公司文件编写编码管理办法模板.doc

XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日文件编写管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：1/101. 目标：为统一企业内部管理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订本管理措施，作为文件编写及编码依据。2. 范围：2.1 本管理措施涵盖全部一、二、三级文件和质量统计表单格式标准。包含：首页、内页、文件结构、段落章节等。2.2 和产品相关技术文件(图纸、作业指导书)，其编码依据“技术文件管理制度”中编写编码要求实施。3. 职责3.1 编写： 各部门责任人依据工作需要，应指派专员负责编写某项作业步骤相关文件。3.2 编号管理： 编写文件人员必需向文件管理员取得文件特定编号。4. 定义：文件等级文件种类文件名称文件格式架构一级制度文件质量手册ISO9001:标准条款格式二级程序文件程序文件七/八段结构三级程序文件所延伸作业说明管理措施七/八段结构操作规程检验规程作业指导书技术文件依专业特征，部分制订统计表单统计表汇报统计单备注： 属于需呈报外部政府机关文件不受上述要求限制。5. 程序5.1 文件格式：5.1.1 质量手册及程序文件首页格式参见附页21）修订号：0，1，2，3，4，5，每一份文件任何一页修订5次以上则文件改版。假如文件一次性更改内容较多，能够看情况考虑换版。版次以A、B、C依序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。2）文件版次变更后，将变更页次具体填写在首页制订/修订统计页次栏内。5.1.2 质量手册及程序文件首页，必需使用附页4，内页必需使用附页3特定格式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。5.1.3不设首页三级文件格式见附页5。5.1. 4质量统计表单格式见附页6。5.1.5文件封面见附页2。5.2 文件结构：XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日 文件编写管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：2/105.2.1 四段结构1）总则2）职责3）控制要求4）相关文件5.2.2 七/八段结构1）目标2）适用范围3）职责4）定义(适用时)5）程序6）相关文件7）质量统计表单8）附页（适用时）5.3 文件编写结构说明5.3.1 目标简述编写本程序用途和宗旨。5.3.2 适用范围概略说明文件适用范围：区域、部门、人员、产品，以确定文件适用广度。5.3.3 职责 简述文件中关键责任部门和相关责任部门5.3.4 定义说明部分不常见专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释，或在此文件中特定意义。5.3.5 程序1） 文件关键部分，如有必需编写时搭配步骤图，依据逻辑前后次序，以段落方法具体叙述相关文件要求。2）清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限，说明前后步骤关联性或影响，每个段落应有标题，方便具体了解程序作业要求。3）编写内容应注意：简练、完整、明确。文字努力争取清楚易懂、句子简短、语意肯定。5.3.6步骤图 将程序所要求职责、程序步骤以步骤图方法表示，各图表内文字表示应努力争取简练。关键图型/符号说明以下： 起点/终点 表示步骤之起点或最终点均用此符号 处理 步骤图到此阶段所进行操作、处理等工作决议或判定 指检验、判定、审核、认可、签章、核准所使用符号。XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日文件编写管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：3/10 流向线 步骤和方向标示 关联线 作业和作业之间为非直接相关，为间接帮助或辅助性标示。 转接点 表示本页结束(连接下页)，续页开始(承接上页) 5.3.7相关文件具体统计和本程序相关一切其它文件。5.3.8 附件：文件中所用表单及其它文件。 5.4 段落章节组成：依据下列数字、文字次序排列。1.1.1 1.1.1 1) 2) a) b) （1） 1.2 2. 5.5 文字格式标准化5.5.1 统一使用Microsoft Word建文件，文件封面及各表单必需有企业徽标，正文统一采取宋体，小四号，文件编号及数字统一采取小四号Times New Roman 字体；文件、表单封面及正文具体要求详见附页（2、3、4、6）。如文件不设封面，封面上编制/审核/同意等对应信息，可放至文件末，见附页5。文件放大张贴时，字体可对应放大。 5.5.2 依据文件结构段落要求编写文件时，若没有资料可写，则在该段落以后注“N.A”。5.6 文件表单、编号说明1）编码格式： 程序文件 LC-XX-YYYY-ZZ2）编号意义 LC-龙城缩写 XX文件代号 QM 质量手册 QP 程序文件 QD 三层管理类文件QT 三层技术类文件 QC 三层检验类文件 QR 质量统计 Y YYY- 对应标准要素代码 4200-8500 ZZ-次序码 01-993）编码范例： 质量手册 LC-QM- 文件 LC-QP4200-01 LC-QD4200-01 LC-QC4200-01 LC-QR4200-01XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日文件编写管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：4/105.7 文件编写、编码完成后，需按“文件控制程序 LC-QP4200-01”要求呈送相关部门责任人审核，经同意后实施。假如文件较为简单可将审核、同意简化为审批，不需要审核同意表单可只留编制。5.7.1 文件经同意后公布，自生效日期生效。5.8 文件制订/修订步骤图见附件16.相关文件LC-QP4200-01 文件控制程序LC-QD4200-02技术文件管理制度7.质量统计表单N.A8. 附页附页1：文件制订/修订步骤图附页2：封面格式附页3：文件内页格式附页4：文件首页格式附页5：不设首页三级文件格式附页6：质量统计表格式XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日文件编写管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：5/10附页1：文件制订/修订步骤图开始制订/修订文件审核/会签N文件同意N文件编号文件登记文件公布文件使用、保管、维护文件实施前培训 文件变更 N旧文件作废职 责 部 门相 关 说 明表 单各部门职责人员文件封面格式 文件内页格式 各部门职责人员1.文件审核2.审核责任人会签 审核会签栏 各部门职责人员文件同意同意栏 文件管理员 文件、表单编号说明文件管理员文件公布范围接收人签收分发部门、文件发放签收表文件持有些人各文件制订人各部门责权人依实际需要实施培训文件发放部门各部门责任人注明文件更改内容文件更改申请文件管理员文件回收及销毁文件回收统计文件销毁统计XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日文件编写管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：7/10附页3：文件内页格式XXX精锻文件编号： 生效日期：文件名称版本号： 修订号：页次： 三号黑体，字间不空格1.小三号隶书，字间不空格1.1.均为小四号宋体正文，采取小四号宋体XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日文件编写管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：8/10二号隶书，前后字之间空1格附页4：文件首页四号Times New Roman 字体XXX精锻 文件编号：LC-QD四号黑体文件名称小一号黑体字，前后字之间不空格编制：三号黑体字审核：同意：分发部门总经理常务副总管理者代表财务部供销部技术部质检部生产部质保部企业办公室版本号： 修订号 ： 受控特征： 发放编号：公布日期： 生效日期：XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日文件编写管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：9/10附页5：不设首页三级文件格式小四号Times New Roman 字体XXX精锻文件名称 公布日期： 生效日期： 文件编号：LC-QD*-*小二号黑体字体 页码：X/Y表头其它字为小四号宋体字以上表头以下正文11.1.1.1. 1.正文，小四号宋体字以上正文以下末尾 仅在文件最终一页显示以下内容分发部门总经理常务副总管理者代表财务部供销部技术部质检部生产部质保部企业办公室此二行采取小四号宋体字，上下两根线条为2.25磅。 编制/日期： 审核/日期： 同意/日期：版本号： 修订号： 受控特征： 发放编号：XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日文件编写编码管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：10/10附页6：质量统计表单格式此行及表尾采取小四号宋体字二号隶书，前后字之间不空格XXX精锻小二号黑体，前后不空格表单名称 版本号： 修订号： 表单序号： 文件编号：LC-QR4200-采取小四号Times new Roman采取小四号宋体字表格内格式依实际需要而定，文字采取小四号宋体字编制/日期： 审核/日期： 同意/日期：XXX精锻文件编号： LC-QD4200-01生效日期：07月01日文件编写编码管理措施版本号： A 修订号： 0 页 次：6/10附页2：文件封面 55 Times new RomanISO9001:程序文件采取隶书55 （LC-QP-）隶书小一号XXX精锻 07月01日一号 Times new Roman