合同管理规定法务部.doc

合同管理规定第一条 为规范公司的合同管理工作，规避法律风险，加强风险控制，保证公司所签合同的合法性，切实保护公司的利益，根据国家的有关法律、法规及公司实际情况制定本规定。第二条 合同管理应遵循“流程审批、分级管理、责任到人、有案可查”的原则。第三条 公司负责人在合同管理中的主要职责(一)加强合同管理工作，解决合同管理工作中的重大问题；(二)授权委托合同承办人员对外签订合同；(三)定期了解合同的签订、履行情况；(四)对公司合同承办人员进行考核、奖惩。第四条 信用法务部在合同管理中的主要职责全面负责公司各类合同的归口管理工作。 (一)负责合同管理规章制度的拟定、修改及执行情况的检查； (二)负责格式合同文本的拟定、修改、废止和解释； (三)负责合同签订工作的法律指导； (四)参与重大合同的谈判，起草“特殊合同文本”； (五)负责授权范围内和合同管理员提交的合同的法律审查；(六)负责处理涉及合同的重大纠纷和诉讼案件； (七)负责合同管理的法律培训； (八)负责所签合同的统计、分析工作；(九)公司授权的其他职责。第五条 合同管理员在合同管理中主要职责合同的日常管理由分公司的专职或兼职合同管理员负责。(一)负责审查合同形式是否具备合同的基本要素； (二)负责审查合同内容是否存在法律上的风险； (三)负责在合同签订后备案一份原件，对符合本规定的合同向信用法务部备案； (四)负责督促合同承办人员履行已经签订的合同； (五)负责在合同履行完毕，对该合同的所有资料进行整理归档，并及时向信用法务部备案； (六)针对合同履行过程中发现合同制订的瑕疵，及时形成补充修改意见；(七)配合信用法务部处理合同纠纷案件。第六条 合同承办人员在合同管理中的主要职责(一)合同承办人员为其签订、履行的合同第一责任人；(二)按合同签订流程，签订、变更、解除合同；(三)将所签订的合同，提交合同管理员审核；(四)参加所签合同纠纷的处理；(五)配合信用法务部做好合同管理工作。第七条 合同签订管理(一)合同承办人签约前必须搜集、整理对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同可行性等相关资料。(二)订立合同的主体，必须是法人或者是取得营业执照的非法人经济组织及自然人，许可经营项目必须具有经营许可证（要求对方提供盖有公章的营业执照、自然人身份证复印件、经营许可证）。(三)公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。公司各部门不得以本部门的名义对外签订合同。 (四)严禁将公司合同、业务介绍信、营业执照、资质证书等转借其他单位或个人使用。(五)除及时结清者外，合同应当采用书面形式。合同文本国家或省已经发布示范文本的，该文本经信用法务部根据公司的实际情况修改后，应当采用；其他应该用公司发布的格式合同文本，采用格式合同文本时，所有条款不得留有空白，但可以根据所订立合同的具体情况依法做出补充约定。(六)所有合同的签订都必须经流转程序，报公司审批。(七)公司及所属各单位的合同都应按统一规则编号，例如：建湖分公司编号为KDLCJ-2011第( )号。(八)合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。(九)订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量和质量、价款和报酬、履行的期限、地点和方式、违约责任及解决争议的方法等。(十)订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力有怀疑的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。(十一)对方当事人提供的保证人，必须是法律认可的具有代为清偿债务能力的企业或个人，并要按本规定进行审查，提供相关证件（加章复印件），合同中应明确其承担连带清偿责任。(十二)对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，一般为合同履行地，力求选择我公司所在地仲裁机构或有管辖权的人民法院。(十三)签订合同时，双方合同承办人应当亲自在合同文本上签名。(十四)签订的合同，应当加盖双方单位公章或者合同专用章，印章应与单位名称相一致。严禁在空白合同文本上加盖公章或合同专用章。(十五)各公司合同专用章由合同管理员统一保管，并按规定进行使用，使用时必须进行登记。(十六)合同专用章的保管使用列入每年的合同检查工作范围之内。(十七)合同专用章除签订合同使用外，不得用作他途。发现利用合同专用章进行违法活动，给公司造成经济损失者，除全额赔偿外并依法追究其法律责任。(十八)订立应当依法履行批准、登记、见证、鉴定、公证等特别程序的合同时，应当依法办理特别手续。第八条 合同的审查(一)合同管理员应对合同进行全面审查，确保合同的合法性、准确性。(二)合同审查的主要内容： 1、使用文本是否正确、规范； 2、合同附件是否齐备，相应内容是否一致； 3、合同主体是否依法设立并年检合格； 4、合同内容是否超越对方法定经营范围； 5、合同内容是否符合国家法律、法规的相关规定； 6、合同主要条款是否完备； 7、合同内容、数字填写是否详实、准确；8、有无损害公司权益的条款；9、违约条款、争议解决方式是否合法、有效； 10、代理人是否持有合法、有效的授权代理书； 11、代理人的代理行为是否超越代理权限范围。第九条 合同履约管理(一)法定代表人（负责人）全面负责合同的履行。合同承办人员具体负责其订立的合同的履行。新任法定代表人（负责人）应当继续履行前任法定代表人（负责人）依法订立的合同。(二)在履行合同过程中，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查，如发现问题，合同承办人要及时处理，并向相关领导汇报。(三)接受标的单位必须经过严格的验收或商检程序，对不符合标准的标的，应在法定期限或约定内及时提出书面异议，并及时进行处理。(四)合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。(五)我方当事人对履约情况，应保存好履约记录。凡与合同有关的竣工决算、往来文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。特别是竣工决算最后认可盖章应与合同签约章一致，并有双方当事人签字。(六)我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用特快专递（EMS）并保存好收到记录、回执备案。(七)合同管理员负责监督检查合同履行情况，并按时间顺序及时建立合同签订与履行情况台账。(八)各公司的合同管理员应对签订合同项目的履行情况进行跟踪了解，记录其进展状况、已支付的合同金额或合同约定任务的完成及尾款付款时间等情况。(九)各公司合同管理员应于每季度次月15日内对在履行期间内的合同履行状况做一总结汇报提交给信用法务部。尤其应把履行不顺利或可能产生纠纷的合同履行情况及时反馈给信用法务部。第十条 合同的变更与解除(一)合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报信用法务部审核并经相关领导批准后，尽快与对方签订变更或解除协议。(二)对方要求变更款物接收人时，必须有书面变更通知。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向变更后的接收人发货或付款，如造成损失则应由当事人负责追回或赔偿。(三)我方因故或发生情势变化而需变更或解除合同，应及时以书面形式(传真或EMS邮寄)通知对方，说明变更或解除合同的原因，并明确请求对方书面答复的期限，尽快与对方达成变更或解除合同的协议。第十一条 合同备案管理(一)签订的合同，合同管理员处必须备案一份原件。并在六个工作日内报送一份给信用法务部备案。(二)合同履行完毕三个工作日内，合同承办人员向合同管理员提交合同备案材料；合同履行完毕后六个工作日内，合同管理员向信用法务部提交合同备案材料。(三)信用法务部对提交备案的合同进行审查，发现法律问题可限令合同管理员进行整改，整改的结果必须报信用法务部备案。第十二条 合同管理员考核(一)考核范围：各公司合同管理员。(二)考评时间：除每季度考核外，公司每年年终组织一次考核评审活动，在对有关单位合同管理工作检查基础上进行考核。(一)考核内容序号考核内容应得分一1、 掌握合同的有关法律、法规的应知应会基础知识。3分2、 认真参加本单位或公司举办的业务和有关法律法规学习。5分二1、检查所签订合同符合“三性”（合法性、真实性、可行性）。3分2、检查所签订合同符合“五审查”（对方主体是否合格，授权代理是否合法，资信是否有保证，经营范围是否超出，合同结算方法和程序是否符合规定）。3分3、检查是否签订了书面合同。3分4、检查使用各类合同文本的正确性和合同内容合法、条款齐全、手续完备。6分5、检查签订合同人员的有效代理范围和权限。4分6、检查杜绝无效合同的出现。4分三1、 检查有关合同审查表的办理和送审，内容是否齐全，手续是否完备。5分2、 定期或者不定期与业务员对账。6分3、 经常督促合同的履约行为。5分4、 全面了解本单位的合同履行情况。6分四1、 检查本单位的合同变更、解除手续的及时办理和送审，内容是否完备。6分2、 做好信息反馈工作。4分五1、 建立合同台账。6分2、 保证合同台账的登记质量（台账登记及时、正确、全面）。10分3、检查合同章的使用和保管。5分4、做好有关资料的保管和归档工作。6分六1、在合同管理上有创新的典型事例（包括运用计算机管理等事项）10分合计100分(四)考核部门信用法务部为公司合同管理员的考核评审工作的管理机构。获奖和取消评奖资格的人员名单由考核部门根据考核内容进行考核评审后报总公司批准。(五)奖惩方法合同管理员的奖励等级设三级：即先进、优胜和表扬；获奖者物质奖励随公司年度奖进行。获先进名单从考核总分在95分以上者中产生；获优胜名单从考核总分在9095分者中产生；获表扬名单从考核总分在8090分者中产生；合同管理员的惩处方法：凡考核总分首次达不到60分者，予以批评教育，并扣发其当年一定比例的奖金；凡考核总分两次达不到60分者，取消合同管理员资格，调离其岗位；凡利用合同从事违法违纪活动者，除赔偿外取消其合同管理员资格，并按情节轻重追究其法律责任。第十三条 本规定由信用法务部负责解释。第十四条 本规定自二O一一年五月四日起执行。二O一一年五月四日附：南京律师咨询QQ:2426672690- 7 -南京律师法律咨询QQ:2426672690