房地产公司电子文件管理规定(试行).docx

xx房地产（集团）股份有限公司电子文件管理规定（试行）为了加强公司电子文件的管理，保障公司重要传真信息及时传递和安全保存，保证电子传真系统的稳定运行，特制定本规定。第一条：总经办负责公司传真管理，所有传真来件及发件（除无法采用电子文件传真外）均通过电子传真系统收发文件管理。第二条：传真帐户的分配和管理。总经办为各中心（办）资料管理员分配独立帐号，只有资料管理员才有权限接收和发送传真；各中心（办）资料管理员变更须立即以工作联系单的形式通知总经办，由总经办更改相应权限；各中心（办）如因工作需要为资料管理员以外的员工设立传真帐户，须以工作联系单的形式申请，经总经办主任和各中心（办）主管副总同意方可分配。第三条：收文管理总经办定期检查所有接收到的电子传真，并转发到各相关中心（办）资料管理员的传真资料夹中，各中心（办）资料管理员查收后转发给中心领导或直接打印，传真必须登记，分类存储。第四条：发文管理总经办传真管理员负责传真文件发文，传真必须登记，确定接收传真的部门，按照规定要求及时将传真发送到相关中心（办）资料管理员的传真资料夹中，重要传真须在发送后立即电话通知中心（办）资料管理员接收。各中心（办）对外发送传真前必须由中心（办）领导审核，不能将未经审核的内容通过传真系统发送出去。第五条：所有的收发电子传真文件均须在OA系统中备份保存，公司传真管理员定期查看各中心（办）收发的传真信息，总经办负责监督公司电子传真系统的运行以及各中心（办）传真收发工作。xx房地产（集团）股份有限公司总经理办公室2008-08-19