华为核心技术有限公司出差费用管理核心制度.doc

华为技术公 司 文 件华为司发【】229号签发人: 任正非出差费用管理制度目 录1目标22适用范围23相关定义24职员及主管责任35出差管理36差旅费47差旅补助68出差费用报销8附件：企业出差费用开支标准101 目标适应企业业务发展，加强企业出差费用规范化管理，指导职员报销真实、必需、合理出差费用。2 适用范围 本制度适适用于华为技术及所属各子企业全部职员。3 相关定义3.1 出差出差指职员离开常驻工作地外出公干。具体判定标准以下：l 出差以离开常驻工作地所在城市为准。l 预期派往同一地点连续公干三个月以上，视为常驻工作地发生改变，不作为出差对待。3.2 常驻工作地常驻工作地指职员相对稳定工作地点。具体判定标准以下：l 职员因任命、借调等原因被派到异地办公机构工作，自报到之日起即为常驻，以新工作地为常驻工作地。l 预期派往同一地点连续公干三个月以上，自抵达之日起即为常驻，以新工作地为常驻工作地。l 原为临时出差、预期不超出三个月而实际连续出差超出三个月（回企业开会、述职等不影响出差连续性），从第四个月起即为常驻，以新工作地为常驻工作地。l 职员在某一区域内长久流动工作，以相对稳定工作地为常驻工作地。l 中国办事处所辖各地域用户代表处常驻营销人员、技术支援人员、司机等，以地域用户代表处为常驻工作地。l 研发人员到异地研究机构（含驻外研究机构人员回到企业总部）从事异地开发工作，以开发地为常驻工作地。l 借调到企业以外其它单位工作人员，以借调工作地为常驻工作地。4 职员及主管责任4.1 职员应负担以下责任：l 合理制订出差计划，并提前填写出差申请，提交直接主管同意。l 在各项出差费用发生之前，应充足了解本制度对此要求，并对发生出差费用进行合理成本控制，最大程度地降低费用支出。l 确保费用真实性，如实申报本人所发生出差费用及相关补助，严禁私费公报。l 出差返回后，正确填写费用报销单据，立即报销费用。l 对于财务部门问询及问题反馈，立即给予回复和处理。4.2 主管应负担以下责任：l 立足企业利益，对部门出差需求进行合理有效控制，避免无须要出差。l 对每次出差人数、时间、关键费用支出项目等关键事项进行事前审批，严格控制出差成本。l 对职员所报销费用真实性、必需性、合理性进行全方面审核，确保所报销各项费用符合本制度要求。l 对职员提交费用报销单据立即进行审核。l 对部门职员常驻工作地信息合理性、真实性进行监督管理。l 对财务部门反馈职员报销问题给予重视。4.3 企业全部职员均应熟悉本制度，采取合适方法确保遵照本制度。5 出差管理5.1 出差申请5.1.1 各部门应建立并严格实施出差事前审批制度。总部人员出差、中国驻外机构常驻人员跨省出差、海外驻外机构常驻人员跨国出差须事先填写出差申请，并在报销时将出差申请附在费用报销单后。如因外部邀请等情况出差，须将邀请函等文档附在出差申请后。5.1.2 出差申请应完整、具体填写，包含出差目标、起程日期、估计外出公干时间、关键费用支出预算等。假如出差包含企业机密，可不具体描述出差目标。5.1.3 出差申请须得到直接主管同意，若出差受益部门和职员所在部门不一致，出差申请还须得到受益部门权签人审批同意。副总裁以上人员出差须得到主管领导同意。5.1.4 个人跨国出差，须经一级部门出国权签人同意；团组跨国出差还须经出访代表团责任人审批。5.2 出差延期出差延期指实际出差天数超出事前审批出差天数。全部出差延期，须事先取得直接主管同意，出差结束后须在报销单上注明原因或另附文字说明，并经直接主管同意，不然延期期间费用不予报销。5.3 出差行程出差应选择合理路线。中国出差应尽可能选择直线路线；国外出差购置机票、更改行程、增加停留点或绕道旅行须经所在部门指定权签人同意，并经过指定部门办理相关手续。5.4 团组出差团组出差应由组织部门主管指定专员负责出差期间费用报销事宜。出国团组标准上应选择企业认证旅行社安排旅宿等事宜。 6 差旅费差旅费是指职员外出公干期间为完成预定任务所发生必需、合理费用，具体包含：在途交通费、市内交通费、住宿费、其它公务杂费等。6.1 在途交通费 6.1.1 在途交通费关键包含往返飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票及附带机场建设费、人身意外保险等。在途交通费在企业开支标准内凭票据实报销。（标准见附件，下同）6.1.2 职员应从成本意识出发，合理估计出差时间，提前购置优惠折价机票。但对含有限制性条款折价机票可依据出差任务和时间要求合理选择。6.1.3 职员若因工作需要对预订国际机票取消行程、变更行程等，须立即填写退票申请，同时提供联次完整国际机票，立即办理退票手续。6.1.4 职员乘坐出租车跨城市出差，须事前经直接主管同意。6.1.5 因为特殊原因，职员出差期间需中途回家，须事前取得直接主管同意。其可报销往返在途费用不得超出正常出差往返在途费用总额，报销时须提供实际行程真实票据。职员往返家和工作地之间不视为出差。6.2 市内交通费6.2.1 职员外出公干能够使用出租车或其它公交车辆，并据实报销费用。6.2.2 在中国中国外出公干乘坐出租车超出100公里，在海外长途乘坐出租车或考虑节省成本转为包租车辆，事前须请示直接主管。6.2.3 包租车辆须遵照安全、经济标准，并签定租赁协议。因私用车费用应注明并在报销金额中给予扣除。6.3 住宿费 6.3.1 职员出差期间，应优先入住企业宿舍（含企业租赁宿舍和招待所）。驻外机构职员回深圳公干期间，标准上应统一入住企业百草园招待所。宿舍或招待所无法安排或陪同用户等特殊情况方可入住酒店。6.3.2 入住酒店应优先选择企业签约酒店，签约酒店无法安排等特殊情况方可入住非签约酒店。6.3.3 住宿费在企业开支标准内据实报销。若入住酒店标准超出企业住宿标准，事前须经二级部门权签人审批同意。 6.3.4 回企业待命、调回企业职员，可按中国住宿标准据实报销10天内住宿费。但标准上应首先入住企业百草园招待所，招待所无法安排时方可入住酒店。6.3.5 职员出差提倡合住，在报销住宿费时须注明费用分摊情况。6.3.6 住宿发票上应注明住宿起止日期、住宿单价、费用项目等信息，报销时标准上须提供具体费用清单。6.3.7 职员因私发生餐费、电话费、洗衣费等费用由个人负担。但出差期间合住，或在中国国外出差情况下，住宿清单上列示早餐费能够报销。6.4 公务杂费 6.4.1 职员外出公干发生公务杂费，包含邮电费、行李费、购票手续费、异地取款手续费、文件复印费、传真费等。6.4.2 报销因公话费时，职员须提交电话费用清单（话时统计，电话号码），出差期间因工作需要上网费用，据实报销。6.4.3 职员因公发生飞机票、火车票等退票手续费须注明退票原因，经直接主管审批后方可报销。6.4.4 职员因工作调动，行李托运到新工作地点时，应采取成本较低运输方法。若选择航空方法托运，除航空企业无偿承运部分外可报销80千克行李托运费；若采取火车、汽车、轮船等方法托运，托运费凭票据实报销。从中国中国外派到海外工作职员，行李托运可委托企业货运部门办理，费用归属委托部门。6.4.5 职员因公出国，无护照或护照、签证已过期，申请办理或续办护照、签证费用据实报销。职员因公出国需回户口所在地办理出国因私护照，外派到海外职员回国或到其它国家续办护照、签证，所发生往返交通费、住宿费许可报销，但不享受出差补助。6.4.6 职员个人出差期间发生小费由个人负担。企业大型会议、展览期间会务组统一发生因公小费，和陪同用户期间为用户代付小费，能够报销。6.4.7 职员出差期间标准上应采取刷卡方法消费，特殊情况确需支取现金，因公发生异地取款手续费给予报销，不过手续费和业务事项在时间、金额方面应合理匹配。6.5 展览差旅费 6.5.1 参展人员是指直接从事展览会务工作人员，实际名单应由展览部考勤确定，并经展团责任人签字确定。6.5.2 展览期间，参展人员餐费须经展团责任人背签后据实报销。6.5.3 海外展中，讲解人员、调机人员和第一次出国参展人员可安排展后2天海外休息时间，享受出差补助，住宿费由企业负担，其它全部展后个人活动费用自理。6.5.4 各部门观展人员标准上任务结束后应立即回国。若职员展前经部门主管同意同意展后休假，全部费用全部自理。7 差旅补助差旅补助包含出差补助、住宿补助和误餐补助，差旅补助应和出差费用一起申报。7.1 出差补助7.1.1 出差补助是对职员因工作需要离开常驻工作地外出公干补助，包含伙食、杂费、个人小费等。7.1.2 职员出差以离开常驻工作地所在城市为准，在常驻地期间不享受出差补助。7.1.3 职员按出差日历天数和要求标准享受出差补助，报销时实施职员申报、主管审批、会计核准措施。职员若未申报，视为放弃出差补助。7.1.4 当出差包含多个目标地，一天内跨越不一样城市时，可按标准高出差补助申报。7.1.5 海外当地化职员在本国或代表处（一个代表处含多个国家时适用）内出差补助标准，由各地域部依据该国家物价水平、艰苦程度等实际情况在要求额度内制订，并经财经管理部同意，报国际财务部立案。7.1.6 职员出差结束后遇节假日，能够选择返回或在出差地停留，但所以而延长在出差地停留全部费用由职员负担，延长时间不享受出差补助。一样，本应于节假以后出差，节假日提前抵达出差地情形比照该方法处理。7.1.7 职员出差遇出差当地法定长假，不享受出差补助；假如此段时间仍在出差地处理公务，职员在费用申报时说明，经直接主管同意，方可享受出差补助。7.1.8 职员参与内部会议、内部交流、接收培训、述职等，不享受出差补助（含在途）。 7.1.9 在深圳工作港籍职员回香港公干期间视同市内外出公干，不享受出差补助。7.1.10 无票据证实出差起止时间时，报销需提供标明有进出境时间护照复印件或其它证实材料，并据实申报出差补助。7.2 中国中国出差住宿补助7.2.1 技术支援、研发开局、维护、巡检人员，司机及驻厂检验人员，在中国县及县以下地方出差住宿，低于要求住宿费标按时，可享受出差住宿补助。7.2.2 企业不提倡职员出差期间享受供给商无偿提供住宿，职员若享受，不得再申报该期间住宿补助。7.3 误餐补助7.3.1 误餐补助是对职员市内外出公干时，因工作需要无法在正常就餐时间就餐一个补助。职员按误餐次数和要求标准享受误餐补助。 7.3.2 特殊情况，在晚上23：00凌晨6：00，职员因工作需要市内外出公干，可申报误餐补助一次。7.3.3 职员在享受出差补助期间，不得同时申报误餐补助。 8 出差费用报销8.1 费用归属出差费用遵照谁受益谁负担标准。各部门应经过严格实施出差事前审批制度，确定出差费用受益部门。若出差受益部门和职员所在部门不一致，出差申请经受益部门权签人审批同意，费用归属受益部门。8.2 票据要求全部住宿、交通或其它任何费用报销时须提供真实业务正当、合规原始票据。海外出差所发生无票据费用（只适适用于小额交通费、通讯费、传真费等），须填写境外无票据费用说明清单，并经直接主管审核。8.3 外币汇率职员跨国出差期间，应合理估计当地货币需要量，避免外币兑换损失。出差费用报销时，若发生境外币种兑换，须提供外币兑换单，对于无法提供外币兑换单情况，须注明原因及实际兑换汇率。8.4 费用报销期限8.4.1 全部费用须立即报销。出差时间不超出三个月，出差费用从出差返回之日起，下一个自然月内提交到财务部门报销；出差时间连续超出三个月，出差费用应每个月报销一次，于下一个自然月内提交到财务部门报销。8.4.2 超出上述时限提交又无正当理由，对超期费用根据50元/千元计算罚款金额（最低罚款50元），罚款直接在报销时扣减。8.4.3 对于超出要求报销期限3个月以上（含3个月）提交又无正当理由，企业不再给予报销。8.5 例外事项职员若发生任何和本制度不符费用，须事先取得其直接主管、财务权签人同意。报销时填写例外事项说明书，经直接主管、财务权签人和财经管理部相关领导审批经过后方可报销，未经过审批将按正常标准或范围报销，超出标准或范围部分由个人负担。8.6 费用报销监控财务部门将定时对职员出差费用报销真实性、必需性、合理性进行抽查和审计，若发觉职员在费用报销时有谎报、虚报、重报等情况，直接主管和财务权签人在出差和报销审批时存在监管不力、纵容违规等渎职行为，将视其情节轻重提交人力资源系统对相关职员及主管给对应处分，情节尤其严重，将移交司法机关处理。本制度自7月16日起生效。华为司发401号出差费用管理暂行要求、华为财字【】012 号地域部常驻职员出差补助要求及其它和本制度冲突文件同时给予废止。本制度解释权归属财经管理部。各部门可依据本部门实际情况制订内控细则，细则不得和本制度冲突，并报送财经管理部同意立案。附件：企业出差费用开支标准参考表格：1. 出差/外派申请单2. 中国差旅费报销单3. 出国人员差旅费报销单4. 境外无票据费用说明清单5. 市内误餐补助申请表 二三年七月十六日抄报：总裁、各高级副总裁以上干部抄送：党委、企业各大部门、各办事处（代表处）、各研究所、各驻外地域部、代表处华为技术 二三年七月十六日印发（共印1份）附件：企业出差费用开支标准附表1：出差费用标准序号费用项目适用人员开支标准1在途交通费出差职员依据实际情况乘坐飞机经济舱、轮船二等舱、火车、长途汽车等，据实报销。乘坐飞机商务舱，应符合以下要求：l 可乘坐商务舱职员限40岁以上高级副总裁、45岁以上总监（和相同等级业务教授）。其它职员因出差途中生病等特殊情况乘坐商务舱，须经一级部门权签人审批同意。l 陪同用户标准上不要求同舱位，确需同舱位，须经一级部门权签人审批同意。l 不符合以上条件乘坐商务舱，企业按经济舱标准报销。2人身意外伤害保险费用企业已为其购置人身意外保险职员不得再报销人身意外伤害保险费用企业未为其购置人身意外保险职员可报销人身意外伤害保险费用3市内交通费出差、市内公干职员据实报销4说明：陪同比自己职务高人出差，因工作需要可享受相同住宿待遇中国住宿费企业高级副总裁及以上职员注意节省，据实报销部门副总裁、总监及以上职员l 北京、上海：500 元/日以内据实报销l 其它地域： 450 元/日以内据实报销其它职员l 北京、上海：350 元/日以内据实报销l 其它地域： 300 元/日以内据实报销海外住宿费企业高级副总裁及以上职员注意节省，据实报销其它职员依据需要选择三星级/四星级宾馆标准间，据实报销5公务杂费行李托运费在企业和驻外机构内部调动职员l 采取航空方法托运，除航空企业无偿承运部分外可报销80千克行李托运费l 采取其它方法托运，据实报销其它出差职员据实报销附表2：差旅补助标准费用项目适用人员开支标准出差补助中国中国出差补助职员跨常驻工作地所在省（或直辖市）出差100元/日常驻工作地职员在所在省（或直辖市）内出差地点标准(元/日)北京、上海0天津、江苏、浙江、山东、广东、福建30辽宁、吉林、黑龙江、河北、安徽、湖南、江西、湖北、河南、四川、重庆、云南、海南、广西、陕西40贵州、山西50内蒙古、新疆、宁夏、甘肃60青海、西藏100海外出差补助常驻工作地在中国中国职员到海外出差l HKD200/日（香港、澳门）l USD40/日（其它国家和地域）外派到海外常驻地工作职员离开常驻地出差USD10/日海外当地化职员在本国或代表处（一个代表处含多个国家时适用）内出差USD10-20/日（各地域部在该范围内自行制订）海外当地化职员跨国且跨代表处出差l HKD200/日（香港、澳门）l USD40/日（其它国家和地域）陪同用户出差职员USD10/日由旅行社包团到海外出差（如考察、观展等）职员USD10/日操作类职员（以人力资源部职位族划分为依据）因公派驻海外工作USD15/日中国中国出差住宿补助在中国县以下（含县）地方出差住宿技术支援、研发开局、维护、巡检人员，司机及驻厂检验人员住宿费标准低于150元/日，可享受住宿补助：l 100元/日住宿费150元/日住宿费据实报销，每日补助为150元和住宿费差额l 住宿费100元/日住宿费据实报销，每日补助50元误餐补助市内外出公干，因工作需要无法在正常就餐时间就餐职员；或因工作需要在23:00凌晨6:00市内外出公干职员每餐按常驻工作地所在省（或直辖市）内出差补助标准30%申报注1：当职员出差性质同时满足两种以上情况时，出差补助标准遵照就低不就高标准；注2：以上标准每六个月回顾一次，依据需要对标准进行对应修订。