ERP系统实施专项方案.doc

第三部分 ERP系统实施方案

一、目标及效益估计

XXX集团实施计算机管理是引进优异管理思想和管理模式，掌握科学管理手段，从而提升企业整体管理水平，使企业高层能更有效地决议及利用更有效地手段确保决议地实施和制订，最终目标是提升企业竞争能力，使企业快速发展壮大起来。实施计算机系统后，可在下列多个方面产生显著效益：

1、业务技术
·优异管理结构
·高效业务步骤：提供供给链式管理审核
·全方面物流管理和高效决议步骤

2. 市场竞争
·合理周转库存，加速资金
·经过有效成本控制管理来提升市场份额

3. 人员
·经过软件技能培训，满足XXX企业人员长久发展计划，提升企业整体素质
·资源优化利用

4. 经济效益提升，高投资回报率

二、 成功关键

企业购置天心企业ERP系统后，并不能说明该企业已经成为一家ERP企业。因为天心ERP系统不仅仅是一个软件系统，更关键是它蕴含了现代化管理思想。而实施天心ERP系统过程正是将这套思想在企业推行、发展过程。天心ERP系统实施方法是天心企业经过实施中国多个企业后总结积累出来，经过实践，它被用户证实是一个能使用户在短时间内快速和成功实施天心ERP系统有效方法。它简单，易行，用户只要根据实施步骤进行每一步操作，就会将确保项目在本企业实施成功。要使系统真正在企业运行起来，除了领导支持、全体人员全力合作、严格地按项目标实施方法实施外，还应注意以下4个步骤：
人—— 因为天心ERP系统系统包含企业产、供、销、人、财、物等多个部门，系统最终用户也是个个部门，所以企业‘一把手’重视和企业人员培训和组织是一个很关键方面，经过中国外大量企业实践证实，ERP系统能否应用成功，其关键在于
“人原因”。
数据——数据整理和录入是天心ERP系统在企业实施过程中一大障碍，数据立即性、正确性和完整性是天心ERP系统系统基础要求。立即性是指数据必需在要求时间进行和完成数据采集；正确性是指数据必需去伪存真，符合实际；完整性是指数据须符合软件对数据项要求。只有进入计算机系统数据含有上述特征，方可确保实施成功。
管理——组织关键是指人员组织、教育及培训。在实施项目标过程中建立起一套完善组织机构来领导和实施管理信息系统，是十分关键。
处理规程——天心ERP系统是一个很规范化和条理化管理方法，企业任何使用计算机系统人员全部必需遵照一个统一标准和规范，决不许可各行其事。所以必需在模拟运行基础上，结合本企业具体情况，制订出一套行之有效管理制度，关键有：电脑管理制度、技术档案管理制度、数据录入和维护管理制度、操作员考评和职责、各管理部门处理规程。真正实施好一个项目，必需充足重视上述4个步骤。下面将具体介绍实施天心ERP系统具体步骤。

三、实施步骤

1、项目管理阶段

时间：在系统正式实施之前应先期成立
在一个企业内建立项目管理是实施成功所不可缺乏阶段，项目管理阶段关键是成立项目管理小组，它包含领导小组、实施小组和职能小组三个层次。现介绍以下：

1）‘一把手’作为项目管理小组领导关键
项目管理小组由企业‘一把手’主持，它由和系统相关总经理或副总经理、财务总监、企管部责任人、计划部责任人、项目实施小组组长组成。她关键职责是：

(1) 提出企业计算机系统所要达成目标，项目设计范围及评价考评标准。
(2) 组织调整不合理，和计算机系统不相适应管理机构、体制、和制度。
(3) 协调各业务部门之间关系，处理天心ERP系统和现有管剪发生冲突问题。提出处理方案。
(4) 调动及组织相关管理部门和项目实施小组，按计划逐步实施管理信息系统，并同意进行新老系统切换。
(5) 决定项目实施小组人选
(6) 研究企业工作步骤调整及机构重组。
(7) 审批新系统工作步骤及工作规程，确保项目高质量地进行。
(8) 监控项目标进度。

领导小组最少每七天举行一次例会，领导小组组长需要常常关心、参与和指导实施工作，立即处理多种问题，关键在以下几方面：
(1)抓培训效果及企业人员素质提升
(2)定时检验工作，制订严格奖惩制度。
(3)转变企业职员管理观念，推进企业管理深化改革。
项目管理小组机构图以下：

总经理
（或副总）

项目领导

实施组长

实施小组

职能组
职能组
职能组
职能组

业务人员
业务人员
业务人员
业务人员

2）成立项目实施小组

时间：在系统正式实施之前应先期成立
（1）项目实施小组关键进行实施ERP系统日常工作。项目组长（或经理）是一个很关键岗位，人选是否适宜关系到项目标成败，企业对项目组长（或经理）要求是：
· 必需十分熟悉企业管理情况，含有部分关键基层部门管理经验。
· 有改革创新精神，熟悉ERP/ERP基础理论。
· 有较强组织能力，能和人合作，在企业中有一定威望。

（2）项目实施小组组织机构
项目实施组长（经理）：制订出本部门各岗位工作职责，协调各部门工作，立即将问题反应给领导小组。提交各阶段汇报。
系统硬件 ：（1人）负责硬件维修，网络维护，及日常备份操作。
应用软件维护：（3人—4人）提议负责仓库1人、采购1人，销售1人；她们是天心企业和最终应用部门之间桥梁。最好是既懂计算机操作，以后有维护系统软件能力，又有一定企业业务知识人员。由项目经理考评决定其项目组组员，天心企业帮助对对应人员进行教导，经过在数据准备及实施过程中，训练出一支即有管理经验又有应用软件维护能力队伍。
文档管理员 ：（1人）管理软件介质和文档

（3）项目实施小组职责
·配合天心企业，确保实施计划实现。
·指导、组织和推进职能组工作。
·负责数据采集组织，负责编码标准制订，确保数据录入正确、立即、完整。
·负责组织模拟运行，对管理改革问题提出处理方案和提议。
·组织和开展企业内部培训，担负起教员工作。
·制订工作准则和工作规程。
·提交各阶段工作结果汇报。

3）项目实施职能组
项目实施职能组是指各个具体实施部门，职能组是在项目实施小组领导下，研究本部门实施ERP系统方法和步骤，掌握和本部门业务相关软件功效，并准备录入数据，学会应用多种报表提供信息，培训本部门使用人员，参与制订工作准则和工作规程，做好新旧系统切换，运行新系统。它是企业具体使用ERP部门。

2、项目活动

我们提议将实施过程分为不一样阶段，每阶段设定对应目标并在阶段结束之前进行检验，确定目标是否实现，利用这种方法关键目标是确保项目正确有效实现并最终满足企业需要实施方法。项目活动包含：

项目开始阶段活动
·项目组织 ：召开项目开启会，介绍项目管理小组组员，确定项目标准备及目标。
·实施计划 ：天心企业和XXX企业亲密合作开发一个描述实施活动内容项目计划，该计划将为XXX企业项目管理小组提供一个全方面项目跟踪工具。
·设置环境 ：建立计算机网络环境。
·软件安装 ：安装天心ERP系统软件。
·培训 ：使用户立即了解天心ERP系统软件功效。
·数据准备动员 ：讲解软件数据采集，部署数据采集工作。
·系统试运行 ：将数据输入软件由用户进行软件操作及数据测试。
·系统正式运行 ：用户进行试运行后，由项目实施小组进行验收，验收合格后，项目实施小组将进行数据移植及系统交接工作。

项目跟踪/控制阶段活动
·实施小组检验：项目实施小组每个月进行一次，并汇报结果，总结成绩，找出问题并给予处理，同时对未来可能出现问题采取预防方法，向项目领导小组提交汇报摘要。
·管理考察会议 ：每个月召开会议向项目领导小组汇报最新项目进行情况，对新出现问题加以处理。业务管理中出现改变及工作中出现问题也将依据需要在会上给予讨论。
·质量确保视察 ：天心企业将对项目进行考察以确保项目实施质量。

四、实施计划
《XXXERP系统实施计划》是整个项目标实施标准。根据项目总体计划，项目实施工作计划在1个月时间内完成XXX企业ERP系统。提议项目实施和培训计划以下：

1．数据准备
ERP系统运行依靠于数据正确、立即和完备。企业原有多种管理信息，通常需要经过搜集、整理、转换才能符合ERP系统运行要求。所以ERP系统实施过程需要一个数据准备阶段。
数据准备是在充足了解了ERP系统原理、使用方法和软件应用培训基础上进行。只有经过培训，了解了ERP系统，才能正确地了解各项数据定义、概念、作用和要求，降低因为了解错误造成返工。

有些数据能够在实施前期就着手准备；有些数据则要依据ERP系统具体要求来确定；还有部分数据需要在系统运行以后补充完善。
数据准备工作要动用各部门自己力量，并使她们认识到这是她们自己事，同时还需要各个部门紧密配合，对一些关键问题，需要反复磋商研究。

l 对企业全部物料进行编码，整理物料清单（包含商品物料表），确保物料清单正确性。------由物料部门或计划部门负责
l 对全部用户/厂商进行编码，整理出用户/厂商清单。
------由销售部负责用户清单，采购部负责厂商清单
l 对仓库进行编码
------由仓管部负责
l 整理职员资料、部门资料
------由行政部门负责

2． 实施准备阶段
时间：1周
1） 数据采集动员
由天心企业实施人员进行阶段性数据采集指导工作。
（1） 向直接用户介绍天心ERP系统对应系统业务步骤，让直接用户对ERP系统有一定了解。
（2） 解释每一个数据采集表，数据采集项涵义，和数据采集时注意事项。需要给用户强调是，有时一条完整数据采集需要跨越好多个部门，所以需要各个部门配合。

2） 数据采集
数据采集是软件使用前所需进行一项关键工作，只有在充足了解ERP软件原理、步骤并经过数据准备动员培训后，才能开始数据采集工作，这么能避免或降低因为了解错误造成返工。采集上来数据由搜集人直接填写在数据搜集表中。数据搜集表由项目实施小组分发到对应业务部门。

3） 数据编码
在企业内由企业自行制订，天心企业进行指导。
采集上来数据必需经过数据编码后，方可进入计算机系统。数据编码工作量很大，假如企业原来没有物品编码，则在编码前，还需制订多种代码编码标准（关键是物品代码）。假如原来已经有物品代码，那么也须重新进行整理，使之愈加规范化，符合《天心/ERP》软件要求。数据编码工作应在天心企业指导下进行。
4) 数据录入
经过整理基础数据由各部门在天心企业指导下输入软件系统。

3． 正式实施
我们将项目实施分为两个阶段。
1） 系统实施
（1） 实施软件
包含库存管理、采购管理、销售管理、应收应付帐款管理。
库存管理

销售管理 采购管理

应收帐款 应付帐款

一期系统连接试运行
（库存和采购销售连接、应收应付和采购销售连接）
（2） 时间
实施一期软件时间在10天之内。
实施时间分配：
库存管理： 3天
采购管理： 2 天
销售管理： 2 天
收付款系统： 3天
（3）用户问题点发觉及处理方案制订
时间：1-2天（天心企业实施人员）
部分软件和企业业务步骤有差异地方到真正使用计算机处理日常业务时才会发觉提出，天心企业立即依据软件功效现实状况，在修改最小前提下，确定用户化方案
（4）用户化方案确定
时间：1天
和用户进行用户化方案确实定
（5）用户化方案实施
时间：视用户化工作量大小而定
（6）试运行
时间：1个月
在进行用户化方案修改后，要求企业投入实际应用。试运行时，除项目实施小组组员参与外，还需要有职能组参与。只有最终用户了解、接收并愿意去应用ERP系统，才能取得预期效果。
（7） 制订系统利用工作准则和工作规程
时间：系统实施过程中
天心ERP系统是一个规范化和条理化管理信息系统，任何岗位上任何人在任何时候全部必需遵照统一工作准则和工作规程。所以在试运行基础上，应结合企业实际情况，制订一套实施ERP系统工作准则和工作规程。
“准则”是指处理多种事务或问题或例外情况处理标准。“规程”是指在业务步骤基础上制订事务处理步骤。
工作准则和工作规程由项目实施小组会同各职能科室共同制订，结合模拟运行进行验证，经领导小组同意，形成企业正式文件。

2）系统完善及全方面推广

项目实施最终目标是在企业内部全方面采取ERP模式管理。从分散管理向ERP一体化系统过渡是管理上一次质飞跃。最终成败取决于前序各项实施工作质量。
转入实际应用时间，企业可依据其产品及生产组织特点，原有基础自行确定。应该说明是，手工管理若和ERP系统并行，只会增加管理复杂性，增加直接用户劳动强度，甚至有可能倒退到传统老措施，有功亏一篑危险。所以提议用户要重视过渡工作，把握实际，立即切换。尽可能缩短切换时间。时间为1周。

4、全方面验收及评定

评价ERP系统目标是经过考评，检验实施ERP系统成效以改善工作。没有评价就没有进步。所以在整个系统正式运行一段时间后，能够进行系统验收及评审工作。时间为1周。

五、培训计划

阶 段
培训内容
时 间
培训对象
概念培训
ERP基础概念
60分钟
项目领导小组
项目实施小组
数据采集培训
1、 软件总体步骤讲解

2、 数据采集说明

3、数据录入培训
60分钟

120分钟

40分钟
项目领导小组
项目实施小组

项目实施小组
项目职能小组

项目实施小组
项目职能小组

系统维护培训
1、 软件安装

2、 操作界面设置

3、 权限设置

4、 数据备份及恢复
20分钟

30分钟

30分钟

20分钟
系统软硬件维护员
实施小组经理
同上
一期系统实施培训
1、 进销存步骤培训

2、 进销存单据操作培训
3、 报表使用培训

4、 应收应付培训

5、打印套版培训
120分钟

90分钟

40分钟

30分钟

40分钟
项目实施经理、销售、供给、仓库实施小组组员

同上

同上

同上

项目实施小组职能组全体组员

注：各培训课程具体上课日期由天心企业和XXX企业依据实施进度约定。

另附XXX企业需准备资料：
1． XXX企业整体组织架构图及说明
2． XXX企业各部门人员组织架构图及岗位描述
3． XXX企业各部门业务步骤图，及整体业务步骤图及说明
4． 各部门所需单据和报表格式及样张（结合业务步骤图）
5． 基础资料整理和搜集