易商通宝V分销ERP初始化流程介绍模板.doc

易商通宝V5分销ERP初始化步骤目录初始化步骤示意图在分销ERP管理系统开账之前我们需要做些什么？请根据以下步骤进行开账准备.系统初始化步骤基础信息录入“基础信息建立”工作在分析调研完成以后，是一项很关键工作。通常基础信息从建立到完善是一个不停探索过程，在该过程中需要不停进行调整。模块所在位置：顶部菜单栏基础信息模块。【基础信息】是对企业基础经营情况静态描述，比如一个企业经营哪些商品，拥有哪些用户、哪些供货商、哪些职员、哪些仓库等信息。建立基础信息工作包含对于基础信息分级管理结构确实立、基础信息录入。 例：这里对【库存商品】基础信息进行应用讲解：通常设置标准：条码标准编号。（指按商品条码做为商品编号。）实际标准编号。（指根据企业实际情况进行分类）、根据商品品种或供货商分类。如：图书类、课件类。、主商品名称按型号细分,可分二级类、三级类； 常见标准编号。商品编号也能够续用在使用分销系统之前一套较为熟悉商品编号。此种编号标准优点在于录入商品时熟悉程度高，录单快速；其缺点在于假如没有相对统一规范会造成系统商品分类不规范。 权限标准。（指根据企业产品管辖权限分类）图例：（主商品名称按品牌/型号细分,可分二级类、三级类）：图例说明：“机箱类”我们用“机箱”拼音简写为（JX）；然后在“机箱类”下面又划分了两种品牌“金河田”、“水晶王”，故编号为（JX001）和(JX002)；“金河田”（JX001）下分为不一样型号，故在（JX001）下面分为了(JX001001)、(JX001002)，依这类推。提醒：系统中基础信息至关关键，它将直接影响到后面操作员权限划分。 图例讲解用户档案：（权限标准）比如：全国渠道分为华东、华南、华中三个大区且每个大区有不一样销售用户，在建基础信息时候，我们必需先建一个全国用户再分别建三个大区，在三个大区下分别建各大区用户。如上图分类就便于权限划分，华东大区销售人员将只拥有华东大区用户档案，总企业将拥有三个大区全国用户档案。（注意：系统中操作员权限范围是不许可交叉权限；也就是说，在上图分类中，选择华南大区节点后是不许可选择其它大区节点。）系统配置第一部分：全局配置模块所在位置：顶部菜单栏系统管理系统配置请尤其注意：1. 开账后严禁修改选项。许可系统产生负库存；统一用户供货商；录单日期必需和目前日期一致成本算法四种选择系统采取序列号严密管理模式（【电脑、通讯行业版专用】）系统采取序列号借欠出入库校验模式2. 注意部分关联选项。许可系统产生负库存只能在“移动加权成本”算法下勾选。第二部分：操作员权限设置模块所在位置：顶部菜单栏系统管理操作员权限修改操作员权限操作员权限设置方法（请参见后面“功效字典”系统管理操作员权限设置）这里介绍部分设置注意事项：一、菜单权限划分注意事项：1. 多种单据“过账权限”。因为分销ERP管理系统中，拥有审核过账权限操作员，只要进行审核过账业务处理，将直接影响到系统中数据流、财务流，所以此项权限请慎重划分。2. 系统管理修改操作员权限单据管理类“许可过账”权限，是全部类型单据中审核过账权限总开关，换句话说，如要给予一个操作员销售出库单审核过账权限，请先在这里勾选“许可过账”这个总开关，当然，系统也会在配置中进行对应“系统提醒”。3. 销售类操作员：销售类操作员配置时应该注意商品成本权限控制。假如不期望销售类操作人员查看商品成本价格请注意不要勾选：系统管理修改操作员权限销售管理类“许可查看成本”选项。4. 请谨慎配置“系统管理修改操作员权限单据管理类许可红冲权限”。红冲权限相当于财务中红字反冲功效。5. 解释：系统管理修改操作员权限单据管理类“修改过账单据”权限。该权限是指对过账后单据表头信息修改。能够处理事后补录单特殊业务，鉴于这么操作很不规范，请在配置操作员权限时注意。6. 系统管理修改操作员权限系统管理类权限考虑到系统数据安全，提议这类权限（如：月结存、年结存、系统重建、操作员权限、操作员登陆率、操作日志、系统开账、系统配置、设置IP、清除IP、删除月结、单据编号自定义），请仔细配置给通常操作人员。提议系统管理员拥有即可。二、操作员权限范围设置注意事项：模块所在位置：顶部菜单栏系统管理操作员权限设置多级权限范围1.注意在合理基础信息分类之上进行有效权限范围设置。系统不许可交叉权限设置。什么是交叉权限？如上图分类中，如华南大区销售人员权限范围选择了“华南大区用户”这个节点后，是不能再选择华东大区用户、华北大区用户、华中大区用户任意节点权限范围。如销售人员想拥有四个大区用户资源权限就只能选择“全部用户”这个节点来划分权限范围。2.部分交叉权限处理措施：1）在系统配置单据配置不勾选“调拨单中，仓库权限有效”能够处理调拨管理中仓库交叉权限问题。假如不勾选此项，请注意和调拔单据审核结合使用。2）在系统配置单据配置不勾选“转款单中，银行账户权限有效”能够处理转款业务中银行账户交叉权限问题3）在修改操作员权限单据管理勾选“单据审核中仓库权限无效”能够处理审核业务中仓库权限交叉问题。4）在修改操作员权限辅助业务不勾选“序列号处理中往来单位权限无效”能够处理序列号处理中往来单位交叉权限问题。5）在修改操作员权限仓储管理不勾选“库存分布表仓库权限有效”能够处理分布表中仓库交叉权限问题。第三部分：审核设置 模块所在位置：顶部菜单栏系统管理单据审核设置审核设置具体处理方案请见“专题介绍多级审核”。这里提醒一下设置注意事项：1. 特审权限给予。比如：在日常业务进行过程中，一张【销售出库单】需要3级审核，急件发货时有发生，需要主管人员直接指示方可审核经过，此时能够给予主管人员或总经理特审权限，以处理部分特殊情况。特审相当于超级用户admin一个审核权限，它能够审批经过处于审核任何阶段业务单据。这个特审人员设置提议为企业财务主管、仓储主管、销售主管、采购主管、总经理等主管人员。2. 对于总企业（总部）分企业（办事处）等企业结构而言，可能出现以下审核情况差异：总企业（总部）需要4级审核，分企业（办事处）条件限制，只需要2级审核，此时，处理措施以下：上图中不难看出，总企业（总部）审核人员为刘宏、洪恺、张骞、王丹共四级审核。分企业（办事处）审核人员为李健、张林共二级审核。总结：处理审核差异方法是经过审核人员相同审核人录入实现。期初信息录入系统设有以下基础信息录入：库存商品期初应收期初应付期初现金银行期初固定资产期初待摊费用期初受托库存期初（属入库性质，开账后记入【库存数量】）委托库存期初（属出库性质，和【库存数量】无关）借欠期初（借欠走账外，开账后不会记入【库存数量】）提醒：在录入期初信息时，请用户仔细进行各项要素盘点处理，录入较为正确期初数据，尽可能避免给开账后期工作带来不便。期初录入完成，开账后常见问题处理措施：比如：高桥企业期初录入完成后并系统开账后，发觉一些商品库存数量出现差异： 问题类型处理措施A开账后出现期初库存数量少录情况1. 首先，判定少录入商品是否和现有库存成本一致？假如一致请直接做【报溢单】调整库存数量；假如不一致，请继续参见第2步。2. 请判定系统配置为何成本算法？3. 情况一：使用“移动加权平均”成本算法，请先做一张【报溢单】，再做一张【成本调价单】（调整少录商品数量、成本价）；情况二：使用“优异先出”、“后进先出”或“手工指定”成本算法，请先做一张【采购入库单】(目标是跟踪最近进价为【报溢单】核实价格做依据)，然后红字反冲【采购入库单】，再做一张【报溢单】。B.开账后出现期初库存数量多录情况1. 首先，判定少录入商品是否和现有库存成本一致？假如一致请直接做【报损单】调整库存数量；假如不一致，请继续参见第2步。2. 情况一、采取“优异先出”成本算法，请做【报损单】（降低库存商品数量）然后做【成本调价单】。3. 情况二、“成本移动加权”成本算法，先做一张【成本调价单】（调整立即报损商品数量、成本价格）再做一张【报损单】。4. 情况三、“后进先出”先做【报损单】再做【成本调价单】。5. 情况三：“手工指定法”，做【报损单】。