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档案管理实施细则

第一章 总 则
为规范企业内部档案管理工作并确保档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制订本细则。

第二章 企业管理档案范围及管理权限划分
第一条 企业级档案管理范围，由企业行政部专员管理并负责一切借阅、复制、传输相关事宜。企业级档案包含以下文件：
1． 司设置、变更申请、审批、登记和终止、解散后清算等方面文件材料；
2． 企业股东会、董事会、监事会形成文件材料；
3． 财务管理、资金借贷、业务往来方面文件材料（含协议、关键报表、银企联络函件等）；
4． 政府、项目批文、协议；
5． 企业制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理指示后各项工作步骤、企业决定等）；
6． 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、完工图纸；
7． 企业及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划；
8． 企业签定各类协议（含商品房买卖协议）；
9． 企业有效证件、印章；
10． 含有法律效力及保留价值文件；
11． 企业关键会议材料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等。
12． 本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。
第二条
部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每三个月末交档案清单至企业立案留底。如工作完成后，原件移交企业管理。部门级档案文件以下：
1． 各部门报请总经理批复工作联络单、工作计划、总结、统计报表、简报；
2． 部门例会会议纪要；
3． 各部门和其相关业务单位函件管理；
4． 招投标文件管理；
5． 人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一管理人事档案)
6． 仪器、设备维修保养资料；
7． 用户、特约商家资料及信息管理；
8． 企业媒体宣传资料、销售报表；
9． 财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。

第三章 企业档案管理体制
第三条
企业档案工作，要实施集中和分散管理相结合体制。由行政部负责主体档案管理，并对其它部门档案管理工作进行督促和指导。行政部设置专门档案室，配置专员分管企业主体档案工作。
第四条 依据相关档案法规要求精神，各部门形成文件材料标准上由本部门负责立卷和归档，并定时向企业档案部门移交保管。
第五条 企业应有库房或场地和必需设施及保护设备保管档案，确保档案安全。
第六条 档案管理部门及责任人
1． 企业档案管理部门为行政部；
2． 企业立档单位为各部门；
3． 档案管理责任人：各部门责任人和专(兼)职文书。
4． 各部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本部门文件材料，并保持相对稳定。人员变动应立即通知档案室。
第七条 各部门专(兼)职文书职责
1． 了解本部门工作业务，掌握本部门文件材料归档范围，搜集管理本部门文件材料。
2． 认真实施平时归档制度，对本部门承接文件材料立即搜集归卷，每三个月末前应将归档文件材料归档完成，并向档案室办好交接签收手续。
3． 承接人员需借用文件材料时，应主动地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。

第四章 档案管理、归档文件整理
第八条
各部门以企业名义或中心名义制作计划、要求、通知、通告、会议统计、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室立案。
第九条
各部门全部要建立健全平时归卷制度。公文承接人对处理完成或批存文件材料，搜集齐全并加以整理后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。
第十条 一项工作由多个部门参与办理，在工作活动中形成文件材料，由主办部门搜集归卷。会议文件由会议主办部门搜集归卷。
第十一条 归档时限
各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到立即处理，切忌拖拉积压。
第十二条 归档文件整理
1． 归档材料必需是办理完成正式材料。
2． 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。
3．
归档文件整理以件为单位。通常以每份文件为一件，文件正本和定稿为一件，正文和附件为一件，附件为两件以上并可单独成文可分别计算件数，原件和复制件为一件，转发文和被转发文为一件，报表、名册、图册、会议统计等一册（本）为一件，来文和复文可为一件，关键文件初稿各为一件。
4．
不一样年度文件通常不得放在一起立卷，但跨年度请示和批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度计划放在针正确第十二个月立卷；跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件立卷根据相关要求实施。
5．
卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间亲密联络并进行系统排列。
6． 整理文件时应遵照文件形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。
7．
归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。通常不得用复印件替换原件存档。
8．
案卷整理幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或小于A4幅面粘贴在A4幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4幅面折叠整齐，折叠时尽可能降低折叠次数，同时折痕处应尽可能在文件、图表字迹之外；字迹难识别，应附抄件。
9． 归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1CM装订区域。
10． 归档材料必需文字清楚，严禁作涂改、贴补或其它任何技术处理。
11． 存档文档为易褪色材料(如热感纸传真文件)，必需复印一份后将复印件和原件一并存档。
12． 文件材料破损、局部残缺、装订边狭小，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽可能保持文件原貌。
第十三条 归档文件移交
1．
档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每三个月末定时和部门文员办理文件档案交接手续。接收档案必需推行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要署名。移交清单由移交部门和档案室各自存档。
2．
移交档案时，应同时移交相关文件电子文档。行政部档案室逐一查对后，对电子文档进行整理保留。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档，电子文档装入以档案号命名电子文件夹内。
第十四条 档案保管
1． 预防档案损坏，延长档案寿命，维护档案安全；
2．
企业应有场地和必需设施及保护设备保管档案，确保档案安全。档案管理人员应定时清洁并检验档案案卷状态。保持档案存放室良好通风，做好档案室防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应坚固牢靠。

3． 每十二个月须定时对档案进行一次清理， 清除无须要保留材料； 对破损和褪色材料进行修补和复制。

第五章 档案名称、编号
第十五条 档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充足表示档案内容性质为标准，而且要有一定范围，不能笼统含糊。
第十六条
档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。
第十七条
档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并确定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第十八条 档案编号标准
1． 企业内归档文件档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型--盒号—件号”。
2． 每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。(见附件2)
3． 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。
4． 档号表示方法以下：商管企业ABCCCC-DE-F(G)-00 -00
1) “商管企业”表示文档归属企业名称，即全宗号
2) “AB”表示文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、营运类、策划类等等。
3) “CCCC”表示文档归属年份，指文件中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：。
4) “DE”表示保管期限。如：长久、二年。
5) “FG”表示类型名称（大类/小类）。比如：营运部月报，招商进度表，会议统计等等。
6) “00 – 00”表示文件档号。即盒号、件号。
5． 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号次序，以此来编列档号。
6． 档案怎样归属前案，应查明前案档号并给予同号编列。
7． 档号以一案一号为标准，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其关键类别，再编列档号。

第六章 档案编目和装盒
第十九条
归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、关键内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目(见附件4)
第二十条 档案目录以手工填写和以打印两种方法。目录填写须使用碳素墨水书写，。请将卷内目录放在卷首。
第二十一条 装盒，将归档文件按件号次序装入档案盒。一盒内文件数量无限制，以装满一盒为准。
第二十二条
装盒完成后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》(见附件1)。填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。
第二十三条 不一样保管期限文件应分开装盒，不得混装。
第二十四条 档案盒封面和背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件分类编号及名称，方便查档。

第七章 档案判定和保管期限
第二十五条 档案判定。
从档案内容、起源、时间、可靠程度、名称等方面来判别档案价值。
第二十六条 档案保管期限。
文件保留期限除政府相关法令或本企业其它规章特定者之外，通常为分二年、长久两种。通常通知、通告、不包含经济利益来往函件、政府文件保留年限为二年，其它资料标准上均为长久保留。介于两种保管期限，保管期限从长。
1． 长久保留：
1) 企业章程；
2) 股东名册；
3) 组织规程及办事细则；
4) 董事会及股东会纪录；
5) 财务报表；
6) 政府机关核准文件；
7) 不动产全部权及其它债权凭证；
8) 工程设计图；
9) 其它经核定须永久保留文书。
10) 预算、决算书类；
11) 会计凭证；
12) 事业计划资料；
13) 期满或解除之合约；
2． 二年保留：
1) 结案后无长久保留必需者。
2) 通常通知、通告、不包含经济利益来往函件、政府文件

第八章 档案密级
第二十七条
企业档案文书分绝密、机密、密、一般四个等级，按档案性质、内容不一样划分不一样密级，并据此界定档案调阅权限。
1．
“绝密”文书含：企业之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金协议、相关财务往来文件、和其它经济组织合作协议、其它经核定为绝密文书。
2．
“机密”文书含：企业各类经济协议、用户档案、设计方案及图纸、预决算书、企业章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产全部权及其它债权凭证、关键工作计划、关键会议纪要。
3． “密”文件含：企业有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4． “一般”文件含：部门工作联络单、企业内部发文、企业宣传资料、各部门在各项活动中形成含有参考价值文件、材料。

第九章 档案借阅、利用工作
第二十八条
总监以上管理人员如需借阅通常工作业务相关资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当日归还；如需再借，应办理续借手续。
第二十九条
各部门其它职员因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用，须一律填写《档案调阅审批单》(见附件3)并经部门责任人和分管总监签字许可后，方可借阅档案。如需借阅非本部门档案材料，还应有相关部门责任人和分管总监签字许可。
第三十条 如需借阅企业人事、财务、合相同资料必需经总经理同意许可。
第三十一条 档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并统计档案借阅信息。
第三十二条 借阅档案标准上在企业内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出。
第三十三条
借阅档案者应珍惜档案，确保档案完整性，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报主管领导。

第三十四条
档案管理部门应主动向各部门、职员提供企业档案编研信息服务，关键方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
第三十五条 档案主管应接收企业相关部门、人员定题咨询要求。
第三十六条 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
第三十七条 政府相关部门依法实施公务，需要查阅企业档案，企业给予配合、帮助。

第十章 档案销毁
第三十八条
对已失效档案，认真判定，编制销毁清册，销毁清册经相关责任人同意，方能销毁。该清册永久保留；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧方法。
第三十九条 企业终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。
第四十条 企业应采取严密管理方法，预防档案失密和泄密。

第十一章 附则
第四十一条 档案部门主动采取电脑信息系统对档案进行管理，提升管理效率。
第四十二条 本措施由行政部解释、补充，由企业总经理同意颁行

报送：侯总、张总
抄送：总企业总裁办、综合管理部
发送：各部门
传阅：全体职员（张贴公告栏）

附件1：
《档案盒封面》：
档 案
全宗名称成全部合能新城市广场管理
归档部门名称
（文档名）

文档条款号： （起-止）
自 年 月 日起至 年 月 日止
本卷内共 件，保管 年

《档案盒盒脊》：
部门、文档大类，二0 年

附件2：(例)
归档文件封面

全宗号成全部合能新城市广场管理
类别号XZ
年 度保管
期限长久盒 号00
件 号00文件字号商管(行)字第000号文件日期0525
责任人新城市广场管理企业行政部页 数13页
归档单位行政部密 级一般
题 名档案管理措施
备 注附：
档案盒封面；归档文件封面；档案调阅审批单；文件归档目录。

附件3：
档案调阅审批单
年 月 日
类 别 调阅部门 调阅人
文件名称
内容摘要

调阅用途 使用方法
调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止计 日
档号及件数 借出日期年 月 日
共 件
归还日期年 月 日 （保管人签章： ）
备注

调阅人： 审核： 核准：
说明：
1) 本单一式二联，第一联于档案退还后由档案管理人退还调阅人，第二联留存档案室备查。
2) 借阅本部门档案材料时，借阅人需由本部门责任人签字，借阅非本部门档案材料时，还应有相关部门责任人签字方可借阅。
3) 申请使用方法有：A 查阅、 B摘抄、 C复制、 D借出。