新版合同管理流程.doc

工程和采购类协议管理流程

1． 流程图

2． 流程概况
流程目的
保证协议执行及关联各方掌握协议重要条款内容，提高协议履约质量
合用范围
与供应商签订的各类协议
流程主导及
参与部门
招采部（主导）、法务人员、各业务部门。
部门
流程中承担职责
总经理
1． 审批协议示范文本；
2． 审批非标准协议文本。
副总经理
3． 审批协议示范文本；
4． 审批非标准协议文本。
工程部

1．负责协议承包范围；
2．提供工程技术标；
3．负责协议中的工期、进度、质量、履约、担保、保修；
4．负责协议款支付、结算、奖罚；
5．负责变更、签证。
营销部
1．负责审核与营销相关的协议条款；
2．负责审核变更相关的协议条款。
设计部
1．负责审核与技术相关的协议条款；
2．负责审核变更相关的协议条款。
法务人员
1． 对协议示范文本进行法务审核；
2． 负责对协议签订过程进行法务支持；
3． 对争议协议进行协商变更。
招采部

1. 负责编制协议示范文本；
2. 组织拟定非标准协议；
3. 组织相关部门进行协议会签；
4. 组织签订各类采购协议；
5. 配合需求部门监督协议履行；
6. 组织解决争议协议问题。
成本部
1． 提供工程量清单；
2． 负责审核协议价款调整、协议款支付相关条款；
3． 负责审核变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款。
财务管理部
1．负责协议款支付方式；
2．负责提供发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税等有关事宜。
3.工作程序
3.1 协议示范文本标准化、协议办理
3.1.1 招采部组织协议示范文本的编制、更新与管理。协议示范文本报批程序：招采部组织职能部门编写协议示范文本后，交付法务审核，由副总经理、总经理审批。批准后的协议示范文本各部门应予执行。
3.1.2 若签订使用的协议示范文本需要修改，招采部根据供应商选择过程中双方约定的资料，进行协议的洽谈；由招采部组织需求部门及法务人员会签，提交至副总经理、总经理审批。
3.1.3 若签订协议无须修改，则由招采部组织需求部门及法务人员会签，提交至副总经理、总经理审批。
3.1.4 协议审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整顺序，但必须征得顺序变动影响的下一会签人的批准。
3.1.5 各部门协议审核的重点
3.1.5.1 各部门审核重点如下：
序号
部门名称
审核重点（包含但不限于）
1
招采部
协议文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款。
2
工程部
协议承包范围；协议中的工期、进度、质量、履约、保修;协议款支付，结算、奖罚；负责变更、签证。
3
设计部
技术相关的协议条款、变更。
4
营销部
营销相关的协议条款、变更。
5
法务
协议风险判断、与法律相关的内容，涉及但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、担保、诉讼等条款。
6
成本部
工程量清单、协议价款及价款调整、协议款支付、变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款。
7
财务管理部
协议款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。
3.1.5.2在协议签批过程中，若各部门对协议条款的理解分歧比较大，招采部根据实际情况组织对协议进行会议评审，评审后的协议经审批后拟定为定稿协议。
3.1.6协议签署和盖章：
1) 协议原则上由对方先签字盖章（协议原件我方不低于四份）。
2) 协议须完毕公司最终审批由招采部申请用印盖章。最终签字、盖章的协议文本规定：应与审批文稿一致；会签、审批中所有调整意见修改完毕并经副总经理、总经理确认。
3.1.7协议存档、备案与上传
3.1.7.1协议编号及备案：协议编号的编制时间节点是签订协议主体公司盖章之后一个工作日内，协议主办部门的相关人员持相关材料到招采部，由招采部对协议进行存档备案一份原件，其他协议原件由协议主办部门的相关人员根据相关部门的需求，分送各相关部门。
备案资料涉及：招标文献审批表、招标文献、开标记录、协议谈判记录、协议签批表、未招标审批表、中标人投标文献、协议原件等相关资料。
3.1.7.2 协议存档时须注明：工程类、非工程类-项目名称-协议名称-成本科目-专业名称-协议编号。
3.1.7.3 协议台账：招采部负责协议台账，每月进行更新。
3.2 协议的执行与反馈
3.2.1 协议执行：协议执行部门负责按协议条款执行,招采部进行监督。招采部每月收集各部门（项目公司）协议执行中与协议管理相关的问题，汇总分析检查出的相关问题，改善协议的管理。
3.2.2协议执行部门在协议履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量等方面的事宜决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公司名义发出时，应以法律规定的有效方式发送，并规定对方工作人员签收并保存发出的凭证，如对方拒收应立即改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容，并将发送凭证报部门内勤存档；如接受对方文献时，则应为文本原件并有对方的签字盖章确认。
3.3 协议变更、解除和违约解决
3.3.1 协议变更与解除：
1) 协议解除及变更必须采用书面形式，区分不同情况按下列规定审批。
a) 解除协议，变更协议范围、付款条件、工期、质量标准、计价和结算违约责任等内容的，应采用补充协议的形式，参照3.1协议起草和审批的相关规定审批。
b) 工程类协议可采用设计变更和现场签证方式进行协议变更，按【设计变更管理流程】或【现场签证管理流程】的规定执行。
2) 协议变更或解除后协议执行部门应在一周内完毕修改、存档和告知。各部门应对原协议文本进行标记，以免错误地执行原协议。
3.3.2 协议违约解决：
1) 协议违约金处罚程序：协议执行部门填写《协议违约解决会签单》提出解决建议并附原协议，招采部、成本部、财务管理部等部门会签，副总经理、总经理审批；工程协议违约索赔和材料设备协议违约索赔由协议签订主体负责索赔。
2) 经协调无效需使用法律手段的程序：协议执行部门填写《法律途径解决申请单》提出建议并附原协议，法务审核后，副总经理、总经理审批。协议执行部门和相关部门协助法务人员执行。

4. 相关记录
序号
文献名称
1
ZC-010
《工程类协议签批表》
2
ZC-011
《非工程类协议签批表》
3
ZC-014
《协议违约解决会签单》
4
ZC-015
《法律途径解决申请单》