中国石化合同管理信息系统经办人快速操作指南.docx

中国石化合同管理信息系统经办人快速操作指南（修订版）胜利油田CMIS实施办公室2012年5月目录1前言12系统登录12.1如何登陆系统12.2如何退出系统13合同准备23.1签约依据维护23.1.1界面要素信息说明及填写规范23.1.2新增签约依据23.1.3修改签约依据33.1.4查询签约依据33.1.5删除签约依据43.2项目信息维护43.2.1界面要素信息说明及填写规范43.2.2新增项目信息43.2.3修改项目信息53.2.4查询项目信息53.2.5删除项目信息53.3合同相对人维护53.4一般合同订立准备74合同订立发起95审查审批合同116合同文本打印117合同签署128合同履行129合同履行完毕1510合同终结1511电子归档1711.1电子归档查询1711.2发案管理1712查看待自己办理工作1813查看自己的已办工作1814追踪合同办理情况1915查看合同报表信息1916查看合同台账信息1917监控合同运行状态201 前言本指南适用于办理合同发起、订立、履行、终结的业务人员快速掌握CMIS操作方法。如需了解CMIS的详细功能，可查阅中国石化合同管理信息系统用户操作手册（修订版）。2 系统登录2.1 如何登陆系统打开IE后在地址栏输入系统网址（正式系统“http:/10.246.0.200”，测试系统“http:/10.5.21.11”），输入用户名和密码后（用户名为中石化AD域名），点击【登录】进入合同管理系统。注，测试系统无需输入密码。图2.1合同管理系统登录界面注：合同系统的正式上线运行时间按照油田正式上线通知为准，在正式上线通知下发以前，任何单位不能在正式系统中录入运行数据。2.2 如何退出系统用户需要退出系统时，可以直接关闭浏览器，或者点击工作界面LOGO区域内的【退出】按钮退出系统，如图1.2所示。图2.2合同管理系统退出界面3 合同准备合同准备是合同发起的唯一入口，合同双方就合同相关条款等信息协商达成一致后，签订纸质合同前需要登陆系统发起合同。在合同准备阶段，经办人需要录入合同要素信息，其中包含签约依据、项目信息、合同相对人等要素。3.1 签约依据维护由合同经办人在签约依据模块对签约依据进行新增、删除、修改等管理工作。3.1.1 界面要素信息说明及填写规范下表中带“*”号的为系统必填字段，带“”号的为油田合同管理制度要求必填字段。要素名称填写规范依据编号根据文号填写。*依据名称根据文件名称填写。*依据类型根据实际情况在下拉菜单中选填。*依据来源统一选填为“其他”，如有其他情况据实选填。公开范围默认为经办人自己可引用，可根据实际情况选择公开范围。依据文件必须上传依据文件电子版本。3.1.2 新增签约依据1. 点击菜单栏【合同准备】【签约依据】，在右边工作区中点击【新建】按钮，出现如下图2.1所示界面。图3.1签约依据列表2. 根据签约依据信息填写规范录入相关信息，点击【确定】按钮完成操作。3.1.3 修改签约依据在签约依据查询界面中，查找到签约依据后点击【编辑】按钮，如下1. 图2.2所示。图3.2签约依据列表2. 进入签约依据修改界面，可以对签约依据进行修改，修改完成后单击【确定】按钮保存修改结果，单击【返回】按钮取消修改。修改界面如下图2.3签约依据编辑界面。注意，已经被其他合同引用的签约依据不能修改。图3.3签约依据编辑界面3.1.4 查询签约依据用户可以根据“依据编号”、“依据名称”、“类型”、“状态”、等相关信息查询签约依据。如图2.4查询签约依据所示。图3.4查询签约依据单击“依据名称”进入图2.5签约依据查看界面，在此界面可查看依据详情。图3.5签约依据查看界面3.1.5 删除签约依据签约依据查询界面中，用户可以单击【删除】图标将该签约依据删除。已经被引用的签约依据，不允许删除。3.2 项目信息维护CMIS提供项目信息管理功能，实现项目管理与合同管理的关联。合同经办人可维护领导关注程度较高的、投资额较大的重点或其他热点项目信息。3.2.1 界面要素信息说明及填写规范下表中带“*”号的为系统必填字段，带“”号的为油田合同管理制度要求必填字段。要素名称填写规范*项目名称根据实际情况填写。项目编号可选填。*建设单位根据实际情况填写。*立项年度根据实际情况填写。*项目总投资金额根据实际情况填写。公开范围默认为经办人自己可引用，可根据实际情况选择公开范围。3.2.2 新增项目信息1. 点击菜单栏【合同准备】下【项目信息】，出现如下图2.6所示界面。图3.6项目信息列表2. 单击【新建】按钮，进入项目信息录入界面，如图2.7所示。图3.7项目信息新建界面3. 项目信息录入完毕后，点击【保存】按钮，完成此操作。3.2.3 修改项目信息在项目信息查询界面中，点击【编辑】按钮后进入项目信息修改界面。3.2.4 查询项目信息1. 用户可以根据“项目名称”、“立项年度”等相关信息查询项目信息，如图2.8所示。图3.8项目信息查询界面2. 单击“项目名称”可查看项目详细信息。3.2.5 删除项目信息项目信息查询界面中，点击【删除】按钮可以将该项目信息删除。已经引用的项目信息不允许删除。3.3 合同相对人维护CMIS中的相对人库为油田共享。合同经办人在发起合同时，如相对人库中已有该合同相对人信息且经审核与资质证件原件内容一致，则可直接使用；否则，由合同经办人负责创建或更新该相对人信息，供油田所有用户共享使用。相对人的资质证件是签订合同的必备要件。因此，新建或更新相对人信息时，应在审核相对人资质证件原件的基础上，按照系统要求录入真实有效的相对人资质信息。如经办人故意录入错误的相对人信息或录入信息发生重大失误，经办人应承担相应责任。1. 在菜单【相对人管理】下【创建相对人】，点击【新建】按钮，显示新建相对人工作区，点击“机构”选项卡进入相对人创建界面。2. 在“新建相对人”界面中填报相对人信息。如果系统中已存在该相对人，系统会自动检测出相对人信息并将信息带到界面中。3. 点击【提交】即可。相对人保存成功后，状态为“完成”。若点击【临时保存】，相对人保存成功后，状态为“草稿”。附：界面要素信息说明及填写规范（带“*”号的为必填字段）。机构：要素名称填写规范*相对人名称企业按照工商登记注册的全称填写，其他相对人按照有关部门颁发的有效证件上的全称填写。相对人编号相对人编号特指中石化集团公司发放的相对人准入资质证件编号。*是否有效系统默认为“有效”。*法定代表人（负责人）企业按照工商登记注册的信息填写，其他相对人按照有关部门颁发的有效证件上的信息填写。*相对人归属根据实际情况填写。*相对人分类根据实际情况填写。*机构类型根据实际情况填写。公开范围系统默认为油田共享使用。联系人根据实际情况填写，可添加多个。开户行信息根据实际情况填写，可添加多个。*组织机构代码按照组织机构代码证件如实填写。税务登记号按照税务登记证件如实填写。准入证*准入证号按照油田颁发的市场准入证件如实填写。*准入期限按照油田颁发的市场准入证件如实填写。*准入类型按照油田颁发的市场准入证件如实填写。*准入范围按照油田颁发的市场准入证件如实填写。*准入证附件上传证件扫描件。*相关附件企业必须上传组织机构代码证、营业执照、税务登记证以及相关的资质证件、许可证件；其他相对人按照系统要求上传相应证件。自然人：要素名称填写规范*姓名按照身份证填写。*身份证号按照身份证填写。*联系电话根据实际情况填写。*是否有效系统默认为“有效”。地址按照实际情况填写。公开范围系统默认为油田共享使用。开户行信息根据实际情况填写。*身份证附件上传证件扫描件。3.4 一般合同订立准备操作步骤如下：1. 点击【合同准备】下【一般合同订立准备】中的【新建】按钮，进入“编辑合同信息”界面。2. 根据界面要素信息说明及填写规范填报合同相关信息。3. 填写完毕后，点击【提交】，完成合同准备阶段的信息录入工作，进入合同订立发起阶段；点击【临时保存】可将信息暂存草稿箱中。附：下表中带“*”号的为系统必填字段，带“”号的为油田合同管理制度要求必填字段。要素名称填写规范合同基本信息*合同名称合同名称应该体现该合同的内容及用途。*主办部门当前登陆人归属为多个部门时需要按实际情况选择。*单位归属当前登陆人为多个单位归属时需要按实际情况选择。所属项目选择该合同的项目归属。计划金额填写该合同的计划金额，单位为元，保留小数点后两位。*资金流向根据实际情况填写，包括“收入”、“支出”、“不涉及”，其中不涉及是指没有资金流转的合同。*选商方式根据实际情况填写该合同的选商方式。注：采取“综合评议”选商的，为合同谈判方式，相对人为多家时选择“竞争性谈判”，相对人只有一家时选择“独家谈判”。资金来源该项数据有可能影响审批流程，需根据实际情况填写，支出类合同必选。签约依据选择该合同签订的依据，支出类合同必选。有预付款根据实际情况填写。标的填写该合同的主要内容。例如，买卖钢材的合同的标的为“钢材”。标的明细标的明细在ERP系统存在采购订单的合同，可以直接选取采购订单。其它合同的标的明细以附件形式上传。扩展数据归口部门该项数据有可能影响审批流程，系统默认为“不涉及”，需根据实际情况填写。科技开发项目科技开发项目是指国家、集团公司、股份公司、胜利油田级科研经费项目。系统默认为“否”，通过该字段确定合同是否进行内控审查审批。外部市场合同外部市场合同是指油田各单位在外部市场与非油田单位签订的合同。系统默认为“否”。合同相对人*合同相对人可选择多个合同相对人。合同性质*合同类别根据合同内容选择合同类别。*收付款执行人默认为合同经办人，是指履行结算的执行人，也可以选择合同经办人以外的其他执行人。*框架合同默认为“否”。CMIS的“框架合同”特指存在子合同的合同，需要选择下发单位。*框架合同下合同默认为“否”。当选择为“是”时，需要选择父合同。系统查询模块可以根据父合同查询该合同下的子合同。*内部合同内部合同是指油田内部单位（管理局、分公司及所属各单位、全资子公司）之间签订的合同。内部合同流程参见内部合同操作指南。内部合同需要由甲方发起。*关联交易合同合同性质为“内部合同”时，需要确定该合同是否为“关联交易合同”。关联交易合同是指管理局与分公司及所属单位之间签订的合同。关联交易合同流程同内部合同流程。*涉外合同涉外合同是指具有涉外因素的合同，即合同的当事人、合同的客体或产生变更、终止合同关系的法律事实中任何一个具有涉外因素的合同。我方签约信息*我方签约主体选择该合同的我方签约主体，也可以手动输入签约主体。签约主体名称应与注册登记的名称一致。我方签约人填写合同文本的我方签字人。联系电话按实际情况填写。身份证号按实际情况填写。所在单位按实际情况填写。所在部门按实际情况填写。职务按实际情况填写。担保信息有担保人根据实际情况填写，有担保人时，需要填写担保人详细信息。担保单位名称按实际情况填写。单位地址按实际情况填写。法定代表人按实际情况填写。签约代表按实际情况填写。联系电话按实际情况填写。开户银行按实际情况填写。银行账号按实际情况填写。邮政编码按实际情况填写。相关附件中标通知书/议价报告/谈判记录招标项目必须上传中标通知书；综合评议项目必须上传综合评议结果审批表；较为复杂的一般合同必须上传谈判记录。相对人法定代表人证明/相对人授权委托书合同签约人为法定代表人或负责人的必须上传相对人法定代表人证明，否则上传相对人授权委托书。4 合同订立发起1. 点击【个人工作助理】下【待办事项】菜单，查找处于【订立发起】环节的合同。2. 点击“合同名称”，进入【订立发起】界面。3. 根据界面要素信息说明及填写规范填填写表单信息、生成合同文本后，点击【送审】按钮，进入审查审批环节。注，合同文本使用按照油田合同管理制度制定的原则进行选择：优先使用中石化标准文本，其次为双方共同拟订的合同文本或第三方合同文本、对方合同文本。附：下表中带“*”号的为系统必填字段，带“”号的为油田合同管理制度要求必填字段。要素名称填写规范*履行期限根据业务需要填写。*合同份数根据实际情况填写。结算期限根据实际情况选填。*纠纷解决方式内部合同选择“调解”，非内部合同选择“仲裁”或“诉讼”。*文本类别按合同管理制度规定的顺序选择使用合同文本。合同加密附件未包含在正式合同文本中且具备法律效力的“合同附件”，必须上传“word”2007格式附件。例如，技术附件、标的明细等。合同附件合同加密附件以外的其他附件。非标准合同文本使用操作说明：1. 如图3.1所示，文本类型选择【行业示范文本】或【双方拟定文本】或【对方文本】。图4.1非标准合同文本2. 点击【浏览】按钮，如图3.2所示，选择需要上传的非标准文本。图4.2选择要上传的文本3. 点击【上载】按钮，提示“文本上传成功”，如图3.3所示。图4.3系统提示5 审查审批合同在审查审批环节，合同审查审批人员需要完成对合同基本要素、合同文本、相对人资质等方面的审查。1. 点击【个人工作助理】下【待办事项】菜单，查找【处于审查审批】环节的合同。2. 点击“合同名称”，进入【审查审批】界面。3. 审查审批人可按照职责对合同要素信息、相对人资质证件及合同文本进行审查。待所有合同审查人员对合同审查完毕后，进入合同打印环节。6 合同文本打印1. 点击【个人工作助理】下【待办事项】菜单，查找处于【合同打印】环节的合同。2. 点击“合同名称”，进入【合同打印】界面。3. 点击【打印】按钮，完成合同文本打印；同时经办人可点击【合同会签审查审批表】按钮，进入合同会签审查审批表打印界面，打印审查审批表。注：如需重复打印，可将合同文本下载到本机。其他界面下载或打印的合同文本不带有水印。7 合同签署1. 点击【个人工作助理】下【待办事项】菜单，查找处于【合同签署】环节的合同。2. 点击“合同名称”，进入【合同签署】界面。3. 根据界面要素信息说明及填写规范填填写表单信息、上传签字页扫描件后，点击【提交】按钮，合同进入履行环节。附：下表中带“*”号的为系统必填字段，带“”号的为油田合同管理制度要求必填字段。要素名称填写规范*我方签约人根据实际情况填写。*对方签约人根据实际情况填写。*签约时间一般指我方签字盖章时间。系统默认为当前登录时间，请根据实际情况填写。*签订地点根据实际情况填写。*审批人需选择审查审批流程中的本单位最终审批领导。*生效情况根据实际情况选填“即时生效”、“其他”。*合同生效时间合同生效情况为“即时生效”时，填写合同生效时间。合同生效要件合同生效情况为“其他”时，必须填写合同生效要件。*合同签字页扫描件合同签字页必须由我方签约人手写签名后，由经办人上传。8 合同履行资金支出类合同，在合同履行过程中或履行完毕办理结算前，经办人要将合同履行情况进行报告并填写“付款申请”（即原先使用的合同履行结算报告单），包括验收情况及验收人意见或附验收报告、本次付款金额、付款类型等信息，提交相关业务部门审查、领导审批。审查审批通过后，财务部门办理财务挂账手续。注1，CMIS“付款申请”业务办理单据信息与原有“合同履行结算报告单”的填报信息稍有差异。为适应CMIS的管理流程，现对“合同履行结算报告单”进行了调整，合同经办人在办理合同履行结算业务时，需按照用户操作手册完成业务办理操作。目前总部正在搜集CMIS的使用反馈意见，下一步将对系统进一步优化提升，届时请留意系统通知公告。注2，一份合同在履行阶段同一时点，只能办理同一种业务。例如，一份合同如果正在办理合同付款业务，则不能同时办理“合同变更”、“合同转让”等其他业务，合同重新回到“履行选择”状态时，方可办理其它业务。合同履行的操作：进入“合同履行”，点击“履行选择”，选择待履行的合同，进入合同履行操作界面，如图7.1所示，点击最上方的【收款】【付款申请】【变更】【转让】【终止】【临时归档】【中止】【发案】【履行完毕】按钮，可以进行相关的操作。图8.1合同履行操作界面附：各种业务操作界面要素信息说明及填写规范（带“*”号的为必填字段）1. 收款录入要素名称填写规范*付款类型根据实际情况填写。*本次申请金额根据实际情况填写，单位为“元”。即，本次申请挂账金额。约定支付时间根据合同条款填写。收款单位根据实际情况填写。应付银行根据实际情况填写。应付银行账号根据实际情况填写。本次审定金额统一不填写。结算（审定）金额统一不填写。相对人履约情况填写合同实际履行情况，包括我方及对方履行情况。合同约定付款条件根据合同条款填写。*付款说明须填写以下内容：对方违约情况及违约扣款；合同变更情况及变更后金额；已挂账款；违约扣款情况及金额，应挂账余额（其中包括预留质保金金额）。其它信息根据需要填写。*相关附件上传书面验收文件。付款申请要素名称填写规范*付款类型根据实际情况填写。*本次申请金额根据实际情况填写，单位为“元”。即，本次申请挂账金额。约定支付时间根据合同条款填写。收款单位根据实际情况填写。应付银行根据实际情况填写。应付银行账号根据实际情况填写。本次审定金额统一不填写。结算（审定）金额统一不填写。相对人履约情况填写合同相对人实际履行情况，包括违约情况。合同约定付款条件根据合同条款填写。付款说明须按照以下格式及内容填写：变更后金额：XXXXX元；违约扣款：XXXXX元；已挂账款：XXXXX元；应挂账余额：XXXXX元；预留质保金金额：XXXXX元。其它信息根据需要填写。相关附件上传书面验收文件。变更要素名称填写规范*申请变更方根据实际情况填写。*变更原因根据实际情况填写。*变更事项根据合同条款填写。变更后标的金额根据实际情况填写，单位为“元”。变更后履行期限根据实际情况填写。变更后主体名称根据实际情况填写。其它变更事项根据实际情况填写。*变更协议上传变更协议。转让要素名称填写规范*转让类型根据实际情况填写。*申请转让方根据实际情况填写。转让原因根据实际情况填写。*转让为根据实际情况填写。*转让协议上传转让协议。终止要素名称填写规范*终止原因根据实际情况填写。*终止时间系统默认，不需修改。终止说明根据实际情况填写。*终止协议上传终止协议。合同履行审查审批操作同合同订立审查审批操作。9 合同履行完毕合同经办人根据合同实际履行情况，支出类合同完成付款申请审查审批后或收入类合同完成收款录入后，进行“履行完毕”操作，合同进入“待终结”状态。1. 点击左侧菜单栏的【合同履行】【履行选择】，如图8.1所示。2. 点击“合同名称”，跳转到【履行选择】界面，如图8.1所示。3. 点击【履行完毕】按钮，合同进入终结环节，为“待终结”状态。10 合同终结合同经办人员需要对处于“待终结”状态的合同，发起合同终结申请，报专职合同管理员审核批准后，完成合同终结程序。合同终结程序完成后，合同为终结状态无法进行其它业务操作，合同自动进入“电子归档”环节，如需查看合同信息进入“电子归档”模块查询。图10.1合同终结菜单列表附：下表中带“*”号的为系统必填字段，带“”号的为油田合同管理制度要求必填字段。要素名称填写规范*合同终结类型选择合同终结类型分为正常终结、异常终结。在系统中办理过“合同终止”操作的合同，选择异常终结；否则，选择正常终结。相对人异常履约情况说明合同相对人发生重大违约或与我方发生诉讼案件时，填写异常履约情况说明。*合同完毕情况说明合同正常终结时填写“履行完毕”，合同异常终结时说明异常履约情况。相对人后评价根据相对人的履约情况做出优秀、良好、合格、不合格评价。合同正常终结相关附件根据业务实际如需系统代为存储相关电子资料的可上传相关附件。合同异常终结相关附件根据业务实际如需系统代为存储相关电子资料的可上传相关附件。1. 点击菜单【合同终结】下的【合同终结】菜单，点击“合同名称”进入合同终结办理界面，如图9.2所示。图10.2合同终结待办列表2. 点击【履行回转】按钮，完成合同履行回转操作，如图9.3所示。图10.3履行回转办理界面合同终结审查审批操作同合同订立审查审批操作。合同终结程序完成后，合同为终结状态无法进行其它业务操作，合同自动进入“电子归档”环节。11 电子归档合同终结完成以后合同自动进入电子归档，完成终结的合同可在电子归档模块查询。11.1 电子归档查询系统用户可以根据【合同序号】、【合同类别】、【主办时间】、【合同名称】、【档案状态】或者【标的金额】等查询条件，查询本人权限范围内的已终结合同或已废弃合同，如下图10.1所示。图11.1电子归档查询中石化电子档案系统与合同系统接口启用后，合同经办人可进行“档案归档”操作，如下图10.2所示。图11.2合同档案归档界面11.2 发案管理合同在履行阶段或终结阶段发生纠纷时，由合同经办人进行发案操作。1. 点击左边菜单栏的【合同终结】下的【发案管理】。2. 可以通过【合同序号】、【合同类别】、【主办时间】、【合同名称】查询出所需要发案的合同。3. 点击【编辑】按钮，进入发案信息录入界面，如下图10.3所示。图11.3发按操作界面根据实际情况填写界面信息，点击【提交】按钮完成操作。12 查看待自己办理工作进入“个人工作助理”，点击“待办工作”，查看自己的待办工作，如图11.1所示。图12.1待办工作13 查看自己的已办工作进入“个人工作助理”，点击“已办工作”，查看自己的待办工作，如图12.1所示。图13.1已办工作14 追踪合同办理情况进入“个人工作助理”，“已办工作”，点击已经办理过的合同名称，进入“合同追踪界面”，可以查看到当前合同所处的办理环节，如图13.1所示。图14.1合同追踪15 查看合同报表信息进入“查询统计”，点击“合同报表”，设定条件查看报表内容。16 查看合同台账信息进入“查询统计”“合同报表”，点击“合同签订与履行登记台帐”行中的【查看】按钮，查询的信息即为台账信息，点击导出可以导出EXCEL文件，如图15.1所示。图16.1合同台账17 监控合同运行状态用户可以通过运行简表查看自己“查询范围”内所有运行中的合同（查询范围由“应用管理员”设定），如图16.1所示。图17.1运行总表1. 点击【个人工作助理】【运行简表】菜单，右侧“工作区”显示所有属于当前登录用户权限范围内，且正在流转过程中的合同。如图16.2所示图17.2运行简表列表2. 用户点击【导出】按钮，系统可自动将合同数据项导出到Excel文档。3. 点击【运行总表】，转到运行总表界面，用户可以清楚的查看合同全过程（包括合同准备、合同订立、合同履行、合同终结）流转的动态信息。