金算盘软件操作基础手册第十章输出表格.doc

第十章 表格输出通过对前面几章内容学习，您已经可以制作一张完整报表，当前您需要做只是将报表进行打印输出。尽管人们在朝着无纸化办公方向努力，然而在可预见将来，以纸作为载体商业报表和工作表仍具备不可代替作用。阅读本章后，你将 懂得如何进行打印前设立； 清晰如何打印输出报表； 理解打印中常用问题及其解决方案。第一节 打印输出前准备工作操作提示： 1、打开一张工作簿； 设立打印机属性 2、选取“文献”菜单下“打印”命令； 或点击“惯用工具栏”上“”按钮； 3、在弹出“打印”窗口中选取打印机； 4、点击“属性”按钮进入“打印机属性”窗口，调节打印输出效果，即可。 设立报表页面 2、选取“文献”菜单下“页面设立”命令； 3、在弹出“页面设立”窗口中设立“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”，即可。 预览工作表 2、选取“文献”菜单下“打印预览”命令； 或点击“惯用工具栏”上“”按钮，即可。 设立分页符 2、选取需要插入分页符单元格； 3、选取“插入”菜单下“分页符”命令，即可。1、打印机设立金算盘电子表格是一种原则32位WINDOWS软件，它共享WINDOWS某些资源，因此在您需要输出报表之前，一方面要拟定打印机与否已安装好，与否已对的联机，关于这方面问题可参见WINDOWS安装手册，在此不再多说。打印机设立工作涉及选取打印机、纸张大小、来源以及方向等，这种设立工作普通只做一次。操作如下： 选取“文献”菜单下“打印”命令或工具栏上“”，系统弹出“打印”窗口，如下所示： 在“名称”对话框中选取已安装各类打印机； 单击“属性”按钮来调节打印输出效果，涉及辨别率、抖动、浓度及质量等，您还可以依照详细状况修改纸张大小和方向，而纸张来源普通不需调节。2、打印页面设立普通编制好报表外观不是很规范，在打印输出前需要对它进行相应页面设立。操作如下： 选取“文献”菜单下“页面设立”，系统进入“页面设立”窗口：其中： 页面缩放比例：它可以将您定义报表放大或缩小输出，如果一张完整报表不能在一张打印纸上完全地打印出来，留下一列或一行在第二张纸上，不便使用者查看，这就需要对报表缩小打印，缩小和放大比例依照状况任意指定；自动适应纸张大小：您可以选取列宽自动适应、行高自动适应和最适合大小，系统依照您设立自动调节输出效果。 页边距页 边 距：在此可以设立输出报表纸张上下左右离边沿距离以及页眉页脚距页边距距离，如下图所示：注意：普通来说，页眉页脚距页边距距离应不大于上下页边距距离减10（这要依照页眉页脚字体来定），如果不不大于这个数据，在输出时页眉页脚也许显示不全甚至不显示，使用时一定要注意。 页眉页脚页 眉：在输出每一页顶端写内容，例如每页上方章节号、小标题等，它并不属于报表标题；页 脚：在输出每一页底端写内容，如每页页号等，如下图所示： 您可以运用页眉页脚右边下拉三角符号来选取已有页眉页脚信息，它涉及页号、总页数、日期、时间、工作簿文献名称、工作表名称和某些中文任意组合，如果列出下拉列表框中无您需要页眉页脚信息，可单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮以定义您所需要页眉或页脚信息。 定义页脚和定义页眉办法同样，下面咱们以定义页眉来解说定义过程，单击“页眉/页脚”页中“自定义页眉”按钮，系统弹出“页眉”对话框： 页眉分为三某些，涉及左中右，您但愿在那一某些显示内容，就将光标移动到相应某些，然后单击该对话框上面功能按钮，相应按钮功能如下：点击它，调出“字体”对话框，您可以设立打印输出页眉字体；：点击它，设立打印页号；：点击它，可打印当前工作表总页数；：点击它，可打印系统日期；：点击它，可打印系统时间；：点击它，可打印当前工作簿文献名称；：点击它，可打印当前工作表名称。 设立完需要显示页眉内容后，单击“确认”即可。 工作表工 作 表：指对工作表中某一区域进行输出，同步当一张报表有许多页时，您可以只在第一页输入表头，别的页可采用指定打印“顶端固定起始行”使被固定行内容在每一页中都输出，如下图所示：其中：打 印 区 域 ：指只打印工作表中某部份内容；打 印 标 题 ：涉及顶端固定行数、左端固定列数、顶端标题行数和左端标题列数；顶端标题行数和左端标题列数：用以设立每页需要重复打印标题行数，数值为零表达在超过一页表格中，后来页内不打印报表标题，否则背面页将按照您设立重复打印标题，标题可以在顶上，也可以在左面，普通来说，纵向超长表设立顶端标题行数，横向超宽表设立左端标题列数；顶端固定行数和左端固定列数：用来重复打印工作表固定行和列，当每一页表头部份相似时需要用到此功能。3、打印前预览工作表打印机和页面设立完毕后在正式打印输出之前，您可以先在屏幕上预览一遍打印输出效果，拟定否是符合您规定，如果需要修改，您可以对它重新设立，这样可以减少纸张挥霍，输出符合您规定表格。详细操作如下： 选取“惯用工具栏”上“”按钮或选取“文献”菜单下“打印预览”命令，此时屏幕上显示该张报表输出到打印纸上效果如“打印预览”窗口所示：在上图中您可以进行如下操作： 点击“打印”命令直接将该表输出到打印机上。 点击“放大”命令或将鼠标移动到表内，当鼠标光标变为放大镜时单击鼠标来放大预览效果。 点击“缩小”命令来查看整体效果。 点击“关闭”命令关闭预览窗口。 点击“下一页”命令查看下一页。 点击“前一页”命令查看上面一页。 点击“两页”命令将同步显示两页内容。4、设立分页符在打印时，金算盘电子表格将自动在必要位置创立分页符。如果自动分页在不需要位置产生了一种分页符，您可以删除该分页符，然后在您以为需要地方插入一种分页符。详细操作如下： 激活有分页符单元格右方或下方，然后单击“编辑”菜单下“删除分页符”命令； 将鼠标移动到您需要插入分页符处，激活单元格。 选取“插入”菜单下“分页符”命令，则在该单元格右面和下面用虚线表白已插入分页符。注意：只有在“显示网格线”状态下以及在“工具”菜单下“选项”命令 “视图”页中选取了“自动分页符”，插入分页符才会以虚线显示在报表中。第二节 报表输出操作提示： 1、打开工作簿； 2、选取“文献”菜单下“打印”命令； 或点击“惯用工具栏”上“”按钮； 3、在弹出“打印”窗口中点击“拟定”，即可。 在第一节中咱们做了了打印报表相应设立工作，当前您就可以将报表打印输出了，在检查完打印机已对的联机和纸张已准备好后，系统中有两种办法可进行打印输出： 通过点击“”按钮； 通过选取 “文献”菜单下“打印”命令。无论您选取哪种办法，屏幕上都将弹出“打印”窗口，如下：您可以依照详细状况来调节和修改这些选项，如果不修改，单击“拟定”，即可输出报表。其中“打印”对话框中选项描述如下：名 称： 显示从下拉列表中选定打印机，打印机状态、类型和计算机所用打印接口；打印到文献： 您可以将选定内容输出到一种文献中而不是输出到打印机，选取输出到文献需要您给定文献名，如何给定文献名请参见报表保存章节里内容，输出到文献目是便于二次应用报表内容；打印范畴所有： 将打印活动工作表所有内容；打印范畴页数： 您可以只打印选定页面内容，如从1到10；份 数： 您可以在文本框中设立文献输出份数。单击“属性”按钮，将显示一种带有标签对话框，如下图： 定位在“纸张”页面时，您可以设立纸张大小（涉及A3、A4、各种信封以及自定义尺寸等），纸张方向（涉及横向和纵向）以及纸张来源（涉及Tractor、手动送纸、送纸盒等）； 选取了自定义尺寸后，系统会弹出对话框规定您输入当前所使用纸张长度和宽度，并拟定计量单位； 定位在“图形”页面时，您可以控制被打印图形辨别率（涉及180180、120180等）、抖动（涉及无、粗糙、精细、线条样式、误差分散）和浓度； 定位在“设备选项”页面时，您可以控制打印品质，涉及印刷质量、草稿等； 一切设立完毕后，点击“拟定”按钮，则工作表内容将按照您设立输出内容到打印纸上。注意：以上操作您都可以点击“还原默认值”来取消您所有设立，系统则将依照惯用设立输出报表。第三节 打印中常用问题当打印中有位置不当分页符，或不对的字体等状况时，将会产生某些常用问题，大多数这样问题都可通过使用“文献”菜单下关于打印设立对话框来解决。如果当您所有工作表都打印不出来时，您便需要核查如下几种重要细节： 一方面检查所有接触与否已断开或松动，涉及打印机电缆； 在Windows下，需要有足够可用硬盘空间（至少56MB），Windows要建立某些临 时打印文献，这些空间必要存在于硬盘上； 打印机至少应有1MB内存。如果要打印出涉及许多图形文档，那么最佳具备2MB以 上内存； 许多打印问题也许是由打印机驱动程序引起，因此要保证您打印机的确安装了最合适打印驱动程序。有时，重新安装一次打印驱动程序取代有毛病驱动程序就可以解决问题。