面汇报库存商品情况。第五章 总 则第二十五条 本措施自二零一零年七月一日起实施。附表： 发票申请单 年 月 日 换票（原发票号： ）申请开具发票类型增值税发票一般发票开票单位全称地 址开户银行帐号税 号电话品名规格产地批号单位数量单价金额（元）合 计-分管领导： 部门经理： 申请人：销售回款核销单用户：回款日期： 回款总金额：对应协议号对应发票号品名金额部门经理签字： 员工签字：企业退货证实单 单位：元销货单位全称税务登记号货物名称计量单位数量单价货款税额价税累计合 计退货原因：退货单位签章 日期购货单位全称税务登记号