业务用品采购申请流程模板.doc

其它业务用具采购申请
步骤目标
在有效监控下进行业务用具采购申请。提议成立一个中央采购部门进行集中采购。有需要时召集各相关专业部门帮助进行采购(提供技术支持)。

适用范围
本步骤适用於JMCC省、市、县以下范围申购：
申购类型
申购部门
办公室设备
各使用部门。
SIM卡、储值卡、广告和宣传用具
经营业务部。
土地、物业 (包含工程、营销、办公室扩充) 车辆
各使用部门。
办公室用具
各使用部门。

步骤说明
编号
任务说明
处理方法
文档输入
文档输出
负责部门
监控关键点
2.1.1
采购申请
各使用部门可按已经审批采购预算(计划)、业务发展计划、实际业务需求提交采购申请。
在系统填写采购申请时候，需要填写项目编码(project code) (如适用), 货物编码(item code)(如适用)、会计费用科目编码和部门编码作随即分析用。各编码清单应由财务部提供，而系统应提供在线查询功效。
基础上这个步骤包含申购以下物品：
SIM卡及储值卡、办公用具、宣传用具、物业。
对於申购SIM卡及储值卡、广告及宣传类型物品，使用部门需要附上相关隶属文件，如业务分析、业务发展计划、业务推广计划等。
采购模块
-
采购申请单
使用部门

§ 申购单格式统一和自动按序分配编码，方便市审批和降低无须要遗漏。
§ 为提升工作效率，并非全部采购全部必需要填申购和采购单，只要可直接进行费用报销便可，但必需签订那类采购能够这么做和其金额上限。
§ 另外，能够将申购单系统输入工作由各部门一指定人员(如部门秘书)代输入，不一定是每人全部给系统用户权。但输入後则一定要覆核。
2.1.2
超出预算限额？
须判定采购申请是否超出:
§ 存货水平(包含最高和补货量);
§ 既定之采购限额；
§ 部门预算或项目预算。
系统自动处理：
1. 预算查对
使用部门在系统输入采购申请资料，跟著系统要自动把采购申请和已输入归口预算(1.支出/成本部门预算，或2.项目投资预算)作自动查对。跟著系统要显示出采购申请有没有超出预算限额和余额。
2. 存货水平查对
系统要自动查核仓库储存量，如仓库有存货使用部门可选择到仓库领货或继续作采购申请。
采购模块
采购申请单(电子形式)
采购申请单
使用部门
§ 系统对超额超支申购自动作出提醒。
§ 如有存货量，系统会自动作出提醒通知使用部门进行采购或到仓库领货。如可在仓库领货，可降低等货时间。
2.1.3
成本效益分析
若采购申请超出预算或申购计划未经事先同意，需对申购项目进行成本效益分析。
手工
采购申请单
采购申请单
使用部门
-
2.1.4
同意申请？
依据成本效益分析结果来决定采购申请是否能够继续进行。申请同意经电子以在线进行审批(将采购申请状态转为《已审批》)，而且以分层审批方法进行。
比如：
§ <$XX - 部门副经理
§ >$XX - 部门副经理 + 相关专业委员会
工作流
采购申请单
采购申请单
使用部门
全部《采购申请单》必需先得到部门主管同意。
2.1.5
复核
财务部(预算)会从资金流角度复核以下资料：
§ 复核费用、项目和部门编码是否正确。
§ 对大额申购是否有足够资金支付。
§ 会否要人刻意将单一申购拆细，逃避分层审批制度。
§ 确定《采购申请单》已得到合适授权人同意(假如不是以电子流为文档已审批依据)。
采购模块
采购申请单
采购申请单
计划财务部(预算)
确保采购申请未有超出已审批预算和归集到正确成本、费用中心。