易商通宝V分销ERP初始化流程介绍模板.doc

易商通宝V5分销ERP初始化步骤
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初始化步骤示意图
在分销ERP管理系统开账之前我们需要做些什么？请根据以下步骤进行开账准备

.系统初始化步骤
基础信息录入
“基础信息建立”工作在分析调研完成以后，是一项很关键工作。通常基础信息从建立到完善是一个不停探索过程，在该过程中需要不停进行调整。
▲模块所在位置：顶部菜单栏『基础信息』模块。
【基础信息】是对企业基础经营情况静态描述，比如一个企业经营哪些商品，拥有哪些用户、哪些供货商、哪些职员、哪些仓库等信息。建立基础信息工作包含对于基础信息分级管理结构确实立、基础信息录入。
■ 例：这里对【库存商品】基础信息进行应用讲解：
通常设置标准：
☆条码标准编号。（指按商品条码做为商品编号。）
☆实际标准编号。（指根据企业实际情况进行分类）
①、根据商品品种或供货商分类。如：图书类、课件类。
②、主商品名称按型号细分,可分二级类、三级类；
☆    常见标准编号。商品编号也能够续用在使用分销系统之前一套较为熟悉商品编号。此种编号标准优点在于录入商品时熟悉程度高，录单快速；其缺点在于假如没有相对统一规范会造成系统商品分类不规范。
☆    权限标准。（指根据企业产品管辖权限分类）
图例：（☆主商品名称按品牌/型号细分,可分二级类、三级类☆）：

图例说明：
“机箱类”我们用“机箱”拼音简写为（JX）；然后在“机箱类”下面又划分了两种品牌“金河田”、“水晶王”，故编号为（JX001）和(JX002)；“金河田”（JX001）下分为不一样型号，故在（JX001）下面分为了(JX001001)、(JX001002)，依这类推。
提醒：系统中基础信息至关关键，它将直接影响到后面操作员权限划分。
■ 图例讲解用户档案：（☆权限标准☆）
比如：全国渠道分为华东、华南、华中三个大区且每个大区有不一样销售用户，在建『基础信息』时候，我们必需先建一个全国用户再分别建三个大区，在三个大区下分别建各大区用户。

如上图分类就便于权限划分，华东大区销售人员将只拥有华东大区用户档案，总企业将拥有三个大区全国用户档案。（注意：系统中操作员权限范围是不许可交叉权限；也就是说，在上图分类中，选择华南大区节点后是不许可选择其它大区节点。）

系统配置
第一部分：全局配置
▲模块所在位置：顶部菜单栏－『系统管理』－系统配置
――请尤其注意：
1.       开账后严禁修改选项。
★许可系统产生负库存；
★统一用户供货商；
★录单日期必需和目前日期一致
★成本算法四种选择
★系统采取序列号严密管理模式（【电脑、通讯行业版专用】）
★系统采取序列号借欠出入库校验模式
2.       注意部分关联选项。
许可系统产生负库存只能在“移动加权成本”算法下勾选。

第二部分：操作员权限设置
▲模块所在位置：顶部菜单栏－『系统管理』－操作员权限－修改操作员权限
操作员权限设置方法（请参见后面“功效字典”『系统管理』－操作员权限设置）
这里介绍部分设置注意事项：
一、菜单权限划分注意事项：
1.     多种单据“过账权限”。因为分销ERP管理系统中，拥有审核过账权限操作员，只要进行审核过账业务处理，将直接影响到系统中数据流、财务流，所以此项权限请慎重划分。
2.     系统管理－修改操作员权限－单据管理类－“许可过账”权限，是全部类型单据中审核过账权限总开关，换句话说，如要给予一个操作员销售出库单审核过账权限，请先在这里勾选“许可过账”这个总开关，当然，系统也会在配置中进行对应“系统提醒”。
3.     销售类操作员：销售类操作员配置时应该注意商品成本权限控制。
假如不期望销售类操作人员查看商品成本价格请注意不要勾选：系统管理－修改操作员权限－销售管理类－“许可查看成本”选项。
4.     请谨慎配置“系统管理－修改操作员权限－单据管理类－许可红冲权限”。红冲权限相当于财务中红字反冲功效。
5.     解释：系统管理－修改操作员权限－单据管理类－“修改过账单据”权限。该权限是指对过账后单据表头信息修改。能够处理事后补录单特殊业务，鉴于这么操作很不规范，请在配置操作员权限时注意。
6.       系统管理－修改操作员权限－系统管理类权限考虑到系统数据安全，提议这类权限（如：月结存、年结存、系统重建、操作员权限、操作员登陆率、操作日志、系统开账、系统配置、设置IP、清除IP、删除月结、单据编号自定义），请仔细配置给通常操作人员。提议系统管理员拥有即可。

二、操作员权限范围设置注意事项：
▲模块所在位置：顶部菜单栏－『系统管理』－操作员权限－设置多级权限范围
1.注意在合理基础信息分类之上进行有效权限范围设置。系统不许可交叉权限设置。

什么是交叉权限？如上图分类中，如华南大区销售人员权限范围选择了“华南大区用户”这个节点后，是不能再选择华东大区用户、华北大区用户、华中大区用户任意节点权限范围。如销售人员想拥有四个大区用户资源权限就只能选择“全部用户”这个节点来划分权限范围。
2.部分交叉权限处理措施：
1）在系统配置――单据配置――不勾选“调拨单中，仓库权限有效”能够处理调拨管理中仓库交叉权限问题。假如不勾选此项，请注意和调拔单据审核结合使用。
2）在系统配置――单据配置――不勾选“转款单中，银行账户权限有效”能够处理转款业务中银行账户交叉权限问题
3）在修改操作员权限――单据管理－勾选“单据审核中仓库权限无效”能够处理审核业务中仓库权限交叉问题。
4）在修改操作员权限――辅助业务－不勾选“序列号处理中往来单位权限无效”能够处理序列号处理中往来单位交叉权限问题。
5）在修改操作员权限――仓储管理－不勾选“库存分布表仓库权限有效”能够处理分布表中仓库交叉权限问题。

第三部分：审核设置
▲     模块所在位置：顶部菜单栏－『系统管理』－单据审核设置
审核设置具体处理方案请见“专题介绍―多级审核”。这里提醒一下设置注意事项：
1.       特审权限给予。
比如：在日常业务进行过程中，一张【销售出库单】需要3级审核，急件发货时有发生，需要主管人员直接指示方可审核经过，此时能够给予主管人员或总经理特审权限，以处理部分特殊情况。
特审相当于超级用户admin一个审核权限，它能够审批经过处于审核任何阶段业务单据。这个特审人员设置提议为企业财务主管、仓储主管、销售主管、采购主管、总经理等主管人员。
2.       对于总企业（总部）－分企业（办事处）等企业结构而言，可能出现以下审核情况差异：
总企业（总部）需要4级审核，分企业（办事处）条件限制，只需要2级审核，此时，处理措施以下：

上图中不难看出，总企业（总部）审核人员为刘宏、洪恺、张骞、王丹共四级审核。
分企业（办事处）审核人员为李健、张林共二级审核。
总结：处理审核差异方法是经过审核人员相同审核人录入实现。

期初信息录入
系统设有以下基础信息录入：
※库存商品期初
※应收期初
※应付期初
※现金银行期初
※固定资产期初
※待摊费用期初
※受托库存期初（属入库性质，开账后记入【库存数量】）
※委托库存期初（属出库性质，和【库存数量】无关）
※借欠期初（借欠走账外，开账后不会记入【库存数量】）
提醒：在录入期初信息时，请用户仔细进行各项要素盘点处理，录入较为正确期初数据，尽可能避免给开账后期工作带来不便。
期初录入完成，开账后常见问题处理措施：
比如：高桥企业期初录入完成后并系统开账后，发觉一些商品库存数量出现差异：
问题类型
处理措施
A．开账后出现『期初库存数量』少录情况
1.      首先，判定少录入商品是否和现有库存成本一致？假如一致请直接做【报溢单】调整库存数量；假如不一致，请继续参见第2步。
2.      请判定系统配置为何成本算法？
3.      情况一：使用“移动加权平均”成本算法，请先做一张【报溢单】，再做一张【成本调价单】（调整少录商品数量、成本价）；情况二：使用“优异先出”、“后进先出”或“手工指定”成本算法，请先做一张【采购入库单】(目标是跟踪最近进价为【报溢单】核实价格做依据)，然后红字反冲【采购入库单】，再做一张【报溢单】。
B.开账后出现『期初库存数量』多录情况
1.      首先，判定少录入商品是否和现有库存成本一致？假如一致请直接做【报损单】调整库存数量；假如不一致，请继续参见第2步。
2.      情况一、采取“优异先出”成本算法，请做【报损单】（降低库存商品数量）然后做【成本调价单】。
3.      情况二、“成本移动加权”成本算法，先做一张【成本调价单】（调整立即报损商品数量、成本价格）再做一张【报损单】。
4.      情况三、“后进先出”先做【报损单】再做【成本调价单】。
5.      情况三：“手工指定法”，做【报损单】。