工程公司项目法律事务管理办法.docx

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x公局二公司项目法律事务管理办法

第一章 总则
第一条 为指导项目的法律风险管理工作，细化项目法律事务各岗位人员的工作职责，在法律风险的源头上做好防范工作，特制订本办法。
第二条 本办法适用于公司下属各项目法律事务的管理。
第三条 项目法律事务管理工作应遵循事前防范和事中控制的原则，重在通过加强过程管理来防范项目的法律风险。
第四条 各项目法律事务分管领导具体负责本项目的法律事务管理工作，对项目的法律事务工作进行指导和监督。
第五条 各项目应在开始设立并设置机构人员时即确定法律事务分管领导和法律事务联络员并报公司企管科法律室备案，上述人员应尽量保持稳定，必须变更的应及时向公司报备。
项目法律事务的分管领导为项目书记（未设立书记的至少应为项目的副职领导）。项目法律事务联络员应由项目经营部门人员（最好是合同管理人员）或其他合适人员兼任，有条件（或重点、重大）的项目可以根据需要设置专职法律事务联络员。
第二章 项目法律工作细则
第六条 各项目法律事务分管领导应在每年年初按照局和公司下发的本年度法律事务工作计划，结合项目自身的实际情况，制订和下发本项目的法律事务工作计划，其中应对项目法律事务工作做出具体安排。各项目应严格执行公司下发的工作计划。
第七条 项目法律事务分管领导和法律事务联络员的一般工作内容可以岗位职责等方式在办公场所予以明示。
第八条 项目法律事务分管领导的职责
一、全面负责项目的法律事务工作，统一协调和处理项目决策、经营和管理等各方面的法律事务。
二、参与项目重大经营决策，保证决策的合法性，并对相关法律风险提出防范意见。
三、负责指导、规划项目的法制宣传教育和培训工作。
四、对项目违反法律、法规的行为提出纠正意见，监督或者协助有关部门予以整改。
五、及时向公司法律室报告纠纷或法律风险事件，接受其工作指导。
第九条 项目法律事务联络员的职责
一、负责上级法律事务工作有关制度和文件的传达贯彻
二、负责项目部的普法宣传教育
（一）持续搜集并向项目部提供工程所在地的地方法规、政府规章及其他规范性文件，并结合项目实际情况提出有关意见和建议。
（二）在项目施工期间，结合项目实际情况和常见多发的风险案例，牵头组织针对项目管理人员的法律培训。
（三）按照局和公司制订的普法计划，并针对项目实际情况及问题，灵活参与或开展普法讲座、法律知识竞赛、普法宣传栏等多种形式的普法活动，提高项目员工的法律意识。
三、负责项目部法律文件的审核和经济合同的管理及审核上报
（一）法律事务联络员应从法律角度审核项目的合同、协议、往来函件、会议纪要等有关文函，并作为审核节点在会签单上签字；还可以根据需要起草相关文件。法律事务联络员应按照制度规定和审核流程保证合同的上报审批。
（二）参与合同的签约管理，防范合同风险。
1、协助开展合同主体资格、资信审核。
2、参与合同签约谈判，进行评审。重点关注以下方面：
(1).合同文本方面，应使用局发布的示范文本；
(2).文字表述注意准确规范，使用全称和书面用语，不应当有歧义和模糊不清的地方；
(3).条款应当完备、内容应当详尽准确；
(4).审核合同的预付款保函/保证金、履约保函/保证金、质保金保函/保证金的及时性和有效性，满足施工具体需要；
(5).工程保修期和质量保证金的约定符合国家相关法律法规的规定；
(6).违约责任合法、合理、公平、明确、清楚；
(7).对争议管辖的约定合法、有利。
（三）熟悉项目总包合同内容，并对履约过程中工程范围、工期、质量、价款支付、安全、索赔、结算等重要条款的风险进行识别，及时提出风险预警和应对措施。
四、负责项目部合同资料的管理和归档
按照局《合同证据资料管理指南》的要求和合同管理相关制度的规定提醒和督促项目各有关部门及时保存、收集、整理、汇总和移交合同资料，并按照指南和制度的要求对项目的合同资料进行管理和归档。
五、负责项目部法律纠纷的上报和协助处理
对项目发生的一般纠纷，由责任部门牵头负责，法律事务联络员配合处理，提供法律意见，避免发生法律纠纷。当发生法律纠纷、行政处罚、诉讼（仲裁）或收到律师函、催款函、诉讼法律文书等重大风险事宜时，应及时上报公司法律事务部门并积极配合处理，不得谎报、瞒报。
六、负责或协助做好项目部的索赔工作
参与具体的索赔与反索赔工作，协助项目做好索赔与反索赔资料、证据及相关规范性文件的搜集、整理，并根据需要起草有关文件。
七、开展项目法律文书管理
法律事务联络员应从法律证据的角度对项目实施管理活动中发生的各种文件资料（包括合同文件、履约资料、会议纪要、往来函件等）进行管理，将法律风险防范工作全面落实到各种具体资料中。
（一）以会议、书面意见等形式对项目各类法律文书管理的注意要点做交底，提供日常咨询，指导有关部门岗位人员分门别类建立台账。
（二）对项目法律文书进行总体分析，及时发现有关风险点和问题，向项目提出意见和建议。
八、协助项目对劳务分包商进行合法管理
（一）协助、指导项目及时与劳务分包商签订合同，明确双方的用工责任，避免发生用工纠纷。
（二）了解项目所在地劳务合同备案制度，协助项目办理劳务合同备案，监督分包商与劳务人员依法签订合同及办理保险事宜。
（三）协助项目以实名制的形式发放农民工工资，避免出现劳资纠纷。
九、协助办理工程保险事宜
对项目上发生的用工意外伤害事故、机械毁损事故等涉及保险的事宜，应及时提供相关法律咨询，并在索赔时限、范围、数额、鉴定程序方面提出法律意见，协助、指导项目进行保险理赔。
十、参与办理结算事宜
（一）参与办理总包合同结算。对恶意拖延结算的业主，及时向公司法律事务部门汇报，并协助采取法律措施。
（二）参与办理分包及其他合同结算，协助起草结算协议、催告文函，防范发生结算纠纷风险。
十一、协助项目规范用印和授权管理
（一）协助项目建立、完善印章使用制度和流程，明确用印审批权限；指导项目相关岗位人员建立用印台账。
（二）协助、指导项目明确合同相关方有关人员（业主、我方、分包/分供商等，包括签约人、驻现场代表、材料、机械设备收货人/接货人等）的权限范围和期限，建立和执行授权委托制度等，避免表见代理风险。
十二、参加项目相关会议
项目法律事务联络员可列席项目各类会议，对各方面的事项提出法律意见。
十三、完成局和公司安排的其他法律事务工作
第十条 项目法律事务联络员享有下列与履行职责有关的权利
一、根据工作需要了解项目生产经营管理信息，查阅有关文件资料，询问有关岗位人员，参加有关会议。
二、对项目不符合法律法规的行为提出纠正意见和建议；项目对提出的意见和建议不予采纳，可能造成重大经济损失的，可以向公司反映。
三、在履行职责时，项目领导和各部门必须予以支持和配合。
四、为进行项目法律事务工作发生的有关费用由项目承担。
五、项目必须保证满足法律事务联络员开展法律事务工作的时间和条件。
第十一条 提交工作总结
项目法律事务联络员应于每年年初将上一年度的工作总结报送公司法律室，并接受其验收和指导。
第十二条 项目如有法律纠纷处理方面的需要，可以与公司法律室联系，由公司法律室和公司外聘法律顾问协助项目处理法律纠纷。项目法律事务联络员负责公司法律室人员和外聘法律顾问的协助、配合和联络工作。
第三章 项目普法工作
第十三条 普法工作
项目法律事务联络员在项目法律事务分管领导的领导下，要根据项目需要组织开展各种形式的普法活动（包括普法讲座、法律知识竞赛和普法宣传栏等），具体普法工作应纳入项目的工作体系中，并提供时间和经费的保障，以持续提高项目职工的法律素养和业务水平。
第四章 人员考核及激励约束机制
第十四条 为保障项目法律事务工作切实开展，促进提升法律风险防范成效，应对项目法律事务工作采取考核措施，并根据考核情况进行奖罚。项目法律事务岗位人员为被考核对象。
第十五条 公司企业管理科法律室牵头组织对公司下属各项目的具体考核工作。考核方式采取书面考核（根据报送的日常工作记录和总结等书面资料进行考核）和现场考核（组织赴项目现场进行考核）相结合的方式。
第十六条 考核评分应充分考虑被考核人员的工作量和工作成效两个方面，保证其公平性和合理性。
第十七条 工程工期不满一年的，考核一次，即终期考核，考核时间为项目竣工验收之日起一个月内。
工程工期跨年度的，根据公司每年度组织对各项目的两次大检查（即年中和年终检查）同时进行对各项目的两次法律事务工作考核。最终考核成绩为两次考核分数的平均分。
第十八条 考核结果按不同标准，以通报表扬、奖金、补贴等方式进行奖励。具体方式、标准及审核批准程序由公司企业管理科结合实际情况自行规定。
第十九条 被考核项目对考核结果有异议的，可向公司企业管理科或人力资源部门提出。
第二十条 各项目未执行公司有关项目法律事务管理规定的，由公司通报批评或者警告；情节严重或者给公司、项目造成重大影响或经济损失的，由公司对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予处罚。处罚方式和标准由公司领导班子研究决定。
第五章 附则
第二十一条 本办法由企业管理科—法律室负责解释。
第二十二条 本办法自颁布之日起执行。

附件：项目法律文书的一般范围及法律管理要点（可供项目法律事务联络员参考使用）
附件：项目法律文书的一般范围及法律管理要点

序号
项目法律文书的一般范围
法律管理要点
一、与合同商务管理相关的项目法律文书（包括总包、分包、分供等合同文件）
1
招（议）标文件、投标书、相关承诺
及时保留原件
2
中标通知书
及时保留原件
3
合同条款（协议书、专用条款、通用条款及附件等）
及时保留原件
4
合同补充条款和协议
及时保留原件
5
质量保修协议书
及时保留原件
6
监理合同复印件，发包人、监理方、分包/分供方现场管理人员授权委托书（函）及变动情况确认函
1. 授权书要由相关单位盖章、法定代表人签字；必须留原件；
2．授权事项和期限要明确。
7
业主资信文件和信息
持续关注
8
业主、分包商、分供商的资信文件（“五证一书”，即企业法人营业执照、企业资质证书、安全生产许可证、组织机构代码证、税务登记证、法人授权委托书）
核查正本或副本的原件，核对无异议后，由检验人标注“与原件核对无异，核对人xxx,x年x月x”字样留存
并定期检查其资质材料年检情况。
9
催付工程款通知
经建设单位签收
10
形象进度月报表、年报表（合同要求期限内）

11
工程预付款、进度款等款项申请单、拨付通知函等
申请单经建设单位签收
12
分包任务单
①按工程量计算价款的结算资料必须具备工作内容和工程量，且工作量应同时注明大小写，大小写数量必须一致
②按时间计算价款的结算资料必须具备工作内容和工作合计时间，且工作量应同时注明大小写，大小写数量必须一致；
③工程结算资料涉及上述内容的务必由项目填写，尤其是工程量及时间栏不得有涂改现象，如确实存在涂改，则涂改处应有涂改人的签字说明、确认并加盖项目“校正章”；
④必须由项目分管领导签发，并经材料员、质检员、安全员、及项目经理签字认可。

13
经审核的劳务及分包进度月报表、年报表

14
工程预算书、分期、分段结算书（按合同约定）、竣工结算报告、竣工结算书、审定的工程结算书（含总分包结算）
各类结算书须经接收单位签字
15
签证、索赔申请、索赔报告及依据资料
须经建设单位签收
16
其他合同台账

二、与技术管理相关的项目法律文书

1

施工组织设计、进度计划

1.达到一定规模危险性较大或专业性较强的分部分项工程，有施工方案，并附有安全验算结果，有我方技术负责人、总监理工程师、建设单位现场代表签字后实施（包括但不限于①基坑支护；②土坑开挖；③模板工程；④起重吊装工程；⑤脚手架工程；⑥拆除、爆破工程；⑦国务院建设行政主管部门规定的其他危险性较大的工程）；
2.对以上工程，涉及深基坑、地下暗挖工程、高大模板工程的专项施工方案，应有专家论证、审核意见；
3.施工组织设计经现场建设单位代表、有签字权的监理代表签字认可，或者有主管部门审核通过。
2
图纸会审纪要、设计交底文件
有设计院、合同约定的建设单位代表、有签字权的监理签字
3
设计变更单、技术核定单
有设计院、合同约定的建设单位代表、有签字权的监理签字
4
工程师（监理）指令、通知及对该指令和通知的复函
须有签字权的监理签字、下发
5
施工日志

6
单位工程、分部分项工程交底记录
项目管理人员、分包单位授权人员签字
三、与工期管理相关的项目法律文书
1
建设工程施工许可证

2
开工报告
经建设单位签收
3
气象记录
遇恶劣天气，注意搜集当时气象证据
4
干扰事件影响的日期及恢复施工的日期记录
遇干扰事件，注意搜集新闻报道、天气预报、拍照等作为证据资料
5
停工、复工报告（如出现）
经建设单位签收
四、与安全管理相关的项目法律文书
1
安全生产教育培训记录
1.有培训时间记录，须进行培训；2.培训内容记录应全面；3.必须有参加人员签字或签到记录。
2
与劳务/专业分包、租赁单位等单位签订的安全生产协议
内容须明确各自职能界限
3
安全交底记录
分管领导签字、相关劳务、专业分包、租赁单位现场代表签字
4
安全整改通知单
须有下发时间、下发对象、安全隐患事实情况、安全要求和整改防范措施、整改时间期限、整改对象负责人的签收记录
5
隐患整改责任单位反馈记录
须有整改责任单位签字（盖章）
6
对安全设备定期维修、保养及检测的记录
须有相关负责人签字
7
安全检查和复查记录
须有相关负责人签字
8
安全事故记录
1.注意以拍照、摄像等方式保存证据；
2.安全事故处理过程记录要有相关责任人签字。
五、与质量管理相关的项目法律文书
1
质量交底记录
项目管理人员签字、相关劳务、专业分包现场代表签字
2
分部分项工程、隐蔽工程、中间工程验收及竣工验收记录（复印件）
加盖监理、业主、技术、我方的公章，同时相关人签字
3
质量整改通知单
须有下发时间、下发对象、质量隐患实施、质量要求和整改防范措施、整改时间期限、整改对象负责人的签收记录
4
质量隐患整改责任签字（盖章）的反馈记录
须有责任单位合同约定的授权人签字
5
质量检查和复查记录
须有相关人员签字
6
质量事故记录
1.注意以拍照、摄像等方式保存证据；
2.有相关责任人签字。
六、与材料管理相关的项目法律文书
1
材料检验、检测报告、产品合格证、产品说明书
如是复印件，则与原件核对无异议后，由检验人标注“与原件核对无异，核对人xxx,x年x月x”字样留存
2
对涉及结构安全的试块、试件及有关材料按规定送交工程质量检测机构进行检测的记录
结构安全的试块、试件及有关材料现场取样
3
收料单、入库单、出库单、领料单
分管领导、材料员、供货单位负责人、领料人等共同签字；小票、单据内容与主合同一致并完整保存。
4
特种的租赁设备的生产许可证、产品合格证；出租单位对特种设备安全性能检测合格证明
如是复印件，核对无异议后，由检验人标注“与原件核对无异，核对人xxx,x年x月x日”字样留存
5
安保防护用品发放记录
由发放人和使用人签字
七、专业技术人员的执业资格证和上岗证
1
相关人员执业资格证书或者操作资格证书
1.包括分包工程项目经理、施工员、预算员、安全员、质检员、机电管理员、垂直运输机械作业人员、安装拆卸工、爆破作业人员、起重信号工、登高架设作业人员等特种作业人员和大型机械设备操作人员等；
2.分包工程相关人员资格证和操作证必须验证证件原件，复印件核对无异议后，由检验人标注“与原件核对无异，核对人xxx,x年x月x”字样留存。
八、其他
1
收发函登记管理
1.统一编号、统一收发文格式，在收发文记录中准确记载收文或发文标题，在“收文或发文单位”栏中写全称；
2.业主方、监理方、分包/分供商等收发文人员应为合同、函件或会议纪要中明确的收发文授权人员；
3.对我方发出的文件，要求收文单位在我方发文本上签字（必要时要求收文人员在文件的复印件上签字），并注明收文时间；对收到的文件建立反签字制度，即要求外单位发文人员在我项目的收文本上签名，并注明发文时间。
2
各类台账

3
会议纪要
与会人员签字（必要时加盖单位公章）

备注：本表所列项目各类法律文书，除注明为复印件外，一般均要求为原件，相关管理部门及岗位人员应做好原件的收集保管工作。

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