电池系统实施业务流程操作手册样本.doc

TCL金能电池K3系统实施业务步骤说明书金蝶软件科技（深圳）二零零十二个月六月目 录序言 业务步骤制作说明2第一节 总步骤2第二节 采购业务3一、发票先到业务处理4二、货物先到业务处理（暂估入库）6三、采购退回步骤8第三节 销售业务10一、通常销售业务处理11二、委托代销业务处理12三、销售退回步骤14四、 委托代销退回步骤16第四节 特殊采购销售业务17一、 集团消费17二、 直运业务17第五节仓存业务18一、商品调拨业务18二、库存盘点业务19三、成本调整业务21第六节 期末处理及存货核实23一、业务模块期末处理23二、财务模块期末处理25序言 业务步骤制作说明业务步骤是企业经营管理基础，科学合理业务步骤将能帮助企业规范管理、降低冗余业务步骤、提升市场竞争能力。金蝶K/3系统提供业务处理方案经过多方面、长时间实践检验，能够为企业提供相对标准业务步骤，帮助企业建立愈加完善管理环境。经过近30天讨论研究，TCL金能电池实施金蝶K/3系统后业务步骤经过以TCL金能电池原业务步骤为基础设计并结合金蝶K/3系统业务处理步骤而产生。新业务步骤是经过对原业务步骤改善得出，所以不会对TCL金能电池业务处理产生不可估计影响，同时因为使用金蝶K/3系统使TCL金能电池业务愈加清楚简练、岗位责任愈加明确、业务信息保密性得到保障同时又能将决议信息灵活快捷反应到企业决议层，总体来说，该业务步骤更能反应TCL金能电池管理水平、更适应竞争猛烈市场环境。第一节 总步骤在K3系统中各个业务模块即使实施不一样步骤实现不一样功效，但它们之间一样有着紧密联络。系统模块关系图以下：- 业务步骤图编号：FL01-01 业务名称：总步骤- 功效域 编制 日期：/05/31 审核 日期-财务模块核实模块仓存模块-该关系图充足说明了TCL金能电池在使用K3系统各模块时关系及各模块业务数据走向，反应了企业在业务处理上大致步骤，并把业务和财务处理结合为一体，快捷提供了完整、正确数据信息，极大方便了企业管理、评定和决议。第二节 采购业务在采购业务中，通常由母企业向经营部供货，并由母企业开具销售出库单及增值税专用发票，经营部依据收到销售出库单，增值税发票，将货物入库并由经营部仓管开具经营部外购入库单，验收无误后，交由经营部会计制作会计凭证。如若出现经营部实际验收入库母企业调运货物，和母企业开具出库单和增值税发票不符情况，经营部会计需以母企业开具出库单和增值税发票为准入帐，对差异部分编制“经营部入库差异汇报书”并进入待处理财产损益，待母企业查明原因补齐发货后进行处理。经营部向母企业退回货物时，经营部由计划员填制经营部退货汇报书，交由仓管审核后开具红字采购入库单，母企业将依据经营部退货汇报书和提供货物合并向经营部开具增值税发票，经营部会计据此制作会计凭证。在采购业务中，因为经营部只使用仓存部分采购入库单，在业务上不存在采购发票处理，所以发票和入库单分别由总帐和仓存两部分分别处理，造成业务处理上有部分差异。采购业务总步骤图以下： - 业务步骤图编号：FL02-01 业务名称：采购业务 - 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期发票先到业务处理货物先到业务处理退货处理采购业务结束采购业务开始采购发票先到还是货物先到发票先到货物先到-一、 发票先到业务处理该业务处理是指采购业务发生时，供给商因为种种原因先将发票开出，并先于采购商品抵达企业。1、业务步骤图- 业务步骤图编号：FL02-02 业务名称：发票先到业务步骤 - 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期-发票先到业务处理开始商品是否已到否是商品已到财务人员先将发票留下，等候收货单Pur-01采购收货单 财务人员填制，并交主管审核Pur-02总帐凭证财务人员填制，并交财务主管审核发票先到业务处理结束-2、步骤说明l 当发票先于采购商品抵达时，财务人员临时不做入库和凭证处理，先将发票留下，等收到货物后，一并处理。l 当商品抵达时，财务人员依据发票填制采购入库单进行收料，收料完成后主管对入库单进行审核。l 入库单审核完成后，财务人员依据发票填制凭证，财务主管进行审核，以确定采购业务正式完成。3、关键业务单据填制及关键工作操作说明l 采购收货单填制方法：在K3系统主控台中进入仓存管理（商业）系统，财务人员经过业务处理中入库单模块新增采购收货单。填制项目：单据头中要求填制项目包含：供货单位、日期、单据编号、采购部门和员工。单据体中要求填制项目包含：商品代码、单位、实收数量、单位成本、收入仓位。l 采购凭证填制操作方法：在K3系统主控台中进入总帐系统，财务人员经过凭证凭证录入模块新增凭证。凭证格式：借：库存商品-品名借：应交税金-应交增值税-进项税额贷：应付帐款-应付企业货款二、 货物先到业务处理（暂估入库）该业务处理是指采购业务发生时，采购商品在时间上先于发票抵达企业。在该业务中还包含暂估入库情况，因没有启用采购业务，故全部采购入库均为暂估入库，采购成本均应在采购入库单上填写。1、业务步骤图- 业务步骤图编号：FL02-03 业务名称：货物先到业务处理- 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期-货物先到业务处理开始Pur-01采购收货单财务人员填制，并交主管审核发票抵达Pur-02总帐凭证财务人员填制，并交财务主管审核货物先到业务处理结束-2、步骤说明l 当采购商品先于发票抵达时，财务人员依据送货单及商品实物填制采购收货单，由财务主管进行单据审核，临时不制作采购凭证。l 采购发票抵达时，财务人员应依据采购入库单和发票制作凭证。制作凭证分两种情况：A、假如采购入库单采购金额和发票金额不符，则先按采购入库单制作采购凭证，然后根据发票金额修改该发票相关凭证，以确定采购业务正式完成。同时将发票作为本张采购入库凭证附件。并修改和该张发票相关采购入库凭证摘要，注明该张发票所在凭证号。B、假如采购入库单采购金额和发票金额相符，则根据发票制作采购凭证即可。3、关键业务单据填制及关键工作操作说明l 采购收货单填制方法：在K3系统主控台中进入仓存管理（商业）系统，财务人员经过业务处理中入库单模块新增采购收货单，依据送货单和商品实物进行对应修改。填制项目：单据头中要求填制项目包含：供货单位、日期、单据编号、采购部门和员工。单据体中要求填制项目包含：商品代码、单位、实收数量、单位成本、收入仓位。l 采购凭证填制操作方法：在K3系统主控台中进入总帐系统，财务人员经过凭证凭证录入模块新增凭证。凭证格式：借：库存商品-品名借：应交税金-应交增值税-进项税额贷：应付帐款-应付企业货款三、 采购退回步骤该业务是指收到供给商商品后，因为多种原因造成要退货业务。1、业务步骤图- 业务步骤图编号：FL02-04 业务名称：采购退回- 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期-采购退回开始Pur-02采购入库单(红字)财务人员填制，并交主管审核Pur-01采购凭证(红字)财务人员填制采购凭证（红字），并交财务主管审核采购退回结束2、步骤说明l 财务人员依据退回业务需要录入对应红字采购入库单，其中退库成本要求手工录入。商品出库后财务主管对红字采购入库单进行单据审核。l 财务人员依据采购退回业务填制红字采购凭证，冲减应付帐款，填制完成后由财务主管进行审核。l 期末，供给商依据本月实际发货数及经营部退货数汇总开销售发票，经营部收到供给商发票后，则会将该发票作为该次采购入库凭证附件，这时应修改本张采购退货凭证（及该发票相关凭证）摘要，注明该张发票所在凭证号。3、关键业务单据填制及关键工作操作说明l 采购凭证填制操作方法：在K3系统主控台中进入总帐系统，财务人员经过凭证凭证录入模块新增凭证。修改时，在K3系统主控台中进入总帐系统，财务人员经过凭证凭证查询模块，找到该凭证，进行修改（如凭证已被审核，则提请财务主管反审）。凭证格式：借：库存商品-品名 （红字）借：应交税金-应交增值税-进项税额 （红字）贷：应付帐款-应付企业货款 （红字）l 采购入库单(红字)填制方法：在K3系统主控台中进入仓存管理（商业）系统，财务人员经过业务处理中入库单模块新增采购入库单，依据退货单和商品实物进行对应填写。填制项目：单据头中要求填制项目包含：供货单位、日期、单据编号、采购部门和员工。单据体中要求填制项目包含：商品代码、单位、数量(红字)、单位成本、发出仓位。第三节 销售业务在销售业务中，经营部必需严格根据协议管理制度，先和经销商签定协议，经报母企业审批，获准并立案后，方可和经销商进行销售业务往来。经营部员工依据经销商需求填制销售申请，经过协议管理员审核后，交由经营部仓管进行备货；待经销商经过现金、电汇、汇票、转帐等方法支付货款后，经营部财务依据现金缴款单（或银行存款到帐通知单）和销售申请开具销售出库单，仓管据此发货，经营部员工（或发货人员）确定后，向经销商发货，实现销售。在信用额度内赊销或经销，由计划员开据商品出库单交用户提货人签字，经业务责任人同意，财务审核价格是否正确，是否在信用额度内，合格给予签章，到仓库提货出库。超出信用额度，财务有权拒绝签章。全部用户退货，经财务同意后并开具红字销售出库单，仓管方可收货入库。在销售业务中，因为经销商可能存在现款现货情况，为了使K3系统能在使用不一样策略时做出对应管理我们考虑将销售业务分成两个类型，分别为：通常销售、委托代销销售。以下我们将依据不一样情况分析销售业务步骤。销售业务总体步骤图以下：- 业务步骤图编号：FL03-01 业务名称：销售业务步骤 - 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期销售业务开始-是否按协议铺货(委托代销)是否委收代销销售通常销售（现款现货）销售业务结束-以上步骤反应了TCL金能电池销售业务全部处理情况，针对不一样情况将有不一样处理方法及步骤，以下是对不一样步骤具体介绍。一、 通常销售业务处理通常销售是指经营部在现款现货交易等情况下销售业务，该业务不存在委托代销合相同前提。具体步骤以下图：1、业务步骤图- 业务步骤图编号：FL03-02 业务名称：通常销售业务处理 - 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期-先发货业务开始Sal-01销售出库单财务人员填制，并交主管审核Sal-02总帐凭证财务人员填制，并交财务主管审核先发货业务结束-2、步骤说明l 员工销售时要求用户将货款先交往财务，财务人员收到货款后填制销售出库单，并审核完成后，由仓管员进行实物检验并发货。l 财务人员进行销售发票凭证处理，填制销售凭证。3、关键业务单据填制及关键工作操作说明l 销售出库单操作方法：在K3系统主控台中进入仓存管理（商业）系统，财务人员经过业务处理中出库单模块，依据实际结算内容新增销售出库单，发出仓位为一般仓位。填制项目：单据头中要求填制项目包含：用户名称、日期、单据编号、销售部门和员工。单据体中要求填制项目包含：商品代码、单位、数量、销售单价、发出仓位。l 销售凭证填制操作方法：在K3系统主控台中进入总帐系统，财务人员经过凭证凭证录入模块，新增凭证。凭证格式：借：应收帐款用户贷：主营业务收入-品名贷：应交税金-应交增值税-销项税额二、 委托代销业务处理经营部在进行委托代销业务时，需要依据市场运作具体情况及企业营销政策和经销商草拟铺货协议（不能即时清结协议）。经营部财务人员将初步审核（经理审核）铺货协议传真回企业市场部审批。企业市场部依据企业营销政策及经营风险控制标准做出审批决定，签章后确定该协议有效。经营部依据企业市场部同意协议，结合经销商要货计划，开具销售出库单（注明“委托代销商品”字样和铺货协议编号），并向经销商提供货物，单据交由经营部财务进行处理。财务人员经过“委托代销商品”科目给予核实，并按受托单位设置明细帐（不含税进价核实），同时设置委托代销商品台帐（含税售价手工核实），具体登记商品型号、数量、售价金额。铺货协议约定结算期满时，经营部向经销商收回铺货或依据委托代销单位销货清单，收回铺货商品货款，并开具增值税发票。具体步骤以下图：1、 业务步骤图- 业务步骤图编号：FL03-03 业务名称：委托代销业务处理 - 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期-先发货业务开始Sal-01委托代销发货单财务人员填制，并交主管审核委托代销结算Sal-02销售出库单财务人员填制，并交主管审核Sal-03总帐凭证财务人员填制，并交财务主管审核先发货业务结束-2、步骤说明l 员工按协议协议要求发货时，财务人员依据销售业务需求录入对应委托代销出库单，填制并审核完成后，由仓管员进行实物检验并发货。l 当用户来进行结算时，财务人员依据结算情况进行正常销售出库（委托代销结算），结算可分为数次也可一次完成，依据结算填制销售出库单。l 由财务人员进行销售发票凭证处理，填制销售凭证。3、关键业务单据填制及关键工作操作说明l 委托代销出库单填制方法：在K3系统主控台中进入仓存管理（商业）系统，财务人员经过业务处理中出库单模块新增委托代销出库单。填制项目：单据头中要求填制项目包含：代销单位、日期、单据编号。单据体中要求填制项目包含：商品代码、单位、数量、销售单价、发出仓位。l 委托代销结算A、销售出库单操作方法：在K3系统主控台中进入仓存管理（商业）系统，财务人员经过业务处理中出库单模块，依据实际结算内容新增销售出库单，发出仓位为代销单位对应仓位。填制项目：单据头中要求填制项目包含：用户名称、日期、单据编号、销售部门和员工。单据体中要求填制项目包含：商品代码、单位、数量、销售单价、发出仓位。B、销售凭证填制操作方法：在K3系统主控台中进入总帐系统，财务人员经过凭证凭证录入模块，新增凭证。凭证格式：借：应收帐款用户贷：主营业务收入-品名贷：应交税金-应交增值税-销项税额三、 销售退回步骤该业务是指企业在销售业务进行中用户因为多种原因要求退回所购置商品业务。具体步骤以下图：1、业务步骤图- 业务步骤图编号：FL03-04 业务名称：销售退回步骤 - 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期-销售退回开始Pur-01销售出库单(红字)财务人员填制，并交主管审核Pur-02总帐凭证财务人员填制红字销售凭证，并交财务主管审核销售退回结束2、步骤说明l 当销售退回业务发生时，财务人员依据销售退回业务要求填制红字销售入库单，新增后交主管人员审核，其中退库成本要求手工录入。l 财务人员依据销售退回业务要求填制红字销售凭证（红字发票），填制完成后交财务主管审核。3、关键业务单据填制及关键工作操作说明l 销售退库单填制方法：在K3系统主控台中进入仓存管理（商业）系统，财务人员经过业务处理中入库单模块新增销售退回单，要求依据销售退回业务需求如实手工录入。填制项目：单据头中要求填制项目包含：用户、日期、单据编号、销售部门和员工。单据体中要求填制项目包含：商品代码、单位、数量、单位成本、收入仓位。l 销售凭证（红字）填制操作方法：在K3系统主控台中进入总帐系统，财务人员经过凭证凭证录入模块，新增凭证。凭证格式：借：应收帐款用户（红字）贷：主营业务收入-品名（红字）贷：应交税金-应交增值税-销项税额（红字）四、 委托代销退回步骤该业务是指企业在委托代销业务进行中，用户因为多种原因要求退回所代销商品业务。具体步骤以下图：1、 业务步骤图- 业务步骤图编号：FL03-05 业务名称：委托代销退回步骤 - 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期-委托代销退回开始Pur-01委托代销退回入库单财务人员填制，并交主管人员审核销售退回结束2、步骤说明l 当委托代销退回业务发生时，财务人员依据委托代销退回业务要求填制委托代销退回入库单，其中退库成本要求手工录入。新增后交仓管员审核。l 其中，对于退回商品为不良品时，要求退回入库单入库仓库为“不良品仓”，正常品则入“一般仓位”。l 若在商品退回业务发生时，同时给该用户进行发货（换货业务），则应同时给该用户填制委托代销发货单。3、关键业务单据填制及关键工作操作说明l 委托代销退回入库单填制方法：在K3系统主控台中进入仓存管理（商业）系统，财务人员经过业务处理中入库单模块新增委托代销退回入库单，要求依据销售退回业务需求如实手工录入。填制项目：单据头中要求填制项目包含：代销单位、日期、单据编号、销售部门和员工。单据体中要求填制项目包含：商品代码、单位、数量、单位成本、收入仓位。第四节 特殊采购销售业务经营部关键在集团消费业务和碱电销售业务操作中有特殊业务处理。一、 集团消费经营部办理集团消费业务时，需依据市场具体情况及企业营销政策，和集团消费产品厂商拟订集团消费产品购销协议书，经同意后，母企业会对经营部单独发运集团消费销售产品，经营部收到货物后办理采购入库（该业务参见采购业务），但该批货物不得和其它货物混淆，故单独设置了“集团消费仓”进行处理。经营部需根据购销协议，建立销售订单，办理销售出库（该业务参见销售业务），将集团消费商品直接发往经销商处并将收回货款全额支付母企业。二、 直运业务经营部经营碱性电池销售业务时，可分为二种情况：经营部直接从经营部仓库发货给经销商时，业务操作和通常采购和通常销售步骤一致；经营部经过母企业南京碱电仓库对经销商直接发运碱电时，由经营部填制“经营部碱电发货申请表”通知母企业市场部向指定经销商直接发货，经营部依据母企业向经营部开具增值税发票，对该批货物办理采购入库，向经销商开具发票办理销售出库并将收回货款全额支付母企业(按通常采购和销售业务处理,仓位采取一般仓)。第五节 仓存业务仓库管理是企业管理中很关键部分，完善仓库管理策略能够降低商品积压、明确管理责任、立即正确呈报库存数据。在仓存业务中，关键包含：商品调拨业务、库存盘点业务。一、 商品调拨业务商品调拨业务是指企业在运行中包含到商品从一个仓库转移到另一个仓库业务，关键有不良品调拨、商品锁库等业务。该业务实现将经过填制仓库调拨单方法来实现。1、业务步骤图- 业务步骤图编号：FL05-01 业务名称：商品调拨业务步骤 - 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期-商品调拨处理开始Inv-01调拨单财务人员填制，并交主管领导审核商品调拨处理结束-2、步骤说明l 当需要进行商品调拨业务时，仓管员依据业务通知财务人员填制调拨单，要求依据调拨业务发生情况如实填制，并交主管领导审核。审核完成后业务完成。3、关键业务单据填制及关键工作操作说明l 调拨单填制方法：在K3系统主控台中进入仓存管理（商业）系统，财务人员经过业务处理中调拨单模块新增调拨单。填制项目：单据头中要求填制项目包含：日期、单据编号、部门、员工。单据体中要求填制项目包含：商品代码、单位、数量、单位成本、收入仓位、发出仓位。二、 库存盘点业务库存盘点业务是企业在运行中必不可少业务之一。1、业务步骤图- 业务步骤图编号：FL05-02 业务名称：库存盘点业务 - 功效域 编制 日期：/06/02 审核 日期-库存盘点处理开始财务人员新建盘点进程（选择盘点仓库，备份盘点数据）财务人员