公司费用报销管理核心制度.doc

广东XX信息科技费用报销管理制度目录第一章总则第二章费用报销制度及步骤第三章借款标准及步骤第四章 费用审批管理第五章附则第一章 总则第一条：为了加强总企业内部及分企业和子企业管理，规范企业费用报销步骤,合理控制费用支出，特制订本制度。第二条 ：本制度依据企业实际情况，制订相关报销要求。第三条 ：本制度适用总企业各部门及分企业和子企业。第二章费用报销制度及步骤第四条：原始凭证有效性要求1、报销人应取得真实正当原始凭证（1）、有效发票最少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章（印制）+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（2）、财政机关同意并统一监制行政事业性收据；（3）、邮政、银行、铁路系统各类带印戳收据、支出证实单；2、发票真假分辨：发票章单位名称需要和网上注册名称一致，能够登录发票上提供查询网址进行核实，不过在出差中也不太方便随时查对发票信息，提议大家到正规地方消费索取发票，避免出现假票现象，假发票不给予报销。3、经办人员因特殊原因确实不能取得正当凭证时，许可以一般收据报销（总额不超出按要求许可报销范围内金额50%）；对于既没发票，也没收据，一律不予报销；办公室行政费用取得收据除外。第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求：1、报销单据填写应努力争取整齐美观，不得随意涂改；2、员工差旅费报销单和后面原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；3、各票据应均匀贴在报销单封面后粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽可能保持一致；4、若报销票据面积大小相同或相同（如车票等），需有层次序列张贴；5、报销单据金额、类型相同（如车票等），应尽可能粘贴在一块，并按金额大小排列；6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导同意才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细查对金额，票据金额和填写金额不符，财务不予报销。9、有实物报销单据须由验收人验收后在发票后面署名确定，需入库实物单据应附入库单；10、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票后面需有部门主管签字确定；第六条：在一个预算期内(30天)，员工各项费用累积支出标准上不得超出预算，超出预算部分不予报销。第七条：费用报销基础步骤：1、总企业：经办人填写报销单部门责任人审批会计主管审核报销凭证总务部总监审批财务责任人签字确定出纳签字放款经办人署名收款2、分企业和子企业：经办人填写报销单部门责任人审批分企业和子企业会计主管审核报销凭证总务部总监审批（电子版）出纳签字放款分企业和子企业会计主管签字确定。注：标准上分企业和子企业在每个月月底编写本分企业和子企业费用预算表下个月，根据上述步骤申请款项，不得使用收入款项支付费用第八条 ：报销时间具体要求1、 为了提升费用报销工作效率，各部门应在每个月10号后派专员将费用报销单递交到财务部,月底之前财务部完成审核并付款，逾期一律不予受理。2、 超出两个月以上（含两个月）费用将不予报销，视自动放弃。第九条：差旅费报销1、企业人员因公外出所发生交通费、市内差旅费、住宿费、餐费等按要求标准在限额内实施实报实销，超出标准部分自行负担。2、出差补助及标准区域项目通常职员经理总监备注省外住宿标准100元/晚120元/晚150元/晚双人房在标准基础上加多20元，自行处理住宿，根据60元/晚补助（可使用其它发票替换）交通费高铁、火车、客车高铁、火车、客车高铁（优先），飞机经济舱总监坐飞机出差需要提前向财务部报备，其它人员根据高铁费用报销，多出自行负担。如无高铁和火车，需要坐飞机需要总务部总监同意并向财务部报备餐费30元/天50元/天80元/天一日三餐标准，实报实销，多出自行负担当地交通公交车、地铁公交车、地铁士类实报实销，除总监外，其它人标准上不许可搭士类车辆，如特殊情况搭乘，需要经过总务部总监同意，并根据实际车费15%报销省内住宿标准100元/晚120元/晚150元/晚双人房在标准基础上加多20元，自行处理住宿，根据60元/晚补助（可使用其它发票替换）交通费高铁，客车高铁，客车高铁，客车实报实销，自驾车出差，根据一个人交通费标准2倍报销餐费30元/天50元/天80元/天实报实销，多出自行负担当地交通公交车、地铁公交车、地铁士类实报实销，除总监外，其它人标准上不许可搭士类车辆，如特殊情况搭乘，需要经过总务部总监同意，并根据实际车费15%报销企业本市内住宿费不报销不报销60元/晚交通费公交车、地铁公交车、地铁士类实报实销，自驾车出差，根据滴滴打车系统金额报销，而且一个人交通费标准报销，餐费10元/顿15元/顿25元/顿实报实销，多出自行负担（注：以上标准仅限因公出差，员工在本市内因本职员作需要造访用户不给予报销，其它人员如有和企业特殊约定，不在本标准范围内）2.1、住宿费报销时必需提供住宿发票，实际发生额未达成住宿标准金额，差额不予赔偿，超出标准部分自行负担。2.2、出差期间招待用户需要事先经总务部总监同意后方可报销招待费，回来后补办申请手续。2.3、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。2.4、不一样等级人员一同出差所乘交通工具可享受最高等级所使用工具。2.5、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机，一律先申请，经总务部总监同意后方可乘坐飞机。2.6、抵达目标地后，除总监外，其它职员标准上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车和地铁。因特殊原因等需乘坐出租车，应在出租车票后面具体注明时间、起止地点及事由。2.7、住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿可根据双人房住宿标准。2.8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、抵达时间、报销金额），同时注明有没有住宿费，贴上住宿票费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准按标准报销，发票金额小于费用包干标准按实际金额报销）。2.9、报销差旅费必需在回企业3天内办理报销手续，缴还预支差旅费，不然作为挪用公款处理。第十条：办公用费用管理1、办公费用包含印刷多种帐表、打印纸、办公用具、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。总务部行政组对所整个企业发生办公费负责，总务部行政科及各部门总监对所属单位发生办公费用负有监管和控制责任。2、办公用具采购和印刷多种帐表等由总务部行政科负责采购、印刷。3、各部门工作所需用专用表格等印刷品，由部门自行制订格式，按要求报总务部总监审批后，由总务部行政科统一安排广告企业印制。4、各部门所需办公用具，在每个月5号前编写“办公用具计划书”，经财务科主管和总务部总监审批后交由行政科统一采购；5、各部门所需购置办公用具，统一到总务部行政科领用，并办理领用登记，同时记入部门费用；6、办公用具只能用于办公，不得移作她用或私用。7、个人领用办公用具、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必需办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。8、企业办公费用报销必需严格按企业费用审批程序实施，对各部门每个月超出预算全部办公费用将不予审批；第十一条：业务招待费管理1、招待费包含因公请客餐费、礼品费、旅游费、赠予商品、赠予返利卡开支等。2、各部门因公招待必需事先申请总务部总监同意，如有特殊原因，必需事先电话请示同意，不许可先斩后奏。参与招待活感人员中，以最高等级人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。3、招待费发票日期栏必需填写清楚并说明招待事由，应具体注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。4、其它非公招待客人及先斩后奏一律个人负担。第十二条：交通费1、市内非业务人员办理企业相关事务，标准上应尽可能乘坐公交车和地铁，特殊情况下需要乘坐出租车，必需事先取得部门总监同意,报销凭证上需注明时间、旅程起始点、外出工作内容，并根据实际车费15%给予报销。2、非员工自驾车因公外出办事，不得超出企业核定标准，超支部分自行负担；除和企业有特殊约定外。第十三条：通讯费1、职员因公发生通信费用不给予报销，代理记账部门正式职员根据50元/月定额报销，其它职员不给予报销。2、各部门要严格控制办公室电话使用情况，职员除了因公业务需要之外，不得使用企业电话另作她用。第十四条：配送费用1、配送费用包含：快递费用、物流费用；送货车辆通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用和其它相关仓储支出等。2、全部相关企业配送费用由总务部行政科负责。3、代理记账发生实际业务配送费用，实报实销。4、自营货车、电瓶车和外叫车辆运费报销，附“配送费用明细表”、“送货单”和费用报销单，同时提供对应有效票据。5、托运费报销，附上物流处托运记录表托运回单，填写费用报销单；6、计划物流因工作确需雇佣搬运工和其它相关费用支出，按企业费用审批程序实施。第十六条：培训费1.培训费用由总务部行政科统一进行预算、统一管理、统一安排。2.费用发生前使用部门应向总务部行政科申报职员培训计划、培训时间、所需经费，经总务部财务科审核，总总务部监审批后各送一份至总务部财务科和行政科立案。3.费用使用部门应严格根据计划在申请范围内使用费用。第十七条：会议费1.各部门因工作需要参与多种会议，应写申请汇报，具体注明会议性质、内容、目标、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经部门责任人核实、总务部总监签字后方可前往，会议结束后应立即到财务科办理报销手续。2.参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行节省，反对铺张浪费；3.会议结束后5日内按要求办理费用报销手续，报销单据后附经审批申请汇报及“会议邀请函”。第十八条：仓库、办公室租赁费、水电费等固定费用，由行政科依据真实正当单据申请报销，社保费由人事科依据实际情况向财务科报备。第十九条：未包含其它事项发生费用，依据实际情况，由行政科上报总务部总监酌情处理。第三章借款标准及步骤第二十条：借款标准1、职员因公（因私一律不予借支）需要借款，通常不超出其半个月工资总额，超出时须有企业担保人（未尤其指明担保人时，现金借款单上部门责任人为默认担保人，借款人未能偿还借款，由担保人负担连带还款责任）；2、试用期职员标准上不许可借款，确需借款由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。3、职员因公需要借款时，应合理估计所需金额并填写借款单，经有效同意后到财务科领取现金；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款不得再借。4、职员完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩下现金。因特殊原因当初不能扣回借款或交回现金，在本月发放工资时扣回。5、单笔借支或报销金额超出3000元，需要提前一星期通知财务科出纳备款，并向总务部申请。第二十一条：借支步骤借支人写借支单担保人签字部门责任人审批财务责任人审批总经理审批会计主管审核报销凭证出纳审核并付款借款人领款签字第四章 费用审批管理第二十条：费用审批管理1、企业全部货币资金收付审批权限属企业总务部总监。2、董事长和总务部总监外出时能够指定授权人（或电话授权），经企业财务责任人审核后给予支付，对不符合企业财务制度单据，有权拒绝支付，董事长和总务部总监回来后需要立即补办审批手续。3、审批人应该依据上述货币资金授权同意权限要求，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。4、货币资金支付同意方法为书面形式。5、企业对货币资金支付审批建立以“谁同意、谁负责”为标准责任追究制度，审核人、同意人要对由本人审核、同意支付货币资金负责任，以防范货币资金风险，确保货币资金安全。对于违反企业财务制度要求而同意支付单据，各对应审核人或审批人以渎职论处，并对由此引发不良后果负连带责任。6、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销，除退回违规报销金额外，同时对报销人给予违规报销金额15倍罚款，情节严重者一律开除并做深入处理。7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充足、项目不真实情况下签字准予报销，对审核人及审批人给予违规报销金额10%-50%罚款。8、因审核过失造成借款人未在要求期间内报帐冲销借款，或无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应负担不低于流失款总额50%经济责任。按责任人基础工资百分比分别负担对应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。9、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效同意，所附单据是否正当合规等，对符合要求报销单据应立即审核并经总务部总监审批后交和出纳付款，对不符合要求应退回报销人并向报销人说明退回理由。10、出纳收到报销单后应检验部门责任人、各部门总监，企业总务部总监、会计署名是否齐全，对审批手续齐全报销单据应立即给报销，对于不符合审批手续报销单出纳有权拒绝报销或付款。第五章附则第二十一条：本制度从宣告之日起生效，解释和修改权属总企业总务部。第二十二条：各子企业及分企业根据本制度实施。如有特殊情况，各子企业及分企业依据本身实际情况在总企业制度框架内，制订各子企业及分企业费用报销制度，并报送董事长审批立案后方能生效。 广东XX信息科技 -11-04