采购流程管理程序模板.doc

采购步骤管理文件编号： NW607103 生效日期： .3.20受控编号：密级：秘密版次：Ver1.0修改状态：总页数14正文6附录8编制：李晓锐审核：韩冬梅同意：孟莉沈阳东大阿尔派软件股份（版权全部，翻版必究）文件修改控制修改统计编号修改状态修改页码及条款修改人审核人同意人修改日期目录1. 目标2. 适用范围3. 术语和缩略语4. 要求内容4.1 供方评定4.2 采购活动触发4.3 采购实施4.4 采购验收5. 引用文件5.1 NW607101合格供方评定措施5.2 NW607104采购验收要求5.3 NW607105库房管理要求6. 质量统计6.1 NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”6.2 NR607103B“设备采购通知单”6.3 NR607103C“协议实施当地采购申请单”6.4 NR607103D“送货验收单”6.5 NR607103E“设备直发（自采）验收单”6.6 NR607103F“产品返修单”附录 ：购货协议1. 目标规范采购步骤，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本企业所采购产品/服务满足要求要求。2. 适用范围2.1 适适用于本企业各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需要，且影响软件开发质量产品/服务（以下简称内部自用具）采购。2.2 适适用于依据软件及系统集成协议为用户采购产品/服务。3. 术语和缩略语3.1 直发：为缩短交货期和节省运费，采购部门根据协议实施员申请将设备直接从供给商处发给用户或分支机构。3.2 自采：为缩短交货周期，当地采购价格合理，并能得到愈加好服务，驻外分支机构在当地进行采购行为。3.3 购货协议：采购部门就采购内容和供方达成协议。协议文本包含购货协议、采购订单、及对方提供经我方认可协议。4 要求内容4.1 供方评定4.1.1 同意采购产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责根据NW607101合格供方评定措施对供方进行评定，只有经过评定合格供方才能成为我们合格供方。4.1.2 常见产品采购部门应根据比质比价标准，评定两家以上合格供方。4.1.3 为合格供方建立档案。进行动态管理，监督检验，对不合格供方立即通报。4.1.4 将评定结果立即反馈给供方，方便愈加好地培养和确定供方，和其建立良好、稳固关系。4.2 采购活动触发4.2.1 总部采购：1） 内部自用具采购：采购员依据设备管理部门提交并经主管责任人审主管副总经理同意“东大阿尔派自用设备申请表”，进行内部自用设备采购；2） 协议采购：依据企业和用户签定协议中相关采购产品/服务要求，由协议实施员负责填写“设备采购通知单”，经其部门责任人同意，直接向采购员申请采购。4.2.2 自采： 对于自用及协议中设备，驻外分支机构能够依据需要向协议实施员提交“协议实施当地采购申请单”，由其组织相关部门进行评审，并将评审结果反馈给采购部门及申请部门。采购员接到协议实施员反馈同意自采“协议实施当地采购申请单”后方可实施。4.3 采购实施4.3.1 采购员依据已同意“东大阿尔派自用设备申请表”或“设备采购通知单”进行采购。4.3.2实施采购时，采购部门应和合格供方签署书面购货协议。购货协议须经采购部门责任人审查后，由法定代表人或其授权代理人签字生效。协议金额在10万元以上，由企业总经理或授权主管副总经理签字；协议金额在10万元以下，由采购部门责任人签字；不许可未经授权及超越权限在协议上签字。4.3.3 采购员依据购货协议跟踪采购活动。采购实施情况和购货协议要求不一致时，采购员应立即和供方协调处理，并反馈给协议实施员以采取合适方法。4.3.4 采购部门接到设备直发申请后安排发货，并将“设备直发（自采）验收单”传真给用户及分支机构，然后凭“设备直发（自采）验收单”及NR607105C“商品出库单”办理入库手续。4.3.5 采购部门收到协议实施员已经评审并同意自采申请后，区分不一样情况付款。1）金额元以下，由办事处从备用金中支付，待发票返回后，报销付款。2）金额元至50000元之间，区分情况付款给办事处或供给商。3）金额50000元以上，由采购部门直接和供给商签署协议，并直接付款给供给商。4.4 采购验收4.4.1 采购产品到货，可先将其放入库房收货区待检，采购员填写“送货验收单”通知检验员对所购产品进行验收。4.4.2 检验员根据NW607104采购验收要求负责采购产品到货验收，并将验收结论填写在“送货验收单”上。由库房管理员负责保留和管理“送货验收单”。4.4.3 验收经过后，采购员办理产品入库手续。4.4.4 验收不合格采购产品，检验员应将该产品存放在库房不合格区，并立即将该产品“送货验收单”交采购员备份。采购员负责按购货协议中约定处理。4.4.5 产品返修需经检验员/采购员故障确定，由采购员负责按购货协议中约定处理，同时确保产品立即返回并加以统计。4.4.6 直发（自采）设备验收由驻外分支机构负责，验收经过后，将“设备直发（自采）验收单”提交采购员，由采购员转交检验员签署处理意见。5. 引用文件5.1 NW607101合格供方评定措施5.2 NW607104采购验收要求5.3 NW607105库房管理要求6. 质量统计6.1NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”6.2NR607103B“设备采购通知单”6.3NR607103C“协议实施当地采购申请单”6.4 NR607103D“送货验收单”6.5 NR607103E“设备直发（自采）验收单”6.6 NR607103F“产品返修单”附录 “：购货协议”东大阿尔派自用设备申请表统计编号：NR607103A-申请部门:采购期限：联络电话：申请采购清单设备名称配置及性能描述申请数量备注用途说明 申请人签字/日期：部门责任人意见部长签字/日期：主管领导意见主管领导签字/日期：采购仓储部实施情况经办人签字/日期：1. 本页不足记述设备配置及性能要求时，能够有附页，格式自定。总页数包含本页和全部附页。 第 页/共 页设 备 采 购 通 知 单统计编号：NR607103B- 通知时间： 年 月 日销售协议编号：协议名称：项目名称：签定部门：签定人：联络方法：项目责任人：:项目所属行业：:采购部协议管理员：:接到日期：:协议采购清单序号采购产品/服务名称/型号(A)数量(B)采购期限(C)出厂价(D)交货日期(E)交货地点(F)采购人（G）购货协议号(H)实施情况说明:营销网络管理协议实施部： 采购仓储部：1. 清单左侧A、B、C项由销售协议管理实施员填写，右侧D、E、F、G、H项由采购人员填写。如用户有特殊需求，销售协议实施员须在“说明”中注明。 第 页/共 页协议实施设备当地采购申请单统计编号：NR607103C- 通知时间： 年 月 日销售协议编号：协议名称：项目名称：签署部门：签署人：办事处责任人:设 备 采 购 清 单序号采购产品名称/型号数量采购期限自采单价供给商名称累计发票类型： 通常发票 增值税发票营销网络管理协议实施部意见： 签字/日期：采购部意见：自采原因： 采购部意见： 签字/日期：主管领导意见： 签字/日期：说明：特殊协议需当地自采，先填写此表传给销售协议实施员，领导同意后方可实施。送 货 验 收 单 统计编号：NR607103D-日期： 年 月 日 厂商名称：商品编码货物名称数量描述单价采购通知单编号备注 验收标准：采购验收要求条款环境确定： 硬件 正常 不正常 软件 正常 不正常 方法和结论： 处理意见：采购员: 库房管理员: 检验员: 第 页/共 页 设备直发（自采）验收单统计编号：NR607103E- 检验日期：购货协议编号： 通知日期： 供给商名称：电话：联络人： 到货地点：估计到货日期：商品编码（A）货物名称（B）估计数量(C)实到数量(D)箱号(E)单位(F)单价(G)采购通知单编号(H)备注 验收标准：采购验收要求条款环境确定：硬件 正常 不正常 软件 正常 不正常 验收方法和结论：1.外包装及设备外观是否完好 是 ( ) 否 ( ) 2.随机资料是否齐全 是 ( ) 否 ( ) 3.型号配置是否正确 是 ( ) 否 ( ) 4.自检经过 加电 ( ) 不加电 ( ) 经过 ( ) 未经过 ( )验收机构印鉴或责任人签字： 验收机构检验人： 处理意见： 库房管理员： 采购员：1. 该通知单A、H项，由采购仓储部填写。B、C、E、F、G项，直发时由采购仓储部填写，自采时由申请部门采购人员填写，D项由收货人填写。2. 该通知单必需在设备到后第三天返回采购仓储部。产品返修单 统计编号：NR607103F- 日期： 年 月 日公 司 产品名称及配置产 品编 号故障现象：返 修期 限 年 月 日 至 年 月 日 返 修经手人返 回日 期 年 月 日 至 年 月 日 返 还经手人返修验收情况： 验收人：1. 采购仓储部存档产品返修单 统计编号； 日期： 年 月 日企业 产品使用部门产品责任人产品名称及配置产品编号返修期限 年 月 日 至 年 月 日 返修经手人1. 产品使用/管理部门存档。购 货 合 同 签约地点： 签约时间： 购货协议号：甲方（买方）：沈阳东大阿尔派软件股份 乙方（卖方）：地址：沈阳市和平区三好街84号（110003） 地址：电话： 电话：传真： 传真：甲乙双方本着共同合作，互利互惠标准，经过充足协商，相关甲方购置乙方设备达成以下协议：一、产品名称、型号、数量、单价、总价：序号产品名称描述数量单价累计总价（大写）： 二、交货时间及地点：三、包装标准及品质确保：要求原厂包装，货物外包装整齐，完整并适合长途运输。乙方必需确保协议中产品为 企业生产全新合格产品。如甲方发觉收到货物和协议要求不符，乙方应该接收甲方退货，并赔偿甲方由此造成一切经济损失。四、付款方法： 五、保修方法：六、违约责任 乙方在本协议要求交货时间内未将货物交和甲方指定地点，每逾一天交货，按总金额1付甲方违约金。甲方货到经检验无误后，未能在本协议付款期限内将货款付于乙方指定帐号内，则从应付之日起缴纳滞纳金，每逾期一天按应付金额1计算。 双方累计罚款最高不超出10%。（人力不可抗拒原因除外）七、争议条款 双方如发生争议，应协商处理；如协商不成，任何一方可向沈阳市仲裁委员会申请仲裁。八、协议变更协议未尽事宜，经双方协商一致后，可另行补充要求，和本协议含有相同法律效力。九、本协议一式两份，双方各执一份，盖章签字后生效，使用期为 年。 （传真件和原件含有一样法律效力）甲方： 乙方：沈阳东大阿尔派软件股份 签字代表： 签字代表： 盖章： 盖章：签约时间： 签约时间