村镇银行信贷档案管理办法模版.docx

信贷档案管理办法第一章 总 则第一条为规范信贷业务管理，妥善保管信贷业务资料，明确信贷业务各环节责任，有效防范信贷风险，特制定本办法。第二条信贷档案是指银行在办理信贷业务过程中形成的记录和反映信贷业务的重要文件和凭据，主要由相关契约及凭据、借款人的基本资料、借款人的信贷业务资料、银行综合管理资料等组成。第三条 信贷业务档案按户建立，一户一档，一笔一卷，即一个客户除权证类以外的所有档案存放在一起，一笔业务的档案设为一卷。第四条 信贷管理制度标准。各行要按照信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度要求，做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷业务档案的完整与安全。第五条 信贷业务档案涉及国家、银行和企业秘密，档案管理员、调阅人员均需严格保密制度。第二章 信贷档案的建立第六条 档案编号标准。信贷业务档案编号以合同号为准，即：磐融村银 年 贷 号。第七条 档案管理电子化标准。在信贷业务档案管理中应争取运用计算机进行档案检索，应逐步通过计算机输入、扫描等手段建立电子档案，运用计算机技术调阅信贷档案。第八条 档案人员配置。（一）各行信贷综合员即为档案管理员，要求具有一定信贷专业知识、责任心强、办事仔细认真、严守秘密。（二）职责：负责对接收档案的完整性和规范性进行检查，对档案进行编号、立卷、归档，并负责对档案调阅、移交、销毁的管理。第三章 信贷档案管理内容第九条 信贷业务档案分类：按信贷业务档案根据管理需要分为：（一）权证类：抵押和质押权证、有价证券、存单等。（二）要件类：贷款申请审批资料、合同、借据、放款和收款通知单及回单，以及催收通知和回执等用于证明信贷业务法律行为的基本要件。（三）管理类：客户基本资料、统一授信有关资料和企业财务报表等贷款管理资料。（四）保全类：资产风险管理的相关资料。（五）综合类：银行内部管理资料。包括银行内部有关信贷业务的各类报表、行业分析、信贷分析、调查检查、审计稽核等综合报告的档案资料。第四章信贷档案管理要求第十条 信贷档案管理的基本要求。信贷业务档案要以客户为单位，分区、分类在信贷业务档案库中存放，存放顺序按档案合同号排放。档案分区可分为：权证区、立卷区、归档区和综合区。1、权证区：存放权证类档案。其中，权证类档案中的有价证券必须存放于业务出纳库，其他权证类档案可存放于档案库内保险柜中，但须双人双锁保管。2、立卷区：存放业务执行中的审批类、要件类、管理类、保全类档案。3、归档区：存放业务已终了的审批类、要件类、管理类、保全类档案。4、综合区：存放综合类档案。第十一条 权证类和要件类必须存放原件。其他档案原则上应存放原件，如只能存放复印件的，需经本行领导批准，并由档案管理人员核对原件、签名确认。第十二条 与客户信贷业务档案重复的权证类、要件类、审批类文件资料，可不重复归档，但须注明此件存放客户档案的卷号；与我行初次建立信贷关系和新成立的法人客户，按照客户信贷业务的要求建档，健全所有档案资料。第五章 信贷业务档案的管理第十三条 总部信贷部门，对信贷业务档案按照集中统一的原则进行规范化管理，并对支行信贷业务档案管理工作进行监督和指导。第十四条 支行负责保管的档案资料必须齐全、完整。主要有：（一）与贷款业务相关的全部档案资料，包括贷款申请、调查、审查、批准、发放、贷后管理、本息清收和客户的基本情况等资料。（二）银行内部的其他信贷管理资料。第十五条 档案的归档范围。（一）权证类档案。1、抵押物（质物）评估报告或作价依据。2、抵押物（质物）所有权或使用权或证明文件。3、已办理抵押（质押）登记的有关证明文件。4、抵押物清单。5、权利质押中的各种有价单据。6、抵押物（质物）保险单。7、抵（质）押公证书。8、其他资料。（二）要件类档案。1、各类信贷业务申请书。2、调查报告。3、贷款审批意见书。4、各类信贷业务合同（协议书）。5、借据。6、保证合同或担保函、担保协议。7、抵押合同、质押合同。8、核保意见书。9、到、逾期贷款催收通知及回执。10、贷后检查记录和贷款检查报告。11、贷款诉讼资料。12、贷款五级分类认定表。13、涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。（三）管理类档案。1、统一授信有关资料。2、企业法人营业执照副本或复印件以及最新的年检证明。3、事业单位登记表副本或复印件以及最新的年检证明。4、特种经营许可证复印件以及最新的年检证明。5、税务登记证（国税、地税）复印件以及最新的年检证明。6、贷款卡使用证复印件以及最新的年检证明。7、中华人民共和国组织机构代码证书复印件。8、法人代表、负责人或代理人的身份证明复印件。9、借款人授权证明书。10、企业章程、联营协议复印件。11、企业变更登记有关文件的复印件。12、企业各期资产负债表、损益表、现金流量表。13、企业转制、改组等重大行为的相关资料。14、企业经营活动分析报告。15、有关审计和稽核报告。16、企业信用等级评定报告或审定表。17、其他资料。（四）保全类档案1、以物抵贷清单、权属证明、抵贷协议或法院判决书、裁定书和其他必要资料。2、其他资料。3、各类报表、行业分析、信贷分析、调查检查、审计稽核报告等。第六章信贷业务档案的日常管理第十六条 移交。（一）业务发生后，主管信贷员要在3个工作日内整理好信贷原始资料，登记信贷管理系统，编制信贷员档案移交清单；经主管信贷员和综合员双方签字确认后，主管信贷员将全部资料移交给信贷综合员，主管信贷员可对业务资料复印保存。（二）对信贷员移交的抵押、质押等所有权证明文件，综合员应填写收据，一式两份，一份给抵押或质押人；一份存档留底，待贷款归还结清后，凭此收据将有关文件资料退还客户。第十七条 立卷。（一）信贷综合员对信贷员移交的信贷业务档案的整理、立卷工作，要在3个工作日之内完成。（二）权证类档案送交行内业务库中存放，库的钥匙要双人、双锁分头保管。（三）要件类档案由综合员保管在文件柜中，按借款人、贷款种类、业务时间顺序依次分笔存放。（四）管理类档案和保全类档案按笔立卷，以借款人为单位装入档案盒中。第十八条 归档。（一）档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其他档案从立卷区的档案盒中抽出，相应修改卷内文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将其转入该借款人的归档区保管。（二）填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应年度的档案盒中，填制档案封面，建立已归档档案保管清册。（三）综合类档案在次年的1月31日前归档。（四）报表类档案要按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。第十九条 调阅。（一）各行要建立信贷业务档案调阅登记制度。信贷业务档案只能现场调阅，一律不许外借。调阅人对所需的档案经主管行长同意可以复制，但不得将原件抽走。（二）信贷人员调阅信贷业务档案应填写调阅单，登记已调阅人姓名、调阅日期、调阅内容等。（三）非信贷专业人员需要调阅信贷业务档案的，需经信贷负责人签字同意。（四）公安局、检察院、法院需要调阅信贷业务档案时，必须持有调阅公函，由行长指定专人负责陪同调阅。第二十条 提取。因业务需要需提取出纳业务库中的权证档案时，信贷员要填制重要抵押、质押档案出库单，经信贷部门主管领导签批，交给信贷综合员，信贷综合员要到会计部门办理必要的出入库手续。第二十一条 保管。（一）信贷综合员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季一次，并书面记录检查结果。（二）法人客户信贷业务档案的保管期限为：有信贷关系的法人客户的档案永久保管；结清全部信贷业务的法人客户，从该客户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日算起，保管五年。（三）综合类信贷业务档案（除各种报表的年度汇总表为永久保管外）为长期保管，保管期限为十五年。（四）信贷业务档案的保管及销毁清册为永久保管。（五）根据需要，可将非常重要的长期保管档案转入本行综合档案室永久保存。第二十二条 销毁。保管期限满的信贷业务档案，要按照以下程序销毁。（一）档案管理部门提出销毁意见，编造信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）主管行领导在信贷业务档案销毁清册上签署意见。（三）稽核部门和信贷部门共同派员监销。监销人员在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管行领导。第七章 责任第二十三条 对损毁、遗失、擅自信贷业务档案，擅自对外提供、透露信贷业务档案，涂改、伪造信贷业务档案，出卖信贷业务档案及相关资料，以及档案管理人员玩忽职守造成档案损失的行为，视情节轻重对责任人给予必要的处分。第八章 附则第二十四条 本办法由*村镇银行信贷业务部负责解释。第二十五条本流程自印发之日起施行。