公司费用管理核心制度.doc

企业费用管理制度第一条 目标为了强化和规范企业费用管理，特制订本措施。第二条 费用管理标准1、 预算控制，目标管理。企业费用实施预算管理，各项费用均要编制和实施费用预算；各部门以费用预算为依据，自主管理本部门费用。2、 节省开支，增加收益。费用管理既要注意节省开支，杜绝无效费用；又要着眼于促进发展，增加长远利益，充足保障有效支出。3、 实事求是，老实信用。编制、审批、调整费用预算，办理借款和报销费用，汇报、分析、控制费用，必需实事求是，奉行老实信用，不得弄虚作假，歪曲、隐瞒真实情况，谎报、虚报信息。第三条 费用预算管理1、费用预算按常常性费用和专题费用分别编制。常常性费用是指和日常工作相关、常常发生并含有一定规律性和可预见性费用；专题费用是指和特定项目相关费用，费用发生时间、次数、规模含有一定不确定性。 常常性费用按时间控制；专题费用按项目控制。2、每十二个月由各个部门编制多种费用预算，然后由财务部负责汇总企业总体费用预算报企业总办会审批。企业总体费用预算经企业总办会审批后实施。3、业务部门年度费用预算总额和业务部门预算业绩相挂钩（存在一定百分比关系）。财务部在报销业务部门费用时，既要控制各业务人员个人报销标准，也要控制业务部门费用总额。业务部门费用总额依据业务部门实际业绩完成情况和预算时百分比关系确定。4、费用预算一经确定，标准上在年度内不做调整。如需调整预算，由各部门向企业总办会提出申请，并具体说明原因和调整数额。经企业总办会审批后方可调整预算。5、各部门在费用预算实施中推行职责：5.1严格遵守费用预算，杜绝发生预算外费用。如遇特殊情况须调整预算，应该按要求报批后提交财务部立案。5.2落实工作计划，提升办事效率，努力做到少花钱多办事。5.3认真填写和审核本部门借款申请和费用报销申请，确保借款申请、费用报销申请所载事项完整、真实、合理。6、财务部在实施费用预算中推行职责：6.1统计实际发生费用，定时向企业总办会和各部门责任人报送部门费用预算实施情况汇报，并随时提供相关费用情况查询服务。6.2审核借款申请和费用报销申请，确保所载事项符合会计制度规范及报销要求标准。6.3根据费用预算监督控制费用支付情况，确保费用预算得到有效实施。第四条 借款及费用报销步骤及要求1、本制度所称借款指因公现金借款。借款按用途可分为采购借款、差旅费借款、业务招待费借款、常见备用金借款及其它借款。2、日常业务活动中，应该尽可能降低现金使用，降低结算步骤，进而降低借款量。能采取支票、汇票等结算方法直接向对方付款，不得使用借出现金后向对方付款方法。3、职员借款应该使用财务部统一购制借款单，根据要求借款审批步骤办理。4、借款及费用报销步骤经办人填写借款单/费用报销单部门责任人审批会计审核财务部经理审核企业总经理审批出纳付款或报销。5、差旅费借款、业务招待费借款、常见备用金借款可随时办理，但一次性支取金额在5000元（含）以上须提前一天通知出纳人员。借款人借款后，借款用于事项因故不再发生，应立即归还借款。6、当月费用标准上应在事项结束当月报销，最迟应在事项结束后30天内办理报销手续。借款人无故不按期报销或归还借款，不得再次向财务部申请借款。超出要求时间未还款清账，财务部应从其工资中逐月扣回借款；直至扣完为止。7、借款日常管理和控制7.1财务部负责借款日常管理和控制。财务部对借款情况进行动态管理，随时掌握借款情况，督促借款人立即还款。7.2财务部应该于每个月初和每位借款人查对借款情况，确保帐实相符。7.3财务部每个月向企业总经理上报借款情况表，向各部门责任人以表格形式通报其部门职员借款情况。7.4借款人因故调离企业，在办理离职手续前应全额归还借款。因为财务人员把关不严给企业造成损失，相关财务人员应作出对应赔偿。第五条 差旅费报销标准1、出差目标地划分1.1出差城市划分为三级：第一级：北京、上海、广州、深圳；第二级：南京、杭州、福州、大连、青岛、厦门、苏州；第三级：其它中国城市。1.2企业高管以下人员因公出差前需填写出差申请单 (一式两联，第一联会计核实联，费用报销时会计人员作为凭证附件使用；第二联备查联，行政人事部负责订票人员据此联办理订票业务后留存，结算票款时会计人员对订票业务进行查对后在此联次上加盖注销章。单据样式见企业考勤管理制度附件二) 办理出差审批手续。具体出差审批步骤见企业考勤管理制度。1.3办理差旅费借款时，经办人员持经同意后出差审批单和借款单到财务部办理借款手续，手续不全者财务部不予办理借款。1.4行政人事部负责订票人员必需见到审批后出差审批单方予办理订票业务。2、出差交通工具标准企业总办会组员出差可选择交通工具，如乘坐飞机只能乘坐经济舱。其它人员交通工具选择标准按以下要求实施：2.1出差地点乘坐直达、特快火车在12小时内（含12小时）能够抵达，只可乘坐硬座/硬卧火车。部门责任人依据工作需要，本着节省费用标准审核选定出差职员乘坐火车等级。2.2出差地点乘坐直达、特快火车在12小时以上、20小时以内（含20小时）能够抵达，可单程乘坐飞机经济舱。2.3出差地点乘坐直达、特快火车在20小时以上抵达，可乘坐飞机经济舱。2.4出差地点乘坐直达、特快火车在12小时内（含12小时）能够抵达，特殊情况需乘坐飞机；或出差地点乘坐直达、特快火车在12小时以上、20小时以内（含20小时）能够抵达，特殊情况需双程乘坐飞机，须事前提出申请并经企业总经理同意，未经同意私自超标准乘坐飞机，机票费用按火车硬卧标准报销，差额自理（特价机票未超出特快硬卧票价，不属超标）。2.5低职级人员随同高职级人员出差时，视实际情形可根据同行高职级人员车级搭乘。2.6搭乘企业交通工具出差，不予报销交通费用。3、住宿费标准3.1企业总办会组员：据实报销。3.2部门责任人：第一级城市不超出400元，第二级城市不超出300元，第三级城市不超出250元。3.3其它职员：第一级城市不超出250元，第二级城市不超出200元，第三级城市不超出150元。3.4住宿天数根据“离开出差地日期 返回出差地日期”计算，即在出差地天数算头不算尾。如：某职员乘11月1日晚间火车于11月2日早晨抵达某地，11月6日晚乘19点前火车离开该地次日抵达，则住宿天数为4天（6日-2日）。住宿费报销时，须同时提供酒店住宿费用清单。3.5部门责任人以下级她人员同性、偶数、同时、同地出差，标准上应入住同一房间，双人累计住宿费用根据单人住宿费用标准上浮不超出50。4、伙食补助标准4.1企业总办会组员：据实报销。4.2部门责任人：给第一级城市60元/人/天，其它城市50元/人/天出差伙食补助。4.3其它职员：给第一级城市50元/人/天，其它城市40元/人/天出差伙食补助。4.4伙食补助根据出差自然天数计算，出发日12时前离开出发地，伙食补助按全天计算，12时后离开出发地，伙食补助按半天计算；返回日12时前抵达出发地，伙食补助按半天计算，12时后抵达出发地，伙食补助按全天计算。如上例：某职员11月1日15时离开出发地，11月6日15时返回出发地，则补助天数为5.5天。4.5出差期间因业务需要发生招待费，报销时扣减当日伙食补助。4.6因公参与学习、会议、培训等，会议期间伙食由组织者统一安排并负担，不再享受伙食费补助。5、出差市内交通费标准出差市内交通费标准，指在出差城市内因工作需要所发生交通费用标准，包含往返机场（或火车站、码头）交通费用。5.1企业总办会组员：据实报销。5.2部门责任人：第一级城市平均天天不超出60元，其它城市平均天天不超出50元。5.3其它职员：第一级城市平均天天不超出50元，其它城市平均天天不超出40元。5.4出差市内交通费计算天数同伙食补助计算天数。5.5职员出差标准上乘坐公交车（包含机场专线）、地铁，实施限额内凭有效单据实报实销。特殊情况需乘坐出租车，须事前提出申请并经部门责任人同意，未经同意私自乘坐出租车，交通费自理。第六条 移动通讯费报销标准1、移动通讯费指使用手机而发生费用，仅报销月租费、占频费、多种通话费、IP长途费、短消息等基础通讯费用，违约金、移动梦网等特殊费用不予报销。2、移动通讯费用报销实施限额内凭有效单据实报实销。如遇出差或特殊情况造成通讯费用超标，使用者应提供通讯明细账单，并书面说明情况后，经部门责任人审核、企业总经理领导审批后，据实报销。3、凡给报销移动通讯费用职员，手机必需二十四小时开机，特殊情况无法开机，须事前说明，30天内连续三次呼叫不应，当月移动通讯费不予报销。4、移动通讯费报销有效单据不能是定额发票单、预存话费单，只能是实际话费单。5、移动通讯费报销标准职位/等级月度报销标准限额内实报实销能管理人 超额报销百分比（%）备 注企业总办会组员70080%业务部门责任人50060%业务主管50050%高级员工40040%中级员工30030%初级员工1500%职能部门责任人35060%专员1000%助理500%第七条 市内交通费报销1、职员工作时间内外出办理公务时，标准上乘坐公交车、地铁，实施限额内凭有效单据实报实销。特殊情况需乘坐出租车，须事前提出申请并经部门责任人同意，未经同意私自乘坐出租车，交通费自理。2、工作日因工作原因晚于21:00离开企业，可报销自企业返回住所出租车费。周六、周日需到企业工作可报销往返车费。延长工作时间须经部门责任人确定。对于延长工作时间人员，按10元/餐标准给餐费补助。3、市内交通费报销时凭出租车票，填写市内交通费发票清单，经部门责任人确定后办理报销手续。第八条 业务招待费报销1、各部门因业务需要发生业务招待费用，由企业总办会每十二个月给予核定，并以部门费用预算形式下达，在核定限额内使用。2、业务招待费用包含业务招待餐费及开展业务礼品费用等。业务招待费用为拓展业务而发生费用，各使用者、核定人员须严格把关控制，严禁公费私用、越职、越限、越额度使用费用，不然一经查实，各会签人员将连带处罚。3、财务部会计人员应于每三个月初公布上季度各部门（人）招待费用使用情况，并在各部门（人）当年预算限额达80%时进行预警，严禁发生超预算业务招待费用。第九条 费用报销原始票据取得、报销及审核要求1、除支付工资和劳务费外，费用报销票据必需是符合税法及会计法要求法定有效票据。税法要求发票基础内容包含：发票名称、全国统一发票监制章、字轨号码、联次及用途，用户名称，开户银行及账号，商品名称或经营项目，计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。不符合要求发票是指开具或取得发票是应经而未经税务机关监制，或填写项目不齐全、内容不真实、字迹不清楚，全部联次未一次复写、没有加盖财务印章或发票专用章、伪造、作废和其它非税务机关监制票据。2、费用报销票据必需按要求取得。下列行为属于未按要求取得发票行为：2.1应取得而未取得发票；2.2取得作废发票或取得不符合要求发票；2.3取得发票时，要求开票方或自行变更品名、金额或增值税税额；2.4自行填开发票报销；2.5单联填开或上下联金额、增值税销项税额等内容不一致；2.6填写项目不齐全；2.7涂改发票；2.8虚构经营业务活动，虚开发票；2.9取得票物不符发票；2.10取得或购置假发票；2.11以其它单据或白条替换发票；2.12其它未按要求取得发票行为。3、财务部会计人员必需按要求对原始票据进行审核，对记载不正确、不完整原始票据有权不予接收，并有权要求提供票据责任人进行更正、补充。4、财务部会计人员应该对发票正当性、真实性和有效性进行全方面审核，对不真实、不正当原始凭证及不符合要求发票、假发票，不得作为财务报销凭证。报销人对其报销使用票据负责，使用虚假发票除退回虚假发票金额外，还须负担对应产生税款及税务处罚损失。5、费用发票必需妥善保管。因个人原因丢失、损毁发票，视为保管不妥、无法定有效凭证而不能给予报销；因被偷窃等原因造成，必需出具失窃地公安机关签发相关证实，方可报销。6、每十二个月 4 月 1 以后，标准上不能再以上年度发票作为报销凭据。第十条 附则1、本制度自下发之日起实施。2、本制度由企业财务部制订并负责解释。