企业采购运作流程图模板.doc

采购运作步骤

一． 目标
规范企业采购步骤。

二． 内容
包含请购、订购申请、审核、付款程序。

三． 范围
包含事务用具、固定资产、促销礼品采购运作，不包含主营商品采购（指手机及其配件等，其采购措施另订）。

四． 权责部门
商品部、行政部、财务部按此制度运作进行审核、采购及付款，其它部门按本制度请购部分要求实施请购。

五．程序
(一) 事务用具采购步骤
1.事务用具指非企业所要求固定资产范围内办公用消耗性物料、器具。
2. 运作步骤
l 请购部门填制“事务用具请购单”，注明品名、规格、提议生产厂商及销售厂商，提议市场价格等，并经部门经理审核。
l 行政部审核，审核内容包含该请购物品有没有库存或是否低于安全库存，和请购物品之必需性。同时填制采购价格、供给商等，行政部采购及部主管签字。
l 财务部预算会计、财务部经理签字审核。
l 总经理室或其授权人核准。
l 如采购对象为办公设备且单位价值在1000元以上，或单批采购金额在5000元以上，必需签署订购协议，协议交财务部、总经理室审核，并交财务部立案。
l 行政部依据请购单（订购协议）采购。如需要预付款，依据协议填制“预付款申请单”，经财务部、总经理或其授权人核准。
l 采购完成后行政部库管依据请购单（订购协议）验收入库。
l 行政部采购依据发票、验收单第二联、请购单第二联财务联请款。
l 财务部审核，有协议需查对并核销协议。
l 财务按正常程序付款或冲账。

2. 其它要求
l 事务用具因事情较紧急来不及实施请购程序，金额在五十元以下，可先由部门自行采购，以后补办相关手续。金额在五十元以上，必需先经财务部及行政部口头同意，以后补办请购手续。
l 文具用具通常于每个月末由各部门向行政部提出申请，行政部统一汇总整合后汇编请购单。

(二) 固定资产采购步骤
1. 固定资产指单位价值在人民币元以上，且使用期限超出十二个月车辆、设备、房屋及建筑物等。
2. 运作步骤
l 请购单位填制固定资产请购单，部门经理核准。
l 行政部审核，并核定价格、供给商。
l 财务部预算会计、财务部经理审核。
l 总经理或其授权人核准。
l 行政部依据核准固定资产请购单签署订购协议，协议需经财务部核准，并交财务部立案一份。协议金额在五万元以上需经总经理核准。
l 行政采购依据协议采购，由行政部库管、请购或使用单位会同验收入库，并填制入库单及固定资产卡片。
l 行政采购依据入库单、发票请款，财务部依据订购协议审核
l 总经理室核准。
l 财务部付款（冲账）。如需要预付款，依据协议填制“预付款申请单”，经财务部、总经理或其授权人核准。

2．其它
l 全部电脑、打印机及其周围设备请购及验收均需经过信息资源部审核经过。

（三）促销礼品采购步骤
1. 促销礼品指企业为产品进行促销而购置物品，包含渠道奖励物品及零售店奖励、海报折页等POP用具等。
2. 运作步骤
l 市场部确定促销活动方案，并经销售管理部、财务部、总经理室核准。
l 促销活动方案交商品部、销售管理部、财务部立案。
l 市场部依据促销活动方案填制促销用具请购单。
l 促销用具请购单由销售管理部及财务部审核，审核完成后财务部立案一份。
l 商品部依据销售管理部和财务部审核促销用具请购单制订货协议。
l 订货协议交财务部、总经理审核，核准后交财务部立案一份。
l 商品部依据订购协议订货，库管依据订购协议验收货物。
l 商品部依据验收入库单、发票等填制费用申请单请款。入库单上必需注明协议号。
l 财务部依据立案协议、入库单等审核。
l 总经理或其授权人核准
l 财务部按 相关要求付款。如需要预付款，依据协议填制“预付款申请单”，经财务部、总经理或其授权人核准。
3. 其它
l 海报、折页POP用具由市场部代行采购职能，各项步骤同上。

六．相关表单
1. 事务用具请购单：一式三联，请购单位、财务部、采购单位各一联。财务联于报销时随报销单一同附上。
2. 固定资产请购单：一式两联，财务部、采购单位各一联。财务联报销时随报销单一同附上。
3. 预付款申请单：一式一联，付款原始凭证。
4. 费用申请单：一式一联，付款原始凭证。
5. 订购协议：一式三联，采购单位一联，财务部一联，供给商一联。订购协议签署后即转财务部存档。