村镇银行会计档案管理办法模版.doc

xxx村镇银行会计档案管理办法第一章 总 则第一条 为规范xxx村镇银行会计档案管理，维护会计档案的安全完整，根据财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法（财会字199832号）、中国人民银行颁布的银行会计档案管理办法（银发2002374号）和我行的相关制度规定，特制定本办法。第二条 xxx村镇银行各支行、营业部、计财运营部(以下统称会计档案管理机构)实施会计档案管理均适用本办法。第三条 会计档案是xxx村镇银行各项业务活动的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。第四条 会计档案分为纸质档案和电子档案。纸质档案是以纸张为介质保存的会计档案，电子档案是以磁盘、光盘、缩微胶片等电子信息载体为介质保存的会计档案。第五条 总行计财运营部负责全行会计档案保管工作的指导、监督和检查；并严格执行会计档案的归档、保管、查阅和销毁制度，做到会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，防止会计档案毁损、散失、泄密；同时，应不断改善保管设施，采用先进技术，实现会计档案管理现代化。第二章 会计档案的保管第六条 纸质会计档案的保管1、纸质会计档案由各会计档案管理机构负责保管。集中扫描的会计凭证、会计报表等会计档案由各集中扫描的机构采用塑封、打捆、装封等形式统一保管。2、可根据实际情况适时开展辖内营业机构会计档案的集中扫描和保管工作。3、计财运营部可根据实际情况采取外包第三方专业机构的形式保管会计档案；需要采用档案保管外包方式的必须书面报苏州银行总行运营管理部同意后方可实施；各营业机构不得擅自将会计档案采用外包保管方式。4、采取外包形式保管会计档案的，必须与具有相应资质的外包方签定外包保管合同，明确双方的权利义务。第七条 电子会计档案的保管1、苏州银行总行运营管理部负责全行电子会计档案的保管工作。2、苏州银行总行信息科技部负责全行电子档案系统的开发、升级及日常维护工作。3、电子会计档案可采用磁盘、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。采用非纸质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求，其保管期限与归档方法与纸质会计档案相同。第八条 各会计档案管理机构应设置专用会计档案保管库（室）。会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，磁介质档案保管应具备防磁条件。会计档案应指定专人负责管理，管理人员调动要办理交接手续。出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。第九条 电子会计档案每年应翻录一次，实行双备份，并做好防磁、防火、防潮和防尘工作。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。第十条 纸质会计档案与电子会计档案、电子会计档案与电子备份会计档案应分开保管。第十一条 各会计档案管理机构应建立“会计档案保管登记簿”。凡入库保管的会计档案，应装订成册，符合规格，按内容、形成时间和保管期限分类登记，以便查阅。第十二条 各会计档案管理机构应定期检查会计档案，对非纸质会计档案至少一年检查一次，对破损、变质会计档案要及时进行复制、修复或其他技术处理。第三章 会计档案的调阅第十三条 会计档案原则上不得外借，防止毁损、丢失和泄密。第十四条 各会计档案管理机构应建立“会计档案调（查）阅登记簿”，并按规定内容做好详细记录，由会计负责人和经办人员共同签字、查阅人签字确认，以备查考。实行档案外包的，应与外包方完善相关调阅手续。第十五条 内部调阅会计档案，应由调阅人提出申请，并经会计负责人批准后方可调阅，调阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用后必须及时归还。第十六条 公、检、法、司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有本人工作证或执行公务证和出具有权查询、查阅部门签发的“协助查询存款通知书”，查阅时，会计档案管理机构应有专人在场陪同，代办查阅，不准将会计档案交给查阅人放任不管，查阅人对处理案件时所需的证据和有关资料，可以抄录、复制或照相，但不得将会计档案拆封和借出。被查阅机构必需对会计档案查阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。第十七条 调（查）阅会计档案的申请及公函，应由经办人员和会计负责人共同签字并专夹保管，以备查考；司法部门的查询、冻结及扣划书原件按年装订作永久性资料保管，并复印一份作为传票附件。第十八条 需要查阅已拷贝存档电子会计档案的，由查阅业务受理部门或机构向总行运营管理部提出查询申请，并经总行运营管理部批准后，由电子会计档案保管人员按相关操作规程进行查阅后回复各受理部门或机构。第四章 会计档案的移交与销毁第十九条 经管会计档案的人员变动，应办理交接手续，按要求填写移交清册（格式附后），一式三份，由移交人、接交人、监交人签章确认后各执一份。营业机构的会计档案移交，监交人由总行指派。移交清册作永久性档案保管。第二十条 会计档案管理机构分立，原机构存续的，会计档案由原机构保管；原机构不存续的，会计档案保管机构由分立机构的上一级机构指定。会计档案管理机构合并，会计档案由合并后的机构保管。第二十一条 已保管期满需要销毁的会计档案，必须符合下列要求：1、待销毁的会计档案必须由计财运营部负责人会同经管会计档案人员与实有会计档案核对一致后，编制会计档案销毁清册。各营业机构待销毁会计档案由计财运营部派专人复核确认后封包；涉及总行会计业务部门待销毁会计档案由计财运营部和稽核审计部派专人复核确认后封包。2、会计档案销毁的批准。各营业机构会计档案销毁的，由分管行长在会计档案销毁清册上签署意见后，由负责运营及风险管理的部门统一办理；涉及会计业务部门会计档案销毁的，由苏州银行总行分管运营的行领导在会计档案销毁清册上签署意见后，由苏州银行总行运营管理部统一办理。3、会计档案销毁的监督。各营业机构会计档案销毁的，由负责运营及风险管理的部门共同派人现场监销，并在销毁清册上签字确认；涉会计业务部门会计档案销毁的，由苏州银行总行运营管理部和稽核部共同派人现场监销，并在销毁清册上签字确认。销毁会计档案要注意保密，必须加强安全防范，严防散失或发生流弊。4、各会计档案管理机构销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。5、保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。6、会计档案销毁清册作永久性资料保管，计财运营部还应将会计档案销毁清册向总行运营管理部报备。7、应与有资质认证的安全保密机构开展档案销毁合作事宜。会计档案销毁合作机构确定后分别报苏州银行总行运营管理部及事业总部备案。第五章 会计档案的保管期限第二十二条 会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不得缩短。第二十三条 同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。第二十四条 会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。第二十五条 会计档案分期限保管的内容1、永久保管的会计档案决算报表、附表及决算分析资料（包括资产负债表、业务状况表、损益表、财务收支变动表、利润分配表等）；实收资本、股本金分户账；客户挂失申请书、登记薄及账销案存的清单或资料；会计档案保管登记薄和档案销毁清单；机构撤销、合并交接清册；房屋购建的契约（包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等）；有权机关查询、冻结及扣划书；存贷款开销户记录（登记薄）；需要永久保管的其他会计档案和资料。2、保管15年的会计档案综合核算和明细核算的各种账、薄、卡；会计凭证及附件；各机构的月（季、半年）报表及总行汇总全辖各机构的月（季、半年）报表；重要单证和重要印章的领用、交接、销毁和保管情况登记薄；会计人员交接清单；存贷款开销户资料保管期限为账户撤销后15年；需要15年保管的其他会计档案和资料。3、保管5年的会计档案计息科目余额表；辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表（包括全部附表、决算分析资料）；各机构本身及汇总各网点、储蓄所日报、旬报表；密押、代号使用和保管登记薄；辖内往来、联行往来及同业往来的对账查询、查复书等资料；对账回单；已处置固定资产卡片；需要5年保管的其他会计档案和有关资料。4、保管3年的会计档案日报表；流水账；计算机运行日志；各种不定期报表；需要3年保管的其他会计档案和有关资料。第二十六条 未按本办法要求执行，造成不良后果的，按照xxx村镇银行问责制度的相关规定进行处理。第六章 附 则第二十七条 本办法由xxx村镇银行计财运营部负责制定、解释和修订。第二十八条 本办法自发文之日起实行，原xxx村镇银行会计档案管理办法（xx村银发2014201号）同时作废。附件：1、xxx村镇银行会计档案归档整理规则 2、xxx村镇银行会计档案移交清册主题词：运营管理 会计档案 办法 通知内部发送：行长室联系人：侯力文 联系电话：[phone]xxx村镇银行有限责任公司 xx年10月16日印发附件 1xxx村镇银行会计档案归档整理规则一、总 则为加强会计档案的管理，规范会计档案归档要求，适应档案管理现代化需要，依据国家档案局财政部颁布的会计档案管理办法、档案局会计档案案卷格式、xxx村镇银行会计档案管理办法的规定，结合我行会计档案工作的实际情况，特制定本规则。二、会计档案归档分类及内容本整理规则所指会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等纸质会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括以下类型：（一）会计凭证类：传票由原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证等组成。其他会计凭证：各种来账补充凭证银行留存联、各类存折内页、本代他流水清单、他代本流水清单、通存通兑汇总清单、自动转存清单、贷款形态调整通知单、贷款转逾期明细、大额往来账清单、大额汇总清算凭证、小额普通贷记往来清单、小额挂账清单、上划汇票保证金清单、同城提出数据明细表、提入数据明细表、同城挂账清单、同城差错清单、上海支票提出清单、收妥抵用清单、资金清算差额单、现金日记簿、柜员轧库单等。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，档案保管清册，会计档案销毁清册及其他会计账簿。其他会计账簿：开销户清单、抹账明细清单、面向传票交易清单、储种余额表、活期发生账户、（对公贷款）余额积数一览表、余额表、日计表、支付业务汇总月报表、委托收款支付登记簿、邮电手续费收费明细、试算平衡表、季提数据表、计息一览表、账户积数一览表、账号户名一览表、档案移交清册，会计结息汇总表、应收利息一览表、贷款结息一览表、存款结息一览表、储蓄结息一览表、各类登记簿等。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告包括会计报表（损益表、资产负债表、业务状况表）、附表、附注及文字说明等。及其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单和其他应当保存的会计核算专业资料。（五）对于采用电子形式保管的会计档案，按电子档案保管规则保管。总行运营管理部可根据电子档案保管情况决定是否停止打印保管对应的纸质会计档案。三、立卷与归档（一）会计档案归档顺序会计档案按核算单位-年度-形式（名称）分类，并组成保管单位。各机构只有一个核算单位，即只需将按每年度形成的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他等类型依次排列，编制案卷顺序号。（二）案卷质量要求1、归档文件收集应齐全完整。2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，所有装具由总行下发。（详见附件1）3、文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件要重新复制。（三）归档整理方法1、会计凭证类：（1）装订：将所属内容收集齐全，凭证按会计基本制度的要求顺序排列、墩齐，加上传票封面、封底，若传票与附件尺寸不一致，需折成与传票封面一样大小，便于查看。一本传票厚度控制在2.53cm内。（2）封装：装订成册后，在传票封面加盖相应图章，装订线处加贴梯形式标签（包角纸）（见附图一），加盖骑缝章，并按标签内容及以下要求填写：核算单位代号：所有单位为“1”。年度：传票所属年度。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：一本传票一个案卷号，每年1月1日起第一本为第1号，依此顺序编号不可重复。（费用传票单独装订，归档于记账日当天并增加一个案卷号。）保管期限：一般15年。核算单位代号年度目录号案卷号保管期限附图一：梯形式标签（包角纸）（3）装盒：案卷形成后放于无酸盒中保管，卷盒封面内容可不填写，传票梯形式标签方向与卷盒封面一致，卷脊朝外，以卷脊朝向为正放入卷盒。在卷盒背脊上从下向上移2cm处加贴蓝色凭证卷脊标签（见附图二），并按标签内容及以下要求填写：全宗号：暂不填写。核算单位代号: 所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一个卷盒一个案卷号，每年1月1日第一本为第1号，依此顺序编号不可重复。年度：传票所属年度。凭证号：为该本传票的起讫号码。全宗号 核算单位代号目录号案卷号年度凭证号附图二：凭证卷脊标签（保管期限红色为永久，蓝色为定期。）（4）对往年传票已装盒的处理： 更换档案管理卡。填写要求：目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一个长盒一个案卷号。原始编号：该盒内传票的起止编号。本盒内共几册：该盒内传票的实际册数。起讫日期：该盒内传票的起止日期。保管归档日期：每年的12月31日（如2005年12月31日）。保管人：负责归档人员签名。保管年限：按保管内容的期限填列。（5）对于传票集中扫描保管的机构，按会计档案缩微处理操作流程的要求整理上传传票。2、会计账簿类：（1）装订：将所属的内容收集齐全，按保管期限、内容分别装订。装订后，按账簿大小贴上相应的封皮（用原账簿封面），同一年度中，部分保管期限相同的账簿，如账页过少的可几种装订成一件，并在该件档案的案卷封面上注明每种账册名称。并在原账簿封面上加贴规定封面。（2）封装：封皮装成后，在该封皮上加贴会计账簿封面（见附图三），并按标签内容及以下要求填写：全宗名称：全称：xxx村镇银行XX支行（部门）空白处：须写明案卷题名，如：二六年一月份日计表。时间：材料形成起讫时间保管期限：按保管内容的期限填列。本卷共 件：根据装订材料的不同内容计算件数。页数：页数暂不填列。会计处理号：暂不填列。全宗号：暂不填列。核算单位代号：所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一本账册为一个案卷号 xxx村镇银行 支行（部门）（空白处）自 年 月至 年 月保管期限15年本卷共 件 页 会计处理号全宗号核算单位 代号目录号案卷号附图三：会计账簿封面在封皮背脊上从下向上移2cm处加贴蓝色或红色账簿卷脊标签（见附图四）。蓝色为定期，红色为永久。并按标签内容及以下要求填写：全宗号：暂不填写。核算单位代号：所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一本账册为一个案卷号 年度： 按账簿的所属年度。保管年限：按保管内容的期限填列。全宗号 核算单位代号目录号案卷号年度保管年限附图四：账薄卷脊标签3、财务报告类：（1）装订：将所属的内容收集齐全，按保管期限、内容分别整理后，再依次按卷内文件目录（见附图五）、材料、备考表（见附图六）内容顺序排列后，用硬卷皮（见附图七）包封。卷内文件目录的填写：顺序号：按材料种类编号，文号：暂不填写。责任者：XX单位。题名：具体内容。日期：材料形成时间。页号：凡是卷内材料有字迹和图表的一面应编页号，空白面不编号。页号的位置正面的编在右上角，反面的编在左上角。按材料先后顺序用号码机编号，填写每份材料首页号，最后一份材料的起止号。备注：对卷内材料的变化作必要的说明。卷 内 文 件 目 录顺序号文号责任者题名日期页号备注附图五：卷内文件目录卷内备考表的填写卷内情况说明：填写卷内材料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。立卷人：完成立卷后，由负责立卷者签名。财务主管：会计主管签名。立卷时间：填写完成立卷的日期。 卷内备考表卷内情况说明 立卷人： 财务主管： 立卷时间：附图六：卷内备考表（2）封装：把硬卷皮折叠后，采取三孔一线装订法。（如页数过少的财务报告类及其他类可采取加厚法装订使得案卷背脊厚度不低于0.5CM）。硬卷皮的填写：第一格空白（一）处填写：xxx村镇银行XX支行（部门）第二格空白（二）处填写：财务报告类或其他类第三格空白（三）处填写：年报或其他（例：二五年年报）。时间：文件形成的起止时间保管期限：按保管内容的期限填列。件数：根据装订材料的不同内容计算件数。页数：按实际张数填列。全宗号：暂不填写。核算单位代号：所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一本账册为一个案卷号 。空白（一）空白（二）空白（三）自 年 月至 年 月保 管 期 限本卷共 件 页会 计 处 理 号全宗号核算单位 代 号目录号案卷号附图七：硬卷皮封皮背脊上从下向上移2cm处加贴蓝色或红色账薄卷脊标签（见附图八）。蓝色为定期，红色为永久。并按标签内容及以下要求填写：全宗号：暂不填写。核算单位代号：所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一本账册为一个案卷号 年度： 材料所属年度。保管年限：按保管内容的期限填列。全宗号 核算单位代号目录号案卷号年度保管年限附图八：账薄卷脊标签4、其他类：同财务报告类。四、档案管理系统的操作要点（一）会计档案案卷目录输入方法：（见附图九）附图九：会计档案案卷目录输入分类号：空白档案室卷号：输入案卷号档案馆卷号：空白题名：根据内容输入，如：凭证日期起止日期：该本材料的形成时间。凭证号码：该本材料的起讫编号（会计账簿类为空）。期限：根据保管的年限输入页数：该本材料的页数（会计账簿类为空）。附件张数：空白备注：空白全宗目录号：年度加目录号 如：2006-18备考表：按实际内容输入。立卷时间：年度的12月31日（如：2006年12月31日）。立卷人：输入归档人的姓名。检查人：空白（二） 会计档案案卷目录打印：（见附图十）1、 打印方法：附图十：会计档案案卷目录打印分类号可省略不输；全宗号不输；目录号输入要打印的目录号；案卷号不输则表示为该目录的全部，输入则可选择打印。2、打印样稿（见附图十一）附图十一：案卷目录（三）案卷目录的整理方法1、封装：把打印好的案卷目录进行装订，按案卷目录名称（见附图十二）、案卷目录明细顺序排列，用案卷目录夹（附图十三）封装，采取三孔一线装订法装订。案 卷 目 录 名 称xxx村镇银行XX支行（部门）XXXX年会计档案目录全宗号： 档案室编目录号：保管期限： 档案馆编目录号：附图十二：案卷目录名称案卷目录附图十三：案卷目录夹2、案卷目录夹的背脊处从下向上移2cm处加贴红色目录夹卷脊标签，（见附图十四）。并按标签内容及以下要求填写：第一格空白（一）处填写：档案名称第二格空白（二）处填写：目录号（每一年度为一个目录号，顺序排列）第三格空白（三）处填写：所属年度第四格空白（四）处填写：顺序号（一个目录号一个号码，顺序排列）空白（一）空白（二）空白（三）空白（四）附图十四：案卷目录夹卷脊标签五、会计档案排架方法归档文件装盒后，上架遵循先上后下，先里后外的原则，按“年度种类-保管期限”进行排架。归档年度种类期限档 案 所 属 年 度会计凭证永久长期短期会计账簿永久长期短期财务报告永久长期短期其他永久长期短期例：案卷号的顺序排列为：会计凭证（如果从1至1000）、账簿（永久从1001至1100、定期从1101至1200从保管期限长至短排列）、财务报告类（永久从1201至1300、定期从1301至1400从保管期限长至短排列）、其他类（永久从1401至1500、定期从1501至1600从保管期限长至短排列）六、 档案室环境要求（一）档案库房选址得当，原则上不可顶天立地，便于档案保管和利用，有必要的防护措施。档案库房、工作人员办公室、阅档室做到三分开。（二）有符合条件的档案柜架，有五年存放余量。（三）配备温、湿度测记议器设备，温、湿度控制设备，吸尘器，消防设备等。（四）应采取防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫（樟脑）等防护措施。七、其他要求（一）会计档案制度、分管领导职责、档案人员岗位职责、归档鉴定统计和移交制度、借阅利用制度、立卷归档制度 、网络图悬挂于档案室醒目处，同时建立会计档案存放示意图。（二）配备计算机。八、附 则（一）本规则由xxx村镇银行负责制定、解释和修订。（二）本规则自发文之日起实行。附件 2xxx村镇银行 支行(营业部)会计档案移交清册移交日期 年 月 日序号类 别编 号内 容时 间册数保管期限合计注：该表以年度归类，按照保管期限分别填写。移交人（签字）： 接交人（签字）：监交人（签字）：24