村镇银行会计档案管理办法模版.docx

会计档案管理办法第一章总则第一条为规范和加强*村镇银行的会计档案管理工作，统一会计档案管理制度，保证会计档案的连续性、完整性、安全性，根据中华人民共和国会计法、会计档案管理办法、银行会计档案管理办法和*村镇银行会计基本制度等有关规章制度，结合实际，制定本办法。第二条本办法适用于*村镇银行的会计档案管理工作。第三条本办法所称的会计档案，是指*村镇银行在办理各项业务活动中形成的具有查考利用价值的会计资料，是记录和反映*村镇银行业务的重要史料和证据，是档案卷宗的重要组成部分。会计档案包括会计凭证、会计账簿和财务会计报告及其他会计资料。具体包括：1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；3、财务会计报告类：月度、季度、年度财务报告（包括财务报表及其附表、附注及文字说明）及其他财务报告；4、其他类：会计档案移交清单、会计档案保管登记簿、会计档案销毁清册、开销户资料、会计检查资料、会计应用系统开发和修改所涉及的相关资料及其他应归档的会计资料。与会计工作相关的政策、制度和办法等文件材料，属于文书档案的管理范畴，不纳入会计档案管理。第四条会计档案管理应遵循下列基本原则：1、安全保密原则。会计档案应当妥善保管，采用不同介质保管的会计档案应当制定针对性的安全保密措施。建立健全档案查阅手续，谨防档案毁损、遗失或泄密；2、方便查阅原则。会计档案应当有序整理和保管，建立完备、快捷的档案索引，以满足查阅和复制的需要；3、成本效率原则。应当充分利用先进技术，逐步推行会计档案保管、查阅的电子化、网络化，以降低成本、提高管理水平；4、集中管理原则。*村镇银行会计档案由总行会计管理部统一管理，并接受本地区档案行政管理部门的指导、监督和检查；异地分行的会计档案由本地区分行会计管理部统一管理，并接受*村镇银行总行和本地区档案行政管理部门的指导、监督和检查。第二章职责和权限第五条*村镇银行总行会计管理部负责*村镇银行会计档案相关管理制度的制定、修改和发布，负责本地区会计档案的收集、整理立卷和移交归档等工作，并对直属支行、异地分行的会计档案管理工作进行指导和检查。第六条*村镇银行异地分行会计管理部负责本地区会计档案的收集、整理立卷、移交归档等工作，并对本地区会计档案管理工作进行指导和检查。第七条*村镇银行各地区安全保卫部门负责本地区档案库房的安全保卫工作。第三章会计档案分类第八条按照载体不同，会计档案可以分为纸介质保管的纸质会计档案和以磁盘、光盘、磁带等存储介质保管的电子会计档案。第九条纸质会计档案包括：1、会计处理过程中手工填制的会计档案；2、计算机应用系统打印的会计档案。第十条电子会计档案包括：1、计算机应用系统产生的会计处理过程性或结果性数据以及相关业务数据；2、将纸质会计资料扫描和相关信息存储至磁盘、光盘或磁带等介质而形成的电子会计档案；电子会计档案在查考利用方面与纸质会计档案具有同等效用。第四章会计档案整理第十一条纸质会计档案的整理纸质会计档案应当区分会计档案类别进行装订。1、会计凭证应当按日装订。当日凭证较少时，可将相邻若干日期的会计凭证合并装订；当日会计凭证较多，可分册装订；2、会计账簿应当分类别，按月、季或年装订；3、财务会计报告应当按报告期分类别装订。日计表按月装订，其他报表按年装订，年度财务会计报告应当单独装订。纸质会计档案的装订要牢固、整齐、美观，不得压字、掉页。装订的档案应下对齐、左对齐，发现破损应及时修补。每册纸质会计档案的封面项目应填写完整清晰。不同日期的会计凭证合并装订时，每日会计凭证应当用封面、封底隔开，并增加汇总封面，同时在汇总封面注明记账凭证和附件的张数、所含凭证的日期等要素。纸质会计档案应当按营业机构分类别逐年按册编列顺序号，在骑缝处加盖装订人员名章，并及时登记会计档案保管登记簿。装订整理后的所有纸质会计档案均不得抽出、撤换或增补。如需补进凭证或附件，应粘贴在有关会计档案之后，并在骑缝处加盖补进人员的个人名章。第十二条会计档案整理完毕后，应当在规定期满后及时办理交接手续，移交给会计管理部，移交的会计档案，应当保持原卷册的封装。第十三条电子会计档案的整理计算机应用系统产生的需纳入会计档案管理的数据资料，应当在数据资料产生的次日集中导入光盘、磁带或其他存储设备进行管理，并制作两套，将其中的一套作为备份使用。在扫描纸质会计档案时，应做到图像清晰、完整。同一批次会计档案扫描处理后，扫描影像与实物数目应当保持一致。以电子形式保存的会计档案，应当在电子会计档案存储介质表面或介质封装体表面加注封面，注明会计档案的相关信息，并建立会计电子档案目录，以满足对档案来源、归档时间等基础信息的查询要求。第五章会计档案调阅第十四条会计档案可以提供查阅或复制，但不得借出，以防止丢失和泄密。第十五条内部查阅会计档案，应由调阅人提出申请，经档案管理部门负责人批准，并指定档案管理人员协同查阅，但不得调离档案保管地点查阅。按照国家法律、法规的相关规定，有权查阅会计档案的单位或个人查阅会计档案时，应当依照法律、法规规定的程序办理。法律、法规授权的部门查阅会计档案时，必须持县（市）级以上主管部门正式公函及查阅人工作证件，经本单位负责人或其授权人批准，应由专人负责陪同查阅，不得将会计档案交给查阅人放任不管。查阅人对处理案件所需的取证，可以抄录、照相、复印或复制，但不得将会计档案拆封或借出。客户查阅自身账务时须出具有效身份证件（单位须出具加盖公章的函件或介绍信），经批准办理查阅手续后方可查阅。因公查阅范围仅限于因公涉及的账务事项；客户查阅范围仅限于客户本身的账务凭证，不得涉及其他单位和个人的账务情况。第十六条当在查阅使用过程中发现存在会计档案残缺、电子影像不清晰或者不完整等现象时，应及时与会计档案管理人员联系，会计档案管理人员负责查明原因，并进行相应处理和备案登记。第十七条查阅过程中，会计档案管理人员必须全程协同和监督；查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。第十八条营业网点只能按规定受理本机构开户客户、检查部门、司法部门查询或调阅本机构账户情况的请求，不得受理查询其他机构有关会计事项。第十九条内部和外部查阅会计档案均应建立记录，登记“会计档案调（查）阅登记簿”，并按规定做好详细记录，查阅会计档案的申请书（介绍信）及公函，应由经办人员和会计主管共同签章，归档保管，以备查考。第六章会计档案保管第二十条形成会计档案的部门应指定专人负责会计档案的整理、立卷，填制会计档案保管登记簿，当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管1年，期满后移交本单位档案管理部门统一保管。未设立档案管理部门的，由会计部门指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。第二十一条会计档案的保管期限分为永久和定期保管两类，其中，定期保管期限分为三年、五年、十五年三类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管可以适当延长，但不得缩短。第二十二条永久保管的会计档案，包括：1、年度财务会计报告（决算报表、附表及决算分析资料等）；2、资本金账、股金及股权明细；3、客户挂失登记簿、申请书及补发凭单收据；4、会计档案保管登记簿、会计档案销毁清册；5、存（贷）款开、销户登记簿；6、机构变动、高级管理人员变动交接清册；7、新老系统数据移植日的所有会计档案；8、有权机关查询、冻结、扣划书及相关登记簿；9、账销案存记录；10、久悬未取款登记簿；11、呆账核销登记簿；12、抵债资产登记簿；13、房屋购建的契据（包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等）；14、其他需要永久保管的会计档案。第二十三条定期保管的会计档案（一）保管十五年的会计档案包括：1、总账和明细核算资料；2、会计凭证及附件；3、总行的月（季、半年）报表及汇总全辖分支机构的月（季、半年）报表；4、重要单证和重要印章的领发、保管和缴销记录；5、会计人员及会计档案移交清册；6、确认函及查询查复函等；7、各类计息清单；8、非会计流水清单、特殊业务清单；9、其他需要保管十五年的会计档案。（二）保管五年的会计档案包括：1、辖属分支机构上报的月计表；2、分行及分支机构日报、旬报表；3、余额表；4、对账回单；5、已处置固定资产卡片；6、会计检查资料；7、其他需要保管五年的会计档案。（三）保管三年的会计档案包括：1、日报表；2、业务流水、账务流水；3、不定期报表；4、其他需要保管三年的会计档案。对需要同时以纸质和电子形式进行保管的会计档案，电子会计档案的保管期限不得短于纸质会计档案的保管期限。会计电算化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后五年。第二十四条同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。第二十五条纸质会计档案的保管场所应配备防盗、防火、防潮、防霉、防虫、防有害生物等必要设施，以保证纸质会计档案的安全；电子会计档案保管应具备必要的加密和防磁保护措施，以防止信息被篡改和丢失。第二十六条电子会计档案的存储介质应与纸质会计资料分开进行异地保管；对永久保管的非纸质会计档案应实行双备份，并将原版和备份版分别进行异地存放。第二十七条会计档案管理人员要定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理，凡经过系统整理，能够满足利用需求的，可维持原状。会计档案管理人员发生岗位调动时，应当按照规定办理交接手续，由相关部门负责人监交。第二十八条当发生丢失、被盗等人为因素或不可抗力因素造成的会计档案灾难、损失事故时，档案管理部门应及时报告分管领导和上级主管部门，并及时采取相应措施。第七章会计档案销毁第二十九条保管期满的会计档案，应由档案管理部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。第三十条销毁会计档案应当遵循下列程序：1、由档案管理部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；2、总、分行主管行长在会计档案销毁清册上签署意见；3、在销毁会计档案时，应当由档案管理部门负责销毁，并由审计部门、保卫部门共同监销；4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，档案管理部门、监销部门及经办人员应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告总、分行主管行长。第三十一条对于经批准销毁的会计档案，会计档案管理人员应在会计档案保管登记簿上批注“销毁日期和已销毁”等字样。第三十二条保管期届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管登记簿中列明。第八章附则第三十三条本办法由*村镇银行总行负责解释，各分行可据其制定相应的实施细则，并报总行会计管理部备案。第三十四条本办法自下发之日起施行。