银行会计档案管理办法模版.doc

*农村商业银行股份有限公司会计档案管理办法第一章 总则第一条 为规范*农村商业银行股份有限公司（以下简称“本行”）会计档案管理工作，维护本行会计档案的安全完整，实现会计档案影像化，建立健全会计事后监督机制，完善本行的内部监督管理，结合本行业务实际,特拟定本办法。第二条 会计档案是本行会计工作的重要内容，也是档案工作的组建部份。会计档案是重要的历史资料文件资料,是本行历年所有业务和财务活动的完整记录和核算依据，是本行成长发展历史和经济部门资金活动的重要资料文件资料,在一定时期内起着会计检查和事后查考的作用,因此必须认真收集、整理,妥善管理，严格手续，防止散失和损毁，并建立健全会计档案的保管、调阅和销毁制度。第三条 本行会计档案包括会计凭证(又称传票)、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料文件资料。会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。原始凭证、票据、协议等具备法律效力的资料文件资料,应保存纸质档案。第四条 会计档案的上缴、保管、销毁、统计等通过“会计档案及事后监督系统”操作,实现我行会计档案管理的电子化、系统化、精细化。第五条 本行特定的纸质会计凭证可实现“会计档案影像化”,以支持事后监督工作的有效开展。“会计档案影像化”,是指通过扫描仪将纸质会计档案转化成电子影像后以电子资料文件的形式存储，同时通过光学字符识别系统（以下简称“CR系统”）对扫描影像进行检测，与综合业务系统中业务流水进行匹配。第六条 依据有关是否需要实现“会计档案影像化”的要求，将会计档案分为扫描类与非扫描类凭证。扫描类凭证需要实现“会计档案影像化”要求，主要包括柜台业务传票。非扫描类凭证是除扫描类凭证外所有会计档案凭证,包括除扫描类凭证外的其它会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料文件资料。第七条 本办法适用于本行各营业机构。第二章 部门职责及岗位设置第八条 总行会计结算部是本行会计档案的管理部门，负责对会计档案管理制度的拟定及完善;对会计档案管理工作进行指导。第九条 一级支行营业部（包括总行营业部)负责辖属营业机构上缴的会计档案的保管和调阅,依照规定整理并及时通过扫描仪将扫描类凭证转化成电子资料文件。第十条 各营业机构负责及时按质整理并上送会计档案,做好会计档案管理系统登记与交接工作，以及会计档案影像查询等。依据有关各营业机构的职责，每机构设置一名会计档案管理员,由网点负责人或一名后台担任。第三章 会计档案室的设置第十一条 各一级支行设置会计档案室，配备会计档案管理人员,同时应安排一间会计档案调阅室,方便会计档案调阅登记。第十二条 会计档案室空间要足够大，可依据有关会计资料文件资料的数量要求,因地制宜,合理配置。会计档案室如因条件限制,可采用多间档案室解决,整体布局要合理。室内做到防盗、防火、防潮、防尘、防磁、防有害生物、通风透气等要求。第十三条 会计档案的保管形式可采用两种方式：一是用 “机器移动密集架”保管,二是用“资料文件柜”保管。会计档案应做到妥善保管、分门别类、有序存放、方便查阅,防止档案损毁、散失、泄密。第十四条 会计档案室的区域规划、会计档案室保管的会计档案，均须在“会计档案及事后监督系统”中进行登记,要做到会计档案实物与系统中的电子记录内容匹配、一一对应。第十五条 会计档案须由专人管理，会计档案管理员要求由责任心强，工作踏实,有一定会计基础知识的人员担任。档案员必须做好会计档案的管理工作,同时须负责档案室的清洁、防火、防虫等工作。第四章 会计档案的保管期限第十六条 会计档案保管期限分为永久保管和定时保管两种。定时保管又分为三年、五年、十年和十五年的保管期限。详见“附件1会计档案保管年限明细表”。第十七条 会计档案保管期限的计算自档案所属年度终了后的次年一月一日算起,如有必要可以延长,但未能缩短。第十八条 对公账户、网上银行业务、理财业务、基金业务及其它中间业务等的开户资料文件资料,其保管期限自该类业务关系终止所属年度终了后的次年一月一日算起。第十九条 同一介质上有不同保管期限会计档案的,应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的,至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。第二十条 对已付的公债、国库券、国库券收款单、金融债券、期票及其他债券、有价单证的保管年限,按关于发行办法规定办理。对使用电子计算机处理会计账务核算数据和资料文件资料的磁盘、软盘、光盘等,其保管年限与书面档案相同。第五章 会计档案的装订第二十一条 会计档案须按要求由造成或产生会计档案的机构进行及时整理装订。第二十二条 扫描类凭证必须当天整理，以柜员为单位,按流水号的顺序进行排序,并进行编号。核对无误后，用凤尾夹夹好上交会计档案室。第二十三条 专夹保管的会计档案,依据有关资料文件资料的数量，分种类按月（季、年）装订成册。第二十四条 登记簿可单独一本装订编号，也可同一名称的按月（季、年）多本装订编号。第二十五条 非扫描类凭证应装订牢固,装订成册后不晃动不松散不掉页，档案内容不被遮挡。非扫描类会计档案应粘贴封面、封底，封面要注明单位名称、起讫日期、编号、册数、传票张数、附件张数等内容，并加盖装订（经办)人、复核人名章以及机构公章。第二十六条 会计档案封面、传票、账簿、报表、登记簿等,由总行会计结算部统一确定样式，各支行统一使用。第六章 会计档案的移交第二十七条 营业机构造成或产生的会计档案应及时上送到会计档案室进行管理。会计档案在传递过程中，应严格交接手续，明确各方责任，防止会计资料文件资料丢失、泄密。会计档案的移交，须在“会计档案及事后监督系统”中进行登记,登记内容要详实、准确，账实相符。第二十八条 扫描类会计档案原则上应在下一工作日(本办法中的工作日指周一至周五，法定节假日除外)内上交。营业机构因特殊情形未能及时上交业务凭证的，由营业机构负责人报一级支行营业部经理批准后，可适当延期上交。如延期天数超过三个工作日，需由营业部经理报总行会计结算部批准。第二十九条 报表、账簿在年终决算后的一个月内上缴一级支行。各类日常登记簿是网点情形的记录,可继续使用，直至登记簿登记完毕后才上缴一级支行。第三十条 专夹保管、电脑下载装订成册的会计档案,依据有关资料文件资料的使用情形,定时上缴一级支行。第三十一条 会计档案可随现金尾箱上缴，也可随票据车或其他方式上缴，各一级支行可依据有关本行情形选取执行。不论采用何种方式，整个操作流程必须确保安全。第三十二条 会计档案移交时,网点移交人员将需要上缴的会计档案和一式两份的移交表，在复核员见证下，装入专用档案箱(袋),用专用锁锁好。所有的装箱交接手续在营业厅摄像枪监控下进行。装箱完毕后档案箱交押运员,移交人员和押运员登记网点保管的押运物饰交接登记簿。押运人员将档案箱押运到一级支行,移交档案保管员,押运员和接收人员登记档案员保管的押运物饰交接登记簿。第三十三条 档案员接收会计档案时，在复核员的见证下,认真检查会计档案是否齐全、完整,对照移交表逐项清点核对,并做好入档登记。交接完毕,有关人员在移交表上签名(章）确认。一级支行、营业网点各留存一份移交表，专夹保管，定时装订成册,作为会计档案保管。扫描类会计档案的复核人为扫描员，非扫描类会计档案的复核人为稽核人员。第三十四条 一级支行接收保管的会计档案,原则上应保持原卷册封装,个别需要拆封重新整理的，应当会同原二级支行或分理处经办人员共同拆封，以分清责任。第七章 会计档案的影像化处理第三十五条 扫描类会计档案应在凭证上交的T+15个工作日前(为凭证上交的日期）履行会计档案影像化处理,并整理整齐，塑封入包,移交会计档案管理员入库管理。法定节假日长假后,以上工作履行时间可适当延长。详细操作按*农村商业银行股份有限公司营业机构事后监督操作规程的要求执行。第三十六条 会计档案影像化处理的工作室,必须安装摄像头，非场地工作人员不得随意进入。工作人员进入工作室,不得携带私人包袋,不得将室内物饰随便带出。室内要保持干净整洁，严禁携带任何非办公用物饰。第三十七条 业务人员对所有纸质和电子会计档案内容有保密的义务，严禁丢失和外传，未经上级领导允许不得复制。第八章 会计档案的管理 第三十八条 档案管理员须及时将接收保管的会计档案入档案室保管,在“会计档案及事后监督系统”进行登记，系统自动生成编号，并打印条形码封签（包含凭证编号和档案信息)粘贴在会计档案封面上。会计档案应做到与“会计档案及事后监督系统”登记内容相符,包括档案内容、摆放位置等。第三十九条 会计档案应做到妥善保管，防止会计档案损毁、散失、泄密。按规定需要双备份的会计档案应异地分别存放。第四十条 档案员要定时检查会计档案,及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。切实做好防磁、防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等工作,保证会计档案的完整无缺。第四十一条 会计档案一律不准外借，切实防止丢失和泄密。第四十二条 会计档案室须设立会计档案调（查)阅登记簿,档案员须按登记簿规定的内容做好详尽记录，由营业部经理和档案员共同签章，以备查考。第四十三条 *农商行内部人员调阅会计档案，应由调阅人出具申请或检查通知，并经营业部经理批准方可调阅;调阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用后必须及时归还。一般情形下，扫描类凭证不再调阅纸质凭证。第四十四条 公、检、法等有权单位要求调阅会计档案(包括会计档案影像和纸质会计档案),按关于印发*农村商业股份有限公司协助查询、冻结、扣划工作管理办法的通知（*银发*36号文）的要求处理,关于单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有总行正式公函介绍,经一级支行行长批准方可查阅。查阅时，一级支行应有专人在场陪同,代办查阅，不准将会计档案交给查阅人放任不管。查阅人对处理案件时所需的证据和关于资料文件资料，可以抄录、打印、复制或照相,但不得将原件抽出借走。第四十五条 调阅（查)会计档案的申请书及公函附会计档案调(查）阅登记簿保管。第四十六条 会计档案库内的会计档案的管理，详细操作按*农村商业银行股份有限公司营业机构事后监督操作规程要求执行。第九章 会计档案的销毁第四十七条 超过保管期限的会计档案,由总行组织各一级支行统一销毁。如有未了账项待查,可对必须保留部份的会计档案延期销毁。第四十八条 一级支行对需要销毁的会计档案造具会计档案销毁审批表及会计档案销毁清单,报经总行会计结算部、监察稽核部及会计结算部主管行长审批。第四十九条 一级支行的会计档案员、营业部经理、稽核部经理必须依据有关已审批的清单逐本、逐册与实物进行核对,确保账、物相符后，方能封箱,标明箱内物饰及编号，且封箱的档案员、营业部经理、稽核部经理需共同签名,明确责任，并将需销毁的会计档案集中单独保管，不得混放。第五十条 销毁时应由一级支行营业部经理、稽核部经理、档案管理员共同监销。销毁时注意保密和安全,严防散失或发生流弊。特别是在销毁装箱上车时必须重新按编号逐一核实会计资料文件资料,严防会计资料文件资料散失或发生差错。第五十一条 在销毁集中地，总行监销人员必须会同一级支行监销人员，对需销毁的会计档案进行抽查,抽查比例不少于20%。符合规定的方可销毁。如发现某箱或某册档案不符合销毁要求的,该行所有的会计档案所有不得销毁，需查明原因,重新整理后再行处理。销毁后,由销毁人员、监销人员在会计档案销毁情形表上签章并交关于部门留存备案。第五十二条 会计档案的销毁，须同时在“会计档案及事后监督系统”进行登记,确保会计档案库与系统登记内容账实相符。第十章 计算机档案的管理第五十三条 计算机是银行业务活动的组建部份。借助电算化进行业务经营和会计核算的，关于凭证,账、表、资料文件等的备份电子数据都是重要的会计资料文件资料，必须按会计档案管理,妥善保管。第五十四条 重要的备份磁介质每年要进行数据有效性抽查，对有问题的介质须重新翻录,实行双备份,做好防磁、防火、防潮和防尘工作，并在备份盘(盒）上注明时间和内容，以备查考。特定的磁介质档案须打印出书面档案，作为原始数据装订保管,保管年限按会计档案的管理规定执行,不准外借，严防丢失和泄密。第五十五条 磁介质档案要严格如下规定做好备份的管理:(一)遵守电子计算机管理规定,严格数据备份制度,认真管理数据备份。（二)日间备份，一天一次，至少保存一个月。(三)每月月末、结息日以及年终备份，永久保存。(四）各种备份均要在标签上注明时间和内容,不得用硬笔直接在磁盘上书写,严禁手触磁盘内磁介质。(五)所有软盘、流带、光盘必须装盒,妥善保管，做到防水、防磁、防压、防折、防火、防腐蚀、防遗失和防泄密。第十一章 附则第五十六条 本办法由*农村商业银行负责说明和修改。第五十七条 本办法自发文之日起执行。