证券有限责任公司稽核审计部文件收发管理办法模版.docx

证券有限责任公司稽核审计部文件收发管理办法
为了保证公司稽核工作的顺利进行，确保与稽核审计部有关文件流转的准确、高效，特制订本办法。
稽核审计部建立收文登记台帐，凡公司及各业务部门下发、报送或转来的文件，统一由本部门专人进行签字接收，这些文件包括但不限于：
一、公司转来的证监会、协会、交易所等部门发送的规范性文件；
二、公司下发的各项文件；
三、其他部门送交审阅的各项制度、新产品或新业务方案；
四、合规部传来的各营业部的风险传递单；
五、其他文件。
稽核审计部对收到的重要文件进行分类登记、编号。(见附件一)
所有的文件在签收后均应首先及时送交部门负责人，由部门负责人决定传阅范围或文件具体经办人员。
需要传阅的文件，交给有关人员传阅签字，传阅完毕后由专人负责收回存档。
需要办理的文件在办理后及时存档。
对已办理完成的文件，要随时进行归档。需长期查阅办理的文件，可进行复制，将原文件及时归档。
重要的资料档案应当纳入稽核审计部资料档案系统，具体处理办法按照《稽核审计部档案管理制度》办理。
稽核审计部建立发文登记台帐制度，凡稽核审计部经手向部门外发出的各项文件均应登记，这些文件包括但不限于：
稽核审计部经办的以公司名义向公司外发出的文件；
稽核审计部向其他部门或营业部发出的稽核通知书；
稽核审计部向其他部门或营业部发出的稽核报告；
其他。
稽核审计部发出的各项文件，在本部门均应保存一份原件，由部门专人负责统一编号、归档。(见附件二)
稽核审计部向公司和其他部门发出文件时，文件接收方均应在稽核审计部发文登记台帐上签收。
文档管理人员应严格保守秘密，不得擅自扩大文件的传阅范围或未经部门负责人同意向外借阅部门文档资料。
本办法没有规定的，参照公司公文收发制度执行。
本办法由稽核审计部负责解释。
本办法自发布之日起执行。