合同管理办法武黄城际铁路.doc

中建股份武黄城际铁路WHSG-2标段三分部

合同管理办法

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审核：
审批：
中建股份武黄城际铁路WHSG-2标段三分部
二〇〇九年九月

合同管理办法
第一章　总则
第一条　为加强中建六局武黄城际铁路二标分项目经理部合同管理工作，维护铁路公司的合法权益，根据《合同法》、《建筑法》等法律法规的规定及中建股份武黄城际铁路二标项目部《关于印发《中建股份城际铁路武黄二标项目经济合同管理办法（试行）》的通知》（中建武黄项合字〔2009〕40 号）文件精神，制定本办法。　
第二条　本办法所称合同是指本项目部与外部单位和个人在生产经营活动中所签订的合同。　　
第三条　合同管理是项目管理的重要内容。合同管理应遵循下列原则：
（一）依法签订合同，保证合同的合法性；　
（二）切实履行合同，提高合同的履约率；　　
（三）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益。　　
第四条　本项目部应当重视合同管理工作，加强对合同管理工作的领导，完善合同管理制度，健全合同管理机构，配备相应的合同管理人员，提高合同管理水平。　　
第五条　财务、物资、工程等部门，应当支持和配合合同管理部门做好本项目的合同管理工作。
第二章　合同管理部门的职责
第六条　商务合约部负责项目合同归口管理工作。其基本职责是：制定本项目的合同管理规章制度；定期检查监督合同管理情况，指导合同管理工作；处理各种合同纠纷案件。　　
第七条　铁路公司商务合约部为本项目的合同归口管理部门，项目部商务合约部需定期向铁路公司商务合约部报告。　　
合同管理部门的职责是：　　
（一）宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；
（二）制定本项目部合同管理实施办法，建立合同管理制度，负责合同管理日常工作；
（三）负责施工合同洽谈、起草、谈判、签订及履行的管理工作，负责材料采购招标和合同审查、批准和监督落实情况；
（四）处理本项目内部的合同纠纷，参与经济纠纷案件的仲裁活动和诉讼活动；
（五）负责对项目各部门和施工队合同管理人员的法律培训，并对他们的合同管理工作进行业务指导；
（六）建立合同管理台账，定期向上一级合同管理部门和本单位领导报告合同管理工作的情况。　　
第八条　凡从事生产经营活动的单位，都应当配备专职或者兼职合同管理员。合同管理员应当具有一定经营管理知识，并经过必要的法律业务培训，未经培训，不得上岗。
合同管理员的基本职责是：
（一）管理本部门的合同；
（二）参与本部门合同的谈判和签约；
（三）组织或者参与处理本部门的合同纠纷。
第三章　合同的签订
第九条　签订合同应当遵守国家法律、法规和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。　　
第十条　对外签订合同应由法定代表人或由其委托授权的代理人进行。
委托代理人签订合同的，必须由法定代表人签发“法定代表人授权委托书”，并在委托书中明确委托代理的权限和期限，加盖本单位的公章。
委托代理人代表单位签订合同，必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。
第十一条　签订合同前，应审查对方主体资格、资信情况，并需对方提供《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》及《营业执照》等有关文件。　　
第十二条　合同内容涉及项目内部不同部门的，主办部门应征求有关部门的意见后，再行签约；需上级主管部门批准的，必须经过批准后，才能签约。合同承办部门负责提供合同评审所需的资料，并对资料的真实性、可靠性负责。将合同评审、谈判、审签有关情况向项目领导汇报，并请其签署意见，审批会签单格式见附件1、附件2。
第十三条　在签订正式合同文本前，合同管理部门或合同管理人员应对其合法性、严密性和可行性进行审查。
签订重大及法律关系复杂、涉外合同，从可行性论证到签订合同阶段，应有企业法律顾问参加。企业法律顾问要对合同文本合法性进行审查并提出意见。　
第十四条　签订合同，除能即时清结者外，一律采用书面格式，采用统一合同文本。　　
第十五条　签订合同应以法人名义进行。除双方法定代表人或法定代表人委托代理人签字外，应当加盖双方单位公章或合同专用章，并明确合同的生效条件。　　
第十六条　合同设立担保的，应明确担保的方式和范围，可以作为主合同的一个条款，也可以签订独立的担保合同，作为主合同的附件。　　
第十七条　合同的内容要合法可行，主要条款完备，权利义务明确，责任分明，文字表达准确。　　
第十八条　对谈判过程中的电报、电传、信函、图表等电文数据资料，要注意保管。如有不同意见，要立即回复对方，不得拖延，避免造成经济损失。　　
第四章 合同的履行
第十九条 合同依法签订生效后即具有法律效力。合同双方必须认真、全面、严格履行合同条款，合同承办部门与合同执行部门不是同一部门的，合同承办部门应当在合同执行部门被确定后15日内向合同执行部门进行合同交底，形成书面的《合同交底记录》。内容包括交底双方、交底时间、合同名称、合同编号、合同当事人、合同主要内容的解释与说明、签约过程中双方争议的焦点及其它应说明的事项。《合同交底记录》应当由交底参加人员签字，并由合同承办部门保存，合同交底书详见附件3。
第二十条　签订合同后，应当全面履行合同。如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据。　　
第二十一条　发现对方不履行或不完全履行合同时，合同经办人员除催促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报主管领导和合同管理部门。　　
第二十二条　合同管理部门和合同管理人员应随时监督检查合同的履行情况，发现问题及时提出处理意见。
第二十三条 在经济合同履行过程中，因发生合同对方违约行为或其他事件，造成或可能造成公司经济和其他损失，且根据合同可以要求对方或第三方赔偿的，合同承办部门应按合同规定的程序和方法提出索赔要求，收集索赔证据，保障索赔权利。
第五章　合同的变更和解除
第二十四条 经济合同依法成立，即具有法律约束力，项目部人员必须全面履行合同规定的义务，未经原审签部门及项目领导批准，不得擅自变更或解除合同。
第二十五条 合同履行过程中，合同需要进行变更的，应形成合同变更文件，由合同承办单部门报原审核部门进行审核，报原批准领导进行审批。未经审核和报签审批，不得签订合同变更文件。如果符合变更条件，同意变更的，应当签订变更协议。因变更造成经济损失的，应当向对方提出索赔。
第二十六条 合同因故需要解除的，应当书面通知对方，并说明理由，由合同承办部门报原审核部门进行审核，报原批准领导进行审批。如果因解除合同而损害了自身利益，应当向对方提出书面索赔请求。
第六章　合同纠纷的处理
第二十七条　发生合同纠纷后，签订合同的部门或经办人员应及时通报合同管理部门和主管领导，并积极参与纠纷的处理。合同管理部门处理合同纠纷时，有关部门应给予协助。　　
第二十八条　发生合同纠纷后，要先通过协商解决。属于中建内部的纠纷，先由争议双方共同的主管单位的合同管理部门进行调解，调解不成的，按法律程序办理；调解达成一致意见的，应当制作调解书。双方应自觉履行调解协议。不执行协议的，主管单位领导可责成有关部门协助执行。
第二十九条　凡对外发生合同纠纷或存在纠纷隐患的事件，如需经仲裁或诉讼解决的，要及时上报所在单位法律事务部，审查和办理授权委托手续。重大的，比较复杂的经济合同经济纠纷案件，应由企业法定代表人或负责人授权企业法律顾问及时进行处理，并将相关处理资料归档备查。
第三十条 凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料。
（一）合同文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；
（二）送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
（三）货款的承付、托收凭证，有关财务账目；
（四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
（五）有关违约的证据材料；
（六）其他与处理纠纷的有关材料。
第七章　合同监督检查
第三十一条　合同监督检查是企业合同管理的重要内容。合同管理部门要定期、不定期检查本单位合同的管理情况，保证合同的顺利履行。　　
第三十二条　合同监督检查的主要内容有：
（一）合同管理制度的制定与落实情况；
（二）合同管理档案建立情况；
（三）合同的签订和履行情况；
（四）合同纠纷的处理情况；
（五）合同管理人员的教育培训情况；
（六）对于在签订、履行和管理经济合同工作中，因违反合同管理制度、造成重大经济损失的人员的责任追究情况。　　
第八章　附则
第三十三条 商务合约部会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下：
（一）建立合同档案
（二）建立合同管理台帐
（三）填写“合同情况月报表”　　
第三十四条　本办法自发布之日起施行。

附件1：
中建六局武黄城际铁路合同评审记录
编号：ZJLJWH- -
合同名称

合同金额

承办部门
商务合约部
主办人

附件
□ 无；□ 有，名称：
评 审 意 见
参加评审部门
修改意见
评审人签名
日期
工程管理部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

安全质量部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

物资设备部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

财务资金部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

商务合约部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

文件修改
记录
□ 各部门对合同无异议，请领导批示；
□ 已根据评审意见对合同进行修改，请领导批示；
□ 其他： 。
主办人签字/日期：
承办部门负责人签字/日期：
项目总工批示：

签名／日期：
项目经理批示：

签名／日期：

附件2：
中建六局武黄城际铁路合同审批会签单
编号：ZJLJWH- -
合同名称

合同金额

承办部门
商务合约部
主办人

附件
□ 无；□ 有，名称：
合同修订说明

审 批 会 签
参加会签部门
修改意见
会签人签名
日期
工程管理部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

安全质量部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

物资设备部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

财务资金部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

商务合约部
□ 无； □有，详见文件标注；
　　　　 □有，详见附页说明。

项目总工批示：

签名／日期：
项目经理批示：

签名／日期：

附件3：
合同交底记录
编号：
合同名称

合同编号

工程名称

合同金额

工程地点

承揽范围：

签约名称

签约单位联系人/联系电话

主要交底内容

接受交底人签名
姓名
单位
姓名
单位
姓名
单位

交底人： 交底日期： 年 月 日
注：本表由交底人
附件4：
中建六局武黄城际铁路合同台帐

序号
合同编号
合同名称
合同内容
合同金额
签约单位
签订人
签订日期
备注