日常费用管理核心制度.docx

版本号：V1.0
附件数：0
密级： 机密
撰写人：梁秀玲
审核人：
审批人：
日常费用报销要求
总则
为了加强企业内部管理，规范企业财务报销行为,提倡一切以业务为重指导思想，合理控制费用支出，特制订本制度。 本制度依据相关财经制度及企业实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、项目活动相关支出及专题支出等,以下分别说明报销相关借款步骤及各项支出具体财务报销制度和报销步骤。 本制度适用企业全体职员。 
第一条 借款管理要求
一、借支管理要求及借支步骤 
  (一)、出差借款：出差人员凭审批后《出差申请表》按同意额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
  (二)、其它临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应立即报帐，除周转金外其它借款标准上不许可跨月借支。
  (三)、项借款金额超出5000元应提前一天通知财务部备款。
  (四)、借款销账要求：
借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用，须经主管领导同意，不然财务人员有权拒绝销帐；借领支票者标准上应在5个工作日内办理销帐手续。
  (五)、借款未还者标准上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
二、借款步骤
(一)、借款人按要求填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
  (二)、审批：经办人审核签字→财务复核→总经理审批。
  (三)、财务付款：借款凭审批后借款单到财务部出纳里办理领款手续。  
第二条 日常费用报销制度及步骤
一、日常费用关键包含差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、活动费、资料费和印刷费等。在一个预算期间内，各项费用累计支出标准上不得超出预算。
  二、费用报销通常要求
  (一)、报销人必需取得对应正当票据(相关要求见发票管理制度),且发票后面有经办人署名。
  (二)、填写报销单应注意:依据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
  (三)、按要求审批程序报批。
  (四)、报销5000元以上需提前一天通知财务部方便备款。
  三、费用报销通常步骤
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
第三条 差旅费
一、费用标准  
参看《差旅费用管理措施》
二、 费用标准补充说明：
（一）、住宿费报销时必需提供住宿发票，实际发生额未达成住宿标准金额，不予赔偿；超出住宿标准部分由职员自行负担。
 （二）、实际出差天数计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发（或12：00以前抵达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后抵达）以一天计。
 （三）、宴请用户需由总经理同意后方可报销招待费。
 （四）、出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
三、报销步骤
 (一)、出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，具体注明出差地点、目标、行程安排、交通工具及估计差旅费用项目等，出差申请单由总经理同意。     
（二）、借支差旅费：出差人员将审批过《出差申请表》交财务部,按借款管理要求办理借款手续，出纳按要求支付所借款项。
（三）、购票: 出差人员持审批过出差申请复印件，到行政部订票（标准上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务立案）。
（四）、返回报销：出差人员应在回企业后五个工作日内办理报销事宜，依据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；标准上前款未清者不予办理新借支。
第四条 电话费报销制度及步骤 
 一、费用标准
 （一）、移动通讯费：为了兼顾效率和公平标准，职员手机费用报销采取和岗位相关制，即依据不一样岗位，依据职员工作性质和职位不一样设定不一样报销标准，具体标准见行政部相关管理制度要求。
 (二)、固定电话费：企业为职员提供工作必需固定电话，并由企业统一支付话费。
二、报销步骤 
（一）、企业人力资源部每个月初（10日前）将本月职员手机费实施标准（含特批实施标准）交财务部。 
（二）、财务部通知职员于每个月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。 
（三）、财务部指定专员按日常费用审批程序集中办理职员手机费报批手续。
（四）、职员到财务部出纳处签字领款（每个月25日前）。
（五）、固定电话费由行政部指定专员按日常费用审批程序及报销步骤办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理指示处理措施。 
第五条 交通费报销制度及步骤
一、费用标准：
（一）、职员因公需要用车可依据企业相关要求申请企业派车，在没有车情况下经行政部车辆管理人员同意后能够乘坐出租车;
(二)、市内因公公交车费应保留对应车票报销。 
二、报销步骤
(一)、职员整理交通车票（含因公公交车票），在车票后面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确定，按要求填好《交通费报销单》；每七天六是交通费用报销时间。（节假日或特殊情况下顺延下周六） 。
(二)、审批:按日常费用审批程序审批。
(三)、职员持审批后报销单到财务处办理报销手续。
第六条 办公费、低值易耗品等报销制度及步骤
一、管理要求
为了合理控制费用支出,这类费用由企业行政部统一管理, 集中购置,并指定专员负责。  
二、报销步骤
(一)、购置申请: 企业行政部每个月末依据各部门需求及库存情况按预算管理措施编制每个部门购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理措施要求报批。
(二)、报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后报销单及原始单据（包含结账小票）交财务部，按日常费用报销步骤付款或冲抵借支。 
(三)、费用归集：财务部按月依据行政部提供各部门领用金额统计表，归集核实各部门相关费用。库存用具作为公共费用，待实际领用时分摊。  
第七条  招待费、培训费、资料费及其它报销制度及步骤 
 一、费用标准 
  (一)、 招待费：为了规范招待费支出，大额招待费应事前取得总经理同意。   
(二)、 培训费:为了便于企业依据需要统筹安排，此费用由企业人力资源部门统一管理，各部门培训需求应立即报送人力资源。人力资源依据实际需要编制培训计划报总经理审批。
(三)、资料费：在确保满足需要前提下，尽可能节省成本，注意资源共享。各部门在购置资料前必需先填写《资料申请表》，在报销前必需到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票后面签字)。
(四)、其它费用：依据实际需要据实支付。
二、报销步骤：
(一)、招待费由经办人按日常费用报销通常要求及通常步骤办理报销手续。 
(二)、培训费由人力资源部人员依据审批程序及报销程序办理报销手续。
(三)、资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后报销单及申请表到财务处办理报销手续。
(四)、其它费用报销参考日常费用报销制度及步骤办理。
第八条 工薪福利及相关费用支出制度及步骤 
工薪福利等支出包含工资、临时工资、社会保险及各项福利等，这类费用根据资金支出制度相关要求实施。 
一、工资支付步骤：
  (一)、每个月10日由人力资源部将本月经企业总经理审批后工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；
  (二)、总经理提供职员月度奖金分配表；
  (三)、财务部依据奖金表及支付标准编制标准格式工资表；
  (四)、按工薪审批程序审批；
  (五)、每个月15日由财务部经过银行代发形式支付工资；每个月末之前职员到财务部领工资条并和工资卡内资金进行核实。
二、社会保险及住房公积金支付步骤：
 (一)、由人力资源部将由企业总经理审批后支付标准交财务部进行相关财务处理；
 (二)、住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部帮助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专员签字确定，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。  
（三）、其它福利费支出由企业人力资源部按审批后支付标准填写报销单→经部门经理签字确定→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 
第九条 项目活动支出财务报销制度及步骤
  项目活动支出关键包含软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其它活动费用等。 
一、软件及固定资产购置报销财务制度及步骤。
  (一)、填写购置申请：按企业《资产管理制度》相关要求填写《资产购置申请单》并报批。
  (二)、报销标准：相关协议协议及同意生效购置申请。
  (三)、结账报销：
（1）、资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按要求填写报销单（经办人在发票后面签字并附出入库单（2）、按资金支出要求审批程序审批；
（3）、财务部依据审批后报销单以支票形式付款；
（4）、若需提前借款，应按借款要求办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
第十条 其它专题支出报销制度及步骤
一 、费用范围：其它专题支出包含其它全部专门立项费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、企业职员活动费用、办公室装修及其它专题费用）支出。   
二、费用标准：这类费用通常金额较大，由主管部门经理依据实际需要向总经理提交请示汇报（含项目可行性分析、费用预算及相关收益估计表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。 
三、财务报销步骤
(一)、审批后汇报文件到财务部立案，方便财务备款。 
(二)、签署协议：由直接负责部门和合作方签署正式合作协议，（协议签署前由企业法律顾问审核，协议应注明付款方法等）。 
(三)、付款步骤：
（1）、由经办人整剪发票等资料并填写费用报销单（填写规范参考日常费用报销通常要求）；
（2）、按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；
（3）、财务部依据审批后报销单金额付款；
（4）、若需提前借款，应按借款要求办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。   
第十一条 报销时间具体要求
为了协调企业对内、对外业务工作安排，方便职员费用报销，财务部将报销时间具体安排以下： 
一、财务报销：企业财务部每七天四为财务报销日。若当月最终一个报销日在该月28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 
二、借支及其它业务不受以上时间限制，可随时办理。 
附则：
 本制度解释权归企业财务部；
本制度经总经理办公会议讨论经过并由总经理或其授权人签字后生效。